Software ERP, las ventajas de una óptima gestión empresarial y cómo encontrar el mejor para tu negocio

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¿Qué es un software ERP? Significado

ERP son las siglas en inglés de Enterprise Resource Planning; en español, sistema de planificación de recursos empresariales. Es un sistema de información que integra en una única base de datos los principales procesos empresariales como puede ser la producción, la contabilidad, la facturación, la venta o el inventario. 

Este tipo de aplicaciones permite añadir módulos para ampliar las funcionalidades del software de acuerdo a las necesidades particulares de cada compañía. Por lo tanto, esta herramienta de planificación de recursos empresariales constituye un gran apoyo en la toma de decisiones y sirve para agilizar la resolución de problemas.

Al tener todo el sistema de información de los diferentes departamentos de la empresa integrado en una única base de datos, realizar análisis de rendimiento y productividad es mucho más sencillo, y además ofrece una visión realmente global del negocio. 

Al estar estos procesos automatizados y optimizados gracias al software ERP, podemos olvidarnos de errores humanos en cálculo, datos duplicados y ausencia de información relevante.

Su sencillez de uso, interfaz del programa ágil y amigable, personalización mediante módulos y escalabilidad
en función de las necesidades empresariales que van surgiendo, hacen de los software ERP una herramienta perfectamente adaptada a las necesidades de todo negocio, ya sean ERP para pymes o para grandes compañías.

 
El software ERP es una herramienta de planificación de recursos empresariales para optimizar y automatizar procesos gracias su análisis de datos, mejorando la competitividad, la productividad y la rentabilidad.
 
 

¿Cómo funciona el software ERP? Optimiza los procesos del negocio

Los software ERP son sistemas integrales modulares, que permiten la incorporación de distintas prestaciones o módulos en función de las necesidades de cada empresa o de su evolución a lo largo del tiempo, ya que son sistemas flexibles. Existen diferentes tipos de ERP según sean más o menos estandarizados o personalizados, con módulos que abarcan unas prestaciones para todo tipo de empresas o más enfocados a un sector en concreto.

Según el informe de SoftDoit Estado actual y futuro del software en España 2019, más de un 79% de las empresas ya utilizan un software ERP de gestión empresarial. Es la solución con mayor índice de implantación, ya que es el programa de gestión más completo y que abarca los principales pilares de un negocio: los procesos administrativos, productivos y financieros de la empresa. 

Los software ERP está diseñados para la gestión interna o back-office. Destacan por una potente base de datos donde se registra y organiza toda la información de los procesos de la empresa. 

Su objetivo es lograr automatizar la actividad de los departamentos, reducir costes y optimizar recursos gracias al análisis de ese flujo de información centralizada.

 
El software ERP gestiona de forma global y a través de una úncia base de datos todos los procesos de la empresa, optimiza los recursos y genera informes para mejorar la toma de decisiones.Gracias a sus módulos podemos potenciar las áreas de negocio que necesitemos.
 

Estructura modular para simplificar los procesos esenciales de tu empresa

Según las funcionalidades concretas que tenga una empresa, su volumen o las áreas que esta necesite potenciar, podemos encontrar software ERP más centrados en una única prestación o bien integrar diversos módulos para una gestión más integral. 

Estos son los principales módulos ERP que podemos encontrar:

  • Producción y fabricación: Ideal para la planificación de la fabricación en cada una de sus fases, gestionar stock, la trazabilidad, la cadena de suministro, requerimientos materiales, etc.
  • Gestión del inventario: Sirve para controlar los niveles de stock existentes, gestionar la entrada y salida de productos en comercios, tiendas online, cadenas de montaje, fábricas, etc.
  • Contabilidad: Es un módulo esencial para la gestión financiera y administrativa. Realiza los cierres contables y financieros, la gestión analítica y se adapta a las obligaciones fiscales del momento.
  • Facturación y presupuestos: dos módulos básicos para la gestión de todo tipo de negocio, que automatiza cálculos e impuestos.
  • Compras y módulo de ventas: Abarca la actividad comercial, como la creación de promociones, descuentos o el seguimiento de compras.
  • Control de calidad: Este módulo permite garantizar que los productos o servicios ofrecidos cumplen con los estándares de seguridad y calidad establecidos en tu sector.
  • Servicio de asistencia técnica (SAT): Fundamental para resolver incidencias y administrar el trabajo de los operarios técnicos de la empresa.
 
Según las necesidades de cada empresa, se puede instalar un software ERP enfocado en un tipo de prestación, como contabilidad, o uno más global con diversas funcionalidades: contabilidad + inventario + fabricación, por ejemplo  

 

Componentes opcionales: ¿para qué más puedes utilizar un software ERP

Además de los módulos esenciales, existen otras prestaciones opcionales que también pueden integrar para una gestión más global de la empresa:

  • CRM para Marketing
  • Gestión de nóminas
  • Business Intelligence
  • Gestión de proyectos
  • eCommerce
  • TPV
  • Gestión de residuos
 
 

Ejemplos de ERP: principales funcionalidades y casos de uso

Ya hemos visto cómo un software ERP es una herramienta imprescindible para la gestión eficiente de todo negocio y su desarrollo, permitiendo la integración y el manejo de las distintas áreas y potenciando las que necesitemos. Por eso saber elegir el mejor ERP según las necesidades de nuestra empresa y dar los pasos adecuados es tan importante.

Las principales funciones de cualquier software ERP son las siguientes:

  • Gestionar la contabilidad y las tareas administrativas.
  • Automatizar la creación y el envío de facturas, presupuestos, modelos tributarios, etc.
  • Obtener información del estado del negocio en tiempo real para una toma de decisiones acertada.
  • Administrar los materiales y recursos disponibles de manera eficiente.
  • Controlar el stock y mantener los niveles óptimos del alamcén.
  • Realizar un seguimiento de las ventas y de las acciones comerciales.
  • Automatizar todas las órdenes de producción.
  • Garantizar la seguridad de la información confidencial de los clientes y de la empresa.
  • Potenciar la comunicación interna de la compañía.
  • Gestionar el capital humano de la empresa de manera sencilla.
  • Incrementar el retorno de la inversión (ROI) a corto plazo.
  • Supervisar los procesos logísticos y cada una de las partes de la distribución y la producción.
     

    Beneficios y ventajas de utilizar un software ERP

    1. Facilitar y mejorar la toma de decisiones en la empresa. Gracias a su sistema de información centralizado podemos conocer la evolución del negocio en tiempo real, con estadísticas de todos los departamentos que abarca. Además, permite obtener datos actualizados para la planificación de futuras acciones y posibles nuevos escenarios.
    2. Aumentar la rentabilidad y la productividad del negocio. Ya que gestiona los recursos disponibles de manera más eficiente y optimiza los recursos materiales y humanos, mejorando el rendimiento de los empleados y el funcionamiento de la compañía. 
    3. Mejorar la fluidez de los procesos de trabajo gracias a la automatización. Reduce los costes empresariales e incrementa los beneficios, además de evitar la duplicidad de tareas y reportes gracias a una mayor coordinación entre departamentos
    4. Potenciar la innovación y destacar por encima de la competencia. Acelera la actividad comercial y cierra más ventas, optimizando el sistema contable empresarial. Ofrece una atención de mayor calidad a los clientes.
     
    Beneficios del Software ERP
     
    El software ERP es la solución de gestión con mayor índice de implantación, ya que es el programa de gestión más completo y que abarca los principales pilares de un negocio: los procesos administrativos, productivos y financieros.

     

    Un poco de historia. De los primeros gestores hasta el software ERP

    A pesar que con el boom de la Revolución Industrial ya encontramos los primeros sistemas empresariales que buscaban automatizar tareas, no es hasta el desarrollo de la informática durante la Segunda Guerra Mundial cuando podemos hablar de los primeros gestores logísticos.

    Pero es en los años 60 cuando los avances tecnológicos militares se desplazan también al sector empresarial, y ya encontramos los sistemas de gestión de empresas, cuya evolución hasta 1990 (pasando en los 70 y 80 por el Material Requirement Planning MRP para suministros y materiales) nos llevan hasta el actual ERP.

    Es a finales del siglo XX cuando, por fin, toda la información de los distintos departamentos de una empresa se centralizan en una solución para facilitar la toma de decisiones. 

    A día de hoy, el software ERP continúa evolucionando y beneficiándose de las continuas novedades tecnológicas de nuestra era digital. Ya está integrando dentro de su sistema las principales novedades del momento, como el blockchain, y es el principal motor de la transformación digital de la industria, la llamada Industria 4.0.

    Diferencias entre tipo de ERP y software de gestión empresarial

    Muchas veces se suele poner como sinónimos ERP y software de gestión, cuando realmente es un error. Los software de gestión sirven para que las empresas controlen y administren de manera optimizada determinados aspectos de su negocio. 

    De esta forma, las soluciones ERP serían un tipo de estos software empresariales, en este caso centrados en la gestión de recursos y procesos (fabricación, facturación...). Pero también podemos gestionar nuestra cartera de clientes (CRM), nuestra logística de almacenaje (SGA), el personal de trabajo (RRHH), los proyectos, el archivo documental, etc.

     

    ERP en la nube: menos costes y más flexibilidad

    El cloud computing o la implantación del software ERP en la nube ofrece innumerables beneficios, pero a continuación detallamos los más destacados:

    • Ahorrar en costes iniciales, ya que la implantación en la nube es más económica. Olvídate de las desventajas de los pesados programas instalados en tu ordenador o las licencias. El pago por uso del ERP SaaS es todo un avance.
    • Simplificar el mantenimiento del software, al gestionar las incidencias de forma externa.
    • Acceder a la información de la empresa en todo momento, a través de cualquier dispositivo.
    • Compartir documentos y archivoscon el resto de integrantes de la compañía de manera sencilla y segura.
    • Proteger los datos confidenciales del negocio mediante las conexiones cifradas.
    • Realizar actualizaciones periódicas de forma automática a través de los servidores cloud.
     
    Según el último estudio de SoftDoit, el 73,3% de las empresas confía en el cloud para instalar su programa de gestión.
     
     

    Domina los procesos empresariales: consejos para potenciar el uso de tu ERP

    1. Personaliza tu software. Lo mejor es trabajar en conjunto con tu proveedor para adaptar la solución a tu negocio. Elimina opciones innecesarias, oculta campos que no vayas a utilizar y habilita únicamente las características que necesites realmente.
    2. Define las reglas del negocio y los procesos. Transforma los procesos y líneas de actuación de tu negocio en preferencias del sistema dentro de tu ERP; de esta manera ayudarás al monitoreo preciso y en tiempo real de las operaciones diarias.
    3. Aumenta las funcionalidades de tu ERP poco a poco. Si empezaste con solo un módulo de presupuestos, ¿por qué no agregar uno de inventarios?, ¿o de personal?. No es necesario empezar con todos a la vez, sin embargo cada uno de los elementos que agregues a tu sistema ayudará a optimizar la gestión de tu negocio. Sobre todo, hoy en día debes asegurarte que tu software ERP cuente con un módulo de facturación con las disposiciones fiscales actualizadas correspondientes a tu zona.
    4. Asegúrate de estar actualizado. Suele suceder que algunas compañías se quejan que su sistema ya no cumple con sus necesidades actuales. Mantente al tanto de las actualizaciones disponibles para tener tu plataforma siempre a punto y con las mejores opciones para ti.
    5. Mide el retorno de la inversión durante el uso de tu ERP. La inversión en tecnología sigue siendo una inversión. Monitoriza de forma regular tus retornos para asegurar que cada céntimo está trabajando para ti.
    6. Olvídate del miedo al cambio. No te agobies, e invierte el tiempo necesario para dominar tu software ERP. Conócelo en profundidad y desarrolla las habilidades para sacar el máximo partido de él. No dejes que el miedo a lo desconocido te frene o interfiera con el crecimiento potencial de tu negocio. 
     
    consejos para potenciar el uso de tu software ERP
     

    Cómo elegir el mejor software ERP para tu empresa

    Como puedes ver, implantar un sistema de gestión ERP ofrece muchas ventajas. No obstante, encontrar un programa que se adapte a las necesidades específicas de tu empresa no es fácil. Además, requiere de una inversión de tiempo y dinero considerables.

    Si estás buscando el mejor software ERP para tu negocio, desde SoftDoit podemos ayudarte. ¡Encantados de ser tu consultora online gratuita! Para acertar a la primera y ahorrarte tiempo y dinero en esta búsqueda, lo mejor es que te dejes aconsejar por nuestros profesionales y, respondiendo simplemente unas preguntas en nuestro comparador, darás con la solución ideal.

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