Cómo escoger el mejor ERP para pymes, la gestión empresarial perfecta para las necesidades de tu negocio

¿Pensabas que los software ERP eran complicados sistemas diseñados para ayudar sobretodo a las grandes compañías? Nada más lejos de la realidad. Las pequeñas y medianas empresas son también grandes beneficiarias de estos programa de gestión. Encontrar aquel que mejor se adapta a las características de tu pyme es fundamental para conseguir todas las mejoras que introduce. Desde SoftDoit te explicamos las claves más importantes para la correcta elección de un ERP para Pymes, así como todas sus ventajas.

Un software ERP para pequeñas y medianas empresas es una solución para planificar los recursos de un negocio y unificar en un mismo sistema de información los procesos empresariales: compras, ventas, producción, contabilidad, etc.

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¿Por qué las pymes también necesitan un software ERP?

Para impulsar un negocio o mantenerse como líder frente a la competencia es necesario no descuidarse ni un solo momento de su gestión. Pero administrar tantos recursos y áreas no es tan fácil; no existen suficientes horas en el día para controlar manualmente y en su totalidad un negocio. Pero por suerte, podemos contar con soluciones destinadas a la planificación de recursos empresariales ERP para pymes.

Las pymes pueden obtener grandes beneficios al utilizar, por ejemplo, un programa de contabilidad o uno de facturación, ya que existen soluciones ERP adaptadas a las necesidades de las pequeñas y medianas empresas. El software ERP para pymes se presenta como una herramienta esencial para incrementar la productividad y reducir la aparición de errores humanos.

Para profesionalizar un negocio, tener una visión más clara de los objetivos y optimizar la gestión de las pequeñas y medianas empresas es fundamental instalar un software ERP para pymes.

Los software ERP para pymes son herramientas imprescindibles para aquellos negocios que desean alcanzar una mayor competitividad, ofrecer un producto y un servicio a la altura del mercado y que tengan el crecimiento empresarial como uno de sus objetivos.

Características del software ERP para pymes, ¿cómo funciona?

La principal utilidad del software ERP es dar soporte a los procesos administrativos, económicos y financieros de la empresa, es decir, sirve para planificar los recursos empresariales de los que se dispone. Es un conjunto de sistemas de información integrado en una misma base de datos que permite la gestión de las operaciones clave de una empresa,

Un software ERP para pymes permite una mayor rapidez en la gestión del negocio al automatizar estos procesos (facturación, producción..), permitiendo centrar más tiempo y esfuerzo en tareas que aporten valor añadido a nuestro negocio, así como facilitar la toma de decisiones estratégicas al disponer de datos de todos los departamentos.

Es importante sacarnos de la cabeza el prejuicio de que este tipo de programas son soluciones costosas, que requieren de una gran inversión o son difíciles de desarrollar en pequeños negocios debido a su complicación. Hoy en día existen todo tipo de soluciones ERP para pymes adaptadas a cualquier necesidad, a precios razonables, modulares, con soporte técnico incluido y con interfaces y diseños de pantallas muy sencillos de controlar.

Sí, además, elegimos como sistema de instalación la nube, las pequeñas y medianas empresas se beneficiarán también de las ventajas del "cloud computing", como es la total movilidad y accesibilidad que permite. Puedes acceder y controlar los datos del software desde un sencillo smartphone, y beneficiarte del reducido coste que supone su instalación y la actualización automática que hace del sistema y de las copias de seguridad.

En general, entre las funcionalidades que puedes encontrar en un sistema ERP para pymes están: contabilidad, facturación, nóminas, control de costes, gestión de materiales, compras, control de planta, comercio electrónico, ebussines, y un largo etc.

Lo más importante a la hora de elegir un software ERP para pymes es que este sea flexible, para no cerrarnos a posibles cambios o crecimientos de negocio, y que sea personalizable según las funciones que queremos potenciar. La sencillez de uso y movilidad son otros grandes aspectos a tener en cuenta.

Características a tener en cuenta a la hora de escoger un buen ERP para pymes

La mejor solución no es siempre ni la más cara ni aquella que más funcionalidades contiene. Más bien es importante fijarte en otros aspectos:

Versatilidad y flexibilidad. Una empresa flexible busca soluciones que le permitan actuar con la misma elasticidad con la que fue concebida. Por lo tanto, el ERP ideal para las pequeñas y medianas empresas debe ser flexible, versátil y capaz de adaptarse con facilidad y rapidez a los cambios.
Escalabilidad. El ERP para pymes ideal debe facilitar la escalabilidad para crecer o decrecer en la medida en la que sea necesario. Un ERP escalable pasa por ser un sistema modular capaz de abarcar una amplia funcionalidad a distintos niveles, lo que permite adaptarse a las necesidades específicas de cada momento. Añadiendo simplemente nuevos módulos al programa ya integrado se pueden adaptar las necesidades.
Integración. Facilitar la comunicación y el intercambio de información a través de una interfaz estandarizada está también entre los imprescindibles de un ERP para pymes. Integración con paquetes de software EDI, con herramientas de Internet y eCommerce o con soluciones de Business Intelligence sin que el usuario perciba el uso de una aplicación u otra son criterios de primer orden.
Facilidad. Las pymes necesitan facilidad de uso, implantación rápida y cómoda, integración que pase desapercibida... Si un programa no resulta fácil, los usuarios no lo utilizarán o, desde luego, no aprovechando al máximo las potencialidades que encierra.

Los sistemas de gestión para pymes están pensados para que sean programas a medida, generalistas, modulares y con la posibilidad de implantarlos de forma online.

El principal objetivo del software ERP para pymes es facilitar que el gerente maneje toda la información de la empresa en una misma base de datos, ayudando en la toma de decisiones.

Cómo escoger el mejor ERP para pequeñas empresas

En el mercado existe una gran variedad de soluciones, por lo que es crucial establecer una serie de criterios a la hora de elegir el ERP más indicado para tu pyme. En este punto detallamos algunas de las cuestiones esenciales a valorar para acertar en la selección:

El sector:
Conocer bien el sector de tu compañía y el modelo de negocio es un factor determinante para implantar un ERP para pymes con éxito, ya que existen soluciones diseñadas para cubrir los requisitos específicos de las empresas de tu sector en concreto.
El tamaño de la empresa:
Las necesidades de una pequeño negocio difieren de las de una de mayor tamaño, por lo que es importante que elijas un programa que se ajuste a las dimensiones de tu compañía. Como ya hemos visto, es importante que el programa sea flexible para que pueda adaptarse con facilidad a los futuros cambios que se produzcan en tu compañía.
Las funcionalidades:
Determinar qué departamentos trabajarán con el nuevo sistema y el número de usuarios que lo van a utilizar es muy importante en el momento de implantar un ERP. Además, también es fundamental tener en cuenta los procesos habituales de la empresa para decidir qué funciones y módulos serán necesarias para llevar a cabo su gestión.

El presupuesto:
Aunque no es el aspecto más importante a tener en cuenta, es necesario definir un presupuesto a invertir en la nueva solución. Marcar un presupuesto puede simplificar la toma de decisiones, ya que permite centrarse solo en las características imprescindibles que debe cumplir el nuevo ERP. Asimismo, puedes valorar la posibilidad de crear un software a medida para tu pyme que integre unas funciones determinadas.
Los plazos previstos:
Igual que es importante definir un presupuesto, también es fundamental delimitar un plazo para llevar a cabo la implementación del programa. En función de la dificultad, el plazo deberá ser más o menos largo. Asimismo, es indispensable que el plazo del proyecto no coincida con periodos de gran carga de trabajo para la empresa y tener en cuenta que una vez instalado el sistema se deberá llevar a cabo un proceso de formación para aprender a utilizar la nueva herramienta.

Los recursos disponibles:
Es recomendable tener en cuenta los recursos de la empresa para garantizar el buen funcionamiento de la solución. Por ejemplo, si lo que quieres es ahorrar costes en servidores y de personal IT, tal vez sea más conveniente elegir un ERP en la nube. Por otra parte, cuanto más compleja sea la implementación, lo más probable es que los costes de mantenimiento sean más elevados.
Servicio postventa:
Asegúrate de que el proveedor en cuestión ofrece un buen servicio de asistencia técnica y de mantenimiento a la hora de decantarte por un ERP para tu pyme. También es muy importante que valores aspectos como la capacidad de actualización del programa, para asegurarte de que este es capaz de sincronizarse de forma automática, así como adaptarse a los cambios normativos que puedan producirse. Si te decides por instalar un ERP en la nube, no tendrás que preocuparte por estas tareas, ya que se actualizan automáticamente y el soporte es online.

Encuentra el mejor ERP acorde a las necesidades de tu empresa

Si has decido implantar un ERP en tu pyme, ya has visto que elegir un software de gestión empresarial no es una tarea precisamente fácil. La búsqueda y contratación de la solución adecuada requiere de una amplia reflexión y una inversión de tiempo significativa. Para ahorrarte tiempo y esfuerzo, es mejor que te dejes asesorar por SoftDoit.

Si quieres acertar por completo en la elección de tu software, simplemente ve rellenando las preguntas que encontrarás en el formulario de esta web y en apenas un minuto visualizarás una comparativa con las mejores soluciones para tu caso en concreto. Si además necesstas resolver dudas, nuestro servicio de consultoría en completamente gratuito (y neutral) para todas las empresas. Confia en SoftDoit, la primera consultora online de software para empresas y profesionales.