Las mejores app y software de Gestión de Gastos de empresa 2024: digitaliza tickets y automatiza su control
Una aplicación de gestión de gastos de empresa digitaliza tickets y recibos de tus empleados para integrarlos a tu sistema contable y automatizar su flujo de control y aprobación.
Tickelia
Factorial Expenses
Sabbatic
CleverScan
Klikticket
Yooz
Rydoo
- Que es una aplicacion de control de gastos de empresa
- Los 7 mejores software de Gestion de Gastos: TOP de app tickets de gastos de empresa 2024
- Aplicaciones del software de gestion de gastos
- Ventajas del software y app de control de gastos de empresa
- Como funciona los software de gestion de gastos de empresa
- Guias para sacar el maximo partido a tu app de gestion de gastos
- Cual es la mejor aplicacion de control de gastos para tu empresa
Qué es una aplicación de control de gastos de empresa
El correcto registro y control de gastos es una de las tareas más importantes en la rentabilidad de una empresa y el estado de sus finanzas. Gracias a la digitalización de los programas de facturación, este proceso ha ganado eficacia y rapidez. Sin embargo, todavía podemos encontrar una serie pagos más difíciles de integrar en nuestro sistema de control de costes e ingresos.
Tickets, notas, recibos, comprobantes, dietas, viajes… los negocios todavía cuentan con una serie de desembolsos dentro de su actividad que no suelen estar digitalizados o integrados con el resto de la contabilidad, tanto en el caso de autónomos y pymes como en el de grandes empresas. Por eso, las aplicaciones de gestión de gastos de empresa son unas herramientas fundamentales para un correcto control del negocio.
- Un software de gestión de gastos proporciona una plataforma centralizada donde los empleados pueden presentar sus gastos, y los gerentes pueden revisarlos, aprobarlos y contabilizarlos fácilmente.
- También ayuda a los negocios a cumplir con las políticas y regulaciones internas y externas en relación con los gastos. Por ejemplo, puede incluir límites de gastos y aprobaciones jerárquicas para garantizar que los gastos sean coherentes con las políticas de la empresa.
- Además, genera informes detallados sobre los gastos, lo que facilita la auditoría y el cumplimiento de las regulaciones fiscales y contables.
Ya sean gastos de representación, de dietas y viajes, de kilometraje, espectáculos, invitaciones, restaurantes, etc., gracias al software de gestión de gastos podrás digitalizar los tickets desde la app móvil e integrarlos automáticamente en el control de gastos del negocio.
Los 7 mejores software de Gestión de Gastos: TOP de app tickets de gastos de empresa 2024
1. Tickelia
Tickelia es una solución 360º para la gestión de gastos de empresa, que automatiza y simplifica el proceso de gestión de notas de gasto y viajes, así como todo tipo de compras y suscripciones con las que necesite contar la compañía.
Su funcionamiento es sencillo e intuitivo: el empleado solo tiene que pagar el gasto de empresa y hacer una foto al tique desde la APP de Tickelia con su móvil.
Tickelia gestiona íntegramente el flujo de gastos y su aprobación, el control de políticas de gasto, la gestión de anticipos y viajes y la contabilización con el ERP de la empresa.
- Tickelia cuenta con tecnología OCR+ICR que permite capturar hasta 18 campos del ticket con total fiabilidad (independientemente del idioma y del país), por lo que el empleado no tendrá que volver a teclear manualmente la información del gasto.
- Está homologada por la Agencia Tributaria de múltiples países para que los gastos reportados tengan la misma validez legal que el original en papel.
- Este software de gestión de gastos de empresa cuenta con tarjeta Visa Tickelia, su método de pago inteligente, para que los trabajadores puedan pagar sus gastos de empresa, facilitar la conciliación bancaria, configurar límites y restricciones.
2. Factorial Expenses
Factorial Expenses es un software de control de gastos con app móvil que permite automatizar todo el proceso de registro de tickets y recibos, creación de notas de gastos y su control.
El empleado podrá realizar fotos a los recibos y facturas, agregar comentarios y enviar las notas de gastos a los responsables desde la propia app para su validación.
- El responsable del control de gastos recibirá notificaciones automáticas en su app o por email, para pasar a revisar y tramitar los gastos con un par de clics.
- Factorial Expenses permite vincular los movimientos de gastos a otros programas; generar informes y visualizar los gastos por fecha, departamento, proyecto o tipología.
- Juntos con esta aplicación de control de gastos está disponible Factorial Card, una tarjeta corporativa para que cada empleado pueda gestionar sus propios gastos.
3. Sabbatic
Sabbatic es una aplicación para gastos de empresa que ayuda a los departamentos de Finanzas, Contabilidad y Administración a gestionar y controlar todo tipo de pagos relacionados con kilometraje, hostelería, transportes, viajes, pernoctación, etc.
Su objetivo es mejorar el control de gastos de empresa y generar ahorro en cada una de sus partidas.
Sabbatic extrae de forma automática todos los datos contables del ticket o nota, procesando el 100% del documento en todos los casos.
Organiza y controla todo el proceso, desde la digitalización del papel hasta la conciliación bancaria, la contabilización automática o el reembolso a los empleados.
- Su funcionamiento es muy sencillo. Tan solo hay que realizar una foto desde la app móvil de Sabbatic; el programa extraerá en segundos toda la información del ticket o factura. Después solo hay que clasificar el tipo de gasto, seleccionar el método de pago y reportarlo si necesita aprobación. En tu sesión web, podrás ampliar toda la información y acceder a más funcionalidades.
- Gracias a su API Rest, podrás integrar los datos en tu sistema de contabilidad.
- Está homologado para la Digitalización Certificada por parte de la AEAT y las Haciendas Forales.
4. Anfix
Un programa en la nube de contabilidad con software de gastos y digitalización de facturas.
Anfix es la aplicación perfecta para que autónomos y pymes lleven un eficaz control de gastos de empresa, contabilicen facturas y tickets rápidamente y se olviden de los recibos en papel.
- Gracias a su tecnología CleverScan, un sistema de inteligencia artificial, la app móvil de Anfix es capaz de digitalizar los tickets y extraer los datos simplemente con tomar una foto desde el teléfono, y los sube al programa para su contabilización automática.
- Esta aplicación de gestión de gastos está homologada por todas las Agencias Tributarias en España.
5. Klikticket
Klikticket es una solución diseñada para simplificar y automatizar el proceso de contabilización de gastos y facturas.
A través de su avanzada tecnología OCR, los empleados pueden capturar y enviar fotografías de tickets, permitiendo que Klikticket registre automáticamente la información necesaria para la contabilización de gastos. Este proceso ahorra un valioso tiempo y minimiza errores humanos, asegurando un control de gastos de empresa preciso y eficiente.
Klikticket ofrece una plataforma basada en la nube accesible desde cualquier lugar, una aplicación móvil para la gestión de gastos en movimiento y un proceso de aprobación automatizado que se alinea con las políticas empresariales.
- Garantiza el cumplimiento de normativas fiscales y protección de datos, asegurando una solución segura para la gestión de gastos de empresa.
- Permite personalizar tarjetas corporativas con la imagen o logotipo de la empresa, eliminando la necesidad de anticipos de gastos por parte de los empleados, y cuenta con una función incorporada para el seguimiento y registro del kilometraje en viajes de negocios.
- Se integra fácilmente con cuentas bancarias para facilitar la conciliación y con las herramientas contables existentes en la empresa, creando un flujo de trabajo sin interrupciones.
6. Yooz
Yooz es un potente sistema de automatización de cuentas a pagar y digitalización de tickets de gasto. Se configura rápidamente y es muy fácil de usar.
Con compatibilidad nativa con más de 250 sistemas ERP y contables, permite una integración totalmente fluida con las herramientas existentes en la empresa.
- Automatiza todas las etapas del proceso de cuentas a pagar y cobrar, centralizando la gestión en una única plataforma.
- Reduce los plazos de validación a un solo clic y permite un control efectivo sobre los vencimientos.
- Automatiza la captura de datos desde múltiples fuentes (email, móvil, escaneo, etc.) utilizando OCR inteligente y extracción de datos basada en inteligencia artificial.
- Gracias a su avanzada tecnología detecta los fraudes y protege los documentos.
7. Rydoo
Solución que automatiza el flujo de gestión de gastos y agiliza los reembolsos.
Su app de control de gastos para móvil permite crear las notas a través de una foto y cargarlas directamente al programa o enviarlas por email.
El sistema de inteligencia artificial de Rydoo extrae los datos clave del ticket (fecha, importe y comerciante) y lo convierta automáticamente en un gasto.
- Permite definir flujos de aprobación de gastos en función de tus políticas, detecta irregularidades y cumple con la legislación de cada país estableciendo las normas, las tarifas por kilometraje, las dietas y los tipos impositivos correctos.
- Se conecta con servicios de viaje como Uber y ofrece una amplia gama de herramientas para facilitar las integraciones con otros programas.
Aplicaciones del software de gestión de gastos
Las aplicaciones de gestión de gastos de empresa permiten controlar con agilidad y eficacia el estado financiero. Son software de gestión de gastos online, con acceso web desde ordenadores y con app móvil.
Se acabaron las antiguas hojas de gasto en planillas de excel que había que introducir a mano, complicando aún más la burocracia.
El software de gestión de gastos puede integrarse con otros sistemas empresariales, como programas de contabilidad, sistemas ERP o plataformas de recursos humanos.
Notas de gasto automatizadas
Las notas de gasto son los documentos donde los empleados introducen los pagos que han realizado en el desarrollo de su trabajo, y sirven como justificante para proceder a su reembolso en caso de ser adecuados a la política de gastos de la organización.
Si el gasto se solventó con tarjeta de empresa o anticipo, la nota de gasto sirve para tener constancia efectiva al departamento contable.
Antes se hacían de forma manual, a través de formularios y adjuntando el resguardo del pago. Gracias a los software de gestión de gastos de empresa, estás notas se crean automáticamente al digitalizar las facturas, billetes, recibos, etc. y pasan al flujo de aprobaciones.
Digitalización de notas y control de gastos
El software de control de gastos digitaliza fácilmente este proceso, tanto el registro de las notas de gasto, como su procesamiento, aprobación y reembolso.
Comer con clientes, las visitas a proveedores, los alojamientos y transportes de representantes… todas las notas de gastos se incorporarán con par de clics al control de la empresa.
Claves del software de gastos
- Un software de gestión de gastos proporciona una plataforma centralizada donde los empleados pueden presentar sus gastos, y los gerentes pueden revisarlos, aprobarlos y contabilizarlos fácilmente.
- También ayuda a los negocios a cumplir con las políticas y regulaciones internas y externas en relación con los gastos. Por ejemplo, puede incluir límites de gastos y aprobaciones jerárquicas para garantizar que los gastos sean coherentes.
- El software de gestión de gastos de empresa genera informes detallados sobre los gastos, lo que facilita la auditoría y el cumplimiento de las regulaciones fiscales y contables.
Ventajas del software y app de control de gastos de empresa
- Agilidad en el control de los gastos. Gracias a las etiquetas y categorías personalizables de gatos, los empleados podrás definir qué tipo de nota están añadiendo, facilitando la supervisión por parte del responsable, que podrá optimizar los presupuestos que se destinan para cada acción y acortar los plazos para el reembolso.
- Centralización de todos los tickets y recibos. La aplicación de gestión de gastos centraliza y digitaliza todas las notas de gastos para tener una visión mucho más clara de en qué tipos de pagos realizan los empleados en el desarrollo de su trabajo y comparar presupuestos.
- Transparencia en la gestión de gastos de empresa. Se acabaron los tickets ilegibles, errores en la introducción de gastos, pérdidas de justificantes o intentos de fraude, la transparencia en la gestión de gastos de empresa aumenta, al mismo tiempo que reduce el tiempo de control invertido.
- Ofrece la movilidad que necesita el empleado. Gracias a la aplicación móvil del sistema de control de gastos, los trabajadores podrán crear sus notas de gastos en todo momento y con total movilidad, desde el propio restaurante, estación de repostaje, hotel, aparcamiento, etc. sin preocuparse de perder el recibo o justificante.
Cómo funciona los software de gestión de gastos de empresa
App tickets de gasto
Un software de gestión gastos digitaliza y registra automáticamente los datos de facturas, tickets, billetes, etc.
Mediante su aplicación móvil, podrás capturar las notas de gastos a través del objetivo del teléfono y, gracias a su motor inteligente de reconocimiento óptico de caracteres (OCR) con aprendizaje automático, son capaces de extraer los datos de valor de los tickets y recibos para integrarlos en el software de gastos.
Ya sea mediante esta digitalización o introduciendo los datos de forma manual (por ejemplo kilometrajes), el sistema crea automáticamente una hoja de gasto, y el empleado podrá seleccionar entre varias categorías: restaurantes, invitación a clientes, parking, etc.
Las aplicaciones de gestión de gastos se conectan directamente con los sistemas ERP, programas de contabilidad o plataformas de recursos humanos de la organización.
Tarjeta de empresa para empleados
Muchas de aplicaciones de gestión de gastos permiten asociar una tarjeta de empresa (tanto virtual como vinculada a la cuenta de la organización) personalizable con límites de uso, categorías o los criterios que se necesiten para cada política de gasto de empresa.
Gestión de gastos de empresa automatizada
- En el caso de realizar los pagos con tarjeta de empresa, la aplicación realiza la conciliación bancaria automática.
- Define flujos de aprobación para automatizar el control de gastos y su validación por el responsable de acuerdo a la política de empresa.
- Podrás crear categorías de gastos, límites por día o semana, franjas de kilometraje, plazos para el reembolso de los pagos, anticipos, etc.
- Basándose en los parámetros definidos, la aplicación realiza una comprobación automática de cada gasto subido por el empleado para su aprobación o rechazo.
- El responsable recibirá una notificación para tu revisión.
- La información suministrada por la aplicación de control de gastos tiene total compatibilidad con la Agencia Tributaria.
- Las hojas de gasto también se puede exportar para compartirlas con la asesoría.
- También genera informes de control de gastos y seguimiento para obtener una visión global de la actividad.
Guías para sacar el máximo partido a tu app de gestión de gastos
Configuración inicial
El primer paso es agregar usuarios al sistema, lo que generalmente implica ingresar sus datos y asignarles roles específicos (por ejemplo, empleado, gerente, administrador) o bien sincronizarlo con los datos de tu software de recursos humanos.
También es el momento de configurar las categorías de gastos de empresa, que pueden variar dependiendo de la naturaleza del negocio y las necesidades específicas de la empresa. Finalmente, es importante conectar la aplicación con otros sistemas que la empresa pueda estar utilizando, como los software de contabilidad o software de nóminas, para asegurar una integración fluida y una gestión de gastos eficiente.
Registro de gastos
Los usuarios deben ser capaces de ingresar los detalles de sus gastos, como la fecha, el monto, la categoría del gasto y cualquier nota relevante. Los software de gestión de gastos digitalizan las notas de gastos, lo que permiten añadir recibos y tickets de empresa fácilmente. La categorización del gasto también es importante, ya que ayuda a las empresas a rastrear y analizar sus gastos.
Aprobación de gastos
El proceso de aprobación es crucial de la gestión de gastos. Gracias a las apps de gastos, los gerentes o supervisores pueden revisar los registrados por los empleados y aprobarlos o rechazarlos. Algunos software también permiten configurar reglas de aprobación, como límites de gasto o requisitos para ciertas categorías de gastos.
Informes de gastos
Los usuarios deben ser capaces de generar informes personalizados basados en diferentes criterios, como la categoría de gasto, el departamento o el período de tiempo. Los datos de estos informes sirven para analizar patrones de gasto, identificar áreas de ahorro potencial y tomar decisiones informadas sobre la gestión de gastos.
Funciones avanzadas: IA en gestión de gastos
Algunos software de gastos ofrecen funciones avanzadas para maximizar la eficiencia de su gestión, e integran aplicaciones de inteligencia artificial. Esto permite la categorización automática de gastos o la detección de posibles fraudes al identificar patrones anormales de gasto. Estas funciones avanzadas pueden ser de gran valor para las empresas, especialmente a medida que crecen y sus necesidades de gestión de gastos se vuelven más complejas.
Cuál es la mejor aplicación de control de gastos para tu empresa
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