Soluciones digitales #tendencia en Gestión Empresarial (ERP):
La aplicación gestión de gastos digitaliza tickets y recibos de tus empleados para integrarlos a tu sistema contable y automatizar su flujo de control y aprobación.
Tickets, recibos, comprobantes, dietas, viajes… los negocios todavía cuentan con una serie de desembolsos dentro de su actividad que no suelen estar digitalizados o integrados en su contabilidad. Descubre las ventajas de contar con una aplicación de gestión de gastos para facilitar a los empleados la creación de notas de gasto con una simple foto desde su móvil, todo lo que puede agilizar la administración de tu empresa y cuáles son las mejores app y software de gastos de 2023.
Los mejores softwares para gestión de gastos
Gestión de notas de gastos y viajes de empresa
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Índice de contenidos (14)
- 1. La importancia de la gestion de gastos de empresa
- 2. El software de gestion de gastos
- 3. Los mejores software de Gestion de Gastos de empresa: TOP 4 de app de gastos de 2023
- 4.1. Tickelia
- 4.2. Factorial Expenses
- 4.3. Anfix
- 4.4. Rydoo
- 4. Notas de gasto automatizadas: ahorrar tiempo y esfuerzo al departamento contable
- 5. Como funciona los software de gastos
- 6. Ventajas del software de gestion de gastos
- 7. Cual es la mejor aplicacion de control de gastos para tu empresa
La importancia de la gestión de gastos de empresa
El correcto registro y control de gastos es una de las tareas más importantes en la rentabilidad de una empresa y el estado de sus finanzas.
Gracias a la digitalización de los programas de facturación y la gestión de la contabilidad, este proceso ha ganado eficacia y rapidez. Sin embargo, todavía podemos encontrar una serie pagos más difíciles de integrar en nuestro sistema de control de costes e ingresos.
Tickets, notas, recibos, comprobantes, dietas, viajes… los negocios todavía cuentan con una serie de desembolsos dentro de su actividad que no suelen estar digitalizados o integrados con el resto de la contabilidad, tanto en el caso de autónomos y pymes como en el de grandes empresas.
Por eso, las aplicaciones de gestión de gastos son unas herramientas fundamentales para un correcto control del negocio.
El software de gestión de gastos
Las aplicaciones de gestión de gastos permiten controlar con agilidad y eficacia el estado financiero de nuestra empresa. Son software de gastos online, con acceso web desde ordenadores y con app móvil.
Se acabaron las antiguas hojas de gasto en planillas de excel que había que introducir a mano, complicando aún más la burocracia en las empresas cuando la gestión de gastos debe integrarse en su contabilidad y su ERP.
El software de control de gastos digitaliza fácilmente este proceso, tanto el registro de las notas de gasto, como su procesamiento, aprobación y reembolso.
Comer con clientes, las visitas a proveedores, los alojamientos y transportes de representantes… todas las notas de gastos se incorporarán con par de clics al control de la empresa.
Las app y software de gastos automatizan su gestión y flujo de control.
Ya sean gastos de representación, de dietas y viajes, de kilometraje, espectáculos, invitaciones, restaurantes, etc., gracias al software de gestión de gastos podrás digitalizar los tickets desde la app móvil e integrarlos automáticamente en el control de gastos del negocio.
Los mejores software de Gestión de Gastos de empresa: TOP 4 de app de gastos de 2023
Tickelia
Tickelia es una solución 360º para la gestión de gastos de empresa, que automatiza y simplifica el proceso de gestión de notas de gasto y viajes, así como todo tipo de compras y suscripciones con las que necesite contar la compañía.
Su funcionamiento es sencillo e intuitivo: el empleado solo tiene que pagar el gasto de empresa y hacer una foto al tique desde la APP de Tickelia con su móvil.
Tickelia gestiona íntegramente el flujo de gastos y su aprobación, el control de políticas de gasto, la gestión de anticipos y viajes y la contabilización con el ERP de la empresa.
Tickelia cuenta con tecnología OCR+ICR que permite capturar hasta 18 campos del tique con total fiabilidad (independientemente del idioma y del país), por lo que el empleado no tendrá que volver a teclear manualmente la información del gasto.
Está homologada por la Agencia Tributaria de múltiples países para que los gastos reportados tengan la misma validez legal que el original en papel.
Este software de gestión de gastos cuenta con tarjeta Visa Tickelia, su método de pago inteligente, para que los trabajadores puedan pagar fácilmente sus gastos de empresa, facilitar la conciliación bancaria, configurar límites y restricciones.
Factorial Expenses
Factorial Expenses es un software de control de gastos con app móvil que permite automatizar todo el proceso de registro de tickets y recibos, creación de notas de gastos y su control.
El empleado podrá realizar fotos a los recibos y facturas, agregar comentarios y enviar las notas de gastos a los responsables desde la propia app para su validación.
El responsable del control de gastos recibirá notificaciones automáticas en su app o por email, para pasar a revisar y tramitar los gastos con un par de clics.
Factorial Expenses permite vincular los movimientos de gastos a otros programas; generar informes y visualizar los gastos por fecha, departamento, proyecto o tipología.
Juntos con esta aplicación de control de gastos está disponible Factorial Card, una tarjeta corporativa para que cada empleado pueda gestionar sus propios gastos.
Anfix
Un programa en la nube de contabilidad con software de gastos y digitalización de facturas.
Anfix es la aplicación perfecta para que autónomos y pymes lleven un eficaz control de gastos de empresa, contabilicen facturas y tickets rápidamente y se olviden de los recibos en papel.
Gracias a su tecnología CleverScan, un sistema de inteligencia artificial, la app móvil de Anfix es capaz de digitalizar los tickets y extraer los datos simplemente con tomar una foto desde el teléfono, y los sube al programa para su contabilización automática.
Esta aplicación de gestión de gastos está homologada por todas las Agencias Tributarias en España.
Rydoo
Solución que automatiza el flujo de gestión de gastos y agiliza los reembolsos.
Su app de control de gastos para móvil permite crear las notas a través de una foto y cargarlas directamente al programa o enviarlas por email.
El sistema de inteligencia artificial de Rydoo extrae los datos clave del ticket (fecha, importe y comerciante) y lo convierta automáticamente en un gasto.
Permite definir flujos de aprobación de gastos en función de tus políticas, detecta irregularidades y cumple con la legislación de cada país estableciendo las normas, las tarifas por kilometraje, las dietas y los tipos impositivos correctos.
Se conecta con servicios de viaje como Uber y ofrece una amplia gama de herramientas para facilitar las integraciones con otros programas.
Notas de gasto automatizadas: ahorrar tiempo y esfuerzo al departamento contable
Las notas de gasto son los documentos donde los empleados introducen los pagos que han realizado en el desarrollo de su trabajo, y sirven como justificante para proceder a su reembolso en caso de ser adecuados a la política de gastos de la organización.
Si el gasto se solventó con tarjeta de empresa o anticipo, la nota de gasto sirve para tener constancia efectiva dentro del departamento contable, no para el reembolso.
Antes se hacían de forma manual, a través de formularios y adjuntando el resguardo del pago en papel.
Gracias a los software de gestión de gastos, estás notas se crean automáticamente al digitalizar las facturas, billetes, recibos, etc. y pasan al flujo de aprobaciones.
Cómo funciona los software de gastos
Digitalizar tickets y crear de notas de gasto
Un software de gestión gastos digitaliza y registra de forma automática los datos de facturas, tickets, billetes, etc.
Mediante su aplicación móvil, podrás capturar las notas de gastos a través del objetivo del teléfono y, gracias a su motor inteligente de reconocimiento óptico de caracteres (OCR) con aprendizaje automático, son capaces de extraer los datos de valor de los tickets y recibos para integrarlos en el software de gastos.
Ya sea mediante esta digitalización o introduciendo los datos de forma manual (por ejemplo kilometrajes), el sistema crea automáticamente una hoja de gasto, y el empleado podrá seleccionar entre varias categorías: restaurantes, invitación a clientes, parking, etc.
Las aplicaciones de gestión de gastos se conectan directamente con los sistemas ERP, programas de contabilidad o plataformas de recursos humanos de la organización.
Tarjeta de empresa para empleados
Muchas de aplicaciones de gestión de gastos permiten asociar una tarjeta de empresa (tanto virtual como vinculada a la cuenta de la organización) personalizable con límites de uso, categorías o los criterios que se necesiten para cada política de gasto de empresa.
Gestionar gastos de forma automatizada
- En el caso de realizar los pagos con tarjeta de empresa, la aplicación realiza la conciliación bancaria automática.
- Define flujos de aprobación para automatizar el control de gastos y su validación por el responsable de acuerdo a la política de empresa.
- Podrás crear categorías de gastos, límites por día o semana, franjas de kilometraje, plazos para el reembolso de los pagos, anticipos, etc.
- Basándose en los parámetros definidos, la aplicación realiza una comprobación automática de cada gasto subido por el empleado para su aprobación o rechazo.
- El responsable recibirá una notificación para tu revisión.
- La información suministrada por la aplicación de control de gastos tiene total compatibilidad con la Agencia Tributaria.
- Las hojas de gasto también se puede exportar para compartirlas con la asesoría.
- También genera informes de control de gastos y seguimiento para obtener una visión global de la actividad.
Ventajas del software de gestión de gastos
- Agilidad en el control de los gastos. Gracias a las etiquetas y categorías personalizables de gatos, los empleados podrás definir qué tipo de nota están añadiendo, facilitando la supervisión por parte del responsable, que podrá optimizar los presupuestos que se destinan para cada acción y acortar los plazos para el reembolso.
- Centralización de todos los tickets y recibos. La aplicación de gestión de gastos centraliza y digitaliza todas las notas de gastos para tener una visión mucho más clara de en qué tipos de pagos realizan los empleados en el desarrollo de su trabajo y comparar presupuestos.
- Transparencia en la gestión de gastos de empresa. Se acabaron los tickets ilegibles, errores en la introducción de gastos, pérdidas de justificantes o intentos de fraude, la transparencia en la gestión de gastos de empresa aumenta, al mismo tiempo que reduce el tiempo de control invertido.
- Ofrece la movilidad que necesita el empleado. Gracias a la aplicación móvil del sistema de control de gastos, los trabajadores podrán crear sus notas de gastos en todo momento y con total movilidad, desde el propio restaurante, estación de repostaje, hotel, aparcamiento, etc. sin preocuparse de perder el recibo o justificante.
Cuál es la mejor aplicación de control de gastos para tu empresa
Ahora que conoces todas las ventajas del software de gestión de gastos, solo tienes que encontrar aquella aplicación que se adapta por completo a las necesidades y al perfil de tu empresa. En SoftDoit sabemos que la búsqueda de la solución ideal puede ser complicada, por eso queremos ayudarte a encontrar la mejor de entre todas las opciones que ofrece el mercado.
Es rápido y sencillo, tan solo tienes que completar este formulario, para que conozcamos tus necesidades de gestión y lo que buscas en un software, y accederás a un ranking con los sistemas que mejor se adaptan a ti y a tu empresa.
Recuerda que esta comparativa es gratuita, neutral y totalmente personalizada. ¡No esperes más y encuentra tu aplicación de gestión de gastos con la primera consultora digital de software para empresas en España!
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