Una aplicación de gestión de gastos digitaliza tickets y recibos de tus empleados para integrarlos a tu sistema contable y automatizar su flujo de control y aprobación.
Gestión de notas de gastos y viajes de empresa
El correcto registro y control de gastos es una de las tareas más importantes en la rentabilidad de una empresa y el estado de sus finanzas. Gracias a la digitalización de los programas de facturación y la gestión de la contabilidad, este proceso ha ganado eficacia y rapidez. Sin embargo, todavía podemos encontrar una serie pagos más difíciles de integrar en nuestro sistema de control de costes e ingresos.
Tickets, notas, recibos, comprobantes, dietas, viajes… los negocios todavía cuentan con una serie de desembolsos dentro de su actividad que no suelen estar digitalizados o integrados con el resto de la contabilidad, tanto en el caso de autónomos y pymes como en el de grandes empresas. Por eso, las aplicaciones de gestión de gastos de empresa son unas herramientas fundamentales para un correcto control del negocio.
Ya sean gastos de representación, de dietas y viajes, de kilometraje, espectáculos, invitaciones, restaurantes, etc., gracias al software de gestión de gastos podrás digitalizar los tickets desde la app móvil e integrarlos automáticamente en el control de gastos del negocio.
Tickelia es una solución 360º para la gestión de gastos de empresa, que automatiza y simplifica el proceso de gestión de notas de gasto y viajes, así como todo tipo de compras y suscripciones con las que necesite contar la compañía.
Su funcionamiento es sencillo e intuitivo: el empleado solo tiene que pagar el gasto de empresa y hacer una foto al tique desde la APP de Tickelia con su móvil.
Tickelia gestiona íntegramente el flujo de gastos y su aprobación, el control de políticas de gasto, la gestión de anticipos y viajes y la contabilización con el ERP de la empresa.
Tickelia cuenta con tecnología OCR+ICR que permite capturar hasta 18 campos del tique con total fiabilidad (independientemente del idioma y del país), por lo que el empleado no tendrá que volver a teclear manualmente la información del gasto.
Está homologada por la Agencia Tributaria de múltiples países para que los gastos reportados tengan la misma validez legal que el original en papel.
Este software de gestión de gastos de empresa cuenta con tarjeta Visa Tickelia, su método de pago inteligente, para que los trabajadores puedan pagar sus gastos de empresa, facilitar la conciliación bancaria, configurar límites y restricciones.
Factorial Expenses es un software de control de gastos con app móvil que permite automatizar todo el proceso de registro de tickets y recibos, creación de notas de gastos y su control.
El empleado podrá realizar fotos a los recibos y facturas, agregar comentarios y enviar las notas de gastos a los responsables desde la propia app para su validación.
El responsable del control de gastos recibirá notificaciones automáticas en su app o por email, para pasar a revisar y tramitar los gastos con un par de clics.
Factorial Expenses permite vincular los movimientos de gastos a otros programas; generar informes y visualizar los gastos por fecha, departamento, proyecto o tipología.
Juntos con esta aplicación de control de gastos está disponible Factorial Card, una tarjeta corporativa para que cada empleado pueda gestionar sus propios gastos.
Un programa en la nube de contabilidad con software de gastos y digitalización de facturas.
Anfix es la aplicación perfecta para que autónomos y pymes lleven un eficaz control de gastos de empresa, contabilicen facturas y tickets rápidamente y se olviden de los recibos en papel.
Gracias a su tecnología CleverScan, un sistema de inteligencia artificial, la app móvil de Anfix es capaz de digitalizar los tickets y extraer los datos simplemente con tomar una foto desde el teléfono, y los sube al programa para su contabilización automática.
Esta aplicación de gestión de gastos está homologada por todas las Agencias Tributarias en España.
Solución que automatiza el flujo de gestión de gastos y agiliza los reembolsos.
Su app de control de gastos para móvil permite crear las notas a través de una foto y cargarlas directamente al programa o enviarlas por email.
El sistema de inteligencia artificial de Rydoo extrae los datos clave del ticket (fecha, importe y comerciante) y lo convierta automáticamente en un gasto.
Permite definir flujos de aprobación de gastos en función de tus políticas, detecta irregularidades y cumple con la legislación de cada país estableciendo las normas, las tarifas por kilometraje, las dietas y los tipos impositivos correctos.
Se conecta con servicios de viaje como Uber y ofrece una amplia gama de herramientas para facilitar las integraciones con otros programas.
Las aplicaciones de gestión de gastos de empresa permiten controlar con agilidad y eficacia el estado financiero. Son software de gestión de gastos online, con acceso web desde ordenadores y con app móvil.
Se acabaron las antiguas hojas de gasto en planillas de excel que había que introducir a mano, complicando aún más la burocracia.
El software de gestión de gastos puede integrarse con otros sistemas empresariales, como programas de contabilidad, sistemas ERP o plataformas de recursos humanos.
Las notas de gasto son los documentos donde los empleados introducen los pagos que han realizado en el desarrollo de su trabajo, y sirven como justificante para proceder a su reembolso en caso de ser adecuados a la política de gastos de la organización.
Si el gasto se solventó con tarjeta de empresa o anticipo, la nota de gasto sirve para tener constancia efectiva al departamento contable.
Antes se hacían de forma manual, a través de formularios y adjuntando el resguardo del pago. Gracias a los software de gestión de gastos de empresa, estás notas se crean automáticamente al digitalizar las facturas, billetes, recibos, etc. y pasan al flujo de aprobaciones.
El software de control de gastos digitaliza fácilmente este proceso, tanto el registro de las notas de gasto, como su procesamiento, aprobación y reembolso.
Comer con clientes, las visitas a proveedores, los alojamientos y transportes de representantes… todas las notas de gastos se incorporarán con par de clics al control de la empresa.
TOP de SoftDoit. En este vídeo te contamos cuáles son las mejores aplicaciones para gastos de empresa de este año, sus ventajas y diseño. Y todo en menos de 3 minutos.
Vídeo con las mejores aplicaciones de gastos de empresa.
Un software de gestión gastos digitaliza y registra automáticamente los datos de facturas, tickets, billetes, etc.
Mediante su aplicación móvil, podrás capturar las notas de gastos a través del objetivo del teléfono y, gracias a su motor inteligente de reconocimiento óptico de caracteres (OCR) con aprendizaje automático, son capaces de extraer los datos de valor de los tickets y recibos para integrarlos en el software de gastos.
Ya sea mediante esta digitalización o introduciendo los datos de forma manual (por ejemplo kilometrajes), el sistema crea automáticamente una hoja de gasto, y el empleado podrá seleccionar entre varias categorías: restaurantes, invitación a clientes, parking, etc.
Las aplicaciones de gestión de gastos se conectan directamente con los sistemas ERP, programas de contabilidad o plataformas de recursos humanos de la organización.
Muchas de aplicaciones de gestión de gastos permiten asociar una tarjeta de empresa (tanto virtual como vinculada a la cuenta de la organización) personalizable con límites de uso, categorías o los criterios que se necesiten para cada política de gasto de empresa.
El primer paso es agregar usuarios al sistema, lo que generalmente implica ingresar sus datos y asignarles roles específicos (por ejemplo, empleado, gerente, administrador) o bien sincronizarlo con los datos de tu software de recursos humanos.
También es el momento de configurar las categorías de gastos de empresa, que pueden variar dependiendo de la naturaleza del negocio y las necesidades específicas de la empresa. Finalmente, es importante conectar la aplicación con otros sistemas que la empresa pueda estar utilizando, como los software de contabilidad o software de nóminas, para asegurar una integración fluida y una gestión de gastos eficiente.
Los usuarios deben ser capaces de ingresar los detalles de sus gastos, como la fecha, el monto, la categoría del gasto y cualquier nota relevante. Los software de gestión de gastos digitalizan las notas de gastos, lo que permiten añadir recibos y tickets de empresa fácilmente. La categorización del gasto también es importante, ya que ayuda a las empresas a rastrear y analizar sus gastos.
El proceso de aprobación es crucial de la gestión de gastos. Gracias a las apps de gastos, los gerentes o supervisores pueden revisar los registrados por los empleados y aprobarlos o rechazarlos. Algunos software también permiten configurar reglas de aprobación, como límites de gasto o requisitos para ciertas categorías de gastos.
Los usuarios deben ser capaces de generar informes personalizados basados en diferentes criterios, como la categoría de gasto, el departamento o el período de tiempo. Los datos de estos informes sirven para analizar patrones de gasto, identificar áreas de ahorro potencial y tomar decisiones informadas sobre la gestión de gastos.
Algunos software de gastos ofrecen funciones avanzadas para maximizar la eficiencia de su gestión, e integran aplicaciones de inteligencia artificial. Esto permite la categorización automática de gastos o la detección de posibles fraudes al identificar patrones anormales de gasto. Estas funciones avanzadas pueden ser de gran valor para las empresas, especialmente a medida que crecen y sus necesidades de gestión de gastos se vuelven más complejas.
Ahora que conoces todas las ventajas del software de gestión de gastos, solo tienes que encontrar aquella aplicación que se adapta por completo a las necesidades y al perfil de tu empresa. En SoftDoit sabemos que la búsqueda de la solución ideal puede ser complicada, por eso queremos ayudarte a encontrar la mejor de entre todas las opciones que ofrece el mercado.
Es rápido y sencillo, tan solo tienes que utilizar nuestro comparador de software, para que conozcamos tus necesidades de gestión y lo que buscas en tu aplicación de gastos de empresa. Accederás a un ranking con los sistemas que mejor se adaptan a tus requerimientos.
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