Cómo se hace una factura

Validado por
Eduardo Salado Morales
Actualizado el 17/06/2025

En el mundo de los negocios, emitir una factura es una tarea fundamental para todo tipo de empresas y autónomos. Además de ser clave para cumplir con sus obligaciones legales y fiscales, sirve como un registro de las transacciones comerciales realizadas y para poder conocer el estado financiero.

Desde SoftDoit, como expertos en facturación, hemos elaborado esta guía para mostrarte cómo hacer una factura correctamente, qué información debe incluir y los pasos a seguir para hacerla de forma rápida y sencilla, y cobrar dentro del plazo.

Además, podrás descargarte de manera gratuita una guía práctica para crear una factura electrónica, sin complicaciones y cumpliendo con todos los requisitos necesarios. Al final del artículo, encontrarás también un videotutorial. ¡No te lo pierdas!

Índice de contenidos (14)

Descarga la guia Como emitir facturas
Como se hacen facturas y que informacion debe contener
Como se hace una factura paso a paso
Ventajas de automatizar la creacion de facturas
Factores a tener en cuenta al hacer una factura electronica
Video explicativo de como hacer una factura

Descarga la guía Cómo emitir facturas

Antes de nada, no olvides descargarte la guía práctica en PDF con todos los pasos que debes dar para emitir una factura electrónica, y las ventajas que conseguirás para controlar la gestión de tu negocio.

Cómo se hacen facturas y qué información debe contener

¿Qué debe aparecer en una factura? Debe ser clara, precisa y contener la información necesaria para que tenga validez a nivel comercial y fiscal.

Los elementos esenciales que debe incluir son:

Datos del emisor: Nombre, dirección, y NIF o CIF.
Datos del receptor: Nombre, dirección, y NIF o CIF si es necesario para operaciones comerciales.
Número de factura: Único y secuencial, que sigue la numeración de facturas anteriores.
Fecha de emisión: La fecha en que se emite la factura.
Descripción de productos o servicios: Detalles claros y precisos de lo que se está facturando, incluyendo cantidad, precio unitario y total.
Base imponible: Total antes de impuestos.
Tipo de IVA aplicado: Porcentaje de IVA que se aplica a la base imponible.
Total de IVA: Cantidad total de IVA cargado.
Total a pagar: Suma del total de la base imponible más el total del IVA.
Forma de pago: Indicación de cómo se realizará el pago (transferencia bancaria, efectivo, etc.).
Fecha de vencimiento del pago: Fecha límite para realizar el pago.

Cómo se hace una factura paso a paso

Elige el formato adecuado

Antes de comenzar a hacer una factura, decide si la emitirás en formato papel o digital. El formato electrónico es el más común, ya te permite automatizar la mayor parte del proceso, y no tener que preocuparte por errores en datos o retenciones. Además, se adapta a los requisitos de que, desde julio de 2025, pondrá en marcha hacienda y deberán cumplir todos los empresarios y autónomos: el conocido como sistema VeriFactu.

Completa los datos del emisor y del receptor

Incluye toda la información necesaria de las dos partes involucradas en la transacción comercial. Asegúrate de que los datos estén completos y sean correctos para evitar problemas futuros.

Numera la factura

Asegúrate de que el número de factura sea consecutivo y no se repita, para mantener una secuencia que facilitará tu gestión contable y cumplirá con los requisitos legales.

Detalla los productos o servicios

Describe cada producto o servicio de manera detallada, incluyendo la cantidad, el precio unitario y el total. Esto no solo es importante para informar al cliente, sino también para fines de inventario y contabilidad.

Calcular los totales

Suma los totales de cada línea para obtener la base imponible, calcula el IVA aplicable y suma todo para obtener el total a pagar.

Indica la forma y fecha de pago

Especifica cómo deseas recibir el pago y cuándo debe ser efectuado. Esto es esencial para gestionar tu flujo de caja de manera efectiva.

Envía la factura y conserva una copia

Antes de enviar la factura, revisa todos los detalles para asegurarte de que no hay errores. Luego, envíala al cliente por el medio acordado (correo electrónico, postal, etc.), y conserva una copia para cumplir con la normativa española.

Utiliza un software

Utiliza software especializado, (como uno de los mejores programas de facturación), que cuenta con plantillas predefinidas con todos los campos necesarios que tienes que rellenar, lo que facilita el proceso y evita errores.

Solo tendrás que seleccionar los datos a añadir; el resto de los pasos que acabamos de ver lo hará de forma automática, como el cálculo de impuesto, el total a pagar, los datos de facturación, precios, etc.

Además, dispondrás de funcionalidades muy prácticas para mejorar la gestión de tu negocio, como recordatorios, seguimientos en tiempo real o la conciliación bancaria automática.

Ventajas de automatizar la creación de facturas

Realizar la facturación de forma ágil y precisa garantiza mejorar el control financiero del negocio, nuestras relaciones comerciales y nuestras obligaciones con Hacienda.

Gracias a los programas informáticos que cavamos de señalar, logramos crear facturas con un par de clics a través de plantillas personalizables, asegurarnos de que no falta ningún dato ni hay errores en cálculos de impuestos, enviarlas al destinatario en formato electrónico y automatizar el seguimiento de pagos e impagos. Justo lo que tu empresa necesita.

Las principales ventajas de automatizar las facturas son:

Ahorro de tiempo: Reduce el esfuerzo dedicado a tareas repetitivas, permitiendo a los empleados enfocarse en actividades de mayor valor.
Reducción de errores: Minimiza los errores humanos comunes en la facturación manual, como errores tipográficos y cálculos incorrectos.
Eficiencia operativa: Mejora la eficiencia operativa al agilizar todo el proceso, desde la creación hasta el envío y el seguimiento de las facturas.
Mejora en el flujo de caja: Automatizar la facturación significa también acelerar el proceso de cobro, al tener un control certero de impagos y vencimientos, y poder enviar notificaciones a los clientes.
Acceso a informes y análisis: Proporciona acceso a informes detallados y análisis en tiempo real, ayudando a tomar decisiones informadas.
Seguridad y cumplimiento: Asegura que cumplimos con las normativas fiscales y de contabilidad vigentes, reduciendo el riesgo de sanciones.
Mejora la relación con los clientes: Permite un seguimiento preciso y profesional de las facturas, mejorando la experiencia comercial del cliente.

Factores a tener en cuenta al hacer una factura electrónica

Implementar la facturación automatizada mediante un programa informático es la clave de todo el proceso. Estos son los pasos a seguir:

Selecciona el software adecuado: Elige el que se ajuste a las necesidades de tu empresa y tenga las funcionalidades que necesitas.
Intégralo con otros sistemas: Asegúrate que se puede integrar con otros sistemas de gestión que utilices, como CRM o plataformas eCommerce.
Configuración inicial: Configura el programa según las políticas de tu empresa, incluyendo los plazos de pago y datos fiscales. Personaliza las plantillas para hacer facturas con tu logotipo y datos de negocio.
Automatiza el proceso de envío: Configúralo también para enviar automáticamente las facturas a los clientes por correo electrónico.
Activa recordatorios automáticos: Utiliza esta funcionalidad para enviar notificaciones al cliente sobre pagos pendientes y fechas de vencimiento.

Vídeo explicativo de cómo hacer una factura

Te explicamos todo lo que necesitas saber sobre cómo emitir facturas electrónicas, cumplir con la normativa y evitar los errores más comunes. Descubre herramientas avanzadas que te ayudarán a automatizar procesos y mejorar la gestión de tu negocio, como A3factura y Prana.

Cómo emitir una factura

En este vídeo, conocerás cómo automatizar la creación de facturas, recordatorios y conciliación bancaria.

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Eduardo Salado MoralesCofundador y director digital en SoftDoit

Creador de experiencias digitales. Natural de Cantabria, proporciona su experiencia como desarrollador y emprendedor online desde 2004. Investiga, aprende, enseña y desarrolla tecnología digital para potenciar tu eficiencia. Metodologías, herramientas y competencias digitales.

Se ha especializado en la creación de contenidos de alto impacto y en las áreas de innovación, marketing digital y desarrollo tecnológico. Defensor del trabajo remoto y las empresas distribuidas.