Validado por
Lluís Soler Gomis
Actualizado el 28/06/2024
La facturación de una empresa es el proceso que abarca las acciones de elaboración, registro, envío y cobro de las facturas emitidas por la venta de un producto o servicio.
Por lo tanto, las facturas reflejan los datos de una transacción comercial. Este tipo de documentos, ya sean electrónicos o en papel, detallan información sobre el emisor y el receptor (nombre, NIF, dirección), los artículos vendidos, su importe, los impuestos aplicables y el sistema de pago.
Desde el punto de vista fiscal, la facturación de una empresa son sus ventas brutas; es decir, es la suma de todos los ingresos generados a través de la venta de bienes y servicios durante un período de tiempo determinado, normalmente un trimestre o año, y sin incluir impuestos.
Conocer qué es la facturación es importante porque:
Saber cuánto factura nuestra empresa es una tarea sencilla, ya que debemos tener un registro de todas las emitidas en un archivo físico, en formato digital gracias a un programa informático o en un libro contable.
¿Dónde puedo ver la facturación de una empresa que no la mía? En este caso, deberemos acudir a fuentes externas, como el Registro Mercantil, los informes financieros públicos de entidades que cotizan en bolsa o consultando portales web y buscadores que ofrecen información financiera de empresas en España.
¿Y cómo saber la facturación anual de una empresa que no está obligada a presentarlo en el registro? Entonces tendrás que recurrir a la información, no del todo fiable, que puedan facilitarte clientes y proveedores a raíz de sus niveles de compras y ventas.
El Real Decreto 1619/2012, de 30 de noviembre, regula las obligaciones de facturación de una empresa o autónomos en nuestro país.
Esta normativa establece una serie de requisitos que deben cumplirse:
Esta ley también específica los casos en los que no es necesario expedir una factura, como en las operaciones que, según la Ley del IVA, están exentas del Impuesto sobre el Valor Añadido, en los casos autorizados por la Agencia Tributaria y en las operaciones realizadas en actividades dentro del régimen especial de agricultura, ganadería y pesca.
Requisitos de una factura completa:
Factura simplificada:
Contar con un programa que automatice el proceso es un paso fundamental. Podemos encontrar multitud de aplicaciones, desde muy sencillas y económicas a otras más completas con funcionalidades extra para una gestión global de la empresa.
Con estas herramientas podrás crear, enviar y gestionar facturas con un par de clics, sin errores ni duplicidades, y automatizar recordatorios de pagos y seguimientos. Además, el software genera informes detallados para analizar el rendimiento financiero del negocio.
La facturación electrónica realizada mediante un software es la forma más ágil y segura de emitir y conservar facturas, pero también de cumplir con las obligaciones de la Ley Antifraude y Ley Crea y Crece.
De acuerdo a estas normativas, en 2025 todos los autónomos y empresas españolas deberán poder comunicar sus facturas en formato electrónico a la Agencia Tributaria, y también estarán obligadas a emitir facturas electrónicas en todas sus relaciones B2B.
Generar informes periódicos sobre la facturación de la empresa permite identificar tendencias de venta, número de facturas pendientes, tiempo promedio de cobro o los productos más demandados, por ejemplo.
Establecer un flujo de trabajo claro y eficiente es fundamental para asegurar que cada factura sea procesada correctamente.
Puedes crear plantillas personalizadas para diferentes tipos de clientes o servicios, establecer fechas límite internas para que no se pasen los plazos o mantener al día tu base de datos de clientes y servicios.
Además, conectar tu programa con otros sistemas de la empresa, como la contabilidad o el control de inventario, genera un flujo de información preciso y mejora la visibilidad de los procesos de negocio.
Las facturas con condiciones de pago confusas o complicadas suelen generan retrasos en los cobros. Por eso es importante que sean claros y sencillos en cuanto a los días de plazo.
También puedes ofrecer incentivos para pagos rápidos, como un descuento del 2% si se realiza dentro de un periodo de 10 días, o incluir recargos por demora.
Realizar un buen seguimiento de las facturas pendientes es clave para mantener un flujo de caja saludable.
Puedes configurar recordatorios automáticos en tu programa de gestión, tanto para ti como para el destinatario, enviándole el aviso por email, lo que reduce el riesgo de impagos.
Lluís Soler GomisCofundador y Director de negocio en SoftDoitDirector de negocio y cofundador de la compañía, es un barcelonés que se ha ganado a pulso su gran reconocimiento en el sector del eBusiness debido a la multitud de iniciativas y empresas que ha creado desde 2005.
Aporta su energética lucha por crear una gran compañía y sus habilidades para la comercialización, el trato humano y el marketing directo. Autor del libro "Pyme minimalista", publicado en 2022.
