Facturación de una empresa

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Preguntas: 1/8

Qué es la facturación de una empresa

La facturación de una empresa es el proceso que abarca las acciones de elaboración, registro, envío y cobro de las facturas emitidas por la venta de un producto o servicio.

Por lo tanto, las facturas reflejan los datos de una transacción comercial. Este tipo de documentos, ya sean electrónicos o en papel, detallan información sobre el emisor y el receptor (nombre, NIF, dirección), los artículos vendidos, su importe, los impuestos aplicables y el sistema de pago.

Desde el punto de vista fiscal, la facturación de una empresa son sus ventas brutas; es decir, es la suma de todos los ingresos generados a través de la venta de bienes y servicios durante un período de tiempo determinado, normalmente un trimestre o año, y sin incluir impuestos.

Conocer qué es la facturación es importante porque:

  • Es un indicador del rendimiento del negocio, y permite comparar periodos para detectar tendencias de venta.
  • Facilita la planificación financiera, las posibilidades de inversión y la asignación de presupuestos.
  • Permite identificar los artículos más demandados, los más rentables y los principales clientes.
  • Revela la salud económica de la empresa, ya que proporciona una base para calcular el beneficio y el nivel de liquidez.
  • Nos ayuda a conocer nuestra situación en el mercado cuando la comparamos con la de la competencia.
 
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Cómo saber la facturación de una empresa

Saber cuánto factura nuestra empresa es una tarea sencilla, ya que debemos tener un registro de todas las emitidas en un archivo físico, en formato digital gracias a un programa informático o en un libro contable.

¿Dónde puedo ver la facturación de una empresa que no la mía? En este caso, deberemos acudir a fuentes externas, como el Registro Mercantil, los informes financieros públicos de entidades que cotizan en bolsa o consultando portales web y buscadores que ofrecen información financiera de empresas en España.

¿Y cómo saber la facturación anual de una empresa que no está obligada a presentarlo en el registro? Entonces tendrás que recurrir a la información, no del todo fiable, que puedan facilitarte clientes y proveedores a raíz de sus niveles de compras y ventas.

 

Regulación de la facturación de una empresa en España

El Real Decreto 1619/2012, de 30 de noviembre, regula las obligaciones de facturación de una empresa o autónomos en nuestro país.

Esta normativa establece una serie de requisitos que deben cumplirse:

  • Cualquier transacción comercial, de un producto o servicio vendido, debe quedar registrado en una factura que emitas y que deberás entregar al cliente.
  • A efectos fiscales, hay que conservar una copia de la factura emitida durante 4 años. Sin embargo, el Código de Comercio establece que los empresarios tienen la obligación de conservar los libros del negocio por un plazo de 6 años y, en el caso de un posible delito fiscal, tienen valor durante un periodo de 10 años.
  • También hay que guardar las facturas recibidas de las compras que has realizado a proveedores y otros profesionales.
  • Todas las facturas emitidas y recibidas debes quedar correctamente registradas en un libro contable o programa de facturación.
 

Esta ley también específica los casos en los que no es necesario expedir una factura, como en las operaciones que, según la Ley del IVA, están exentas del Impuesto sobre el Valor Añadido, en los casos autorizados por la Agencia Tributaria y en las operaciones realizadas en actividades dentro del régimen especial de agricultura, ganadería y pesca.

Requisitos de una factura completa:

  • Nombre y dirección del emisor y receptor.
  • Número de identificación fiscal (NIF) del emisor.
  • Descripción detallada de los productos o servicios.
  • Base imponible y tipo de IVA aplicado.
  • Total a pagar, con desglose de impuestos.

Factura simplificada:

  • Se utiliza para ventas menores de 400€ o tickets de venta.
  • Debe incluir una descripción básica y el importe total.
 
 

Cómo mejorar el proceso de facturación de una empresa

Automatiza el proceso

Contar con un programa que automatice el proceso es un paso fundamental. Podemos encontrar multitud de aplicaciones, desde muy sencillas y económicas a otras más completas con funcionalidades extra para una gestión global de la empresa.

Con estas herramientas podrás crear, enviar y gestionar facturas con un par de clics, sin errores ni duplicidades, y automatizar recordatorios de pagos y seguimientos. Además, el software genera informes detallados para analizar el rendimiento financiero del negocio.

Facturación electrónica

La facturación electrónica realizada mediante un software es la forma más ágil y segura de emitir y conservar facturas, pero también de cumplir con las obligaciones de la Ley Antifraude y Ley Crea y Crece.

De acuerdo a estas normativas, en 2025 todos los autónomos y empresas españolas deberán poder comunicar sus facturas en formato electrónico a la Agencia Tributaria, y también estarán obligadas a emitir facturas electrónicas en todas sus relaciones B2B.

Generar informes

Generar informes periódicos sobre la facturación de la empresa permite identificar tendencias de venta, número de facturas pendientes, tiempo promedio de cobro o los productos más demandados, por ejemplo.

 

Optimiza el flujo de trabajo

Establecer un flujo de trabajo claro y eficiente es fundamental para asegurar que cada factura sea procesada correctamente. 

Puedes crear plantillas personalizadas para diferentes tipos de clientes o servicios, establecer fechas límite internas para que no se pasen los plazos o mantener al día tu base de datos de clientes y servicios.

Además, conectar tu programa con otros sistemas de la empresa, como la contabilidad o el control de inventario, genera un flujo de información preciso y mejora la visibilidad de los procesos de negocio.

Simplifica las condiciones de pago

Las facturas con condiciones de pago confusas o complicadas suelen generan retrasos en los cobros. Por eso es importante que sean claros y sencillos en cuanto a los días de plazo

También puedes ofrecer incentivos para pagos rápidos, como un descuento del 2% si se realiza dentro de un periodo de 10 días, o incluir recargos por demora.

Seguimiento proactivo de las facturas

Realizar un buen seguimiento de las facturas pendientes es clave para mantener un flujo de caja saludable. 

Puedes configurar recordatorios automáticos en tu programa de gestión, tanto para ti como para el destinatario, enviándole el aviso por email, lo que reduce el riesgo de impagos.

 
 
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