Qué es una factura y para qué sirve

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Preguntas: 1/8

Definición de factura

¿Qué es una factura? Es un documento mercantil que detalla la transacción de bienes o servicios entre un vendedor y un comprador. Incluye información relevante sobre las partes involucradas en la compraventa, los productos o servicios vendidos, su importe y los impuestos aplicables.

Es un registro fundamental para controlar las operaciones comerciales y mantener la transparencia fiscal, ya que tiene validez legal y fiscal.

Los componentes básicos de una factura son:

  • Datos del emisor: nombre, dirección, NIF o CIF.
  • Datos del receptor: nombre, dirección, NIF o CIF.
  • Concepto de la transacción: los productos o servicios vendidos.
  • Importe facturado: Cantidad total y desglose por conceptos.
  • Impuestos aplicables: IVA o IRPF.
  • El importe total: teniendo en cuenta impuesto o descuentos.
  • Número de factura: todas deben estar numeradas y seguir un orden correlativo, que se inicia cada año.
  • Fecha de emisión.
  • Condiciones y fechas para el pago.
 
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Para qué sirve una factura

Entre sus principales funciones destacan:

  • Es el documento que prueba que se ha realizado una transacción comercial, una venta o prestación de servicios.
  • Sirve como justificante en caso de reclamaciones o disputas entre el vendedor y el comprador.
  • Permite a las empresas y a los autónomos cumplir con sus obligaciones fiscales con Hacienda.
  • Ayuda a llevar un control financiero del negocio, ya que detalla las ventas y las compras realizadas.
  • Facilita llevar un registro actualizado del inventario de la empresa.
 
Una factura tiene múltiples propósitos, tanto para el vendedor como para el consumidor.
 
 

¿Quién está obligado a hacer facturas?

Según la normativa española, todas las empresas y los autónomos están obligados a emitir facturas por sus ventas realizadas o servicios prestados.

Siempre que exista una compraventa por parte de un profesional, debe quedar reflejado en una factura.

Esta obligatoriedad también se aplica en las operaciones intracomunitarias y exportaciones fuera de la Unión Europea.

Por suerte, contamos con una gran variedad de programas informáticos que nos permiten automatizar su emisión, con campos personalizables y autorellenables, cálculos de retenciones y un diseño profesional. Y todo con un par de clics y de acuerdo a los requisitos de legislación española.

 

Regulación de facturas en España

En España, la normativa que regula la emisión de facturas es el Real Decreto 1619/2012, de 30 de noviembre.

Las principales obligaciones que introduce en el concepto de factura son:

  • Tipos de facturas: completa, que debe contener todos los elementos básicos, o simpificada, para operaciones de hasta 400 €.
  • Numeración y secuencia: Las facturas deben estar numeradas de forma correlativa y secuencial.
  • Conservación: Deben conservarse durante al menos 6 años, en formato físico o digital, para cumplir con las obligaciones fiscales y el Código de Comercio
  • Idioma y moneda: Pueden emitirse en cualquier idioma o moneda, siempre que se indique el tipo de cambio oficial en euros.
  • Plazos de emisión: Se debe emitir en el momento de la entrega o prestación del servicio.
 

Ejemplos de facturas

 
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