Desde SoftDoit te ofrecemos una serie de consejos prácticos y efectivos para optimizar la administración de facturas en tu negocio, y conocerás las mejores herramientas para automatizar este proceso.
6 consejos para una gestión de facturas eficiente en tu empresa
Desde SoftDoit te ofrecemos una serie de consejos prácticos y efectivos para optimizar la administración de facturas en tu negocio, y conocerás las mejores herramientas para automatizar este proceso.
1. Automatiza la gestión de facturas
Olvídate del Word y las hojas de cálculo. El primer paso para lograr una buena administración de tus facturas es digitalizar este proceso mediante el software adecuado, que te ayudará a automatizar las tareas asociadas con la creación, el envío y el seguimiento de facturas.
Utilizando uno de los mejores programas de facturación que existen en el mercado, podrás:
- Disponer de plantillas personalizables para tus facturas y crearlas con un par de clics, con todos los datos necesarios.
- Cumplir sin problemas con los requisitos legales de Hacienda.
- Realizar un seguimiento de su estado en tiempo real (pagadas y pendientes).
- Recibir avisos de los plazos y enviar recordatorios automáticos a los destinatarios para su cobro.
- Generar informes y análisis de negocio.
- Compartir los documentos con tu asesor mediante un cómodo portal online.
Gracias a estas sencillas y asequibles herramientas, podrás evitar errores de datos y automatizar su numeración, creación y envío. Todo sin necesidad de conocimientos contables ni informáticos.
Además, el formato digital es mucho más cómodo para consultar y almacenar tus facturas, y garantiza que cumples con la normativa de facturación electrónica de la legislación española.
2. Lleva una rigurosa numeración de facturas
Una numeración consecutiva y clara te evitará problemas legales con Hacienda, y también de control interno.
Asegúrate de que cada factura emitida sigue una numeración correlativa y única para ese año fiscal, y que todas están adecuadamente registradas y almacenadas.
3. Establece términos de pago claros
Definir términos de pago claros es esencial. Por eso es importante que siempre detallar en cada una de tus facturas cuáles son los plazos y las formas de pago, incluido el número de cuenta bancaria al que deben realizar la transferencia
Considera incluir penalizaciones o recargos en caso de retrasos, y de incentivos para pagos tempranos. Te ayudará a mejorar el flujo de caja.
4. Realiza un seguimiento del estado de las facturas
Un seguimiento proactivo de los cobros y pagos es otro factor clave en la gestión de facturas. Evitar la morosidad es el principal quebradero de cabeza de todos los negocios.
Debes tener un buen control de cuáles están pendientes de ingreso, y contactar con los clientes antes de la fecha de vencimiento para recordarles el plazo para evitar impagos o problemas de liquidez.
Configura alertas para saber cuándo se acercan las fechas de vencimiento, y establece un procedimiento estándar para el seguimiento de facturas pendientes, incluyendo correos electrónicos, llamadas telefónicas y, si es necesario, acciones legales.
5. Mantén un archivo organizado de todas las facturas
Una buena organización es clave para la gestión eficiente de las facturas. Mantener un archivo ordenado ayuda a asegurar que puedas acceder fácilmente a cualquier factura para auditorías, cumplimiento fiscal o análisis financiero.
Mantener todos tus documentos en un solo lugar facilita el acceso, el seguimiento y la gestión de las facturas, así como realizar la declaración de impuestos. Además, según la ley, las empresas y los autónomos españoles deben conservar sus facturas emitidas y recibidas durante al menos 4 años para cumplir con sus obligaciones fiscales.
Un correcto almacenamiento te ayudará también a analizar tus niveles de gastos e ingresos, tendencias de venta y el estado financiero del negocio.
6. Confía en la asesoría profesional
Contar con el apoyo de un asesor o gestor puede ser gran ayuda para guiarte por las complejidades de la normativa fiscal, y asegurar que tus procesos de facturación están al día con las leyes vigentes.
Puede ser tu intermediario con la AEAT a la hora de presentar tus impuestos, cumplir con tus obligaciones fiscales y evitar sanciones.
Con el uso de la tecnología adecuada, puedes automatizar tu gestión de facturas.
Lluís Soler Gomis,
director de negocio de SoftDoit.