6 consejos para una gestión de facturas eficiente en tu empresa

1. Automatiza la gestión de facturas

Olvídate del Word y las hojas de cálculo. El primer paso para lograr una buena administración de tus facturas es digitalizar este proceso mediante el software adecuado, que te ayudará a automatizar las tareas asociadas con la creación, el envío y el seguimiento de facturas.

Utilizando uno de los mejores programas de facturación que existen en el mercado, podrás:

• Disponer de plantillas personalizables para tus facturas y crearlas con un par de clics, con todos los datos necesarios.
• Cumplir sin problemas con los requisitos legales de Hacienda.
• Realizar un seguimiento de su estado en tiempo real (pagadas y pendientes).
• Recibir avisos de los plazos y enviar recordatorios automáticos a los destinatarios para su cobro.
• Generar informes y análisis de negocio.
• Compartir los documentos con tu asesor mediante un cómodo portal online. 
   
  

Gracias a estas sencillas y asequibles herramientas, podrás evitar errores de datos y automatizar su numeración, creación y envío. Todo sin necesidad de conocimientos contables ni informáticos.

Además, el formato digital es mucho más cómodo para consultar y almacenar tus facturas, y garantiza que cumples con la normativa de facturación electrónica de la legislación española.

4. Realiza un seguimiento del estado de las facturas

Un seguimiento proactivo de los cobros y pagos es otro factor clave en la gestión de facturas. Evitar la morosidad es el principal quebradero de cabeza de todos los negocios.

Debes tener un buen control de cuáles están pendientes de ingreso, y contactar con los clientes antes de la fecha de vencimiento para recordarles el plazo para evitar impagos o problemas de liquidez.

Configura alertas para saber cuándo se acercan las fechas de vencimiento, y establece un procedimiento estándar para el seguimiento de facturas pendientes, incluyendo correos electrónicos, llamadas telefónicas y, si es necesario, acciones legales.

5. Mantén un archivo organizado de todas las facturas

Una buena organización es clave para la gestión eficiente de las facturas. Mantener un archivo ordenado ayuda a asegurar que puedas acceder fácilmente a cualquier factura para auditorías, cumplimiento fiscal o análisis financiero.

Mantener todos tus documentos en un solo lugar facilita el acceso, el seguimiento y la gestión de las facturas, así como realizar la declaración de impuestos. Además, según la ley, las empresas y los autónomos españoles deben conservar sus facturas emitidas y recibidas durante al menos 4 años para cumplir con sus obligaciones fiscales.

Un correcto almacenamiento te ayudará también a analizar tus niveles de gastos e ingresos, tendencias de venta y el estado financiero del negocio.