¿Qué es un software CRM? Guía con aplicaciones y comparativa de los mejores CRM para tu empresa

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¿Qué es un CRM? Potencia tus ventas y fortalece la relación con el cliente

Un software CRM (Customer Relationship Management) es una solución informática que permite organizar la estrategia comercial de las empresas y sus relaciones con clientes actuales y potenciales.

Es el programa que orienta cada interacción con el cliente, convirtiendo simples transacciones en relaciones duraderas. En un mundo donde cada cliente desea ser reconocido y valorado, el software CRM es esa herramienta que permite a las empresas no solo conocer, sino anticiparse a las necesidades de su audiencia, creando experiencias personalizadas que transforman clientes ocasionales en embajadores de marca leales.

Dentro de las ventajas del CRM está el disponer de una potente base de datos de contactos, para así segmentar los clientes de manera efectiva en función de sus compras o tendencias para poder personalizar nuestras acciones comerciales. 

El objetivo del CRM es conocer las necesidades de los consumidores, las tendencias de venta e identificar los leads más valiosos y el tipo de interacciones que realizan.

 

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Preguntas: 1/8

Para qué sirve un CRM: principales aplicaciones

La captación de nuevos leads, la atención al cliente y la fidelización son cuestiones críticas para el éxito de cualquier negocio. 

Un buen software CRM debe ser capaz de proporcionar las aplicaciones adecuadas para crear y organizar fuertes lazos con nuestros consumidores actuales y detectar oportunidades de venta.

Aplicaciones del software CRM

 

Puntos clave del software CRM para empresas

  • El CRM es un programa dirigido a pequeñas y grandes empresas (además de CRM para pymes podemos encontrar CRM para autónomos) que quieran potenciar las ventas y mejorar la gestión de relaciones con sus clientes.
  • Con una interfaz visual e intuitiva, el uso del software CRM es muy sencillo para todo el equipo, tanto responsables como comerciales.
  • El enfoque del CRM es el de una estrategia CRM cliente-céntrica, se sitúa al cliente en el centro de la organización, no al producto, y realiza una efectiva gestión de contactos.  Se centra en mejorar la experiencia del cliente durante el ciclo de venta.
  • También se le conoce como CRM de ventas o CRM comercial.
  • Para poder saber cuál es el mejor software CRM para tu empresa, utiliza nuestro comparador de CRM. No tardarás ni un minuto.
 
 
Un software de CRM permite gestionar y conocer el estado de la relación con los clientes potenciales y actuales, generar un historial de sus compras e interacciones para poder consultarlo y tomar decisiones comerciales personalizadas.
 

Funcionalidades del software CRM para atención al cliente, oportunidades de venta y marketing

  • Gestionar el proceso de ventas en cada una de sus fases.
  • Administrar la facturación de forma sencilla.
  • Gestionar y segmentar las bases de datos de los clientes de manera eficiente.
  • Permitir a tu equipo comercial identificar y contactar con tus mejores clientes.
  • Gestionar acciones de marketing, diferenciando entre leads de calidad y aquellos que no lo son.
 
  • Analizar las campañas comerciales para facilitar la toma de decisiones.
  • Conocer las preferencias y necesidades de los usuarios a la perfección.
  • Mejorar la comunicación interna entre los miembros del equipo.
  • Gestionar todo tipo de consultas y preguntas de los clientes con mayor rapidez.
  • Hacer más eficiente todo el proceso de ventas y realizar un seguimiento de todo el ciclo.
  • Desarrollar una relación más fluida con nuestros clientes, con el objetivo de incrementar su fidelización.
 
 

Tabla comparativa de los mejores CRM del mercado [2024]

SoluciónFacturasCampañas
emailing
TicketingAsistente IA
Marketing
automatizado
Forcemanagernonono
Axga: Odoo CRM
no
Efficy
no
Bit 24: Bitrix24
nono
Monday.comno
Pipedrive
Natureh: Salesforceno
Axialnonono
OptimaSUITE Salesnononono
ZimaCRMnono
 

Herramientas de los software CRM más usados

CRM para automatizar procesos de venta

Dentro de las aplicaciones CRM, la automatización de tareas (planificación y gestión de agenda, control y seguimiento de interacciones con clientes, creación de presupuestos y promociones, etc.) es el que más ayuda al equipo comercial a obtener más ventas con menos esfuerzo, y pueden centrar su atención en mejorar la experiencia del usuario.

CRM para analizar datos y visualizar el pipeline

Las herramientas CRM ayudan a los comerciales en la gestión del proceso del ciclo de venta, centralizando toda la información relativas a clientes y sus compras para conocer la tasa de conversión, qué productos son los más demandados, en qué fase de compra se encuentra un cliente para poder personalizar una promoción, disponer del histórico de ventas, visualizar el progreso del funnel, etc.

 

Sincronización y movilidad del software CRM

Muchas veces el equipo de comerciales necesita el acceso sin conexión al CRM por no haber redes disponibles cuando está delante de un cliente, por lo que es importante que los datos que ha introducido desde su móvil o tablet se sincronicen cuando haya conexión. Acceder al software CRM desde cualquier lugar supone una ventaja diferencial a la hora de mejorar la conversión y trabajar en movilidad.

Herramientas CRM de interacción con el cliente

Muchos CRM incluyen herramientas de email marketing, incluso de marketing automation, para poder crear y difundir fácilmente tus campañas comerciales o mejorar la atención postventa.

Integraciones del software CRM

Además, los CRM se integran fácilmente con otras plataformas y herramientas para disparar aún más todo su potencial. De esta forma, podrás conectar tu CRM con otros software de marketing, chatbot online y plataformas de comunicación que utilices.

 
 

Ventajas de utilizar el CRM en tu empresa

  1. Generar y administrar listados de clientes y leads, mediante fichas en las que se reúnen diferentes datos de una persona o grupo segmentado.
  2. Entender las necesidades de los clientes y sus tendencias de compra, así como el manejo de factores clave para la fidelización. Un software CRM ofrece información acerca de los gustos del cliente para así poder ofrecer productos o servicios ajustados a sus preferencias.
  3. Anticiparse y dar respuesta a dichos requerimientos durante todo su ciclo de vida como consumidor.
  4. Mejorar la relación con tu público objetivo, fidelizarlo a través de acciones comerciales eficientes y mejorar las interacciones.
  5. Segmentar diferentes grupos de clientes en función de sus características como sus gustos, volumen de compras, etc.
  6. Hacer un seguimiento de las campañas comerciales realizadas y evaluar su efectividad mediante informes y estadísticas.
  7. Organizar, automatizar y sincronizar los procesos de negocio que están relacionados con la atención al cliente.
  8. Cerrar un mayor volumen de ventas e incrementar el margen de ingresos.
 
Si eres una pequeña o mediana empresa, no te pierdas los mejores CRM para pymes.
Los mejores CRM para pymes
 
 

La importancia del sistema CRM en la actual gestión de empresas

La pandemia de COVID-19 ha transformado el mundo empresarial de formas que nadie podría haber anticipado. Las empresas se vieron obligadas a adaptarse rápidamente a un entorno en constante cambio, y el software CRM desempeñó un papel crucial en esta adaptación. Hoy en día se encuentran mejor posicionadas para afianzar su competitividad y trabajar de acuerdo a los nuevos modelos de trabajo.

  1. Con equipos trabajando en remoto, la accesibilidad online del CRM permite a los equipos de ventas y marketing continuar sin interrupciones, trabajando de forma colaborativa en un mismo proyecto.
  2. En tiempos de incertidumbre económica, retener a los clientes existentes se volvió más crucial que nunca. Los programas CRM ayudaron a las empresas a profundizar sus relaciones con los clientes al proporcionar información sobre sus necesidades y comportamientos.
  3. Con la ayuda del CRM, las empresas pudieron segmentar a sus clientes y comunicarse con ellos de manera más personalizada, ofreciendo soluciones específicas a sus problemas.
  4. Muchas empresas aceleraron su transformación digital debido a la pandemia. Los CRM se integraron con plataformas eCommerce, permitiendo una gestión unificada de clientes tanto en línea como fuera de línea. Con más clientes interactuando en plataformas digitales, los CRM ayudaron a las empresas a analizar el comportamiento online, optimizando las estrategias de marketing.
 

Evolución del CRM en gestión de clientes y ventas

De Excel al sistema de CRM

Para tener una correcta gestión de la relación con los clientes necesitaremos un programa CRM que nos facilite una base de datos con toda la información de cada uno de ellos en tiempo real.

  • Excel no cubre las necesidades actuales de las empresas, ya que los trámites con los clientes requiere inmediatez e integración de la información, y el desarrollo en la hoja de cálculo es manual, no permite la automatización y es necesario introducir los datos.
  • Además, Excel no permite la segmentación de clientes, por lo que no podrás poner foco en grupos determinados de forma ágil. Un CRM te permite clasificar los clientes de la base de datos para que el equipo de ventas pueda diseñar estrategias personalizadas.
  • Con Excel las campañas de mailing serán manuales y no podrás programar los emails para su envío automático, y la comunicación interdepartamental se ve afectada, ya que no todos los empleados tiene acceso a la misma información.
 

La automatización del software CRM

Los programas CRM ofrecen herramientas para automatizar tareas repetitivas, como el seguimiento de leads y la gestión de campañas de marketing. Además, los CRM incorporan herramientas analíticas, permitiendo a las empresas obtener insights sobre el comportamiento del cliente y optimizar sus estrategias.

Con la proliferación de dispositivos móviles, los software CRM se adaptaron para ofrecer aplicaciones que permitieran a los equipos de ventas y marketing trabajar en movimiento.

Software CRM con IA

La integración de aplicaciones de inteligencia artificial está permitiendo a los programas CRM predecir el comportamiento del cliente, ofreciendo recomendaciones y automatizando tareas basadas en patrones de datos.

Además, permiten ofrecer experiencias altamente personalizadas,  adaptando las interacciones a las preferencias y el comportamiento individual del cliente.

 
 

Cómo adaptar el software el CRM a las necesidades únicas de tu empresa

En el mundo empresarial actual, no hay dos empresas que operen exactamente de la misma manera. Cada organización tiene sus propios procesos, cultura y objetivos. Por lo tanto, es esencial que las herramientas que utilizan, especialmente un sistema CRM, se adapten a sus necesidades específicas. La personalización del CRM no es solo una ventaja, sino una necesidad para maximizar su eficiencia y relevancia.

Un CRM personalizado se alinea mejor con los procesos y flujos de trabajo específicos de una empresa, eliminando características innecesarias y destacando las más relevantes. Además, al adaptar el CRM a las necesidades del equipo, se reduce la curva de aprendizaje y se facilita la adopción por parte de los usuarios, lo que resulta en una mayor productividad.

Aspectos clave de la personalización del CRM:

    • Campos personalizados: Adapta los campos de datos del software CRM para capturar la información específica que tu empresa necesita.
    • Flujos de trabajo a medida: Diseña flujos de trabajo que reflejen los procesos reales de tu empresa, desde la captación de leads hasta el servicio postventa y atención al cliente.
    • Integraciones específicas: Conecta tu programa CRM con otras herramientas y plataformas que tu empresa utiliza.
    • Diseño y branding: Personaliza la apariencia del CRM para que esté en línea con la marca y cultura de tu empresa.
     
    Vídeo de experto donde analizamos tres de las más populares plataformas CRM, sus características, ventajas y a qué tipo de empresas se dirigen.
    Pipedrive vs Hubspot vs Salesforce

    Comparativa de tres populares CRM. ¿Cuál es el mejor para ti?

    Principales características de una plataforma CRM

    • Ofrecer una visión completa del cliente.
      Una de las principales características de un CRM es que gestiona todas las actividades de una organización de cara a captar clientes. Por tanto, este sistema debe proporcionar información acerca de la evolución de la relación con cada cliente y el estado del proceso de venta, hacer un seguimiento del funnel de ventas y brindar un análisis completo sobre los gustos y las necesidades de los clientes para obtener una visión global de los mismos.
    • Seguir el ciclo de compra del cliente.
      Un software CRM debe permitir hacer un seguimiento de la actividad de los leads mediante herramientas de automatización, o detectando la etapa del proceso de compra en la que se encuentra el potencial cliente e impulsarlo a la siguiente fase. De este modo, los comerciales no se sentirán como simples vendedores, sino como alguien que acompaña al cliente en el proceso de compra.
    • Integración con herramientas ya utilizadas en la empresa.
      Una de las principales características del CRM es integrarse con otras aplicaciones que use el negocio o con el sitio web de tu empresa, así podrás obtener información relevante como comportamientos o rastro de navegación.
     
    • Acceso remoto y online al CRM.
      Un CRM en la nube permitirá que tu equipo acceda al programa desde cualquier lugar mediante un dispositivo móvil. Es una de las características de los software CRM más usados, ya que muchos comerciales pasan la mayor parte del tiempo fuera de la oficina y necesitan tener acceso a facturas, recibos, ventas...
    • Alinear las acciones de venta y comerciales.
      El departamento comercial puede llevar a cabo una gran variedad de acciones para ayudar al equipo en la consecución de sus objetivos. Sin embargo, en caso de que los comerciales no tengan claro qué es lo que deben compartir con los leads (en función de qué compran, por qué producto se interesan, etc.), se pueden perder muchas posibilidades de venta. Por eso, el software CRM debe alinear las actividades de marketing y ventas para distribuir el contenido indicado al departamento comercial.
    • Realización de informes y análisis detallados.
      Es fundamental que el CRM que vayas a implantar tenga la capacidad de crear informes y análisis para evaluar el desempeño del equipo, identificar tendencias, detectar fallos y diseñar estrategias que beneficien a todos los involucrados.
     
     

    Guía práctica: 6 consideraciones esenciales para elegir un buen CRM

    1. Determina tus objetivos: Aunque los software CRM cuentan con infinitas funcionalidades, es crucial que elijas aquel que ofrezca las prestaciones que sean útiles para tu empresa. Para ello, es indispensable que tengas claros los objetivos que quieres alcanzar con la implantación de tu nuevo sistema. Debes preguntarte sobre los objetivos a cumplir y las mejoras a realizar en cada uno de los departamentos relacionados con ventas y marketing, así como establecer el tipo de clientes que quieres potenciar.
    2. Usabilidad del sistema. Es importante que el sistema de software CRM sea sencillo de usar para que los miembros de tu empresa puedan acceder de manera rápida en cualquier momento, ya que de ello dependerá la eficacia de muchas acciones de venta.
    3. Escalabilidad y movilidad. Un software CRM no escalable o que presente dificultades para cambiar al mismo ritmo de nuestra empresa puede convertirse en un obstáculo. Además, es importante que el CRM sea de acceso móvil par agilizar el trabajo del equipo comercial.
    4. Valorar los datos que son necesarios controlar. Esto hará que lleves un buen seguimiento de las acciones comerciales, la productividad de tu equipo de ventas y las interacciones que realizan con los clientes. Recuerdas que aumentar las compras o fidelizar clientes con tu CRM serán los objetivos primordiales.
    5. Establecer un proceso de ventas claro. Tienes que definir correctamente el proceso de venta y formar a todo el equipo de tu empresa para que todos conozcan cómo deben relacionarlo con las prestaciones que ofrece el CRM.
    6. Asignar correctamente el papel de los usuarios. Debes de definir bien el acceso de datos al CRM de cada personal de tu empresa, dependiendo de las responsabilidades que tengan.
     

    Comparativa personalizada: cómo elegir el mejor software CRM para tu empresa

    Encontrar el sistema que se ajuste al perfil de tu organización puede ser complicado, ya que existen muchos tipos de soluciones en el mercado y consideraciones que debes tener en cuenta, como hemos visto. Si quieres descubrir cuál es el mejor CRM para tu empresa, en SoftDoit te ayudamos. 

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