Software CRM: herramientas y ventajas para mejorar tus ventas y gestión de clientes

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¿Qué es un software CRM?

Un software CRM (Customer Relationship Management)  es una solución informática que permite organizar la estrategia comercial de las empresas y sus relaciones con clientes actuales y potenciales. 

El software CRM es un programa para pymes y grandes empresas que quieran potenciar las ventas y fidelizar a sus clientes. Es una herramienta con una interfaz muy visual, lo que facilita su manejo por todo el equipo de ventas y comerciales. 

Un software CRM permite ofrecer una atención de calidad y mejorar el vínculo entre cliente y empresa. Además, te ayudará a integrar los departamentos de marketing, ventas, comunicación y publicidad.

Su objetivo es conocer las necesidades de los clientes que tiene la empresa, su relación comercial, las tendencias de venta e identificar los leads más valiosos. De esta forma, la empresa puede aumentar los ingresos a través de las ventas y las estrategias de marketing.

El origen de este programa surge de una estrategia empresarial cliente-céntrica, en la que se sitúa al cliente en el centro de la organización para aumentar las ventas, no solo en el producto.

A continuación, detallamos todas las características del CRM, funciones, ventajas del CRM y herramientas más destacados.

 
Un software CRM te permite organizar tu estrategia comercial con eficiencia y gestionar tus relaciones con clientes actuales y potenciales. 
 
 

Funciones de un software CRM

  • Gestionar el proceso de ventas  en cada una de sus fases.
  • Administrar la facturación de forma sencilla.
  • Gestionar y segmentar las bases de datos de los clientes de manera eficiente.
  • Permitir a tu equipo comercial identificar y contactar con tus mejores clientes.
  • Gestionar campañas de marketing, diferenciando entre leads de calidad y aquellos que no lo son.
  • Analizar las campañas de marketing realizadas para facilitar la toma de decisiones.
  • Conocer las preferencias y necesidades de los clientes a la perfección.
  • Mejorar la comunicación interna entre los miembros del equipo.
  • Gestionar todo tipo de consultas y preguntas de los clientes con mayor rapidez.
  • Hacer más eficiente todo el proceso de ventas y realizar un seguimiento de todo el ciclo.
  • Desarrollar una relación más fluida con nuestros clientes, con el objetivo de incrementar su fidelización.
 
El objetivo de un software CRM es identificar tendencias de ventas, los clientes y leads más valiosos y el tipo de interacciones que realizan.
 
 
Un software CRM permite conocer el estado de la relación con los clientes potenciales y actuales, así como generar un historial de sus ventas e interacciones para poder consultarlo y tomar decisiones comerciales personalizadas.
 

Herramientas y módulos de un software CRM

Las herramientas del software CRM lo convierten en un sistema ideal para:

  • Software de ventas: Perfecto para optimizar las acciones del departamento comercial y realizar un seguimiento de las ventas. Una herramienta CRM que permite identificar a los clientes potenciales, crear una base datos completa con todos tus contactos y gestionar leads. 
  • Software de fidelización de clientes: Ofrece la opción de integrar toda la información de los clientes para conocer mejor sus gustos y necesidades. Una herramienta CRM para ofrecer una atención más personalizada a tu público objetivo y fidelizarles con promociones.
  • Software de marketing: Muy útil para conocer qué productos buscan tus clientes y crear campañas efectivas. Se trata de una herramienta CRM perfecta para establecer una relación a largo plazo con tu público objetivo y realizar una correcta segmentación de clientes.
  • Software de gestión comercial: herramienta CRM fundamental para todo tipo de empresas que busquen aumentar la satisfacción del cliente, realizar acciones de marketing eficaces y de venta con el equipo comercial.
  • Software para atención al cliente: una herramienta CRM que te ayudará a cerrar el ciclo de compra y mejorar la satisfacción del cliente, fidelizando a tus usuarios en el servicio postventa. También incluye herramientas de gestión de incidencias y ticketing.
  • Planificación de tareas y gestión de agenda: Es fundamental para gestionar los proyectos de la empresa y planificar las visitas comerciales y campañas de comunicación. 
 

Beneficios de utilizar un software CRM

  1. Generar y administrar listados de clientes o posibles clientes, mediante una ficha en la que se reúnen diferentes datos sobre un mismo individuo o grupo segmentado.
  2. Entender las necesidades de los clientes y sus tendencias de compra, así como el manejo de factores clave para la fidelización.
  3. Anticiparse y dar respuesta a dichos requerimientos durante todo su ciclo de vida como consumidor.
  4. Mejorar la relación con tu público objetivo y fidelizarlo a través de acciones comerciales más eficientes y mejorar las interacciones que realizas con él.
  5. Segmentar diferentes grupos de clientes en función de sus características como sus gustos, volumen de compras, etc
  6. Hacer un seguimiento de las campañas de marketing realizadas y evaluar su efectividad mediante informes y estadísticas.
  7. Organizar, automatizar y sincronizar los procesos de negocio que están relacionados con la atención al cliente.
  8. Cerrar un mayor volumen de ventas e incrementar el margen de ingresos.
 
Beneficios de utilizar un software CRM
 

Principales herramientas CRM para mejorar las ventas

  • Automatización de tareas: Un CRM debe simplificar y centralizar los datos relacionados con la gestión, captación y fidelización de clientes. Por eso, una de las herramientas clave del CRM es la automatización de los procesos externos del negocio o front-office relacionados con nuestra relación con los clientes.
  • Compatibilidad con dispositivos móviles: Acceder a la información del sistema desde cualquier lugar supone una ventaja diferencial. Por eso, es indispensable que esta herramienta se adapte a dispositivos móviles.
  • Gestión de la fuerza de ventas: Otro requisito que debe cumplir esta solución es optimizar la gestión del departamento de ventas. Un CRM para equipos comerciales  incrementa el porcentaje de conversión de leads a clientes. De este modo, la empresa podrá hacer un seguimiento de todas las interacciones con los clientes y analizarlas para detectar puntos de mejora.
 
  • Información segura y jerarquizada: Un CRM debe permitir controlar y asignar diferentes actividades de forma jerárquica en base a la estructura de la empresa. De este modo, cada departamento contará con la información que necesita para desempeñar correctamente sus tareas. Asimismo, un CRM debe ofrecer la posibilidad de crear diferentes permisos de acceso para cada usuario en función de su rol dentro de la organización.
  • Capacidad de integración: Un CRM debe tener la capacidad de integrarse con otras aplicaciones de la empresa. 
  • Informes y estadísticas: Dentro de las aplicaciones CRM está el proporcionar análisis actualizados de forma periódica. Obtener información en tiempo real ayuda a las empresas a tomar decisiones más acertadas para lograr sus objetivos. 
  • Máxima flexibilidad:Una empresa no debe cambiar su estrategia o metodología para implementar un CRM, sino que es el software el que debe adaptarse a la empresa. Por eso, es crucial que este sistema sea totalmente flexible para amoldarse a las necesidades actuales y futuras de la compañía.
 
 
Un software CRM es una solución de gestión comercial que ofrece información acerca de los gustos de los clientes, para así poder ofrecer productos o servicios más ajustados a sus preferencias.
 

6 claves a tener en cuenta antes de contratar o comprar un software CRM para tu empresa

Estas son algunas claves a tener en cuenta a la hora de contratar o comprar un software CRM .

  1. Determina tus objetivos: Aunque estas soluciones cuentan con infinitas funcionalidades, es crucial que elijas aquel que ofrezca las prestaciones que sean útiles para tu empresa. Para ello, es indispensable que tengas claros los objetivos que quieres alcanzar con la implantación de tu nuevo sistema. Debes preguntarte sobre los objetivos a cumplir y las mejoras a realizar en cada uno de los departamentos relacionados con ventas y marketing, así como establecer el tipo de clientes que quieres potenciar.
  2. Usabilidad del sistema. Es importante que el sistema de software CRM sea sencillo de usar para que los miembros de tu empresa puedan acceder de manera rápida en cualquier momento, ya que de ello dependerá la eficacia de muchas acciones de venta.
  3. Escalabilidad y movilidad. Un software CRM no escalable o que presente dificultades para cambiar al mismo ritmo de nuestra empresa puede convertirse en un obstáculo para potenciar el negocio. Además, es importante que sea de acceso móvil par agilizar el trabajo del equipo comercial.
  4. Valorar los datos que son necesarios controlar. Esto hará que lleves un buen seguimiento de las acciones comerciales, la productividad de tu equipo de ventas y las interacciones que realizan con los clientes. Recuerdas que aumentar las compras o fidelizar clientes serán tu objetivos primordiales.
  5. Establecer un proceso de ventas claro. Tienes que definir correctamente el proceso de venta y formar a todo el equipo de tu empresa para que todos conozcan cómo deben relacionarlo con las prestaciones que ofrece el CRM.
  6. Asignar correctamente el papel de los usuarios. Debes de definir bien el acceso de datos de cada personal de tu empresa, dependiendo de las responsabilidades que tengan.
 
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¿Por qué implantar un CRM en la nube?

Para incrementar el volumen de ventas y el rendimiento de tu empresa es indispensable que tu equipo comercial pueda acceder a la información del negocio en todo momento, sin importar el soporte. 

Con un software CRM en la nube dispondrás, por ejemplo, de las siguientes ventajas:

  • Consultar la información desde cualquier dispositivo, aportando la movilidad que necesita la fuerza de ventas hoy en día.
  • Ahorrar en costes de implantación y mantenimiento.
  • Realizar copias de seguridad y actualizaciones automáticas.
  • Reducir el volumen de documentos en la empresa al almacenar todos los datos en el servidor (cloud).
 
Implementar el software CRM en la nube te permitirá consultar los datos de la empresa desde cualquier lugar y agilizar tus acciones comerciales con los clientes.
 
 

La importancia de pasar de Excel a CRM en la gestión de clientes y ventas

Para tener una correcta gestión de la relación con los clientes necesitaremos un programa CRM que nos facilite una base de datos con toda la información de cada uno de ellos en tiempo real.

Excel ha quedado demostrado que no cubre las necesidades actuales de las empresas, ya que los trámites con la cartera de clientes requiere inmediatez e integración de la información, y el desarrollo en la hoja de cálculo es de forma manual, no permite la automatización y es necesario introducir los datos uno a uno.

Además, Excel no permite la segmentación de clientes, por lo que no podrás poner foco en grupos determinados de forma ágil. Un CRM te permite clasificar los clientes de la base de datos para que el equipo de marketing y ventas pueda diseñar estrategias personalizadas.

Con Excel las campañas de mailing será manuales y no podrás programar los emails para su envío automático, y la comunicación interdepartamental se ve afectada, ya que no todos los empleados tiene acceso a la misma información.

 

Descubre cuál es el mejor software CRM para tu negocio

Encontrar el sistema que se ajuste al perfil de tu organización puede ser complicado, ya que existen muchos tipos de soluciones en el mercado. Si quieres descubrir cuál es el mejor programa CRM para fidelizar a tus clientes y mejorar tus acciones comerciales, en SoftDoit podemos ayudarte. 

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