El software de control horario o de presencia, automatiza la gestión de las horas laborales de tus empleados

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Características del software de control horario o de presencia laboral

Una solución de control presencial es una herramienta que permite gestionar perfectamente la presencia laboral de nuestra plantilla. A través de terminales de acceso o fichaje, los empleados pueden dar parte de sus entradas y salidas de la empresa, y mediante este software de Recursos Humanos podrás controlar sus horarios y la carga de trabajo registrada en cada jornada

Los datos que se van registrando se almacenan en el programa de acuerdo a las actuales necesidades legislativas que deben cumplir todas las empresas españolas, y en una misma base de datos se gestiona gran cantidad de información de un mismo trabajador, como son las horas invertidas en cada jornada, entradas y salidas, absentismo, periodos de vacaciones, incidencias, retrasos, ubicación, etc. 

La información que registra automaticamente el software de control horario facilita: 

  • Conocer el horario real de cada trabajador, retrasos e incidencias.
  • Evaluar el rendimiento y la productividad del empleado en función de las horas invertidas.
  • Cruzar los datos con sistemas de gestión de turnos de trabajo para organizar cuadrantes.
  • Integrar el registro de horas con un software de nóminas para facilitar el cálculo salarial.
  • Registrar sin error las horas extra de cada empleado, que podrá consultar a través del Portal de Empleado.
  • Generar informes laborales disponibles en todo momento para su verificación y control.
 

Ley de Control Horario: una razón de peso para fichar en el trabajo 

Con la entrada en vigor del Real Decreto-ley 8/2019 el 12 de mayo de 2019, todas las empresas españolas tienen la obligación de llevar a cabo un registro diario de la jornada de sus empleados de manera que esté disponible durante cuatro años. Es la denominada Ley de Control Horario, cuyo objetivo no es otro que combatir la precariedad en el trabajo y acabar con las horas extra no remuneradas ni cotizadas a la Seguridad Social.

Gracias al software de control de presencia, esta tarea se puede automatizar digitalmente y cumplir con todos los requerimientos que lleva asociados de cara a las inspecciones. Con la tecnología adecuada, no es necesario vigilar el reloj ni recurrir a obsoletos sistemas basados en plantillas excel.

Los software estándar de Recursos Humanos ofrecen en muchos casos esta solución de forma nativa a través de módulos, pero también han surgido muchas soluciones informáticas específicas a raíz de esta normativa, sobre todo en la nube, que permiten a las pymes cumplirla sin tener que invertir mucho dinero.

 
Gestionar horarios, calcular las horas trabajadas, las extras y su remuneración son tareas que podrás realizar de manera automática y eficaz sin preocuparte.
 
 
Con un software de control horario en la nube puedes beneficiarte de todos las ventajas del cloud, como es la accesibilidad y deslocalización que permite a todos tus empleados a la hora de fichar desde teléfonos y dispositivos móviles con una sencilla aplicación web.
 

Funciones del software de control de horario para la gestión de empleados

  • Controlar el capital humano de la empresa en todo momento 
  • Generar fichas con los datos personales, horarios, salario y autorizaciones de acceso de cada empleado.
  • Acceder al historial de ausencias de cada uno de los trabajadores.
  • Crear y compartir calendarios laborales con todos los turnos de trabajo.
  • Personalizar los distintos motivos de incidencia o marcar el inicio y la finalización de la jornada laboral.
  • Obtener datos acerca de las horas trabajadas por parte de los empleados.
  • Recibir informes (sistema de reportes) para conocer el índice de ausencias y presencias del personal.
  • Definir diferentes permisos de acceso a los espacios para cada uno de los trabajadores.
  • Calcular la retribución de los empleados en función de las horas extra trabajadas, el tipo de jornada y las ausencias.
 

Sistemas biométricos para el control de presencia y aplicaciones en la nube

La mayor parte de los software de control horario disponen de lectores que permiten realizar un registro de los empleados que van más allá de las habituales tarjetas de proximidad o de banda magnética. Hoy en día se están estandarizando los terminales y lectores que permiten el control de accesos biométrico.

Las nuevas tecnologías han facilitado un reconocimiento y verificación inequívoca a través de rasgos físicos; como la huella dactilar, el iris, la geometría de la mano o incluso la voz; que ya son una realidad en el sector empresarial.

Por otro lado, si instalas tu software de control horario en la nube, además de tener un precio más asequible facilitarás el fichaje de la plantilla sin importar si realizan trabajo de campo o simplemente están trabajando fuera de la oficina, ya que a través de app móviles podrán registrar su presencia accediendo al programa desde un teléfono móvil.

 
La tecnología del software de control horario, además de los habituales lectores de tarjetas para fichar, ya disponen de sistemas biométricos más avanzados  para huellas digitales o reconocimiento facial.
 
 

Ventajas de implantar un software de control horario

  1. Potenciar el rendimiento de tu equipo de trabajo, reduciendo los retrasos y los tiempos de inactividad al saber que sus movimientos de entrada, salida y descansos están registrados.
  2. Regular accesos a determinadas áreas o departamentos de la empresa en función de la del empleado, así como facilitar el control de la ubicación de los trabajadores mediante los lectores de tarjetas o biométricos.
  3. Cumplir con los requisitos de la Ley de Control Horario que afecta a todas las empresas españolas, independientemente de cuál sea su volumen o sector.
  4. Ahorrar tiempo y costes al automatizar tareas administrativas diarias, como el fichaje del personal, sin tener que preocuparse de su efectividad ante posibles auditorías.
  5. Optimizar la planificación de los recursos humanos de la empresa al disponer de información de cada empleado en tiempo real, si está en su puesto de trabajo, reunido con un cliente, ausente o de vacaciones.
  6. Controlar la jornada laboral de los empleados deslocalizados, que trabajan fueran de las oficinas, gracias a las aplicaciones móviles.
 
Beneficios de un software de control de presencia
 
Las empresas pueden tener la absoluta certeza de que cumplen con los requisitos legales gracias a los informes de control horario generados de manera automática por un software. Por eso, contar con el programa adecuado es fundamental.
 
requisitos legales
 

Requisitos que deben cumplir las empresas con la nueva Ley de Control Horario

  • El registro será diario y tendrá que indicar la hora de entrada y de salida, sin perjuicio de la flexibilidad horaria.
  • Los empleados deben conocer la duración y distribución de su jornada ordinaria y horario laboral. Estarán obligados a fichar en los descansos.
  • Los sindicatos podrán estar informados mensualmente, si así lo solicitan, de las horas extraordinarias que se realicen.
  • El registro debe poder estar documentado y disponible durante 4 años, tanto para trabajadores, sindicatos como controles de inspección.
  • Su incumplimiento puede llevar a multas desde 626€ hasta 6.250€.
 

Cómo encontrar el programa de control horario que mejor se adapta a tu empresa 

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