Software de gestión de turnos, ventajas de automatizar la creación del cuadrante de horarios de trabajo

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¿Qué es un software de gestión de turnos de trabajo?

Un software de gestión de turnos es una herramienta esencial para configurar los turnos rotativos y el cuadrante de horarios de los empleados en una compañía, desde una pyme a una gran empresa. Este sistema permite llevar un control absoluto y en tiempo real acerca de la disponibilidad de la plantilla, así como bajas de última hora, peticiones de cambio, vacaciones adelantadas, etc. 

La gestión de turnos se organiza de manera óptima y eficiente al tener todos los datos relacionados con los horarios y las jornadas de los empleados en una misma base de datos, que se actualiza con cada consulta o modificación, y está accesible tanto para responsables de RRHH como para los propios trabajadores. Podrás anticiparte y resolver rapidamente todo tipo de incidencias relativas al cuadrante de horarios.

Gracias al software de gestión de turnos podrás administrar los horarios y la rotación de tus empleados de una forma integrada, eficaz y teniendo en cuenta de forma automática todos los turnos y disponibilidades. Además, tendrás la posibilidad de registrar la actividad de cada empleado y las horas extras realizadas en cada cuadrante. 

 

Del obsoleto excel de turnos al software que automatiza el cuadrante de horarios

El principal objetivo que se busca alcanzar cuando en una empresa cuando instala un software de turnos de trabajo, independientemente de su volumen o sector, es simplificar y automatizar tareas para optimizar tiempo y dinero.

Peticiones personales, bajas de última hora, calendario laborales que cambian, conciliación, disponibilidad, vacaciones mal apuntadas… los quebraderos de cabeza para el gerente o el responsable de Recursos Humanos tanto en pymes como grandes empresas es arduo y variado.

Por suerte, ya no es necesario rehacer el cuadrante de horarios ante imprevistos o perder horas de trabajo cada mes para planificar turnos que sabemos que no serán los definitivos en cuanto pasen unas semanas.

La costumbre de organizar en excel turnos de trabajo ha pasado a la historia por su poca efectividad y falta de flexibilidad ante impresvistos.


El tiempo y el esfuerzo malgastado en realizar en hojas de cálculo unas tareas fundamentales a la hora de cuidar nuestro equipo humano, y que se repiten de manera estacional, reduce considerablemente la productividad de la empresa. Por eso es tan importante automatizar los procesos de gestión de turnos e instaurar un sistema de control con la herramienta adecuada.

 
Hoy en día es fundamental que tanto pymes como grandes empresas olviden el excel de turnos de trabajo y se pasen a los beneficios de un buen software para automatizar procesos y aumentar su eficiencia.
 
 
Gracias a los software de gestión de turnos de trabajo, el cuadrante de horarios y las rotaciones de los empleados se planifican con mayor eficacia, adelantándose a las necesidades de la empresa.
 

Aumenta la productividad con un programa para hacer turnos de trabajo

Cuando se trata de la organización de personal de una pyme, el control mediante una hoja de cálculo puede parecer suficiente, pero ya hemos visto que implica una gran pérdida de tiempo su elaboración. Por ello, independientemente del tamaño de la empresa, la implantación de un programa para hacer turnos de trabajo resulta imprescindible. 

Durante el proceso del cuadrante de horarios debe haber una optimización de los turnos de trabajo para mantener la eficiencia y la rentabilidad de la compañía. Deberás tener en cuenta los recursos disponibles para mantener los niveles de productividad  y respetar los turnos de los empleados. 

Para una correcta realización de cuadrante de horarios es necesario conocer las características de la empresa: número de empleados, organización, estructura empresarial, necesidades específicas, demanda de clientes, perfiles necesarios en cada turno, etc. El software de gestión de turnos de trabajo te permitirá realizar esta tarea de una forma sencilla y rápida.  

 
Al simplificarse y automatizarse la gestión
de turnos con un software, las empresas pueden invertir más tiempo en actividades con mayor valor productivo.
 
 

Funciones del software de gestión de turnos

  • Determinar las horas diarias, semanales y mensuales a realizar para cada uno de los empleados
  • Realizar una planificación automática de los turnos de trabajo con precisión, acorde a las disponibilidades reales.
  • Modificar y reorganiza el cuadrante de horarios con las posibles incidencias que se presenten.
  • Controlar en todo momento las bajas laborales, los tiempos de descanso, cuándo se ficha en el trabajo, las vacaciones y los retrasos
  • Supervisar el cumplimiento de las normas de entrada y salida de la compañía
  • Permitir que los trabajadores accedan a su perfil de usuario y comprueben sus turnos gracias al Portal del empleado.
  • Recibir notificaciones con las solicitudes de cambios de turnos de los trabajadores para que los responsables de Recursos Humanos las puedan aprobar o denegar.
 
Los procesos relacionados con el cuadrante de horarios se consiguen automatizar con el software adecuado, facilitando la creación de turnos que tienen en cuenta diversas variables y solicitudes en tiempo real.
 
 

App para gestionar y consultar el cuadrante de horarios desde el móvil

Si tienes a tu cargo el departamento de recursos humanos, sabrás que la distribución de horarios y turnos puede complicarse con imprevistos de última hora y ausencias no programadas. Por suerte, hoy en día muchos de los programas de gestión de turnos, sobre todos las soluciones online, disponen de una app para poder gestionar y consultar el cuadrante de horarios sin tener que estar en la oficina, sino desde el propio teléfono móvil o tablet, con todos los datos perfectamente sincronizados. 

Una app móvil para gestión de turnos permite:

  • Solventar con rapidez los cambios de última hora.
  • Enviar notificaciones a los implicados de los cambios para que todos respondan con eficacia al imprevisto.
  • Comprobar desde cualquier lugar las próximas vacaciones, turnos de la siguiente semana o cualquier dato que queramos consultar.
 

Ventajas de utilizar un software de gestión de turnos para crear cuadrante de horarios

  1. Potenciar el rendimiento de los trabajadores y mejorar la competitividad del negocio. Unos empleados satisfechos con sus rotaciones, que ven los cuadrantes equilibrados en cuanto a carga horaria, donde se tienen en cuenta sus peticiones y pueden consultar los cambios, mejorarán mucho su rendimientos y su relación con la empresa, que repercutirá en mayores beneficios.
  2. Automatizar la mayoría de los procesos relacionados con el control de turnos y de la actividad del personal (como el control horario) simplificando el trabajo del departamento de recursos humanos o del gerente.
  3. Optimizar la gestión de los recursos humanos de tu empresa de manera sencilla, realizando una planificación de turnos mucho más ajustada, anticipándose a las incidencias del cuadrante sin afectar mucho al resto de la plantilla.
  4. Aumentar la productividad y la rentabilidad de tu empresa. Si contamos con unos empleados satisfechos con su carga de horas y tenemos unos turnos rotativos efectivos acorde a las necesidades de cada momento, la productividad y los márgenes de beneficios serán mucho mayores.
  5. Obtener información acerca de las horas trabajadas realmente de manera individualizada, las horas extra realizadas y vincularlos con las nóminas.
  6. Almacenar y consultar el historial de cuadrantes en todo momento, para así comprobar los periodos más rentables o productivos y poder tomar mejores decisiones de cara al futuro.
 
Ventajas y beneficios de utilizar un software de gestión de turnos
 

Gestión de turnos eficiente y las necesidades de cada negocio y sector

Ya hemos visto como todo tipo de empresas se benefician cuando informatizan el cuadrante de horarios de sus empleados. Aunque es verdad que ciertos sectores; como la hostelería, la restauración, la industria, la sanidad o el comercio; pueden disfrutar aún de mayores ventajas, ya que su plantilla trabaja normalmente a turnos que varían semanalmente.

Si la jornada es a turnos, continua o partida, tener horarios y cuadrantes de trabajo óptimos organizados por un software es fundamental para mejorar el rendimiento de la empresa y no “quemar” a la plantilla con rotaciones imposibles y horas extra.

A la hora de instalar nuestro programa, debemos saber que los software de gestión de turnos pueden encontrarse como programas específicos, bastante asequibles tanto en su modalidad on premise como en la nube (sobre en esta última opción, que permite el pago por uso o SaaS), o bien como módulos de una solución más completa de software de Recursos Humanos.

 
Una gestión de turnos mal organizada, con cuadrantes de horarios poco equilibrados, puede afectar directamente a los beneficios de la empresa y al rendimiento de sus empleados.
 
 

La gestión de turnos en el sector HORECA

Uno de los factores clave del éxito de las empresas del sector HORECA (acrónimo de hoteles, restaurantes y cafeterías) es organizar el cuadrante de horarios de su plantilla correctamente y de manera efectiva, cubriendo todos los turnos con el personal adecuado, siempre habiendo responsables y sin fomentar las horas extra.

Por eso es tan determinante para este sector contar con un software de gestión de turnos que automatice cuadrantes y rotaciones de una forma sencilla, productiva y equilibrada, aumentando la satisfacción de los trabajadores y su bienestar. 

Un buen cuadrante de horarios no solo nos mostrará cuánto personal debe haber en las diferentes franjas horarias, sino también contemplará que, dependiendo de las tareas a realizar, asignemos los empleados en función de una mayor efectividad. 

 

Claves para mejorar el cuadrante de horarios en la hostelería

  • Identificar las horas punta del restaurante para planificar un buen sistema de turnos con antelación.
  • Organizar turnos equitativos y rotativos que equilibren la carga de trabajo de cada empleado
  • Contar con personal suficiente, sin tener que “quemar” a la plantilla por falta compañeros.
  • Planificar el sistema de turnos con antelación.
  • Utilizar el adecuado software para realizar el cuadrante de horarios.
 
 

Cómo encontrar el software de gestión de turnos que mejor se adapta a tu empresa 

Con el programa adecuado serás capaz de gestionar de manera eficiente la jornada laboral y los horarios de tus trabajadores. ¿Quieres descubrir cuál es el sistema de cuadrantes de trabajo más idóneo para los requisitos de tu negocio? 

A través del comparador que encontrarás en esta misma página, desde SoftDoit te facilitaremos esta elección. En menos de 1 minuto, y de manera neutral y gratuita, sabremos asesorarte sobre el software de gestión de turnos que mejor se adapta a las necesidades de tu negocio y aquellos sectores que deseas optimizar. ¡Por algo somos la primera consultora digital de software en España para empresas y profesionales!