Software ERP, las ventajas de una buena gestión empresarial y cómo encontrar el mejor para tu empresa

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¿Qué es un software ERP? Significado

ERP son las siglas en inglés de Enterprise Resource Planning; en español, sistema de planificación de recursos empresariales. Es un sistema de información que integra en una única base de datos los principales procesos empresariales tanto de las las pymes como de las grandes compañías, como puede ser la producción, la contabilidad, la facturación, la venta o el inventario. 

Este tipo de aplicaciones permite añadir módulos para ampliar las funcionalidades del software de acuerdo a las necesidades particulares de cada compañía. Por lo tanto, esta herramienta de planificación de recursos empresariales constituye un gran apoyo en la toma de decisiones y sirve para agilizar la resolución de problemas.

Al tener todo el sistema de información de los diferentes departamentos de la empresa integrado en una única base de datos, realizar análisis de rendimiento y productividad es mucho más sencillo, y además ofrece una visión realmente global del negocio. Al estar estos procesos automatizados, podemos olvidarnos de errores humanos en cálculo, datos duplicados y ausencia de información relevante.

Su sencillez de uso, interfaz del programa ágil y amigable, personalización mediante módulos y escalabilidad
en función de las necesidades empresariales que van surgiendo, hacen de los software ERP una herramienta perfectamente adaptada a las necesidades de todo negocio, ya sean pymes o grandes compañías.

 
Un 40% de las empresas que adquieren un software ERP notan un aumento la productividad

Según una encuesta de Panorama Consulting de 2013

 

 

 El software ERP es una herramienta de planificación de recursos empresariales integrada  que constituye un gran apoyo en la toma de decisiones y en la resolución de problemas.
 
 

Descubre los beneficios y las ventajas de utilizar un software ERP

Los sistemas de gestión ERP son una pieza clave para el desarrollo del negocio, ya que permiten integrar en una misma estructura todo el flujo de información empresarial, simplificando los procesos internos y externos de la compañía. Algunos de los principales beneficios de contar con esta solución son:

  • Facilitar y optimizar la toma de decisiones en la empresa
  • Conocer la evolución del negocio en todo momento
  • Gestionar los recursos disponibles de manera más eficiente
  • Obtener datos actualizados para la planificación de futuras acciones
  • Aumentar la rentabilidad y la productividad del negocio
  • Mejorar el rendimiento de los empleados y el funcionamiento de la compañía
  • Ofrecer una atención de mayor calidad a los clientes
  • Gestionar los proyectos de manera más eficiente
  • Reducir costes empresariales e incrementar los beneficios
  • Evitar la duplicidad de tareas y reportes gracias a una mayor coordinación entre departamentos
  • Acelerar la actividad comercial y cerrar más ventas, optimizando el sistema contable empresarial
  • Mejorar la fluidez de los procesos de trabajo gracias a la automatización
  • Optimizar los recursos materiales y humanos
  • Potenciar la innovación y destacar por encima de la competencia 
 
Beneficios del Software ERP
 

¿Cuáles son las principales funcionalidades de un software ERP?

Un software ERP es una herramienta imprescindible para la gestión eficiente de todo negocio y su desarrollo. Permite la integración y el manejo de las distintas áreas de la empresa, logrando una mayor coordinación entre los distintos departamentos. Además, el sistema ERP interviene en el control de muchas actividades de negocio, como ventas, entregas o pagos.

Las funciones primordiales de cualquier software ERP son las siguientes:

     
    • Gestionar la contabilidad y las tareas administrativas de la organización
    • Obtener información del estado del negocio en tiempo real para una toma de decisiones acertada
    • Administrar los materiales y recursos disponibles de manera eficiente
    • Controlar el stock del almacén y mantener los niveles óptimos
    • Realizar un seguimiento de las ventas y de las acciones comerciales
    • Automatizar todas las tareas mecánicas y repetitivas
     
    • Garantizar la seguridad de la información confidencial de los clientes y de la empresa
    • Potenciar la comunicación interna de la compañía
    • Gestionar el capital humano de la empresa de manera sencilla
    • Incrementar el retorno de la inversión (ROI) a corto plazo
    • Supervisar los procesos logísticos y cada una de las partes de la distribución y la producción
     
     
    El 60% de las empresas han fracasado al implantar
    un software que no cumplía con sus expectativas,
    perdiendo tiempo y dinero. De ahí la importancia de dejarse asesorar por profesionales de las soluciones informáticas como SoftDoit. 

    Descarga el estudio sobre "Estado actual y futuro del software en España 2019"

     

    ¿Cómo funciona el software ERP y qué módulos puedes incluir?

    Con el paso del tiempo, las empresas crecen y evolucionan, por lo que los software ERP deben ser flexibles y permitir la incorporación de distintos módulos que realicen nuevas funciones de acuerdo a sus casos de uso. La integración de módulos es cada vez más común, ya que es una manera sencilla ampliar las utilidades de un software.

    Según las funcionalidades concretas que demande tu organización, es posible que vayas a necesitar alguno de las siguientes módulos o extensiones:

    • Producción y fabricación: Ideal para la planificación de la fabricación en cada una de sus fases, gestionar stock, la trazabilidad, etc.
    • Gestión del inventario: Sirve para controlar los niveles de stock existentes, gestionar la entrada y salida de productos, etc.
    • Contabilidad: Es un módulo esencial para la gestión financiera y administrativa. Realiza los cierres con tables y financieros, una gestión analítica y se adapta a las obligaciones fiscales del momento.
    • Gestión de personal: Esencial para gestionar el capital humano, las nóminas y la captación de talento.
    • CRM (Customer Relationship Management): Imprescindible para gestionar la relación con los clientes y fidelizarlos.
    • Compras y módulo de ventas: Abarca la actividad comercial, como la creación de promociones, descuentos o el seguimiento de compras.
    • SCM (Gestión de Cadena de Suministro): Se ha desvinculado de la producción e inventario y sirve para gestionar el aprovisionamiento y la distribución del producto final.
     

    Componentes opcionales: ¿para qué más puedes utilizar un software ERP?

    Además de los módulos esenciales, existen otras aplicaciones opcionales que también pueden ser de gran utilidad y que cada vez son más implantados:

    • Marketing: Indispensable para la planificación y ejecución de las distintas campañas de comunicación.
    • Análisis de negocio: Permite obtener una visión global y estratégica de la empresa.
    • Gestión de proyectos: Para la planificación y la administración de los recursos.
    • eCommerce: Ideal para crear y gestionar una tienda online, subir las fichas de cada producto, realizar pedidos en la web, etc.
    • Gestión documental: Perfecto para la organización y clasificación de todo tipo de archivos.
    • Gestión de residuos: Asegura el crecimiento sostenible del negocio y ayuda a reducir el impacto medioambiental en los procesos productivos.
    • Control de calidad: Este módulo permite garantizar que los productos o servicios ofrecidos cumplen con los estándares de seguridad y calidad establecidos en tu sector.
     
    El software ERP ya está integrando una de las mayores revoluciones tecnológicas del momento, el blockchain, debido a la transparencia, seguridad y trazabilidad que aporta.
     
     
    Algunos software ERP incluyen la posibilidad de crear catálogos y documentación comercial gracias a las referencias cruzadas que permite generar con la información relativa a cada producto y según a qué cliente queramos llegar.
     

    ERP en la nube: menos costes y más flexibilidad

    El cloud computing o la implantación del software ERP en la nube ofrece innumerables beneficios, pero a continuación detallamos los más destacados:

    • Ahorrar en costes iniciales, ya que la implantación en la nube es más económica. Olvídate de las desventajas de los pesados programas instalados en tu ordenador o las licencias.
    • Simplificar el mantenimiento del software, al gestionar las incidencias de forma externa.
    • Acceder a la información de la empresa en todo momento, a través de cualquier dispositivo.
    • Compartir documentos y archivoscon el resto de integrantes de la compañía de manera sencilla y segura.
    • Proteger los datos confidenciales del negocio mediante las conexiones cifradas.
    • Realizar actualizaciones periódicas de forma automática a través de los servidores cloud.
     
    Según el estudio de SoftDoit “Estado actual y futuro del software en España 2019”,
    el 73,3% de las empresas confía en el cloud para instalar su programa
    de gestión.
     
     

    Un poco de historia. De los primeros gestores hasta el software ERP

    A pesar que con el boom de la Revolución Industrial ya encontramos los primeros sistemas empresariales que buscaban automatizar tareas, no es hasta el desarrollo de la informática durante la Segunda Guerra Mundial cuando podemos hablar de los primeros gestores logísticos.

    Pero cuando en los años 60 los avances tecnológicos militares se desplazan también al sector empresarial, ya encontramos los sistemas de gestión de empresas, cuya evolución hasta 1990 (pasando en los 70 y 80 por el Material Requirement Planning MRP para suministros y materiales) nos llevan hasta el actual ERP.

    Es a finales del siglo XX cuando, por fin, toda la información de los distintos departamentos de una empresa se centralizan en una solución para facilitar la toma de decisiones. A día de hoy, el software ERP continúa evolucionando y beneficiándose de las continuas novedades tecnológicas de nuestra era digital.

     

    Tips para sacarle todo el partido a tu plataforma ERP

    Aunque encontrarás más consejos específicos a final de este artículo, hay ciertos aspectos que incrementarán las ventajas de tu sistema ERP:

    • Personaliza tu plataforma

    Lo mejor es trabajar en conjunto con tu proveedor para personalizar la plataforma a tu negocio. Eliminar opciones innecesarias, ocultar campos que no vayas a utilizar y habilitar únicamente las características que necesites realmente.

    Si aún no cuentas con un una plataforma ERP, asegúrate que el sistema que elijas tenga un cierto grado de personalización.

    • Define las reglas del negocio y los procesos

    Transforma los procesos y lineamientos de tu negocio en preferencias del sistema dentro de tu ERP, de esta manera ayudarás al monitoreo preciso y en tiempo real de las operaciones diarias. De igual forma, al realizar una auditoría, tendrás una constante en elementos de información y trazabilidad.

    • Aumenta las funcionalidades de tu ERP poco a poco

    Si empezaste con sólo un módulo de cobros, ¿por qué no agregar uno de inventarios?, ¿o de personal?. No es necesario empezar con todos, sin embargo, cada uno de los elementos que agregues a tu sistema ayudará a optimizar la gestión de tus puntos de venta.

    Sobre todo, hoy en día debes asegurarte que tu software ERP cuente con un módulo de facturación con las disposiciones fiscales actualizadas correspondientes a tu zona.

    • Utiliza la tecnología móvil

    La portabilidad es un tema indispensable para cualquier negocio hoy en día, y se trata de una gran ventaja competitiva. Aprovecha las herramientas móviles de tu software ERP para la planificación de compras, control de inventarios y el manejo de la información para la toma de decisiones de tu negocio.

    • Asegúrate de estar actualizado

    Suele suceder que algunas compañías se quejan que su sistema ya no cumple con sus necesidades actuales. Manténte al tanto de las actualizaciones disponibles para tener tu plataforma siempre a punto y con las mejores opciones para ti.

    • Mide el retorno de la inversión durante el uso de tu ERP

    La inversión en tecnología sigue siendo una inversión. Monitoriza de forma regular tus retornos para asegurar que cada céntimo está trabajando para ti.

    • Olvídate del miedo al cambio

    No te agobies, e invierte el tiempo necesario para dominar tu ERP. Conócelo a profundidad y desarrolla las habilidades para sacar el máximo partido de él. No dejes que el miedo a lo desconocido te frene o interfiera con el crecimiento potencial de tu negocio.

    Es muy importante conocer el potencial de tu plataforma ERP para poder configurar el sistema según las necesidades de tu empresa. En caso de emergencia debes tener la certeza que todas las medidas de seguridad van a funcionar correctamente, y para eso necesitas saber cómo funciona tu ERP y hasta dónde puede llegar. Te aseguramos que esto puede salvar la vida de tu empresa en una situación complicada.

     
    Tips para sacar todo el partido a tu plataforma ERP
     

    ¿Cuál es el mejor software ERP? Consigue tu comparativa personalizada y gratuita con SoftDoit

    Como puedes ver, implantar un sistema de gestión ofrece muchas ventajas. No obstante, encontrar un programa que se adapte a las necesidades específicas de tu empresa no es fácil. Además, requiere de una inversión de tiempo y dinero considerables.

    Si estás buscando el mejor software ERP para tu negocio, desde SoftDoit podemos ayudarte. ¡Encantados de ser tu consultora online gratuita! Para acertar a la primera y ahorrarte tiempo y dinero en esta búsqueda, lo mejor es que te dejes aconsejar por nuestros profesionales y, respondiendo simplemente unas preguntas en nuestro comparador, darás con la solución ideal.

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