Software ERP: todas sus claves y ventajas para optimizar la gestión de tu empresa (y cómo elegir el mejor)

Recursos y artículos sobre Software ERP:
 
Soluciones destacadas en Software ERP:
 

Descubre SIN COSTE el mejor Software ERP para tu empresa

Preguntas: 1 de 8
Tiempo estimado para completar este formulario: 40 segundos

¿Qué es un software ERP?

ERP son las siglas en inglés de Enterprise Resource Planning; que se traduce como sistema de planificación de recursos empresariales. 

Un programa ERP administra el back-office de una empresa; es decir, su gestión interna: recursos, procesos, comunicación interdepartamental, desarrollo financiero y administrativo. 

Es capaz de centralizar en una única base de datos los principales procesos empresariales, como puede ser la producción, la facturación, la cadena de suministro o la contabilidad.

Por eso, un ERP constituye un gran apoyo en la toma de decisiones, en la optimización de procesos y a la hora de agilizar la resolución de problemas. Realizar un análisis de rendimiento y de productividad es mucho más sencillo al ofrecer una visión global del negocio.

Al estar los procesos automatizados y optimizados gracias al software ERP, podemos olvidarnos de errores humanos en cálculo, datos duplicados y ausencia de información relevante.

Su sencillez de uso, interfaz intuitiva y alta personalización hacen de los software ERP una herramienta que se adapta a las necesidades de todo negocio, ya sean ERP para pymes o para grandes compañías.

 
El software ERP es una herramienta de planificación de recursos empresariales para optimizar y automatizar procesos internos gracias su análisis de datos, mejorando la competitividad, la productividad y la rentabilidad.
 
 

¿Cómo funciona el ERP? Software de gestión administrativa que optimiza recursos y procesos

El software ERP es un sistema modular, flexible y escalable que permite la incorporación de distintas prestaciones en función de las necesidades de cada empresa o de su evolución a lo largo del tiempo. Existen diferentes tipos de ERP según sean más estandarizados o a medida. 

Como solución de gestión administrativa, el software ERP facilita que gerentes y directivos puedan optimizar el uso de los recursos de la empresa, tanto financieros como materiales, para alcanzar sus objetivos con la máxima rentabilidad y eficiencia.

En cuanto a sus funcionalidades, podemos encontrar software ERP integrales para administrar la empresa en su conjunto; sistemas ERP específicos para en un área de gestión, como son los programas de facturación; o ERP vertical con las herramientas que necesita una sector empresarial, como el ERP de construcción.

  • El ERP es la solución con mayor índice de implantación, ya que es el programa de gestión más completo y que abarca los principales pilares de un negocio: los procesos administrativos, productivos y financieros. 
  • Los software ERP está diseñados para la gestión interna y la optimización de sus procesos.
  • Destacan por una potente base de datos donde se registra y organiza toda la información de los procesos de la empresa. 
  • Su objetivo es lograr automatizar la actividad de los departamentos, reducir costes y optimizar recursos gracias al análisis de ese flujo de información centralizada.
 

Características de los mejores ERP 

  • Adaptabilidad:
    Además de las funcionalidades básicas que ofrecen estos programas, un buen software ERP es capaz de adaptarse a las futuras necesidades de la empresa y a cada tiempo.
  • Posibilidad de integración:
    Otro factor es la integración con otras aplicaciones del negocio.
  • Escalabilidad:
    Los mejores ERP ofrecen la posibilidad de desarrollarse de manera constante, cuentan con una estructura modular capaz de incorporar múltiples funcionalidades.
  • Herramientas de análisis de la información:
    Otra de las características de un buen ERP es la capacidad de analizar los datos más relevantes de la empresa y medir los resultados.
 
Los software ERP incluyen funciones básicas para la gestión empresarial y ofrecen la posibilidad de añadir módulos más específicos para cada proceso.
 
 
El software ERP gestiona de forma global, y a través de una única base de datos, todos los procesos de la empresa, optimiza los recursos y genera informes para mejorar la toma de decisiones. Gracias a sus módulos, podemos potenciar las áreas que necesitemos.
 

Tipos de ERP y módulos para simplificar los procesos de tu empresa

Según la actividad de una empresa, su volumen o las áreas que esta necesite potenciar, ya hemos visto que podemos encontrar software ERP centrados en una prestación o bien para una gestión más integral. 

Estos son los principales módulos y tipos de ERP que podemos encontrar:

  • Cadena de suministro: El software SCM (Supply Chain Management) optimiza y automatiza la gestión de la cadena de suministro en la industria, desde el pedido de materiales, al almacenaje y la entrega al cliente final.
  • Producción y fabricación: Ideal para la planificación de la fabricación en cada una de sus fases, stock, trazabilidad, cadena de suministro, requerimientos materiales, etc.
  • MRP y MRP II: Planificación de Requerimientos Materiales en los procesos productivos
  • Gestión del inventario: Sirve para controlar los niveles de stock existentes, gestionar la entrada y salida de productos en comercios, tiendas online, cadenas de montaje, fábricas, etc.
  • Contabilidad: Es un módulo esencial para la gestión administrativa. Realiza los cierres contables y financieros, la gestión analítica y se adapta a las obligaciones fiscales del momento.
  • Facturación y presupuestos: dos módulos básicos para la gestión de todo tipo de negocio, que automatiza cálculos e impuestos.
  • Compras y módulo de ventas: Abarca la actividad comercial, como la creación de promociones o el seguimiento de compras.
  • Control de calidad: Este módulo permite garantizar que los productos o servicios ofrecidos cumplen con los estándares de seguridad y calidad establecidos en tu sector.
  • Gestión de residuos: Ayuda a controlar y programar las metodologías de tratamiento más eficientes cumpliendo con la normativa legal, generando la documentación necesaria. Fundamental en industria.
 
Según las necesidades de cada empresa, se puede instalar un software ERP enfocado en un tipo de prestación, como contabilidad, o uno más global con diversas funcionalidades: contabilidad, inventario y fabricación, por ejemplo
 

 
Componentes opcionales: ¿para qué más puedes utilizar un software ERP?

Además de los módulos esenciales, existen otras prestaciones que los programas ERP también integran para una gestión global:

 
 
Con un software ERP conseguirás reducir costes y aumentar la productividad de tu empresa gracias a su optimización de procesos y análisis de datos.
 

Ejemplos de ERP: principales funcionalidades y casos de uso

  • Automatizar la gestión administrativa y contable: control de cobros y pagos, conciliación bancaria, balance de cuentas, pedidos, etc.
  • Obtener información del estado del negocio en tiempo real para una toma de decisiones acertada.
  • Automatizar la creación y el envío de facturas, presupuestos, modelos tributarios, etc.
  • Administrar los materiales y recursos disponibles de manera eficiente.
  • Controlar el stock y mantener los niveles óptimos del almacén.
  • Realizar un seguimiento de las ventas y de las acciones comerciales.
  • Automatizar todas las órdenes de producción.
  • Garantizar la seguridad de la información confidencial de los clientes y de la empresa.
  • Potenciar la comunicación interna de la compañía.
  • Incrementar el retorno de la inversión (ROI) a corto plazo.
  • Supervisar los procesos logísticos y cada una de las partes de la distribución y la producción.
     

    Beneficios y ventajas de utilizar un software ERP

    1. Facilitar y mejorar la toma de decisiones en la empresa. Gracias a su sistema de información centralizado podemos conocer la evolución del negocio en tiempo real, con estadísticas de todos los departamentos que abarca. Además, permite obtener datos actualizados para la planificación de futuras acciones y posibles nuevos escenarios.
    2. Aumentar la rentabilidad y la productividad del negocio. Ya que gestiona los recursos disponibles de manera más eficiente y optimiza los recursos materiales y humanos, mejorando el rendimiento de los empleados y el funcionamiento de la compañía. 
    3. Mejorar la fluidez de los procesos de trabajo gracias a la automatización. Reduce los costes empresariales e incrementa los beneficios, además de evitar la duplicidad de tareas y reportes gracias a una mayor coordinación entre departamentos
    4. Potenciar la innovación y destacar por encima de la competencia. Acelera la actividad comercial y cierra más ventas, optimizando el sistema contable empresarial. Ofrece una atención de mayor calidad a los clientes.
     
    Beneficios del Software ERP
     

    ERP en la nube: menos costes y más flexibilidad

    El cloud computing o la implantación del software ERP en la nube ofrece innumerables beneficios. Detallamos los más destacados:

    • Ahorrar en costes iniciales, ya que la implantación en la nube es más económica. Olvídate de las desventajas de los pesados programas instalados en tu ordenador o las licencias. El pago por uso del ERP SaaS es todo un avance.
    • Simplificar el mantenimiento del software, al gestionar las incidencias de forma externa.
    • Acceder a la información de la empresa en todo momento, a través de cualquier dispositivo.
    • Compartir documentos y archivos con el resto de integrantes de la compañía de manera sencilla y segura.
    • Proteger los datos confidenciales del negocio mediante las conexiones cifradas.
    • Realizar actualizaciones periódicas de forma automática a través de los servidores cloud.
     
    Un software ERP en la nube te permite controlar el negocio en tiempo real desde cualquier ubicación, accediendo a los datos del programa desde cualquier dispositivo con conexión a internet.
     
     
    El software ERP es la solución empresarial con mayor índice de implantación, ya que es el programa de gestión más completo y que abarca los principales pilares de un negocio: los procesos administrativos, productivos y financieros.
     

    Un poco de historia. De los primeros programas de gestión hasta el software ERP actual

    A pesar de que con el boom de la Revolución Industrial ya encontramos los primeros sistemas empresariales que buscaban automatizar tareas, no es hasta el desarrollo de la informática durante la Segunda Guerra Mundial que podemos hablar de los primeros gestores logísticos.

    En los años 60, cuando los avances tecnológicos militares se desplazan también al sector empresarial, ya encontramos los sistemas de gestión de empresas, cuya evolución hasta 1990 (pasando en los 70 y 80 por el Material Requirement Planning MRP para suministros y materiales) nos llevan hasta el actual ERP. Es a finales del siglo XX cuando, por fin, toda la información de los distintos departamentos de una empresa se centralizan en una solución para facilitar la toma de decisiones. 

    A día de hoy, el software ERP continúa evolucionando y beneficiándose de las continuas novedades tecnológicas de nuestra era digital. Ya está integrando dentro de su sistema las principales novedades del momento, como el blockchain, y es el principal motor de la transformación digital de la industria, la llamada Industria 4.0 junto con el software industrial. Precisamente en este sector, el ERP industrial se ha hecho imprescindible para gestionar toda la cadena productiva de una planta de producción. Desde compras, planificación, logística, materiales, contabilidad, etc., adaptando el sector a las necesidades del mercado y de esta nueva industria. 

     

    Consejos para encontrar el mejor ERP

    1. El tamaño de la empresa: las necesidades y prestaciones de una pyme y una gran empresa son muy diferentes, lo que influirá tanto en el coste del ERP como en su complejidad a la hora de implantarlo.
    2. Establecer si el tipo de sector es determinante: como ya hemos visto, existen soluciones ERP diseñadas para cubrir los requisitos específicos de las empresas de un sector en concreto. Es importante reflexionar sobre si queremos un programa global o simplemente administrar presupuestos.
    3. Funciones y módulos que necesitamos: no todas las empresas necesitan potenciar los mismos departamentos. Realiza un trabajo de análisis para señalar aquellos aspectos que quieres potenciar y mejorar. 
    4. Presupuesto disponible: aunque no es el aspecto más importante para la elección, es necesario definir un presupuesto a invertir en la nueva solución. Hay que tener en cuenta que, si eliges el mejor ERP, este acompañará a tu empresa durante años, así que hay que verlo como una inversión a largo plazo. También hay que conocer las ventajas que nos pueden ofrecer las versiones ERP SaaS, muchos más asequibles.
    5. Escalabilidad y flexibilidad: es importante tener en cuenta que las necesidades y recursos que hoy tiene la empresa pueden cambiar con el tiempo, así que el mejor ERP que decidas instalar (debido al esfuerzo e inversión que supone) debe ser capaz de adaptarse y evolucionar contigo.  No debes olvidar que elegir un ERP significa, por lo normal, convivir de 5 a 10 años con él en la empresa; por ese motivo es tan importante la escalabilidad y la capacidad de actualización.
    6. Facilidad de uso e integración con otros sistemas: de nada sirve invertir en un completo ERP lleno de funcionalidades si los usuarios no va a poder familiarizarse con su manejo. Utilizar las demos del software antes de decidirnos es un paso clave. Además, tenemos que saber si el programa es compatible con otros sistemas previos para poder exportar los datos.
     
    Seis claves para elegir el mejor ERP
     

    Y ahora... Cómo elegir el mejor software ERP para tu empresa

    Como puedes ver, implantar un sistema de gestión ERP ofrece muchas ventajas. No obstante, encontrar un programa que se adapte a las necesidades específicas de tu empresa no es fácil. Además, requiere de una inversión de tiempo y dinero considerables. Si estás buscando el mejor software ERP para tu negocio, desde SoftDoit podemos ayudarte. ¡Encantados de ser tu consultora online gratuita! 

    En SoftDoit te ofrecemos una comparativa neutral con los software ERP más adecuados para tu entidad. Lo único que tienes que hacer ir respondiendo las preguntas del formulario de esta página y visualizarás un ranking personalizado con los software de gestión más indicados para tu negocio. ¡Así de fácil! No tardarás ni un minuto.