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Los 8 mejores software de gestión de proyectos: guía 2023, tipos de herramientas y comparativa
Los mejores software de gestión de proyectos
Vídeo con las mejores soluciones para gestionar proyectos.
En un mundo empresarial cada vez más complejo y dinámico, gestionar proyectos de manera eficiente es fundamental. Desde coordinar equipos dispersos geográficamente hasta manejar múltiples tareas simultáneamente o controlar costes, los desafíos son constantes. Herramientas como el software de gestión de tareas, diseñadas para optimizar la planificación, el seguimiento y la ejecución de proyectos, son el aliado perfecto para las empresas que buscan mejorar su productividad y rentabilidad. Descubre las principales características y beneficios de un gestor de proyectos, tendencias y los 8 mejores herramientas de gestión de proyectos de 2023.
Soluciones digitales #tendencia en Gestión de Proyectos:
TOP con los mejores software de gestión de proyectos para planificar tus trabajos teniendo en cuenta los objetivos a alcanzar, la satisfacción del cliente y el control de recursos para no sobrepasar costes ni presupuestos.
Los mejores software de gestión de Proyectos
ZimaSoft para gestión de proyectos
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Índice de contenidos (30)
- Por que utilizar un software de gestion de proyectos para mejorar la rentabilidad de las empresas
- ¿Que es un software de gestion de proyectos?
- TOP 8 con los mejores software de gestion de proyectos de 2023
- Herramientas por tipo de proyecto: de Asana y Trello a soluciones mas complejas
- Funcionalidades de las herramientas de gestion de proyectos y tareas
- Ventajas utilizar un programa de gestion de proyectos
- Preguntas frecuentes sobre el software: del diagrama de Gantt a la gestion de proyectos online
- Tendencias en la solucion de gestion de proyectos
- Caracteristicas a considerar al elegir un software para gestionar proyectos
- Comparativa: como elegir el mejor software de proyectos para tu empresa
Por qué utilizar un software de gestión de proyectos para mejorar la rentabilidad de las empresas
En un mundo donde la eficiencia y la precisión son clave para el éxito empresarial, la gestión de proyectos se ha convertido en una parte esencial de la operación de cualquier organización. Ya sea que estés liderando un pequeño equipo en una startup o coordinando múltiples proyectos en una corporación global, necesitas las herramientas adecuadas para mantener todo en marcha sin problemas.
El objetivo de un software de proyectos es realizarlos con la mejor gestión posible, controlando costes, recursos e imprevistos para lograr satisfacer a los clientes y alcanzar una buena rentabilidad para la empresa.
Desde la planificación y la programación hasta la colaboración y el seguimiento del progreso, el software de gestión de proyectos es la columna vertebral que sostiene los esfuerzos de tu equipo. Pero con tantas opciones disponibles, encontrar la solución perfecta puede ser un desafío.
¿Estás buscando una herramienta que te ayude a mantener tus proyectos en la ruta correcta? ¿Quieres entender cómo estas soluciones pueden transformar tu forma de trabajar? En esta guía exploraremos todo lo que necesitas saber sobre el software de gestión de proyectos y las mejores herramientas de 2023.
¿Qué es un software de gestión de proyectos?
Un sistema de gestión de proyectos es un tipo de software de productividad diseñada para planificar, organizar, ejecutar y supervisar tareas y proyectos.
Estos programas proporcionan una estructura centralizada donde los responsables de la empresa y los miembros del equipo pueden asignar tareas, establecer plazos, monitorear el progreso, colaborar en tiempo real y gestionar recursos, entre otras funciones.
Estos software pueden ser específicos para ciertas industrias o ser lo suficientemente flexibles como para adaptarse a una variedad de necesidades empresariales.
Características
Un programa de gestión de proyectos puede administrar los planes de ejecución de un negocio, garantizando su organización y control, con el propósito de alcanzar los objetivos marcados.
Los mejores software de gestión de proyectos te permiten, de manera sencilla e intuitiva, planificar los trabajos de empresa con un perfecto control sobre ellos, asegurando una eficiente asignación de recursos para finalizarlos en el tiempo acordado con la mayor eficiencia.
¿Para qué sirve? Puntos clave
- Planificar de manera óptima los proyectos y dividirlos en tareas o hitos, realizando un seguimiento de su evolución.
- Asignar los recursos humanos y materiales necesarios para su ejecución.
- Definir unos plazos y costes de cada tarea o proyecto.
- Supervisar que el presupuesto y tiempo estimado se mantiene, si existen desviaciones o recalcular costes y plazos si fuera necesario.
- Facilitar la comunicación interna de los equipos para mejorar el flujo de trabajo y el registro de horas.
- Evaluar en rendimiento y la rentabilidad final.
- Disponer de una aplicación móvil o app de gestión de proyectos para consultar desde cualquier ubicación.
Una solución de gestión de proyectos ayuda a las empresas a optimizar el uso de sus recursos, como el personal, el tiempo y el dinero, lo que implica una mayor eficiencia y eficacia en la ejecución de las tareas. Al establecer un marco de trabajo estructurado y metodológico, se minimizan los riesgos y se maximizan las oportunidades de éxito.
TOP 8 con los mejores software de gestión de proyectos de 2023
1. ZimaSoft
Software de gestión de proyectos para pymes y autónomos que permite una gestión global e integral del negocio gracias a sus funcionalidades ERP y CRM. Solución en la nube modular y personalizable.
Entre sus múltiples prestaciones, como facturación, cobros y pagos, contabilidad o control de stock, incluye una herramienta para la gestión de proyectos.
Con ZimaSoft, define fácilmente tus proyectos y controla su evolución, asigna tareas, adjunta documentación y visualiza instantáneamente los márgenes de beneficio y desviaciones de plazos de entrega o presupuestos.
2. Exact para gestión de proyectos
Software de gestión de proyectos para firmas de consultoría y proveedores de servicios.
Con información actualizada y disponible en tiempo real para dirigir y desarrollar cualquier proyecto de forma eficaz, desde la planificación inicial hasta facturación y entrega final.
Exact para gestión de proyectos es una solución multiidioma, multidispositivo y multilegislación, fácilmente parametrizable y con una puesta en marcha rápida y muy intuitiva.
Control total de los costes y márgenes gracias a una óptima monitorización de todos los procesos relacionados con el proyecto (horas facturables, recursos, facturación...) lo que posibilita una planificación inteligente de la capacidad.
3. Aqua Services & Project
Software de gestión de proyectos y servicios que ofrece una gestión global y centralizada de la cartera de proyectos, con un exhaustivo control financiero y de deuda.
Aqua Services & Project es una potente aplicación web que facilita la digitalización y estandarización de los procesos de una empresa de proyectos, planificando, administrando y controlando la evolución del trabajo, tareas, hitos y desviaciones en plazos o presupuestos.
También permite una precisa gestión de tiempos y recursos en tiempo real e incluye gestión documental, financiera y comercial, así como firma digital, carga de imágenes y generación automática de entregas cumplidas.
Optimiza la planificación y gestión de recursos humanos, materiales y técnicos; el control presupuestario de los costes de ejecución; las intervenciones y la revisión de entregas y validación con certificaciones de conformidad.
4. Beebole gestión de proyectos
Beebole ofrece un software de gestión de proyectos que permite sacar el máximo partido a tus datos para mejorar la toma de decisiones e impulsar la rentabilidad de los proyectos.
Con Beebole para proyectos podrás realizar un eficaz seguimiento de las jornadas laborales de tus empleados, las horas extras y las horas facturables dedicadas a proyectos, tareas y clientes.
Y todo en una cómoda herramienta con aplicación móvil, para fichar las horas invertidas en los proyectos desde cualquier dispositivo.
Para mejorar la gestión de proyectos, cuenta con permisos y roles flexibles para estructurar tu equipo y crear flujos de aprobación.
Además, crea informes configurables y detallados de horas trabajadas, horas extra, rentabilidad, costes, y mucho más para una mejor planificación de proyectos.
5. Zinkee
Zinkee es una solución en la nube especialmente diseñada para gestionar proyectos que requieren un alto nivel de control económico y de rentabilidad, análisis de desviaciones y en los que intervienen distintas personas o equipos.
Con Zinkee puedes relacionar a tus proyectos todos los costes, materiales, empleados, clientes o proveedores.
Un software de gestión de proyectos con el que conseguirás tener toda la documentación bien organizada y asociada a cada item, ahorrar tiempo y evitar que se te escape cualquier plazo importante.
6. monday.com
monday.com es un software de gestión de proyectos personalizable que te ayuda a ti y a tu equipo a planificar, ejecutar y hacer el seguimiento de cada uno de los proyectos y de los flujos de trabajo, en un espacio colaborativo.
Con monday.com puedes compartir información con el resto de comerciales, intercambiar archivos, reportes y documentos que facilitan la gestión integral y global del negocio.
Podrás configurar tableros y cuadros de mando visuales para conocer el estado de las diferentes acciones, definir las diferentes tareas, y asignar a los responsables de cada una de las fases.
El programa permite identificar fácilmente cuellos de botella y mejora la toma de decisiones; alcanzar los objetivos previstos de la forma más eficiente; y automatizar tareas.
7. Coneix
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Coneix es una plataforma de gestión de proyectos que simplifica tu día a día. Diseñada por ingenieros y con una experiencia desde el año 2002 en gestión empresarial, la compañía se centra en ofrecer soluciones para las empresas que trabajan por proyectos.
Coneix es una herramienta ERP de Proyectos que optimiza tu tiempo y gestiona con éxito tu negocio de ingeniería, despacho de arquitectura o empresa de servicios profesionales, en cualquier momento y en cualquier lugar.
Coneix centraliza tu sistema de gestión para que puedas operar de manera más eficiente a través de una base de datos única, lo que agiliza la toma de decisiones. Ofrece un seguimiento detallado y en tiempo real de cada proceso del proyecto, por lo que sabrás en todo momento quién está haciendo qué, conociendo el estado real de cada trabajo
Gracias a su automatización de procesos y monitoreo, podrás tener más tiempo para enfocarte en puntos estratégicos del proyecto.
Con Coneix podrás asignar recursos, planificar y controlar las tareas, registrar las horas invertidas, controlar el presupuesto y sus desviaciones e integrar un sistema de email para la comunicación del equipo.
8. Microsoft proyectos, con la colaboración de V- Valley
Acicatech, en colaboración con V -Valley, es una empresa Gold Partner de Microsoft.
Su software de gestión de proyectos está basado en la tecnología cloud de Microsoft Dynamics Business Central, y es perfecto para empresas de obras y construcción, ingenierías, instalación y mantenimiento, consultorías y empresas de servicios.
Con esta plataforma podrás gestionar todos tus proyectos de forma integral y con un control total sobre los distintos procesos de trabajo.
Su sistema de análisis avanzado genera informes sobre la rentabilidad en base a la producción real, y es capaz de estimar el trabajo pendiente de ejecutar y las oportunidades a un año vista, lo que facilita la toma de decisiones de negocio.
Integra herramientas para la elaboración de presupuestos, imputación de costes y de partes de trabajo, control de ingresos y costes en tiempo real, análisis de rentabilidad y control de la producción.
Mediciones, subcontratas, ofertas personalizadas para clientes, CRM, contabilidad, previsión de flujo de efectivo… todas las áreas de tu negocio centralizados en una única plataforma.
Herramientas por tipo de proyecto: de Asana y Trello a soluciones más complejas
El software de gestión de proyectos ha evolucionado para atender las diversas necesidades de las organizaciones en función de su tamaño, industria y objetivos específicos.
- Soluciones específicas por industria: los software de construcción están diseñados para gestionar diferentes proyectos de construcción, incluyendo planificación de obras, seguimiento de materiales y gestión de subcontratistas. También hay específicos como los software de ingeniería o los software para empresas de servicios.
- Soluciones generalistas: desde gestores de tareas para proyectos sencillos a herramientas para gestionar proyectos más grandes con múltiples fases, recursos y stakeholders. Incluyen funcionalidades como diagramas de Gantt, gestión de recursos y seguimiento financiero. Aplicaciones como Asana, Trello o Microsoft Project son las más conocidas para la gestión del trabajo y la gestión del tiempo, pero hay muchas más.
Funcionalidades de las herramientas de gestión de proyectos y tareas
Planificación y asignación de recursos
La planificación de proyectos es el motor para una buena productividad y rentabilidad. Te permite tener una visión completa de los trabajos a realizar, estructurarlos en tareas, asignar funciones a tus empleados, establecer plazos de entrega y gestionar los recursos necesarios.
Además, las herramientas modernas ofrecen visualizaciones como diagramas de Gantt y cronogramas interactivos, facilitando la comprensión y el seguimiento del progreso.
Presupuestar proyectos
La gestión financiera es crucial en cualquier proyecto. Una vez definidos los recursos humanos y materiales y las horas de desempeño, el software estima automáticamente un presupuesto en función de tus tarifas y previsión de gastos.
Estos presupuestos iniciales pueden actualizarse en función de contratiempos o demoras hasta llegar a la factura definitiva.
Comunicación y cooperación en el equipo
La comunicación efectiva es clave para la buena organización. El software de gestión de proyectos centraliza toda la información del estado de cada tarea, los documentos pertinentes, los pasos que le siguen y los empleados implicados. También permite dejar comentarios en las tareas para el resto del equipo.
Esto fomenta la colaboración y asegura que todos estén en la misma fase, reduciendo malentendidos y aumentando la eficiencia.
Seguimiento y análisis del proyecto
El software de gestión de proyectos cuenta con las herramientas necesarias para monitorizar la evolución de cada tarea, para analizar después el rendimiento y la productividad a través de un sistema de indicadores de gestión de proyectos.
También automatiza la elaboración de informes de seguimiento de proyectos, lo que facilita la toma de decisiones basada en datos y ayuda a identificar áreas de mejora.
Integra un tablero Kanban para seguir el progreso de las tareas a través de las etapas; notificaciones en tiempo real sobre cambios, fechas límite y logros; y un sistema de registro del tiempo invertido.
Acceso móvil y en la nube
La capacidad de acceder a la información del proyecto en cualquier momento y lugar es esencial en el mundo moderno.
La mayoría de los software de gestión de proyectos ofrecen aplicaciones móviles y almacenamiento en la nube, permitiendo a los miembros del equipo trabajar de forma remota y mantenerse actualizados incluso cuando están fuera de la oficina.
Integraciones
La interoperabilidad y la capacidad de integración son esenciales para maximizar la eficiencia y la productividad.
Los software de administración de proyectos tienen la capacidad para integrarse con otras aplicaciones, como el software CRM, software financiero, herramientas de colaboración y de comunicación.
Ventajas utilizar un programa de gestión de proyectos
- Mejora de la eficiencia. La gestión de proyectos mediante hojas de cálculo es tediosa y propensa a errores. Un software adecuado automatiza muchos de estos procesos, reduciendo errores y aumentando la eficiencia. Ofrece una visión clara de las tareas y plazos, por lo que se pueden asignar y reasignar recursos de manera efectiva, evitando retrasos. Al centralizar la información y tener un registro claro de las tareas, se minimizan los errores y malentendidos, y permite adoptar metodologías como el Smart Working y las ventajas del teletrabajo.
- Comunicación efectiva. Los equipos pueden colaborar en documentos, discutir detalles y resolver dudas desde una única plataforma. Todos los miembros tienen acceso a la información del proyecto, lo que garantiza que estén alineados y actualizados. Con equipos a menudo dispersos geográficamente o trabajando de forma remota, supone un gran beneficio.
- Mayor rentabilidad. Al optimizar recursos y evitar retrasos, se pueden reducir costos asociados con horas extras, rehacer tareas y otros imprevistos. Cumplir con los plazos establecidos también mejora la reputación de la empresa, y abre oportunidades para nuevos proyectos. Al identificar problemas potenciales con anticipación, las empresas pueden tomar medidas preventivas, reduciendo así los riesgos asociados con retrasos o sobrecostos.
- Toma de decisiones informada. Los responsables pueden tomar decisiones basadas en datos precisos e identificar cuellos de botella. Los informes generados permiten analizar el rendimiento del proyecto y áreas de mejora.
- Flexibilidad y adaptabilidad. Si surgen cambios o imprevistos, es más fácil adaptar el plan y comunicar las modificaciones al equipo. Con muchas soluciones basadas en la nube, los equipos pueden acceder al software desde cualquier lugar, facilitando el trabajo remoto o en movimiento.
- Mejora de la satisfacción del cliente. Poder tener un control detallado sobre cada proyecto y su evolución garantiza una entrega que cumpla con las expectativas del cliente. Al mantener informados a los clientes sobre el progreso, se fomenta la confianza y la satisfacción.
Preguntas frecuentes sobre el software: del diagrama de Gantt a la gestión de proyectos online
¿Qué es un software de gestión de proyectos?
Es una herramienta diseñada para ayudar a los equipos a planificar, organizar, asignar y controlar los recursos necesarios para llevar a cabo un proyecto de manera eficiente.
¿Qué es un diagrama de Gantt y cómo se utiliza en la gestión de proyectos?
Un diagrama de Gantt es una herramienta visual que muestra la programación de tareas y su secuencia temporal en un proyecto. Este diagrama muestra las fechas de inicio y finalización de cada tarea, así como las dependencias entre ellas. Es muy útil para coordinar y controlar el progreso del proyecto.
¿Por qué debería utilizar un software de gestión de proyectos?
Utilizar un software de gestión de proyectos ofrece numerosos beneficios. Estas herramientas ayudan a mejorar la productividad, optimizar el flujo de trabajo, facilitar la colaboración entre miembros del equipo, realizar un seguimiento del progreso del proyecto y garantizar una gestión eficiente de los recursos, entre otras ventajas.
¿Qué ventajas ofrece la gestión de proyectos online?
Al utilizar soluciones en la nube, los equipos pueden acceder a la información del proyecto desde cualquier lugar y en cualquier momento, siempre que tengan una conexión a internet. Esto es especialmente útil para equipos distribuidos o que trabajan de forma remota. Además, pueden colaborar en documentos, tareas y discusiones en tiempo real.
Tendencias en la solución de gestión de proyectos
La industria del software de gestión de proyectos está en constante evolución, y las tendencias emergentes están remodelando la forma en que los equipos trabajan y colaboran. Vamos a conocer algunas de las tendencias más significativas:
- Las aplicaciones de inteligencia artificial y aprendizaje automático están siendo incorporadas en las herramientas de gestión de proyectos para ofrecer análisis predictivos, automatización avanzada y asistencia en la toma de decisiones. Esto puede incluir la predicción de riesgos, la asignación óptima de recursos y la generación de insights basados en datos históricos.
- El software de realidad aumentada también tiene cada vez mayor cabida en la planificación y visualización de proyectos, especialmente en campos como la construcción y el diseño. Permiten una inmersión más profunda al cliente, con una perspectiva tridimensional de los proyectos.
- La sostenibilidad está ganando importancia en la gestión de proyectos. Los futuros software podrían incluir características para evaluar y mejorar el impacto ambiental y social de los proyectos, conectándose con los software ESG para analizar los datos.
Características a considerar al elegir un software para gestionar proyectos
- Facilidad de uso. Un software intuitivo y fácil de usar reduce la curva de aprendizaje y permite que los equipos comiencen a trabajar rápidamente.
- Personalización. La capacidad de adaptar el software a las necesidades específicas de la organización es crucial. Debe permitir la creación de flujos de trabajo personalizados, campos y vistas de dashboard según las necesidades del proyecto.
- Integración con otras herramientas. Como mencionamos anteriormente, la capacidad de integrarse con otros sistemas es esencial para una gestión de proyectos fluida.
- Generación de informes. Un buen software debe ofrecer herramientas robustas de generación de informes que permitan a los gestores de proyectos obtener insights sobre el rendimiento del proyecto. Debe ser capaz de producir análisis detallados sobre tareas, tiempos, presupuestos y otros KPIs clave.
- Colaboración en tiempo real. La capacidad de colaborar en tiempo real, ya sea mediante chat integrado, comentarios en tareas o edición simultánea de documentos, es esencial para los equipos.
- Asignación de recursos. El programa debe permitir la asignación y seguimiento de recursos, ya sean humanos o materiales. Debe ofrecer una visión clara de la disponibilidad y la carga de trabajo.
- Accesibilidad móvil. Un software que ofrezca aplicaciones móviles o una interfaz web optimizada para móviles es una gran ventaja.
Comparativa: cómo elegir el mejor software de proyectos para tu empresa
Ya no conoces todas las características, funciones y ventajas del este tipo de una herramienta de gestión de proyectos, así como detalles de los mejores software de gestión de proyectos que puedes encontrar.
Ahora ¿cuál el que mejor se adapta a tu empresa en concreto? De eso se encarga SoftDoit, la primera consultora digital en España de software empresarial.
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