Software para empresas de servicios y mantenimiento: gestión integral de recursos, proyectos y clientes

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Qué es un software para empresas de servicios

Las empresas de servicios profesionales deben ofrecer a sus clientes unas prestaciones de alta calidad y transmitir una imagen de profesionalidad. Conseguir una gestión ágil y eficaz de sus procesos, recursos, equipos y proyectos es fundamental para mejorar la relación con los clientes y obtener rentabilidad. Un software para empresas de servicios es la solución perfecta para el sector.

Un software para empresas de servicios (también denominado software de servicios profesionales o simplemente software de servicios) es un tipo de software ERP diseñado específicamente para este sector, y que tiene en cuenta sus necesidades de gestión y su actividad principal, en la que se deben controlar proyectos, materiales, personal y costes para alcanzar la máxima rentabilidad y calidad del servicio, al mismo tiempo que fideliza a los clientes.

El software para empresas de servicios o facility services (su acepción en inglés) permite mejorar la gestión de tus proyectos, para los que necesitas calcular de forma adecuada los presupuestos, garantizar la puntualidad máxima en la fecha pactada de tus servicios y cumplir estrictamente con las normativas y legislación. En el sector de servicios, además, los principales activos son los empleados, por lo que la correcta asignación de recursos a cada proyecto es fundamental para obtener el éxito.

 

Un ERP para empresas de servicios y mantenimiento

Un software para empresas de servicios es, por tanto, un tipo de ERP sectorial que agiliza y automatiza todos los procesos relacionados con presupuestos, asignación de personal, facturación de servicios y reparaciones, control de costes y horas, agenda y calendario de tareas, contratos y comunicación con clientes.

Además, permite que los empleados puedan acceder al programa desde el terreno gracias a su aplicación móvil.

  • Las actividades más comunes que hacen referencia a los servicios profesionales son empresas de limpieza, talleres, mantenimiento, reparaciones, instalaciones, climatización o fontanería.
  • Sin embargo, si la empresa se centra en servicios de asistencia técnica necesitará un software SAT, y si es de reformas y obras, lo mejor es decantarse directamente por un software de gestión para empresas instaladoras.
 
Gracias a la perfecta organización de tareas, servicios, clientes, profesionales, control de tiempos y costes, un ERP para empresas de servicios te permitirá posicionarte con ventaja competitiva, ofrecer buenas tarifas y agrandar tus beneficios.
 
 
Con un software para empresas de servicios podrás tener los procesos básicos de tu negocio automatizados y controlados para conocer en todo momento los costes de cada tarea y cómo mejorar el margen de beneficios.
 

Funcionalidades de un software para empresas de servicios

GESTIÓN DE CLIENTES.

Controla las relaciones con tus clientes durante todo su ciclo de vida, desde el contacto inicial hasta el cobro, y haz un seguimiento del proceso. Gracias a las herramientas CRM de un software de servicios generarás una buena base de datos con los históricos de clientes, servicios y acciones comerciales.

GESTIÓN DE CONTRATOS.

Para el cliente es determinante el poder contratar un servicio a través de un abono o contrato que incluya la cantidad de veces que tu empresa acude a realizar su mantenimiento, y la cantidad final a pagar. De esta forma, aseguras la continuidad de tus clientes (posibilidad de renovar el abono) y una fácil facturación de los mismos.

GESTIÓN DE COMPRAS Y VENTAS.

Utilizar un software para empresas de servicios que te permita controlar la compra y venta de recursos y proyectos se convierte en una ventaja para detectar necesidades de los usuarios o tendencias, priorizar y controlar tiempos, recursos y materiales invertidos. Controlar el inventario de los materiales indispensables para cada servicio.

 

FACTURACIÓN Y CONTABILIDAD.

Podrás realizar de manera automática presupuestos y facturas a clientes y proveedores, controlar deudas, gestionar la cartera de cobros y pagos, remesas, pagos periódicos, amortizaciones, cuotas, contratos, etc. además de evaluar al margen de beneficios de cada servicio.

GESTIÓN DE PROYECTOS.

Los proyectos o servicios son la base de este sector. Un software para empresas de servicios te permitirá crear fácilmente tu propio planing de trabajo, organizar cada servicio por días o tareas, administrar órdenes de trabajo, asignar empleados, controlar las horas invertidas, monitorizar en tiempo real su estado y los costes asociados de personal y recursos.

GESTIÓN DE PERSONAL.

Un software de servicios en la nube o cloud, con una aplicación web o móvil que permita fichar a los empleados, tanto en la central de la empresa como fuera de ella, es primordial para registrar las horas de trabajo a la hora de facturar; así como registrar ausencias, bajas, horas extra, etc.

 
 
Un ERP para empresas de servicios ayuda a estos negocios a gestionar todas sus funciones diarias: proyectos, facturación, tesorería, compras y ventas, clientes, acciones comerciales y empleados.
 

Requisitos fundamentales de un buen ERP para empresas de servicios

  • Gestión de clientes y ventas: seguimiento de la gestión comercial, leads y oportunidades.
  • Generación de ofertas, seguimiento y emisión de presupuestos personalizados.
  • Gestión de procesos: workflows, aprobaciones, notificaciones y gestión de usuarios.
  • Control de costes de cada servicio.
  • Facturación, control de gastos y cobros.
  • Presupuestación, órdenes de compra y órdenes de venta automáticas, emisión de partes de trabajo.
  • Gestión de productos y maquinaría, almacén, control de inventario, etc.
  • Gestión de proyectos: control específico de los proyectos en desarrollos, tareas, asignaciones, imputación horas y recursos para una estimación y predicción de márgenes de presupuestos en tiempo real.
  • Gestión de personal, horas trabajadas, horarios, turnos, ausencias, etc.
  • Gestión de incidencias: casos, soluciones y portal de cliente.
  • Movilidad, con herramientas para, desde dispositivos móviles, realizar partes de trabajo, recepción de mercancía, presupuestos...
     

    Ventajas del software de servicios

    1. Automatizar la gestión de recursos, personal y presupuestos para aumentar la rentabilidad.
      - Asignar tareas y tiempos específicos a cada trabajador.
      - Determinar los recursos necesarios para cada tarea y sus plazos.
      - Tomar decisiones con menor riesgo y mayor rapidez.
      - Acomodar las tareas para cumplir con los objetivos de cada proyecto.
      - Analizar datos de negocio, acceder a estadísticas e informes de evolución.
    2. Satisfacer las demandas del mercado con las mejores prácticas, tarifas, suscripciones y metodologías.
      - Desarrollar soluciones que mejoren el ciclo de vida de tus servicios.
      - Construir relaciones más sólidas con los clientes y ser más competitivo.
      - Mayor control de la información de mercado y de tu propia empresa.
      - Clasificar los distintos servicios por tarifas, prestaciones o fechas.
    3. Fácil de utilizar y de implantar, con la agilidad y movilidad necesaria.
      - Acceder a la información de la empresa en cualquier momento.
      - Facilitar aplicaciones móviles a tus empleados para que tengan acceso al programa de gestión, agenda de tareas o fichaje.
    4. Fidelizar a los clientes.
      - Emitir tarjetas regalo, promociones y ofertas para fidelizar a los clientes.
      - Realizar un seguimiento de cada cliente con campañas de email marketing.
      - Compartir los proyectos y mejorar la comunicación interdepartamental para que todos los empleados conozcan las necesidades de cada cliente tan solo accediendo a la agenda diaria.
       
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