Conoce el software para la gestión de proyectos
En cualquier tipo de proyecto que inicies hay dos cosas muy importantes para lograr su éxito: la organización de tareas por un lado, y por el otro, el tiempo. Es importante organizar las prioridades para alcanzar los objetivos, y esto puede resultar complicado cuando las empresas trabajan sus proyectos por equipos o departamentos. Para ello, se inventaron los software de gestión de proyectos.
Los software de gestión de proyectos son increíblemente útiles para la comunicación interna y externa de cualquier empresa. La gran variedad de opciones que ofrece el mercado puede confundirte a la hora de escoger uno para tu negocio, pero no te preocupes, vamos a ayudarte.
¿Qué es un software de gestión de proyectos?
Llamamos software de gestión de proyectos a aquellas soluciones informáticas encargadas de administrar los planes de una empresa, garantizando organización y control, con el propósito de alcanzar los objetivos marcados.
En la mayoría de empresas es común trabajar por proyectos, por lo que se hace necesario establecer un orden. Este orden es lo que permite el uso de estas herramientas de gestión, ya que puedes revisar y controlar cualquier actividad en cualquier momento.
Administra tareas, aumenta la comunicación con tus empleados y alcanza objetivos con un buen software de gestión de proyectos.
Características esenciales de un software de gestión de proyectos
A continuación, vamos a enseñarte algunas de las características que debe tener un buen software de gestión de proyectos para ser verdaderamente efectivos en las tareas en equipo:
- Planificación
Si tu software de administración de proyectos no va a ayudarte en la planificación, olvidate de todo lo demás. La planificación lo es todo: te ayuda a tener una visión de conjunto, permite encargar tareas a tus empleados y evita muchísimos malos entendidos. Te resultará muy útil poder añadir plazos de entrega a tus proyectos y activar notificaciones para no olvidar las tareas.
- Comunicación y cooperación
En la mayoría de empresas, sobre todo las medianas y grandes, los empleados dependen del trabajo de los demás para avanzar en el suyo. Por ese motivo, la comunicación es clave para la buena organización. Podrás encontrar toda la información del estado de la tarea, sus documentos pertinentes, los pasos que le siguen, etc.
- Mide y analiza
A través de tu herramienta, debes poder planificar tus proyectos a la perfección, pero para ello necesitas estar informado de cada uno de los problemas que pueden surgir. Por eso cuentas con funciones que facilitan rápidos informes y datos estadísticos, para poder conocer de forma fácil los riesgos que puedes correr sin analizar los parámetros de una forma manual.
- Presupuesto y gestión de tus recursos
Algunos software de gestión de proyectos pueden ofrecerte la posibilidad de gestionar también tus recursos, y puesto que cuanto mayor es el proyecto, más cuesta gestionar los recursos, esta opción puede beneficiarse muchísimo. A través de esta opción, podrás evitar gastos innecesarios o quedarte corto en los recursos que has de ofrecer.
Beneficios del uso de soluciones de gestión para proyectos
Con un programa para gestionar proyectos, no solo conseguirás optimizar todos los procesos de tu negocio, sino también la productividad. Estos son algunos de los principales beneficios de contar con esta herramienta en tu empresa:
- Agiliza la toma de decisiones acertadas.
- Organiza la empresa de manera más eficiente.
- Reduce los costes y optimiza los procesos internos y externos del negocio.
- Obtienes una visión más completa de la empresa.
- Mejora la comunicación interna entre los distintos departamentos.
- Marca los objetivos de cada área y junta con los objetivos globales de la compañía.
- Aprovecha la experiencia previa para la planificación de nuevos proyectos.
- Optimizar la coordinación entre los distintos miembros del equipo.
- Reconoce posibles debilidades y amenazas para corregirlas.
- Integra toda la información relevante del negocio en una sola plataforma.
¿Qué puedes hacer para escoger el mejor software de gestión de proyectos?
Antes de seleccionar un software de gestión de proyectos, es importante considerar varios aspectos relevantes. Estas son algunas de las claves para tomar la decisión acertada:
- Conoce tu empresa: Para empezar, debes tener en mente el tamaño, los requerimientos y el sector en el que opera la empresa. De lo contrario, corres el riesgo de equivocarte en la elección de tu nueva solución.
- Valora la posibilidad de integrar módulos: Es posible que necesites una serie de funciones determinadas. Para ello, lo mejor es integrar módulos que cumplan con estas funciones.
- Determina la forma de pago y de almacenamiento: Es recomendable que valores los distintos métodos de pago posibles, así como decidir si alojar el software en la nube (cloud) o en el servidor de la empresa.
- Considera la escalabilidad: No olvides que un buen sistema de proyectos debe ser flexible y escalable, para adaptarse a los cambios que se produzcan en tu empresa a lo largo del tiempo.
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