Coneix ERP para empresas de proyectos
ZimaSoft para gestión de proyectos
Exact para Gestión de Proyectos
- 1. Que es un software de gestion de proyectos y su importancia en la rentabilidad de empresas
- 2. Los mejores software de gestion de proyectos: TOP 10 de 2021
- 3. Funciones de una aplicacion de gestion de proyectos para mejorar la productividad
- 4. El control de costes y desviaciones presupuestarias en la gestion de proyectos
- 5. Ventajas de utilizar un software de gestion de proyectos
- 6. Principales fases en la gestion de proyectos
- 7. La certificacion Project Management
- 8. Encuentra el mejor software de gestion de proyectos para tu empresa
Qué es un software de gestión de proyectos y su importancia en la rentabilidad de empresas
Sectores como el de la construcción y gestión de obras, ingeniería, arquitectura, I + D, industria, servicios profesionales o despachos centran la mayor parte de sus trabajos en el desarrollo y planificación de proyectos con sus clientes.
Realizar estos proyectos con la mejor gestión posible, controlando costes, recursos e imprevistos es fundamental para lograr fidelizar a sus usuarios y alcanzar una buena rentabilidad en la empresa. Es es el objetivo de un software de gestión de proyectos.
Un programa de gestión de proyectos logra administrar los planes de ejecución de un negocio, garantizando su organización y control, con el propósito de alcanzar los objetivos marcados en base a sus prioridades empresariales.
Los mejores software de gestión de proyectos te permiten, de manera sencilla e intuitiva, planificar los trabajos de empresa con un perfecto control sobre ellos, asegurando una eficiente asignación de recursos humanos y materiales para finalizarlos en el tiempo acordado con la mayor eficiencia y margen de beneficios.
Con un software de gestión de proyectos podrás:
- Planificar de manera óptima los proyectos y dividirlos en tareas o hitos, realizando un seguimiento de su evolución.
- Presupuestar cada proyecto teniendo en cuenta la asignación de recursos humanos y materiales.
- Definir unos plazos y costes de cada tarea o proyecto.
- Supervisar que el presupuesto estimado y tiempos se mantiene, si existen desviaciones o recalcular costes y plazos si fuera necesario.
- Facilitar la comunicación interna de los equipos para mejorar el flujo de trabajo y el registro de horas.
- Evaluar en rendimiento y rentabilidad final.
- Disponer de una aplicación móvil o app de gestión de proyectos para consultar desde cualquier ubicación,
Planifica los proyectos de empresa con la máxima rentabilidad, eficiencia y calidad gracias a los mejores software de gestión de proyectos. Controla y supervisa presupuestos, costes, recursos y desviaciones.
Los mejores software de gestión de proyectos: TOP 10 de 2021
ConeixVisitar Web
Solución especializada en despachos profesionales y empresas que trabajan por proyectos, especialmente en el sector industrial (ingenierías, arquitectura) y departamentos de I+D de grandes empresas cuya solución ERP no dispone de un módulo de gestión de proyectos que cubra sus necesidades.
Abarca todos los procesos relativos a la planificación y seguimiento de un proyecto: comunicación interna, asignación de tareas, Gantt de proyecto, Kanban, gestión documental, control de desviaciones de presupuesto y de plazos de entregas, procesos de validación, imputación de horas y de gastos... También ofrece la posibilidad de crear plantillas de proyecto para ser más efectivo en la puesta en marcha.
Programa de gestión de proyectos que permite una planificación global de la empresa o por departamentos para visualizar todos los proyectos en marcha, hacer seguimiento de tareas multi-proyecto, y cálculo de la carga de trabajo de cada persona, así como la comparación de la capacidad productiva del equipo versus producción real y prevista. Incluye una herramienta Business Intelligence para visualizar de manera sencilla los datos relevantes de proyectos y de planificación.
ZimaSoftVisitar Web
Software para pymes y autónomos que permite una gestión global e integral del negocio gracias a sus funcionalidades ERP y CRM. Solución en la nube modular y personalizable.
Entre sus múltiples prestaciones, como facturación, cobros y pagos, contabilidad o control de stock, incluye una herramienta para la gestión de proyectos.
Define fácilmente tus proyectos y controla su evolución, asigna tareas, adjunta documentación y visualiza instantáneamente los márgenes de beneficio y desviaciones de plazos de entrega o presupuestos.
Exact para gestión de proyectosVisitar Web
Software de gestión de proyectos para firmas de consultoría y proveedores de servicios Con información actualizada y disponible en tiempo real, para dirigir y desarrollar cualquier proyecto de forma eficaz, desde la planificación inicial hasta facturación y entrega final.
Solución multiidioma, multidispositivo y multilegislación, fácilmente parametrizable y con una puesta en marcha rápida y muy intuitiva.
Control total de los costes y márgenes gracias a una óptima monitorización de todos los procesos relacionados con el proyecto (horas facturables, recursos, facturación...) lo que posibilita una planificación inteligente de la capacidad.
Infinito Software: iRecursos Visitar Web
Software para gestionar de forma centralizada todos los procesos relativos a los servicios, contratos o proyectos que realiza su empresa.
Destaca por su facilidad de uso, movilidad y rápida implementación.
Incorpora y calcula de forma automatizada los procesos de facturación, imputación de horas y control de costes. Los empleados pueden reportar en tiempo real horas y recursos involucrados.
Con planes de mantenimientos, gestión de contratos y control de proyectos, costes y dedicación.
Aqua Project & ServicesVisitar Web
Software de gestión de proyectos y servicios que ofrece una gestión global y centralizada de la cartera de proyectos, con un exhaustivo control financiero y de deuda.
Aqua Project & Services es una potente aplicación web que facilita la digitalización y estandarización de los procesos de una empresa de proyectos, planificando, administrando y controlando la evolución del trabajo, tareas, hitos y desviaciones en plazos o presupuestos.
También permite una precisa gestión de tiempos y recursos en tiempo real e incluye gestión documental, financiera y comercial, así como firma digital, carga de imágenes y generación automática de entregas cumplidas.
Optimiza la planificación y gestión de recursos humanos, materiales y técnicos; el control presupuestario de los costes de ejecución; las intervenciones y la revisión de entregas y validación con certificaciones de conformidad.
Marqués: ProjectMEVisitar Web
Software ERP para gestión de proyectos avanzados que puede adaptarse a las necesidades de cada empresa.
Orientado a sectores donde se gestionan proyectos complejos con múltiples recursos en volumen o tipología como ingenierías, construcción, instalaciones, consultorías, etc.
Facilita un óptimo sistema de planificación de proyectos por fases, gestiona recursos, imputa valores a cada proyecto y analiza desviaciones de costes.
ERITRIUM ProyectosVisitar Web
Solución de gestión integral y avanzada de proyectos con metodología Gantt y Kanban.
Entre sus múltiples funcionalidades, permite óptima planificación, asignación de recursos, seguimiento frente a planificación o imputación de horas mediante app.
Con asignación de presupuestos, registro de gastos, compras a proveedor, control financiero de proyectos y mucho más. Integrado con ERITRIUM ERP y CRM.
Accon SmartVisitar Web
Completo software ERP de sistema modular y personalizable para integrar la gestión de todos los departamentos del negocio en una sola herramienta.
El módulo dedicado a gestión de proyectos te permitirá planificar, organizar y analizar los proyectos de forma óptima. Podrás gestionar el calendario para no olvidar nada, planificar las tareas de cada proceso o añadir notas en tiempo real para tener acceso a todos los datos de forma rápida.
Esta gestión optimiza y mejora los tiempos de entrega de tus proyectos y te permitirá aumentar el rendimiento de la empresa.
Kizeo FormsVisitar Web
Solución que digitaliza los procesos empresariales para simplificar el trabajo diario, basado en una plataforma web y una aplicación móvil.
Creación ilimitada de formularios móviles con checklist, geolocalización, código de barras, firma electrónica, cálculos, fotos, tablas, reportes, etc. para un preciso registro de información en el terreno.
Conecta a tus equipos de trabajo en tiempo real para aumentar la productividad.
Monitorea y planifica proyectos, accede a las tareas realizadas por cada trabajador desde el móvil, exporta la información, analiza los aspectos a mejorar y ajusta los formularios para lograr resultados con mayor exhaustividad.
ITM PlatformVisitar Web
Solución online para la gestión de proyectos, programas y portafolios, accesible desde cualquier dispositivo con conexión a internet. Utiliza metodologías Kanban y Gantt.
Permite asignar roles y competencias, vincular documentación, realizar un seguimiento de las tareas y el desempeño de sus integrantes, controlar los costes asociados, el margen del proyectos, etc.
Realiza un seguimiento en tiempo real para medir la productividad del proyecto y de los integrantes, horas invertidas y gastos asociados, controlando posibles desviaciones.
Rentabiliza tus proyectos y prioriza en función de los objetivos gracias a su control de gastos e ingresos y a la evaluación de resultados en función de tus prioridades de negocio.
Funciones de una aplicación de gestión de proyectos para mejorar la productividad
- Planificación de proyectos
La planificación de proyectos te ayuda a tener una visión de conjunto de los trabajos a realizar, estructurarlos en tareas, asignar funciones a tus empleados, añadir plazos de entrega y gestionar los recursos que necesitan para su consecución. - Presupuestar proyectos.
Una vez definidos los recursos humanos y materiales y las horas de desempeño, el la herramienta de gestión de proyectos estima un presupuesto en función de tus tarifas y previsión de gastos. Estos presupuestos iniciales pueden actualizarse en función de cualquier contratiempo o demora hasta llegar a la factura definitiva.
- Comunicación y cooperación
La comunicación es clave para la buena organización. Gracias al software de gestión de proyectos podrás centralizar toda la información del estado de cada tarea, sus documentos pertinentes, los pasos que le siguen, a todos los empleados implicados.
- Seguimiento y análisis
El software de gestión de proyectos cuenta con las herramientas necesarias para monitorizar la evolución de cada tarea , los gastos, horas registradas y desviaciones presupuestarias para analizar después el rendimientos y la productividad a través de un sistema de indicadores de gestión de proyectos. Automatiza la elaboración de informes de seguimiento de proyectos.
El control de costes y desviaciones presupuestarias en la gestión de proyectos
Cuando hablamos del control de costes nos referirnos al proceso de estimar, asignar y controlar los costes de un proyecto. Esta labor permite que las empresas conozcan por adelantado los gastos, y así reduzcan las posibilidades de superar el presupuesto inicial, y calcular la rentabilidad final de cada proyecto.
La gestión y control de costes de un proyecto comprende todo su ciclo vital, desde la planificación inicial hasta su entrega, pasando por los diferentes análisis intermedios que se realizan.
Gracias a un software de gestión de proyectos podrás:
- Mejorar la planificación de proyectos en base a estimaciones de costes.
- Asignar los gastos a un recurso o tarea, vincularlo a un proyecto y facturarlo al cliente.
- Organizar los costes por categorías, permitiendo un mayor control y seguimiento.
- Definir y crear automáticamente informes de seguimiento financieros que facilitan la gestión de costes.
- Cuantificar el impacto total y parcial de tus recursos.
- Visualizar en tiempo real cómo pueden afectar los cambios e imprevistos a los costes del proyecto.
El software de gestión de proyectos permite agrupar y controlar todos los costes, incluidos los recursos humanos, el equipamiento o los materiales, para ajustar el presupuesto y analizar la rentabilidad.
Ventajas de utilizar un software de gestión de proyectos
- Agilizar la ejecución de proyectos y aumentar la productividad: La planificación de proyectos brinda mayor flexibilidad y permite responder con mayor rapidez a todo tipo de incidencias o cambios. Además, ayuda a identificar posibles puntos de mejora para lograr un ahorro de costes y tiempo. Brinda información relevante para aunar los objetivos, definir las tareas prioritarias y facilitar la toma de decisiones.
- Optimizar la organización de recursos : El software de gestión de proyectos es perfecto para sacar el máximo provecho de los recursos personales y materiales disponibles al conocer en todo momento cómo afecta su variación en el resultado final, tanto en tiempo como en coste, y aplicar la experiencia previa para la planificación de nuevos proyectos.
- Mejorar el margen de beneficios y reducir costes. Organiza la empresa de manera más eficiente, reduce los costes, ajusta los tiempos y optimiza los procesos del negocio. Reconoce posibles debilidades y amenazas para corregirlas.
- Evitar desajustes y pérdidas económicas. El registro de horas por parte de los empleados en el software de gestión de proyectos facilita el cálculo automático del cómputo total, lo que permite precisar con exactitud el plazo real y los recursos invertidos en el presupuesto final.
- Crear un “know how” empresarial: La gestión de proyectos crea un “know how” en la compañía, para utilizar la experiencia adquirida en la planificación y ejecución de futuros proyectos. Además, permite identificar posibles riesgos e incidencias a tiempo para reaccionar de forma inmediata.
- Aumentar la satisfacción de los clientes: Gestionar y planificar los proyectos de la empresa de manera más eficaz mejora la calidad del servicio ofrecido y permite cumplir con las exigencias de los clientes, manteniendo la máxima calidad y ajustar las tarifas.
Prácticamente todos los proyectos empiezan por una etapa de investigación, otra de planificación y terminan con una evaluación. Utilizar el software de gestión de proyectos optimizará todas estas fases indispensables.
Principales fases en la gestión de proyectos
Cada proyecto es diferente y tiene unas necesidades y características concretas. Sin embargo, todos ellos cuentan con unos aspectos comunes que son esenciales para garantizar el éxito de su planificación y desarrollo, indistintamente de su sector. Veamos las fases y herramientas de control y seguimiento de proyectos.
ANÁLISIS DE VIABILIDAD.
Se trata de la etapa inicial y su finalidad es analizar si un determinado proyecto será o no rentable para la empresa. Muchas veces las empresas se encuentran con más inconvenientes que beneficios a la hora de llevar a cabo un proyecto, por eso esta primera fase es fundamental. Suele incluir una serie de actividades como análisis previo del alcance, los posibles riesgos y la viabilidad del proyecto. En caso de que los resultados sean positivos, la empresa puede pasar a la segunda fase.
PLANIFICACIÓN DEL PROYECTO.
Esta fase tiene como objetivo determinar de manera precisa las tareas a realizar y los recursos necesarios para llevar a cabo el proyecto. Este paso es realmente importante, ya que cualquier error que se produzca en esta fase puede acarrear graves consecuencias para la empresa. Algunas de las principales actividades que componen esta etapa son calcular los costes y recursos necesarios, definir el plan de proyecto. Una vez aprobado el proyecto, este debe reflejarse en un contrato que resuma todos los términos del acuerdo.
EJECUCIÓN DEL PROYECTO.
La siguiente fase es la ejecución del proyecto. Es donde las empresas emplean todo su conocimiento, por lo que no suelen surgir demasiados problemas. Las tareas más destacadas que se realizan en esta fase son establecer el entorno de trabajo, y asignar con el software de gestión de proyectos las tareas planificadas,los requerimientos materiales y personales disponibles y controlar su ejecución y evolución para garantizar el cumplimiendo de la calidad del trabajo y los plazos de entrega fijados.
SEGUIMIENTO Y CONTROL DEL PROYECTO.
Esta etapa también es muy importante, ya que en ella se realiza un seguimiento de las tareas planificadas y un control de la calidad del proyecto. En esta fase se lleva a cabo la gestión de incidencias y es posible detectar cualquier desajuste para resolverlo a tiempo y que no suponga un problema para el proyecto. Además, se genera un informe con toda la información relativa al desarrollo del proyecto.
CIERRE DEL PROYECTO.
La finalidad de esta etapa es llevar a cabo un control para garantizar que no queda nada pendiente antes de dar por finalizado el proyecto. Las actividades más comunes que constituyen esta etapa son: cerrar el proyecto por parte de todos los implicados en el mismo (stakeholders), realizar una copia de seguridad, analizar los resultados y compararlos con las previsiones iniciales y actualizar el know how de la empresa con todo lo aprendido para aplicarlo a futuros proyectos.
La certificación Project Management
La dirección de proyectos empresariales es un gran desafío que requiere de una formación sólida y de una cierta experiencia. La certificación Project Management Professional o PMP es un título con validez internacional que certifica que el profesional conoce las mejores prácticas en gestión de proyectos
La certificación Project Management está orientada a cubrir la creciente necesidad de contar con personal cualificado en este campo y, a su vez, con el fin de profesionalizar tanto a empresas como a gerentes.
- Permite garantizar un nivel mínimo de conocimientos a la hora de proponer métodos de trabajo o soluciones, lo que facilita el trabajo en común y la aplicación de una metodología de proyectos dentro de la propia empresa.
- Para las empresas que hacen proyectos para terceros, permite aumentar el valor de sus servicios al disponer de una certificación externa de los directores de proyectos que da la posibilidad de diferenciar sus servicios de los ofrecidos por la competencia. En algunos casos, es incluso un requisito para poder participar en algunas licitaciones de servicios o proyectos.
Encuentra el mejor software de gestión de proyectos para tu empresa
Ya no conoces todas las características, funciones y ventajas del este tipo de una herramienta de gestión de proyectos, así como detalles de los mejores software de gestión de proyectos que puedes encontrar. Ahora ¿cuál el que mejor se adapta a tu empresa en concreto? De eso se encarga SoftDoit, la primera consultora digital en España de software empresarial.
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Los 10 mejores software de gestión de proyectos para lograr la máxima rentabilidad y eficacia