Los 7 mejores Software de Gestión de Proyectos: guía 2024 y comparativa

Los mejores software de gestión de proyectos

Vídeo con las mejores soluciones para gestionar proyectos.

Los mejores software de gestión de Proyectos
ZimaSoft para gestión de proyectos- software de Gestión de Proyectos

ZimaSoft para gestión de proyectos

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Exact para Gestión de Proyectos- software de Gestión de Proyectos

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Zinkee - Gestión de Proyectos para pymes- software de Gestión de Proyectos

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Recursos sobre Software de Gestión de Proyectos:
 
Índice de contenidos (33)

Por qué utilizar un software de gestión de proyectos para la rentabilidad de las empresas

En un mundo donde la eficiencia y la precisión son clave para el éxito empresarial, la gestión de proyectos se ha convertido en una parte esencial de la operación de cualquier organización. Ya sea que estés liderando un pequeño equipo en una startup o coordinando múltiples proyectos en una corporación global, necesitas las herramientas adecuadas para mantener todo en marcha sin problemas.

El objetivo de un software de proyectos es realizarlos con la mejor gestión posible, controlando costes, recursos e imprevistos para lograr satisfacer a los clientes y alcanzar una buena rentabilidad para la empresa.

Desde la planificación y la programación hasta la colaboración y el seguimiento del progreso, el software de gestión de proyectos es la columna vertebral que sostiene los esfuerzos de un equipo, una empresa o un autónomo. 

¿Estás buscando una herramienta que te ayude a mantener tus proyectos en la ruta correcta? ¿Quieres entender cómo estas soluciones pueden transformar tu forma de trabajar? En esta guía exploraremos todo lo que necesitas saber sobre el software de gestión de proyectos y las mejores herramientas de 2024.

 

¿Qué es un software de gestión de proyectos?

Un sistema de gestión de proyectos está diseñado para planificar, organizar, ejecutar y supervisar tareas y proyectos.

Estos programas proporcionan una estructura centralizada donde los responsables de la empresa y los miembros del equipo pueden asignar tareas, establecer plazos, monitorear el progreso, colaborar en tiempo real y gestionar recursos, entre otras funciones.

Estos software pueden ser específicos para ciertas industrias o ser lo suficientemente flexibles como para adaptarse a una variedad de necesidades empresariales.

Características

Un programa de gestión de proyectos puede administrar los planes de ejecución de un negocio, garantizando su organización y control, con el propósito de alcanzar los objetivos marcados.

Los mejores software de gestión de proyectos te permiten, de manera sencilla e intuitiva, planificar los trabajos de empresa con un perfecto control sobre ellos, asegurando una eficiente asignación de recursos para finalizarlos en el tiempo acordado con la mayor eficiencia.

 

¿Para qué sirve? Puntos clave

  • Planificar de manera óptima los proyectos y dividirlos en tareas o hitos, realizando un seguimiento de su evolución.
  • Asignar los recursos humanos y materiales necesarios para su ejecución.
  • Definir unos plazos y costes de cada tarea o proyecto.
  • Supervisar que el presupuesto y tiempo estimado se mantiene, si existen desviaciones o recalcular costes y plazos si fuera necesario.
  • Facilitar la comunicación interna de los equipos para mejorar el flujo de trabajo y el registro de horas.
  • Evaluar en rendimiento y la rentabilidad final.
  • Disponer de una aplicación móvil o app de gestión de proyectos para consultar desde cualquier ubicación.
  • Mejorar la productividad, facilitando la gestión de proyectos y la colaboración de equipos.
 
 
Una solución de gestión de proyectos ayuda a las empresas a optimizar el uso de sus recursos, como el personal, el tiempo y el dinero, lo que implica una mayor eficiencia y eficacia en la ejecución de las tareas. Al establecer un marco de trabajo estructurado y metodológico, se minimizan los riesgos y se maximizan las oportunidades de éxito.
 

Top 7 mejores herramientas de gestión de proyectos de 2024

 

1. ZimaSoft

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Software de gestión de proyectos para pymes y autónomos que permite una gestión global e integral del negocio gracias a sus funcionalidades ERP y CRM. Solución en la nube modular y personalizable.

Entre sus múltiples prestaciones, como facturación, cobros y pagos, contabilidad o control de stock, incluye una herramienta para la gestión de proyectos.

Con ZimaSoft, define fácilmente tus proyectos y controla su evolución, asigna tareas, adjunta documentación y visualiza instantáneamente los márgenes de beneficio y desviaciones de plazos de entrega o presupuestos.

 
ZimaSoft: gestion de proyectos
 

2. Exact para gestión de proyectos

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Software de gestión de proyectos para firmas de consultoría y proveedores de servicios.

Con información actualizada y disponible en tiempo real para dirigir y desarrollar cualquier proyecto de forma eficaz, desde la planificación inicial hasta facturación y entrega final.

Exact para gestión de proyectos es una solución multiidioma, multidispositivo y multilegislación, fácilmente parametrizable y con una puesta en marcha rápida y muy intuitiva.

Control total de los costes y márgenes gracias a una óptima monitorización de todos los procesos relacionados con el proyecto (horas facturables, recursos, facturación...) lo que posibilita una planificación inteligente de la capacidad.

 
Exact para gestión de proyectos
 

3. Aqua Services & Project

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Software de gestión de proyectos y servicios que ofrece una gestión global y centralizada de la cartera de proyectos, con un exhaustivo control financiero y de deuda.

Aqua Services & Project es una potente aplicación web que facilita la digitalización y estandarización de los procesos de una empresa de proyectos, planificando, administrando y controlando la evolución del trabajo, tareas, hitos y desviaciones en plazos o presupuestos.

También permite una precisa gestión de tiempos y recursos en tiempo real e incluye gestión documental, financiera y comercial, así como firma digital, carga de imágenes y generación automática de entregas cumplidas.

Optimiza la planificación y gestión de recursos humanos, materiales y técnicos; el control presupuestario de los costes de ejecución; las intervenciones y la revisión de entregas y validación con certificaciones de conformidad.

 
Aqua Services & Project
 

4. Beebole gestión de proyectos

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Beebole ofrece un software de gestión de proyectos que permite sacar el máximo partido a tus datos para mejorar la toma de decisiones e impulsar la rentabilidad de los proyectos.

Con Beebole para proyectos podrás realizar un eficaz seguimiento de las jornadas laborales de tus empleados, las horas extras y las horas facturables dedicadas a proyectos, tareas y clientes.

Y todo en una cómoda herramienta con aplicación móvil, para fichar las horas invertidas en los proyectos desde cualquier dispositivo.

Para mejorar la gestión de proyectos, cuenta con permisos y roles flexibles para estructurar tu equipo y crear flujos de aprobación.

Además, crea informes configurables y detallados de horas trabajadas, horas extra, rentabilidad, costes, y mucho más para una mejor planificación de proyectos.

 
Beebole gestión de proyectos
 

5. Zinkee

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Zinkee es una solución en la nube especialmente diseñada para gestionar proyectos que requieren un alto nivel de control económico y de rentabilidad, análisis de desviaciones y en los que intervienen distintas personas o equipos.

Con Zinkee puedes relacionar a tus proyectos todos los costes, materiales, empleados, clientes o proveedores.

Un software de gestión de proyectos con el que conseguirás tener toda la documentación bien organizada y asociada a cada item, ahorrar tiempo y evitar que se te escape cualquier plazo importante.

 
Zinkee : gestión de proyectos online
 

6. Coneix

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Coneix es una plataforma de gestión de proyectos que simplifica tu día a día. Diseñada por ingenieros y con una experiencia desde el año 2002 en gestión empresarial, la compañía se centra en ofrecer soluciones para las empresas que trabajan por proyectos.

Coneix es una herramienta que optimiza tu tiempo y gestiona con éxito tu negocio de ingeniería, despacho de arquitectura o empresa de servicios profesionales, en cualquier momento y en cualquier lugar.

Coneix centraliza tu sistema de gestión para que puedas operar de manera más eficiente a través de una base de datos única, lo que agiliza la toma de decisiones. Ofrece un seguimiento detallado y en tiempo real de cada proceso del proyecto, por lo que sabrás en todo momento quién está haciendo qué, conociendo el estado real de cada trabajo

Gracias a su automatización de procesos y monitoreo, podrás tener más tiempo para enfocarte en puntos estratégicos del proyecto.

Con Coneix podrás asignar recursos, planificar y controlar las tareas, registrar las horas invertidas, controlar el presupuesto y sus desviaciones e integrar un sistema de email para la comunicación del equipo.

 
Coneix gestión de proyectos
 

7. Microsoft Project, con la colaboración de V- Valley

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Acicatech, en colaboración con V -Valley, es una empresa Gold Partner de Microsoft.

Su software de gestión de proyectos está basado en la tecnología cloud de Microsoft Dynamics Business Central, y es perfecto para empresas de obras y construcción, ingenierías, instalación y mantenimiento, consultorías y empresas de servicios.

Con esta plataforma podrás gestionar todos tus proyectos de forma integral y con un control total sobre los distintos procesos de trabajo.

Su sistema de análisis avanzado genera informes sobre la rentabilidad en base a la producción real, y es capaz de estimar el trabajo pendiente de ejecutar y las oportunidades a un año vista, lo que facilita la toma de decisiones de negocio.

Integra herramientas para la elaboración de presupuestos, imputación de costes y de partes de trabajo, control de ingresos y costes en tiempo real, análisis de rentabilidad y control de la producción.

Mediciones, subcontratas, ofertas personalizadas para clientes, CRM, contabilidad, previsión de flujo de efectivo… todas las áreas de tu negocio centralizados en una única plataforma.

 
Microsoft proyectos
 

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Preguntas: 1/8

Tabla comparativa de los mejores programas para gestionar proyectos

SoluciónPlanificaciónSeguimientoPersonalización
flujos trabajo
Automatización
procesos
ColaborativoFacturación
ZimaSoft
no
Exact
Aqua Services & Project
Beebole
no
Zinkee
monday.com
no
Coneix
Microsoft Project
no
 

Ventajas de utilizar un software de gestión de proyectos

  1. Mejora de la eficiencia. La gestión de proyectos mediante hojas de cálculo es tediosa y propensa a errores. Un software adecuado automatiza muchos de estos procesos, reduciendo errores y aumentando la eficiencia. Ofrece una visión clara de las tareas y plazos, por lo que se pueden asignar y reasignar recursos de manera efectiva, evitando retrasos. Al centralizar la información y tener un registro claro de las tareas, se minimizan los errores y malentendidos.
  2. Comunicación efectiva. Los equipos pueden colaborar en documentos, discutir detalles y resolver dudas desde una única plataforma. Todos los miembros tienen acceso a la información del proyecto, lo que garantiza que estén alineados y actualizados. Con equipos a menudo dispersos geográficamente o trabajando de forma remota, supone un gran beneficio.
  3. Mayor rentabilidad. Al optimizar recursos y evitar retrasos, se pueden reducir costos asociados con horas extras, rehacer tareas y otros imprevistos. Cumplir con los plazos establecidos también mejora la reputación de la empresa, y abre oportunidades para nuevos proyectos. Al identificar problemas potenciales con anticipación, las empresas pueden tomar medidas preventivas, reduciendo así los riesgos asociados con retrasos o sobrecostos.
  4. Toma de decisiones informada. Los responsables pueden tomar decisiones basadas en datos precisos e identificar cuellos de botella. Los informes generados permiten analizar el rendimiento del proyecto y áreas de mejora.
  5. Flexibilidad y adaptabilidad. Si surgen cambios o imprevistos, es más fácil adaptar el plan y comunicar las modificaciones al equipo. Con muchas soluciones basadas en la nube, los equipos pueden acceder al software desde cualquier lugar, facilitando el trabajo remoto o en movimiento.
  6. Mejora de la satisfacción del cliente. Poder tener un control detallado sobre cada proyecto y su evolución garantiza una entrega que cumpla con las expectativas del cliente. Al mantener informados a los clientes sobre el progreso, se fomenta la confianza y la satisfacción.
 

Cómo elegir el mejor software de gestión de proyectos y tareas: funcionalidades

Planificación y asignación de recursos

La planificación de proyectos es el motor para una buena productividad y rentabilidad. Te permite tener una visión completa de los trabajos a realizar, estructurarlos en tareas, asignar funciones a tus empleados, establecer plazos de entrega y gestionar los recursos necesarios.

Además, las herramientas modernas ofrecen visualizaciones como diagramas de Gantt y cronogramas interactivos, facilitando la comprensión y el seguimiento del progreso.

Presupuestar proyectos

La gestión financiera es crucial en cualquier proyecto. Una vez definidos los recursos humanos y materiales y las horas de desempeño, el software estima automáticamente un presupuesto en función de tus tarifas y previsión de gastos.

Estos presupuestos iniciales pueden actualizarse en función de contratiempos o demoras hasta llegar a la factura definitiva.

Comunicación y cooperación en el equipo

La comunicación efectiva es clave para la buena organización. El software de gestión de proyectos centraliza toda la información del estado de cada tarea, los documentos pertinentes, los pasos que le siguen y los empleados implicados. También permite dejar comentarios en las tareas para el resto del equipo.

Esto fomenta la colaboración y asegura que todos estén en la misma fase, reduciendo malentendidos y aumentando la eficiencia.

 

Seguimiento y análisis del proyecto

El software de gestión de proyectos cuenta con las herramientas necesarias para monitorizar la evolución de cada tarea, para analizar después el rendimiento y la productividad a través de un sistema de indicadores de gestión de proyectos.

También automatiza la elaboración de informes de seguimiento de proyectos, lo que facilita la toma de decisiones basada en datos y ayuda a identificar áreas de mejora.

Integra un tablero Kanban para seguir el progreso de las tareas a través de las etapas; notificaciones en tiempo real sobre cambios, fechas límite y logros; y un sistema de registro del tiempo invertido.

Acceso móvil y en la nube

La capacidad de acceder a la información del proyecto en cualquier momento y lugar es esencial en el mundo moderno.

La mayoría de los software de gestión de proyectos ofrecen aplicaciones móviles y almacenamiento en la nube, permitiendo a los miembros del equipo trabajar de forma remota y mantenerse actualizados incluso cuando están fuera de la oficina.

Integraciones

La interoperabilidad y la capacidad de integración son esenciales para maximizar la eficiencia y la productividad. 

Los software de administración de proyectos tienen la capacidad para integrarse con otras aplicaciones, como el software CRM, software financiero, herramientas de colaboración y de comunicación.

 
 

Herramientas por tipo de proyecto: de Asana y Trello a soluciones integrales

El software de gestión de proyectos ha evolucionado para atender las diversas necesidades de las organizaciones en función de su tamaño, industria y objetivos específicos.

  • Soluciones de gestión global y sectoriales por industria: 
    • Los ERP de proyectos son plataformas integrales para empresas que tienen en los proyectos el core de negocio, con funcionalidades como diagramas de Gantt, gestión de recursos o seguimiento financiero, y aplicación de metodologías Agile. 
    • Además, soluciones sectoriales como los software de construcción están diseñados para gestionar proyectos de construcción, con planificación de obras, seguimiento de materiales y gestión de subcontratas. También hay software de ingeniería o software para empresas de servicios.
  • Productividad:
    • Desde gestores de tareas para proyectos sencillos a plataformas de productividad para gestionar proyectos más grandes
    • Aplicaciones como Asana o Trello son las más conocidas para la gestión del tiempo y del trabajo, pero hay muchas más. Integran tableros kanban para organizar los flujos de trabajo y time bloking.
 
Implantar el software de gestión de proyectos adecuado es clave para maximizar la productividad y rentabilidad de una empresa, transformando la complejidad del día a día en eficiencia operativa.
 

Preguntas frecuentes: del diagrama de Gantt a la gestión de proyectos online

¿Qué es un software de gestión de proyectos?

Es una herramienta diseñada para ayudar a los equipos a planificar, organizar, asignar y controlar los recursos necesarios para llevar a cabo un proyecto de manera eficiente.

¿Qué es un diagrama de Gantt y cómo se utiliza en la gestión de proyectos?

Un diagrama de Gantt es una herramienta visual que muestra la programación de tareas y su secuencia temporal en un proyecto. Este diagrama muestra las fechas de inicio y finalización de cada tarea, así como las dependencias entre ellas. Es muy útil para coordinar y controlar el progreso del proyecto.

 

¿Por qué debería utilizar un software de gestión de proyectos?

Utilizar un software de gestión de proyectos ofrece numerosos beneficios. Estas herramientas ayudan a mejorar la productividad, optimizar el flujo de trabajo, facilitar la colaboración entre miembros del equipo, realizar un seguimiento del progreso del proyecto y garantizar una gestión eficiente de los recursos, entre otras ventajas.

¿Qué ventajas ofrece la gestión de proyectos online?

Al utilizar soluciones en la nube, los equipos pueden acceder a la información del proyecto desde cualquier lugar y en cualquier momento, siempre que tengan una conexión a internet. Esto es especialmente útil para equipos distribuidos o que trabajan de forma remota. Además, pueden colaborar en documentos, tareas y discusiones en tiempo real.

 
 

Impacto de una solución de gestión de proyectos en la productividad de equipos y profesionales

 

Productividad empresarial

El software de gestión de proyectos es una pieza clave en la mejora de la eficiencia y la productividad en las empresas. Estas herramientas ofrecen una variedad de funcionalidades que transforman la forma en que se planifican, ejecutan y monitorean los proyectos.

  • Centralizan toda la información del proyecto en un único lugar, lo que facilita el acceso y la gestión de datos a todos los miembros de un equipo, departamento o empresa, sin importar cuál su ubicación. Esto elimina la necesidad de buscar información en múltiples fuentes y reduce el riesgo de errores o duplicaciones.
  • El software permite una planificación detallada del proyecto, incluyendo la asignación eficiente de recursos y la definición de plazos. Esto asegura que los recursos humanos y materiales se utilicen de manera óptima y que los proyectos se completen a tiempo.
  • La automatización de tareas rutinarias, como la actualización de estados y la generación de informes, libera tiempo valioso que se puede dedicar a actividades más estratégicas.
  • Proporciona herramientas para el seguimiento en tiempo real del progreso del proyecto, lo que permite identificar y abordar rápidamente cualquier desviación o problema.
 

Productividad para autónomos y profesionales

Una solución de gestión de proyectos es también clave para los profesionales autónomos, ya que les ayuda a mejorar su organización, eficiencia y calidad del trabajo, lo que se traduce en una mayor productividad y rentabilidad en sus negocios.

  • Organizan sus tareas y proyectos de manera más eficiente, estableciendo plazos claros y prioridades. Esto ayuda a evitar la sobrecarga de trabajo y a mantener el enfoque en las tareas más importantes.
  • Automatizan procesos repetitivos como la facturación por proyectos, el seguimiento de horas y la generación de informes. A la hora de ajustar presupuestos, en una aplicación fundamental.
  • Al proporcionar una visión clara de los plazos y las cargas de trabajo, el software de gestión de proyectos ayuda a los autónomos a gestionar su tiempo de manera más efectiva.
  • Estas soluciones ofrecen acceso instantáneo a información crucial sobre el negocio, lo que permite a los autónomos tomar decisiones informadas rápidamente y ajustar sus estrategias según sea necesario.
 
 
Gestión de proyectos de equipo, individual o para pymes. Vídeo de experto para poder elegir el mejor sistema para aumentar tu rendimiento y focalizarte en el trabajo. Comparativa de Asana, Todoist y Billage, sus ventajas y desventajas.
Comparativa de Asana, Todoist y Billage

Videocomparativa con 3 conocidas apps de gestión de proyectos.

Últimas tendencias en las plataformas de gestión de proyectos

La industria del software de gestión de proyectos está en constante evolución, y las tendencias emergentes están remodelando la forma en que los equipos trabajan y colaboran. Vamos a conocer algunas de las tendencias más significativas:

  • Las aplicaciones de inteligencia artificial y aprendizaje automático están siendo incorporadas en las herramientas de gestión de proyectos para ofrecer análisis predictivos, automatización avanzada y asistencia en la toma de decisiones. Esto puede incluir la predicción de riesgos, la asignación óptima de recursos y la generación de insights basados en datos históricos.
  • La realidad aumentada también tiene cada vez mayor cabida en la planificación y visualización de proyectos, especialmente en campos como la construcción y el diseño. Permiten una inmersión más profunda al cliente, con una perspectiva tridimensional de los proyectos.
  • La sostenibilidad está ganando importancia en la gestión de proyectos. Los futuros software podrían incluir características para evaluar y mejorar el impacto ambiental y social de los proyectos, conectándose con los software ESG para analizar los datos.
  • Las herramientas de colaboración en tiempo real están siendo cada vez más integradas en las soluciones de gestión de proyectos, facilitando la comunicación entre equipos distribuidos geográficamente y mejorando el trabajo colaborativo.
 

Características a considerar al escoger un software para gestionar tus proyectos

  • Facilidad de uso. Un software intuitivo y fácil de usar reduce la curva de aprendizaje y permite que los equipos comiencen a trabajar rápidamente. 
  • Personalización. La capacidad de adaptar el software a las necesidades específicas de la organización es crucial. Debe permitir la creación de flujos de trabajo personalizados, campos y vistas de dashboard según las necesidades del proyecto.
  • Integración con otras herramientas. Como mencionamos anteriormente, la capacidad de integrarse con otros sistemas es esencial para una gestión de proyectos fluida.
 
  • Generación de informes. Un buen software debe ofrecer herramientas robustas de generación de informes que permitan a los gestores de proyectos obtener insights sobre el rendimiento del proyecto. Debe ser capaz de producir análisis detallados sobre tareas, tiempos, presupuestos y otros KPIs clave.
  • Colaboración en tiempo real. La capacidad de colaborar en tiempo real, ya sea mediante chat integrado, comentarios en tareas o edición simultánea de documentos, es esencial para los equipos.
  • Asignación de recursos. El programa debe permitir la asignación y seguimiento de recursos, ya sean humanos o materiales. Debe ofrecer una visión clara de la disponibilidad y la carga de trabajo.
  • Accesibilidad móvil. Un software que ofrezca aplicaciones móviles o una interfaz web optimizada para móviles es una gran ventaja.
 
 

Cuál es el mejor software de gestión de proyectos para tu empresa o negocio

Ya no conoces todas las características, funciones y ventajas del este tipo de una herramienta de gestión de proyectos, así como detalles de los mejores software de gestión de proyectos que puedes encontrar. Ahora ¿cuál el que mejor se adapta a tu empresa en concreto? De eso se encarga SoftDoit, la primera consultora digital en España de software empresarial.

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