Las mejores Gestores de Tareas para organizar tu trabajo y el de tu equipo (productividad)

Descubre SIN COSTE el mejor Software de Gestión de Tareas para tu empresa

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¿Para qué sirve un gestor de tareas?

Un gestor de tareas es una de las herramientas más importantes del software de productividad, aunque también se puede adquirir como un único programa de gestión de tareas. Sirve para optimizar la gestión del tiempo y planificar las actividades que tenemos que realizar para el desarrollo de nuestros proyectos y trabajos.

Normalmente, el gestor de tareas es una aplicación online multiplataforma; es decir, sincroniza los datos del programa para que los uses indistintamente en el ordenador o desde su app móvil. Se acabaron los confusos excel, los post-it y las notas alrededor de la mesa o en el calendario de trabajo. Una aplicación de gestión de tareas es mucho más sencilla y visual.

Tanto gratuitas como de pago, la cantidad de software de gestión de tareas que existe en el mercado es enorme y variada: Todoist, Microsoft To-Do, Trello, Evernote, Asana... Su precio dependerá de las funcionalidades business que queramos incluir.

Con el gestor de tareas te puedes enfocar en sacar adelante los trabajos de manera efectiva y productiva, sin tener que preocuparte qué acción importante tienes que realizar hoy con prioridad, a qué hora es la reunión de equipo o cuando es la próxima fecha de entrega. El gestor de tareas tiene toda esa información cómodamente registrada en listas de actividades o tareas.

     

    Objetivos del gestor de tareas

    • El gestor de tareas simplifica y agiliza la consecución de  objetivos a alcanzar por cada departamento de la empresa o bien a nivel individual, dividiendo trabajos y proyectos en tareas y subtareas, marcando unos plazos y asignando responsables.
    • El gestor de tareas funciona como un planificador u organizador de tareas, y nos permite realizar un seguimiento de en qué momento se encuentra cada acción y cuando se debe finalizar. Es una buena herramienta de gestión del tiempo.
     
    Un gestor de tareas agiliza el desarrollo del trabajo y aumenta la productividad gracias a su planificador de tareas y subtareas, así como a su sistema de siguimiento.
     
     
    Un gestor de tareas facilita el flujo de trabajo dentro de un equipo y, a nivel individual, ayuda a centrar el tiempo en los objetivos marcados, evitando errores y la falta de concentración. Divide las acciones en tareas y subtareas, asignando plazos y responsables.
     

    Principales funciones de un gestor de tareas 

    Como gestor de tareas individual

    • Divide tu trabajo en listas de tareas y subtareas con sus fechas límite.
    • Planifica su ejecución en el calendario según plazos y prioridades.
    • Diferencia por colores o etiquetas el tipo de tarea y su importancia: pendiente, en ejecución, urgente, muy importante...
    • Programa tareas que se repitan de forma automática en días concretos, por ejemplo, todos los martes llamar a determinado cliente, cada 20 de mes preparar facturas, etc
    • Organiza la visualización de tareas de la forma más cómoda posible: en lista por prioridades, en calendario por fechas o por proyectos.
    • Crea notas rápidamente para que no se te escape ninguna idea,
    • Añade archivos o comentarios a cada tarea para tener toda la información que necesitas siempre a mano.
    • Observa el progreso de tus proyectos al finalizar cada objetivo o tarea.
     

    Como gestor de tareas para equipos

    • Asigna tareas a equipos o empleados en concreto para llevar a cabo proyectos.
    • Comparte listado de tareas entre miembros de un equipo para que todos pueden ver el avance y los plazos.
    • Delega determinadas tareas para poder centrarte en tus prioridades.
    • Recibe notificaciones cuando cualquiera de los responsables completen sus tareas, añadan comentarios, cambien plazos, etc.
    • Observa la evolución de un proyecto y la productividad de cada empleado en función de las tareas finalizadas y su seguimiento. 
    • Crea plantillas personalizadas cuya estructura y plazos se repita en determinados proyectos.
    • Algunos gestores de tareas permiten conectar la aplicación con software de comunicación, como gestores de email o chat interno, o un software OKR para el trabajo por objetivos.
     
     
    ¿Quieres conocer un ejemplo de gestor de tareas para equipos y a nivel personal? No te pierdas este vídeo donde analizamos tres aplicaciones para gestionar tareas y aumentar la productividad. Y todo en menos de 5 minutos.

    Comparativa de tres aplicaciones de gestión de tareas

    Videoanálisis de tres app con gestión de tareas, Asana, Todoist y Billage, para la productividad individual, de equipos y de empresa.

    4 de los mejores gestores de tareas que puedes encontrar (y los más utilizados)

     

    Trello

    Gestor de tareas para equipos que facilita el trabajo colaborativo, la gestión de tareas y el aumento de la productividad. Trello es una aplicación muy extendida para apoyar el trabajo de equipos y entre empleados en remoto.

    Con un diseño muy actual, visual y personalizable, integra funcionalidades muy valiosas para organizar el trabajo. A través de su tablero, podrás elegir diferentes vistas y métricas, asignar tareas, establecer cronogramas, definir objetivos y eventos sobre el calendario.

    A través de las tarjetas, listas de tareas y subtareas de Trello, podrás gestionar, supervisar y organizar con el equipo el trabajo a realizar, utilizar checklists, resaltar fechas de vencimiento, añadir documentos adjuntos y comentarios a cada tarea, controlar el registro de actividad, las tareas que se han ido realizando y las que están pendientes, etc.

    Además, este gestor de tareas cuenta con herramientas de automatización para mejorar los flujos de trabajo de cada equipo.

    A través de sus power-up, podrás integrar el programa con otras aplicaciones que uses, como Jira, Slack, Drive, etc.

     
    Trello
     

    Asana

    Asana es otro de los grandes referentes como software de gestión de tareas y proyectos de equipo. Permite planificar y organizar todos los proyectos de una empresa o departamento en una sola pantalla, perfecto para sincronizar esfuerzos y avances entre todos los integrantes del equipo.

    Podrás controlar fácilmente y en tiempo real el estado de cada trabajo, asignar tareas a sus responsables y establecer fechas límite. Enseguida podrás detectar cuello de botella, los empleados más eficientes y los proyectos más rentables.

    Con Asana podrás definir y automatizar los flujos de trabajo para que todos sepan en todo momento qué tienen que hacer y cuándo, cómo influye en el resultado final, con quién tienen que colaborar o a quién preguntar en caso de dudas.

    Además, se integra con multitud de aplicaciones de comunicación para facilitar aún más el trabajo colaborativo, como Slack, Zoom u Outlook.

     
    Asana
     

    Basecamp

    Un gestor de tareas fundamental para el trabajo en remoto de equipos, freelance y multinacionales con diferentes ubicaciones.

    Basecamp organiza todos los trabajos relacionados con cada tarea en un único lugar: correos electrónicos, archivos, chats, calendario de reuniones, subtareas, miembros asignados, etc. De esta forma, es muy fácil controlar cada proyecto y los avances de cada miembro del equipo.

    Basecamp cuenta con un eficaz tablero de mensajes para publicar ideas, actualizaciones de las tareas o eventos; gestión de tareas y plazos de entrega; listas de trabajo; calendarios compartidos; carpetas para organizar archivos; chat online para el equipo y registro automático de acciones frecuentes.

     
    Basecamp
     

    Todoist

    Un gestor de tareas para uso individual, emprendedores o autónomos.

    Todoist te muestra de un solo golpe de vista las prioridades de cada jornada y te recuerda las más urgentes. Con un diseño muy práctico e intuitivo, que te permite añadir emojis a cada tarea.

    Con Todoist puedes organizar cada uno de tus trabajos en diferentes tareas y listas, destacar las más importantes, crear etiquetas que te ayuden a diferenciar tipos de proyectos, adjuntar archivos, definir objetivos diarios y semanales y establecer notificaciones automáticas.

    Al poder realizar un registro automático de las horas que dedicas a cada acción, te facilitará calcular el coste de cada uno de tus trabajos y facturarlos.

    Todoist también cuenta con multitud de integraciones disponibles para simplificar el trabajo, como Google Calendar, Dropbox o Zapier.

     
    Todoist
     
    Un gestor de tareas es una de las aplicaciones más utilizadas para focalizar la consecución de objetivos y planificar el trabajo diario.
     

    Ventajas de utilizar un gestor de tareas

    1. Prioriza fácilmente las tareas de cada día y semana para focalizar tu atención en las más importantes y cumplir así con los plazos del proyecto o los fijados con el cliente. Un gestor de tareas multiplica la eficacia y la concentración con técnicas como time blocking.
    2. Evita una carga excesiva de trabajo o superposiciones de eventos, compensa las tareas de cada día y las de los miembros del equipo.
    3. Mejora la productividad individual y de grupos gracias a la clara visualización de proyectos y tareas, disminuye las dudas en cuanto a plazos, la solicitud de documentos y la falta de concentración. Un gestor de tareas focaliza a cada empleado en su tarea diaria.
    4. Fomenta el trabajo colaborativo y reduce los cuellos de botella al reunir en un solo programa toda la información que se necesita de cada proyecto o actividad, añadir comentarios, compartir ideas y realizar un seguimiento global de las acciones y sus plazos.
     
    Ventajas de utilizar un gestor de tareas
     

    ¿Cuál es el mejor gestor de tareas para mi tipo de trabajo?

    Ya conoces todas las funciones y ventajas de utilizar un software de gestión de tareas. Ahora, ¿cómo elegir la mejor aplicación para mi equipo o tipo de trabajo? 

    Muy fácil, tan solo tienes que utilizar nuestro comparador de software de gestión de tareas que aparece en esta misma página para que sepamos qué prestaciones necesitas; no tardarás ni un minuto.

    Gracias a nuestro comparador gratuito y neutral, te crearemos un ranking personalizado con los gestores de tareas que más se adecuan a tus necesidades. ¡Así de fácil!

     
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