Gestor de Tareas: una aplicación que organiza tu trabajo y el de tu equipo para mejorar tu productividad

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¿Para qué sirve un gestor de tareas?

Un gestor de tareas es una de las herramientas más importantes del software de productividad, aunque también se puede adquirir como un único programa de gestión de tareas.

Normalmente, el gestor de tareas es una aplicación online multiplataforma; es decir, sincroniza los datos del programa para que los uses indistintamente en el ordenador o desde su app móvil. Se acabaron los confusos excel, los post-it y las notas alrededor de la mesa o en el calendario de trabajo. Una aplicación gestor de tareas es mucho más sencilla y visual.

Tanto gratuitas como de pago, la cantidad de soluciones de gestor de tareas que existe en el mercado es enorme y variada: Todoist, Microsoft To-Do, Trello, Evernote.... Su precio dependerá de las funcionalidades business que queramos incluir.

Con el gestor de tareas te puedes enfocar en sacar adelante los trabajos de manera efectiva y productiva, sin tener que preocuparte qué acción importante tienes que realizar hoy con prioridad, a qué hora es la reunión de equipo o cuando es la próxima fecha de entrega. El gestor de tareas tiene toda esa información cómodamente registrada en listas de actividades o tareas.

     

    Objetivos del gestor de tareas

    • El gestor de tareas simplifica y agiliza la consecución de  objetivos a alcanzar por cada departamento de la empresa o bien a nivel individual, dividiendo trabajos y proyectos en tareas y subtareas, marcando unos plazos y asignando responsables.
    • El gestor de tareas funciona como un planificador u organizador de tareas, y nos permite realizar un seguimiento de en qué momento se encuentra cada acción y cuando se debe finalizar. Es una buena herramienta de gestión del tiempo.
     
    Un gestor de tareas agiliza el desarrollo del trabajo y aumenta la productividad gracias a su planificador de tareas y subtareas, así como a su sistema de siguimiento.
     
     
    Un gestor de tareas facilita el flujo de trabajo dentro de un equipo y, a nivel individual, ayuda a centrar el tiempo en los objetivos marcados, evitando errores y la falta de concentración. Divide las acciones en tareas y subtareas, asignando plazos y responsables.
     

    Principales funciones de un gestor de tareas 

    Como gestor de tareas individual

    • Divide tu trabajo en listas de tareas y subtareas con sus fechas límite.
    • Planifica su ejecución en el calendario según plazos y prioridades.
    • Diferencia por colores o etiquetas el tipo de tarea y su importancia: pendiente, en ejecución, urgente, muy importante...
    • Programa tareas que se repitan de forma automática en días concretos, por ejemplo, todos los martes llamar a determinado cliente, cada 20 de mes preparar facturas, etc
    • Organiza la visualización de tareas de la forma más cómoda posible: en lista por prioridades, en calendario por fechas o por proyectos.
    • Crea notas rápidamente para que no se te escape ninguna idea,
    • Añade archivos o comentarios a cada tarea para tener toda la información que necesitas siempre a mano.
    • Observa el progreso de tus proyectos al finalizar cada objetivo o tarea.
     

    Como gestor de tareas para equipos

    • Asigna tareas a equipos o empleados en concreto para llevar a cabo proyectos.
    • Comparte listado de tareas entre miembros de un equipo para que todos pueden ver el avance y los plazos.
    • Delega determinadas tareas para poder centrarte en tus prioridades.
    • Recibe notificaciones cuando cualquiera de los responsables completen sus tareas, añadan comentarios, cambien plazos, etc.
    • Observa la evolución de un proyecto y la productividad de cada empleado en función de las tareas finalizadas y su seguimiento. 
    • Crea plantillas personalizadas cuya estructura y plazos se repita en determinados proyectos.
    • Algunos gestores de tareas permiten conectar la aplicación con software de comunicación, como gestores de email o chat interno, o un software OKR para el trabajo por objetivos.
     
     

    Ventajas de utilizar un gestor de tareas

    1. Prioriza fácilmente las tareas de cada día y semana para focalizar tu atención en las más importantes y cumplir así con los plazos del proyecto o los fijados con el cliente. Un gestor de tareas multiplica la eficacia y la concentración.
    2. Evita una carga excesiva de trabajo o superposiciones de eventos, compensa las tareas de cada día y las de los miembros del equipo.
    3. Mejora la productividad individual y de grupos gracias a la clara visualización de proyectos y tareas, disminuye las dudas en cuanto a plazos, la solicitud de documentos y la falta de concentración. Un gestor de tareas focaliza a cada empleado en su tarea diaria.
    4. Fomenta el trabajo colaborativo y reduce los cuellos de botella al reunir en un solo programa toda la información que se necesita de cada proyecto o actividad, añadir comentarios, compartir ideas y realizar un seguimiento global de las acciones y sus plazos.
     
    Ventajas de utilizar un gestor de tareas
     

    ¿Cuál es el mejor gestor de tareas para mi tipo de trabajo?

    Ya conoces todas las funciones y ventajas de utilizar una herramienta de productividad como el gestor de tareas. Ahora, ¿cómo elegir la mejor aplicación para mi equipo o tipo de trabajo? 

    Muy fácil, tan solo tienes que rellenar el formulario que aparece en esta misma página para que sepamos qué prestaciones necesitas; no tardarás ni un minuto.

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