Un gestor de tareas es una aplicación que sirve para planificar el trabajo y convertir cada objetivo en acciones a finalizar dentro de un plazo. Descubre sus funcionalidades para aumentar la productividad y los 4 mejores software de gestión de tareas que puedes encontrar.
Los 4 mejores Gestores de Tareas para organizar tu trabajo y el de tu equipo (productividad)
- Que es un gestor de tareas: sistema de planificacion y colaboracion para mejorar la eficiencia
- Para que sirve un gestor de tareas de trabajo: crear listas y priorizar proyectos
- Los 4 mejores gestores de tareas que puedes encontrar (y los mas utilizados)
- Otros software de tareas que podemos destacar
- Principales funciones de un gestor de tareas
- Ventajas de utilizar un gestor de tareas
- ¿Cual es el mejor gestor de tareas para mi tipo de trabajo?
Qué es un gestor de tareas: sistema de planificación y colaboración para mejorar la eficiencia
Un gestor de tareas es una de las herramientas más importantes del software de productividad, aunque también se puede adquirir como un único programa de gestión de tareas. Sirve para optimizar la gestión del tiempo y planificar las actividades que tenemos que realizar para el desarrollo de nuestros proyectos y trabajos.
Normalmente, el gestor de tareas es una aplicación online multiplataforma; es decir, sincroniza los datos del programa para que los uses indistintamente en el ordenador o desde su app móvil. Se acabaron los confusos excel, los post-it y las notas alrededor de la mesa o en el calendario de trabajo. Una aplicación de gestión de tareas es mucho más sencilla y visual.
Gestión de tareas con seguimiento en tiempo real: optimiza tu tiempo con las listas de tareas
Tanto gratuitas como de pago, la cantidad de aplicaciones de gestión de tareas que existe en el mercado es enorme y variada: Todoist, Microsoft To-Do, Trello, Evernote, Asana... Su precio dependerá de las funcionalidades business que queramos incluir.
Con el gestor de tareas te puedes enfocar en sacar adelante los trabajos de manera efectiva y productiva, sin tener que preocuparte qué acción importante tienes que realizar hoy con prioridad, a qué hora es la reunión de equipo o cuando es la próxima fecha de entrega. El gestor de tareas tiene toda esa información cómodamente registrada en listas de actividades o tareas.
Para qué sirve un gestor de tareas de trabajo: crear listas y priorizar proyectos
- El gestor de tareas simplifica y agiliza la consecución de objetivos a alcanzar por cada departamento de la empresa o bien a nivel individual, dividiendo trabajos y proyectos en tareas y subtareas, marcando unos plazos y asignando responsables.
- Es una herramienta que sirve para organizar y administrar las actividades y responsabilidades de cada uno de sus usuarios a través de lista de tareas pendientes, una visión general de las fechas límite y la capacidad de priorizar y asignar tareas a diferentes miembros del equipo.
- El gestor de tareas funciona como un planificador u organizador de tareas, y nos permite realizar un seguimiento en tiempo real de en qué momento se encuentra cada acción y cuando se debe finalizar. Es una buena herramienta de gestión del tiempo.
- El objetivo principal de un gestor de tareas es ayudar a los usuarios a ser más productivos y eficientes.
Un gestor de tareas agiliza el desarrollo del trabajo y aumenta la productividad gracias a su planificador de tareas y subtareas, así como a su sistema de siguimiento.
Un gestor de tareas facilita el flujo de trabajo dentro de un equipo y, a nivel individual, ayuda a centrar el tiempo en los objetivos marcados, evitando errores y la falta de concentración. Divide las acciones en tareas y subtareas, asignando plazos y responsables.
Los 4 mejores gestores de tareas que puedes encontrar (y los más utilizados)
1. Sesame HR gestor de tareas
Asigna proyectos de clientes a los empleados con el gestor de tareas de Sesame HR. Con esta solución podrás medir el coste y la rentabilidad de los proyectos, así como la productividad de tus empleados.
Conseguirás una óptima planificación, categorizando las tareas con etiquetas, asignándolas a cada miembro del equipo y estableciendo alertas de inactividad para evitar retrasos e inacción.
Este software de gestión de tareas cuenta con una app móvil para poder controlar los progresos y el estado de cada tarea en todo momento, y extensión para Chrome para poder planificar las tareas directamente desde el navegador.

2. monday.com
Con monday.com, los responsables y los equipos pueden gestionar tareas de forma eficaz y efectiva, mantenerse alineados para alcanzar metas y objetivos en tiempo real, comunicarse, compartir activos y colaborar.
Con este gestor de tareas podrás aumentar la productividad, mejorar la eficiencia y centralizar toda la información, herramientas y comunicaciones de tus proyectos.
De forma sencilla puedes crear tareas y subtareas, asignar responsables y recursos, y controlar en todo momento el seguimiento y estado de cada una de ellas.
La información se actualiza en tiempo real y podrás acceder a ella vía app, para conocer el progreso de las acciones.

3. Todoist: gestor de tareas personal
Un gestor de tareas para uso individual, emprendedores o autónomos.
Todoist te muestra de un solo golpe de vista las prioridades de cada jornada y te recuerda las más urgentes. Con un diseño muy práctico e intuitivo, que te permite añadir emojis a cada tarea.
Con Todoist puedes organizar cada uno de tus trabajos en diferentes tareas y listas, destacar las más importantes, crear etiquetas que te ayuden a diferenciar tipos de proyectos, adjuntar archivos, definir objetivos diarios y semanales y establecer notificaciones automáticas.
Al poder realizar un registro automático de las horas que dedicas a cada acción, te facilitará calcular el coste de cada uno de tus trabajos y facturarlos.
Todoist también cuenta con multitud de integraciones disponibles para simplificar el trabajo, como Google Calendar, Dropbox o Zapier.

4. Asana: gestor de trabajo
Asana es otro de los grandes referentes como software de gestión de tareas y proyectos de equipo. Permite planificar y organizar todos los proyectos de una empresa o departamento en una sola pantalla, perfecto para sincronizar esfuerzos y avances entre todos los integrantes del equipo.
Podrás controlar fácilmente y en tiempo real el estado de cada trabajo, asignar tareas a sus responsables y establecer fechas límite. Enseguida podrás detectar cuello de botella, los empleados más eficientes y los proyectos más rentables.
Con Asana podrás definir y automatizar los flujos de trabajo para que todos sepan en todo momento qué tienen que hacer y cuándo, cómo influye en el resultado final, con quién tienen que colaborar o a quién preguntar en caso de dudas.
Además, se integra con multitud de aplicaciones de comunicación para facilitar aún más el trabajo colaborativo, como Slack, Zoom u Outlook.

Otros software de tareas que podemos destacar
Worckdeck: gestor de tareas online
Workdeck es un software diseñado para gestionar tareas y proyectos y controlar el tiempo de trabajo de cada actividad. Es una herramienta para el manejo de gastos, compras y mucho más. Desde una única interfaz, los gerentes pueden administrar las tareas y luego generar reportes de tiempo invertido o tiempo planificado por proyecto.
Este gestor de tareas está sincronizado con las principales aplicaciones del mercado tecnológico como Google Workspace, Office 365, Zoom, Microsoft Teams y One Drive.
La plataforma cuenta con un diagrama de Gantt y cuadro de Kanban para cada proyecto y están sincronizados con el calendario de cada usuario. De esta manera, se consigue un análisis en tiempo real de cada actividad realizada.
Workdeck también dispone de una función de comunicación que permite contactar de forma individual a cada usuario y/o crear grupos de conversación según el proyecto o actividad.

Principales funciones de un gestor de tareas
Como gestor de tareas personal
- Divide tu trabajo en listas de tareas y subtareas con sus fechas límite.
- Planifica su ejecución en el calendario según plazos y prioridades.
- Diferencia por colores o etiquetas el tipo de tarea y su importancia: pendiente, en ejecución, urgente, muy importante...
- Programa tareas que se repitan de forma automática en días concretos, por ejemplo, todos los martes llamar a determinado cliente, cada 20 de mes preparar facturas, etc
- Organiza la visualización de tareas de la forma más cómoda posible: en lista por prioridades, en calendario por fechas o por proyectos.
- Crea notas rápidamente para que no se te escape ninguna idea,
- Añade archivos o comentarios a cada tarea para tener toda la información que necesitas siempre a mano.
- Observa el progreso de tus proyectos al finalizar cada objetivo o tarea.
Como gestor de tareas para equipos
- Asigna tareas a equipos o empleados en concreto para llevar a cabo proyectos.
- Comparte listado de tareas entre miembros de un equipo para que todos pueden ver el avance y los plazos.
- Delega determinadas tareas para poder centrarte en tus prioridades.
- Recibe notificaciones cuando cualquiera de los responsables completen sus tareas, añadan comentarios, cambien plazos, etc.
- Observa la evolución de un proyecto y la productividad de cada empleado en función de las tareas finalizadas y su seguimiento.
- Crea plantillas personalizadas cuya estructura y plazos se repita en determinados proyectos.
- Algunos gestores de tareas permiten conectar la aplicación con software de comunicación, como gestores de email o chat interno, o un software OKR para el trabajo por objetivos.
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Videoanálisis de tres app con gestión de tareas, Asana, Todoist y Billage, para la productividad individual, de equipos y de empresa.
Ventajas de utilizar un gestor de tareas
- Prioriza fácilmente las tareas de cada día y semana para focalizar tu atención en las más importantes y cumplir así con los plazos del proyecto o los fijados con el cliente. Un gestor de tareas multiplica la eficacia y la concentración con técnicas como time blocking.
- Evita una carga excesiva de trabajo o superposiciones de eventos, compensa las tareas de cada día y las de los miembros del equipo.
- Mejora la productividad individual y de grupos gracias a la clara visualización de proyectos y tareas, disminuye las dudas en cuanto a plazos, la solicitud de documentos y la falta de concentración. Un gestor de tareas focaliza a cada empleado en su tarea diaria.
- Fomenta el trabajo colaborativo y reduce los cuellos de botella al reunir en un solo programa toda la información que se necesita de cada proyecto o actividad, añadir comentarios, compartir ideas y realizar un seguimiento global de las acciones y sus plazos.

Un gestor de tareas es una de las aplicaciones más utilizadas para focalizar la consecución de objetivos y planificar el trabajo diario.
¿Cuál es el mejor gestor de tareas para mi tipo de trabajo?
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