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Los mejores Gestores de Tareas de 2026 para
organizar tu trabajo y el de tu equipo
Un gestor de tareas facilita el flujo de trabajo dentro de un equipo y, a nivel individual, ayuda a centrar el tiempo en los objetivos marcados, evitando errores y la falta de concentración. Divide las acciones en tareas y subtareas, asignando plazos y responsables. Te contamos todo sobre el gestor de tareas, cuáles son las 7 mejores aplicaciones para organizar tareas de 2025 y cómo elegir la mejor para ti o tu empresa.
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| Solución | Prestaciones | Integración | Precios | Valoración | Más info |
|---|---|---|---|---|---|
 Sesame |
Automatización Subtareas Seguimiento |
Integración |
Desde 6€ usuario/mes | 4.7/5 | |
 Zoho Projects |
Presupuestos Rentabilidad Asigna tareas Horas facturables |
App móvil |
Dispone de plan gratuito | 4.7/5 | |
 Miro |
Automatización Subtareas Seguimiento |
Integración |
Desde 8€ usuario/mes | 4.6/5 | |
 Clockio |
Automatización Subtareas Seguimiento |
Integración |
Desde 4€ ususario/mes | 4.6/5 | |
 ClickUp |
Automatización Subtareas Seguimiento |
Integración |
Desde 7$ usuario/mes | 4.5/5 | |
 Notion |
Automatización Subtareas Seguimiento |
Integración |
Desde 9,50 € usuario/mes | 4.7/5 | |
 Todoist |
Automatización Subtareas Seguimiento |
Integración |
Desde 3€ usuario/mes | 4.3/5 |
- ¿Que es un gestor de tareas? Sistema de planificacion y colaboracion en tiempo real
- Para que sirve un gestor de tareas de trabajo: crear listas y priorizar proyectos
- Los 7 mejores software de gestion de tareas (y los mas utilizados)
- Ventajas de utilizar un programa para planificar trabajos
- Funcionalidades de un gestor de tareas
- El mejor gestor de tareas para tu tipo de trabajo
¿Qué es un gestor de tareas? Sistema de planificación y colaboración en tiempo real
Un gestor de tareas es una herramienta de productividad que sirve para optimizar la gestión del tiempo y planificar las actividades que tenemos que realizar para el desarrollo de nuestros trabajos, y se adapta a las necesidades de empresas y profesionales.
Normalmente, es una aplicación online multiplataforma; es decir, sincroniza los datos del programa para que los uses indistintamente en el ordenador o desde su app móvil. Se acabaron los confusos excel, los post-it y las notas alrededor de la mesa o en el calendario de trabajo. Una aplicación de gestión de tareas es mucho más sencilla y visual.
Tanto gratuitas como de pago, la cantidad de aplicaciones de gestión de tareas que existe en el mercado es enorme y variada: Todoist, Microsoft To-Do, Trello, Evernote, Asana... Su precio dependerá de las funcionalidades business que queramos incluir.
Con el gestor de tareas te puedes enfocar en sacar adelante los trabajos de manera efectiva y productiva, sin tener que preocuparte qué acción importante tienes que realizar hoy con prioridad, a qué hora es la reunión de equipo o cuando es la próxima fecha de entrega. El gestor de tareas tiene toda esa información cómodamente registrada en listas de actividades o tareas.
Para qué sirve un gestor de tareas de trabajo: crear listas y priorizar proyectos
- El gestor de tareas simplifica y agiliza la consecución de objetivos a alcanzar por cada departamento de la empresa o bien a nivel individual, dividiendo trabajos y proyectos en tareas y subtareas, marcando unos plazos y asignando responsables.
- Es una herramienta que sirve para organizar y administrar las actividades y responsabilidades de cada uno de sus usuarios a través de lista de tareas pendientes, una visión general de las fechas límite y la capacidad de priorizar y asignar tareas a diferentes miembros del equipo.
- Funciona como un planificador u organizador de tareas, y nos permite realizar un seguimiento en tiempo real de en qué momento se encuentra cada acción y cuando se debe finalizar. Es una buena herramienta de gestión del tiempo.
- El objetivo principal de un gestor de tareas es ayudar a los usuarios a ser más productivos y eficientes.
Los 7 mejores software de gestión de tareas (y los más utilizados)
Sesame HR
Asigna proyectos de clientes a los empleados con el gestor de tareas de Sesame HR. Con esta solución podrás medir su coste y la rentabilidad, así como la productividad de tus empleados.
Conseguirás una óptima planificación, categorizando las tareas con etiquetas, asignándolas a cada miembro del equipo y estableciendo alertas de inactividad para evitar retrasos e inacción.
Este software de gestión de tareas cuenta con una app móvil para poder controlar los progresos y el estado de cada tarea en todo momento, y extensión para Chrome para poder planificar las tareas directamente desde el navegador.
Ventajas
- Integra gestión de tareas con funcionalidades de RRHH en una sola plataforma.
- Permite controlar el tiempo de trabajo de forma sencilla y centralizada.
- Es fácil de usar para equipos sin perfil técnico.
Inconvenientes
- Tiene menos profundidad en gestión de proyectos complejos.
- Ofrece menor personalización que herramientas especializadas.
Valoración
4.7/5 Funcionalidades Facilidad de uso Atención al cliente Integraciones
Zoho projects
Zoho Projects es una plataforma de gestión de proyectos y tareas que ayuda a empresas y equipos a organizar su trabajo con mayor eficiencia, ofreciendo herramientas de planificación, seguimiento y coordinación en un entorno centralizado.
Con una estructura de Proyectos > Hitos > Listas de tareas > Tareas, Zoho Projects permite gestionar cada fase del proyecto, asignar responsabilidades y controlar el avance de forma clara y ordenada.
Podrás crear tareas con fechas límite, prioridades, responsables y dependencias, además de registrar el tiempo invertido mediante temporizadores o entradas manuales. También incluye vistas como Kanban, calendarios y diagramas de Gantt para facilitar la planificación y reprogramación.
Dispone de funciones de colaboración como comentarios, foros, chat y gestión documental, junto con integraciones con herramientas externas y con el ecosistema Zoho. Además, permite imputar horas de trabajo y analizar desviaciones frente a los tiempos estimados para mejorar el control del proyecto.
Ventajas
- Gran variedad de herramientas de planificación y seguimiento, adaptables a distintos tipos de proyectos y metodologías.
- Interfaz intuitiva y con vistas múltiples (Gantt, lista, Kanban) que facilitan la organización del trabajo diario.
- Amplias integraciones con el ecosistema Zoho y plataformas externas, lo que permite centralizar procesos y evitar duplicidades.
Inconvenientes
- La curva de aprendizaje puede ser mayor para usuarios sin experiencia en herramientas de gestión de proyectos.
Valoración
4.7/5 Funcionalidades Facilidad de uso Atención al cliente Integraciones
Miro
Miro es una herramienta de colaboración visual y gestión de tareas que permite a los equipos trabajar de forma conjunta en un entorno digital compartido, facilitando la organización del trabajo en tiempo real. Su enfoque está orientado a mejorar la coordinación en equipos distribuidos, centralizando ideas y proyectos en un único espacio.
Su principal diferencial es el lienzo infinito, que permite estructurar información sin límites mediante notas adhesivas, diagramas o mapas mentales, lo que resulta especialmente útil en sesiones de brainstorming y planificación. Además, incorpora funcionalidades para asignar tareas y hacer seguimiento del progreso, conectando la ideación con la ejecución.
La plataforma incluye plantillas prediseñadas e integraciones con herramientas como Slack, Zoom o Jira, lo que facilita su uso en el día a día y mejora la productividad en entornos colaborativos, especialmente en equipos remotos o híbridos.
Ventajas
- Ofrece una colaboración visual muy potente mediante pizarras digitales.
- Es muy intuitivo para sesiones de brainstorming y planificación.
- Facilita el trabajo en equipo en tiempo real.
Inconvenientes
- Carece de funciones avanzadas de seguimiento de tareas.
Valoración
4.6/5 Funcionalidades Facilidad de uso Atención al cliente Integraciones
Clockio
Clockio es una plataforma que ha evolucionado del control presencial para empresas, ayuntamientos y entidades, a funcionalidades de productividad y herramientas para planificar y programar tareas.
Con la estructura de Cliente > Proyectos > Tareas, Clockio permite la gestión de todos los elementos necesarios para llevar una eficiente organización del trabajo.
Podrás gestionar tareas indicando el tiempo esperado, si las horas son facturables o no, miembros del equipo involucrados, etc.
Dispone de estadísticas y herramientas de monitorización para imputar horas de trabajo y calcular desviaciones en el tiempo estimado o presupuestado.
Asigna tareas a los equipos de trabajo y analiza la productividad de los servicios realizados, con un perfecto control de toda la documentación de cada proyecto.
Ventajas
- Combina gestión de tareas con control horario en una misma herramienta.
- Permite medir el tiempo dedicado a cada tarea con precisión.
- Dispone de integraciones mediante API.
Inconvenientes
- Su interfaz es menos intuitiva que la de otras soluciones líderes.
Valoración
4.6/5 Funcionalidades Facilidad de uso Atención al cliente Integraciones
ClickUp
ClickUp se posiciona como una solución integral para la organización de tareas, diseñada para centralizar las comunicaciones relacionadas con proyectos y fomentar la colaboración, incluso cuando los equipos están geográficamente dispersos.
Con herramientas como Whiteboards para el brainstorming y Docs colaborativos, ClickUp promueve la planificación y la ejecución conjunta de proyectos.
Permite definir diferentes sprints y asignaciones personales para una gestión y seguimiento más eficiente. También construye una base de datos para diferentes tipos de tareas, agrupándolas por categoría para un acceso más cómodo.
Adaptado para satisfacer las necesidades de diversos equipos y proyectos, ClickUp es una herramienta multifacética que se ajusta a diferentes flujos de trabajo y sectores, que permite una gran personalización del espacio de trabajo.
Ventajas
- Ofrece una solución todo en uno altamente configurable.
- Incluye automatizaciones avanzadas para optimizar flujos de trabajo.
- Dispone de una amplia variedad de integraciones con otras herramientas.
Inconvenientes
- Presenta una curva de aprendizaje elevada para nuevos usuarios.
Valoración
4.5/5 Funcionalidades Facilidad de uso Atención al cliente Integraciones
Asana
Asana es otro de los grandes referentes gestor de trabajos de equipo.
Permite planificar y organizar todos los proyectos de una empresa o departamento en una sola pantalla, perfecto para sincronizar esfuerzos y avances entre todos los integrantes del equipo.
Podrás controlar fácilmente y en tiempo real el estado de cada trabajo, asignar tareas a sus responsables y establecer fechas límite. Enseguida podrás detectar cuello de botella, los empleados más eficientes y los proyectos más rentables.
Con Asana podrás definir y automatizar los flujos de trabajo para que todos sepan en todo momento qué tienen que hacer y cuándo, cómo influye en el resultado final, con quién tienen que colaborar o a quién preguntar en caso de dudas.
Además, se integra con multitud de aplicaciones de comunicación para facilitar aún más el trabajo colaborativo, como Slack, Zoom u Outlook.
Valoración
0/5
Todoist
Un organizador de tareas para uso individual, emprendedores o autónomos.
Todoist te muestra de un solo golpe de vista las prioridades de cada jornada y te recuerda las más urgentes. Con un diseño muy práctico e intuitivo, que te permite añadir emojis a cada tarea.
Con Todoist puedes organizar cada uno de tus trabajos en diferentes tareas y listas, destacar las más importantes, crear etiquetas que te ayuden a diferenciar tipos de proyectos, adjuntar archivos, definir objetivos diarios y semanales y establecer notificaciones automáticas.
Al poder realizar un registro automático de las horas que dedicas a cada acción, te facilitará calcular el coste de cada uno de tus trabajos y facturarlos.
Todoist también cuenta con multitud de integraciones disponibles para simplificar el trabajo, como Google Calendar, Dropbox o Zapier.
Ventajas
- Destaca por su simplicidad y rapidez en la gestión de tareas.
- Permite capturar y organizar tareas de forma muy eficiente.
- Es ideal para uso individual o equipos pequeños.
Inconvenientes
- Tiene funcionalidades limitadas para gestión de equipos grandes.
- Carece de herramientas avanzadas de gestión de proyectos.
Valoración
4.3/5 Funcionalidades Facilidad de uso Atención al cliente IntegracionesVentajas de utilizar un programa para planificar trabajos
- Prioriza fácilmente las tareas de cada día y semana para focalizar tu atención en las más importantes y cumplir así con los plazos del proyecto o los fijados con el cliente. Multiplica la eficacia y la concentración con técnicas como time blocking o Timesheet. Un gestor de tareas es una de las aplicaciones más utilizadas para focalizar la consecución de objetivos y planificar el trabajo diario.
- Evita una carga excesiva de trabajo o superposiciones de eventos, compensa las tareas de cada día y las de los miembros del equipo.
- Mejora la productividad individual y de grupos gracias a la clara visualización de trabajos y tareas, disminuye las dudas en cuanto a plazos, la solicitud de documentos y la falta de concentración. Un gestor de tareas focaliza a cada empleado en su tarea diaria.
- Fomenta el trabajo colaborativo y reduce los cuellos de botella al reunir en un solo programa toda la información que se necesita de cada proyecto o actividad, añadir comentarios, compartir ideas y realizar un seguimiento global de las acciones y sus plazos.
Funcionalidades de un gestor de tareas
Como gestor de tareas personal
- Divide tu trabajo en listas de tareas y subtareas con fechas límite.
- Planifica su ejecución en el calendario según plazos y prioridades.
- Diferencia por colores o etiquetas el tipo de tarea y su importancia: pendiente, en ejecución, urgente, muy importante...
- Programa tareas que se repitan de forma automática en días concretos, por ejemplo, todos los martes llamar a determinado cliente, cada 20 de mes preparar facturas, etc
- Organiza la visualización de tareas de la forma más cómoda posible: en lista por prioridades, en calendario por fechas o por proyectos.
- Crea notas rápidamente para que no se te escape ninguna idea,
- Añade archivos o comentarios a cada tarea para tener toda la información que necesitas siempre a mano.
- Observa el progreso de tus proyectos al finalizar cada objetivo o tarea.
Organizador de tareas para empresas
- Asigna tareas a equipos o empleados en concreto, funcionando como un software de gestión de proyectos.
- Comparte listado de tareas entre miembros de un equipo para que todos pueden ver el avance y los plazos.
- Delega determinadas tareas para poder centrarte en tus prioridades.
- Recibe notificaciones cuando cualquiera de los responsables completen sus tareas, añadan comentarios, cambien plazos, etc.
- Observa la evolución de un proyecto y la productividad de cada empleado en función de las tareas finalizadas y su seguimiento.
- Crea plantillas personalizadas cuya estructura y plazos se repita en determinados proyectos.
- Algunos gestores de tareas permiten conectar la aplicación con software de comunicación, como gestores de email o chat interno, o un software OKR para el trabajo por objetivos.
El mejor gestor de tareas para tu tipo de trabajo
Ya conoces las ventajas de utilizar un software de gestión de tareas. Ahora, ¿cómo elegir la mejor aplicación para mi equipo o tipo de trabajo?
- Muy fácil, tan solo tienes que utilizar nuestro comparador de software de gestión de tareas que aparece en esta misma página para que sepamos qué prestaciones necesitas; no tardarás ni un minuto.
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Acerca del autor
Lluís Soler GomisCofundador y Director de negocio en SoftDoitDirector de negocio y cofundador de la compañía, es un barcelonés que se ha ganado a pulso su gran reconocimiento en el sector del eBusiness debido a la multitud de iniciativas y empresas que ha creado desde 2005.
Aporta su energética lucha por crear una gran compañía y sus habilidades para la comercialización, el trato humano y el marketing directo. Autor del libro "Pyme minimalista", publicado en 2022.