Gestor de tareas, una aplicación muy visual que organiza tu trabajo y el de tu equipo para mejorar la efectividad laboral

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¿Para qué sirve un gestor de tareas?

Un gestor de tareas es uno de los módulos más importantes de un software de productividad, y también se puede adquirir como aplicación individual.  En su mayoría son soluciones online multiplataforma; es decir, sincronizan los datos del programa que uses en el ordenador con su app móvil. Se acabaron los confusos excel, los post-it y las múltiples notas alrededor de la mesa o en el calendario de trabajo. Esta aplicación es mucho más sencilla y visual.

Tanto gratuitas como de pago, la cantidad de soluciones que existen en el mercado es enorme y variada: Todoist, Microsoft To-Do, Trello, Evernote.... Su precio dependerá de las funcionalidades bussines que queramos incluir.

Con el gestor de tareas te puedes enfocar en sacar adelante los trabajos de manera efectiva y productiva, sin tener que preocuparte qué acción importante tienes que realizar hoy con prioridad, a qué hora es la reunión de equipo o cuando es la próxima fecha de entrega. El programa tiene todos esa información cómodamente registrada en listas de tareas.

  • Su objetivo es simplificar y agilizar objetivos a alcanzar en el departamento de la empresa (o bien a nivel individual) dividiendo para ello los trabajos en tareas y subtareas, marcando unos plazos y asignando responsables. Multiplica tu eficacia y concentración.
  • Funciona como un planificador u organizador de tareas, y nos permite realizar un seguimiento de en qué momento se encuentra cada acción y cuando se debe finalizar.
 
Un gestor de tareas facilita el flujo de trabajo dentro de un equipo y, a nivel individual, ayuda a centrar el tiempo en los objetivos marcados, evitando errores y la falta de concentración. Divide las acciones en tareas y subtareas, asignando plazos y responsables.
 

Principales funciones de un gestor de tareas 

Como planificador de tareas individual

  • Divide tu trabajo en listas de tareas y subtareas y sus fechas límite.
  • Planifica su ejecución en el calendario según plazos y prioridades.
  • Diferencia por colores o etiquetas el tipo de tarea y su importancia: pendiente, en ejecución, urgente, muy importante...
  • Programa tareas que se repitan de forma automática en días concretos, por ejemplo, todos los martes llamar a determinado cliente, cada 20 de mes preparar facturas, etc
  • Organiza la visualización de tareas de la forma más cómoda posible: en lista por prioridades, en calendario por fechas o por proyectos.
  • Crea notas rápidamente para que no se te escape ninguna idea,
  • Añade archivos o comentarios a cada tarea para tener toda la información que necesitas siempre a mano.
  • Observa el progreso de tus proyectos al finalizar cada objetivo o tarea.
 

Como organizador de tareas para equipos

  • Asigna tareas a equipos o empleados en concreto para llevar a cabo proyectos.
  • Comparte listado de tareas entre miembros de un equipo para que todos pueden ver el avance y los plazos.
  • Delega determinadas tareas para poder centrarte en tus prioridades.
  • Recibe notificaciones cuando cualquiera de los responsables completen sus tareas, añadan comentarios, cambien plazos, etc.
  • Observa la evolución de un proyecto y la productividad de cada empleado en función de las tareas finalizadas y su seguimiento.
  • Crea plantillas personalizadas cuya estructura y plazos se repita en determinados proyectos.
  • Algunos gestores de tareas permiten conectar la aplicación con software de comunicación, como gestores de email o chat interno.
 
 

Ventajas de utilizar una aplicación de gestión de tareas

  1. Prioriza fácilmente las tareas de cada día y semana para focalizar tu atención en las más importantes y cumplir así con los plazos del proyecto o los fijados con el cliente.
  2. Evita una carga excesiva de trabajo o superposiciones de eventos, compensa las tareas de cada día y las de los miembros del equipo.
  3. Mejora la productividad individual y de grupos gracias a la clara visualización de proyectos y tareas, disminuye las dudas en cuanto a plazos, la solicitud de documentos y la falta de concentración, focalizando a cada miembro en su tarea diaria.
  4. Fomenta el trabajo colaborativo y reduce los cuellos de botella al reunir en un solo programa toda la información que se necesita de cada proyecto o actividad, añadir comentarios, compartir ideas y realizar un seguimiento global de las acciones y sus plazos.
 
Ventajas de utilizar un gestor de tareas
 

¿Qué gestor de tareas es el más adecuado para mi tipo de trabajo?

Ya conoces todas las funciones y ventajas de utilizar un software de productividad como el gestor de tareas. Ahora, ¿cómo elegir la mejor aplicación para mi equipo o tipo de trabajo? Muy fácil, tan solo tienes que rellenar el formulario que aparece en esta misma página para que sepamos qué prestaciones necesitas; no tardarás ni un minuto.

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