Un software de comunicación ofrece las funcionalidades necesarias para facilitar el trabajo en equipo, potenciar la imagen de marca con contenidos de valor añadido para tus usuarios y facilitar la interacción de clientes con la empresa.
Software de comunicación: la mejor herramienta para el trabajo de equipos y conectar con tus usuarios
Ya sea para la comunicación interna de una empresa y/o externa de cara a usuarios, los software de comunicación se han convertido en una de las herramientas imprescindibles para todo tipo de compañía. Compartir información de manera sencilla y clara es una de las bases para fomentar la productividad de equipos y fidelizar clientes.
Índice de contenidos (12)
Aplicaciones para la comunicación interna y externa de una empresa
Hoy en día la capacidad de comunicación de una empresa es de gran valor a la hora de establecerse con competitividad en el mercado.
Un software de comunicación facilita el trabajo en equipo
- A nivel interno, un software de comunicación permite compartir información y mensajes sobre proyectos o decisiones, lo que fomenta la productividad global de la entidad.
- Con una aplicación de comunicación, empleados de diferentes departamentos, sedes y trabajadores en remoto pueden intercambiar avances, opiniones, archivos y documentos desde su ordenador o dispositivo móvil.
Un software de comunicación fideliza clientes
- A nivel externo, una empresa que facilita una herramienta de comunicación con sus usuarios proyecta una imagen mucho más potente, cercana y actual.
- Al poner al alcance del público las aplicaciones de comunicación necesarias para intercambiar opiniones, deja ver que no teme a posibles quejas (la calidad de sus productos o servicios queda patente) y que escucha a sus consumidores, además de crear unos canales para compartir contenidos de valor añadido que le hagan destacar por su profesionalidad. El usuario podrá comunicarse desde cualquier dispositivo con pantalla y conexión a internet.
Los software de comunicación son en su mayoría cloud computing y puede accederse a ellos de manera online desde cualquier ordenador o teléfono móvil.
Software de comunicación síncrona y asíncrona
Un software de comunicación permite compartir datos de forma remota, ya sean comunicaciones de voz, de texto o multimedia.
Internet es el gran canal para este intercambio de información de los software de comunicación, que puede producirse en tiempo real (comunicación síncrona) o no (comunicación asíncrona). Lo que varía es la simultaneidad con la que se envía y recibe el mensaje.
Software de comunicación síncrona
- Con un software de comunicación síncrona, emisor y receptor coinciden en el momento de comunicarse mediante texto, audio o vídeo; ambas partes están conectados a la aplicación y ven la información en tiempo real. La respuesta puede ser inmediata.
- Telefonía, audio y videoconferencias, webinars en directo, chats y mensajería instantánea de texto y voz son algunos ejemplos.
Software de comunicación asíncrona
- Un software de comunicación asíncrona permite la interacción sin que los integrantes estén conectados al mismo tiempo a la aplicación; no hay simultaneidad.
- Esto sucede con los emails, sistemas de documentos compartidos (texto, audio o vídeo), mensajería sms, foros o wikis.
Disponer de diferentes software de comunicación permitirá a una empresa realizar comunicación síncrona y asíncrona eligiendo la más efectiva en cada momento según el impacto que busque, la disponibilidad de los receptores y el tipo de contenido que se comparta, ya sea a nivel interno o externo.
¿Qué herramientas de comunicación utilizar en la empresa?
Utilizar software de comunicación síncrono o asíncrono depende de muchos factores, por eso lo ideal es contar con ambos sistemas de comunicación en la empresa.
Según el impacto o respuesta que busquemos, el tipo de mensaje que queramos transmitir, el público destinatario o la experiencia en materia de comunicación de la empresa, elegiremos un software de comunicación síncrona o asíncrona tanto a nivel interno como externo.
- Para empleados deslocalizados con diferentes horarios o usuarios con limitada disponibilidad a ciertas horas, puede ser más efectiva la comunicación asíncrona.
- Sin embargo, eventos organizados y agendados o trabajos en los que se necesite datos actualizados en tiempo real, puede serlo más la comunicación síncrona.
Un software de comunicación síncrono permite a empleados discutir sobre un proyecto y actualizar datos en tiempo real desde plataformas colaborativas o chats, mientras que la asíncrona permite compartir datos sin coincidir conectados.
Tipos de software de comunicación para empresas
Comunicación escrita y archivos multimedia compartidos
- Email tradicional: Gmail, Outlook, ProtonMail, etc.
- Gestor de correo electrónico y para equipos: eM Client, Spark y Thunderbird.
- Sistemas de almacenamiento en la nube: icloud, Google Drive o Dropbox.
- Software para envío masivo de SMS.
- Plataformas colaborativas: Asana, Wire, Podio, Teamwork, etc.
- Chat interno para empresas: Slack, Hibox, Google Chat, etc.
- Mensajería instantánea: Whatsapp, Telegram, etc.
Audio y vídeoconferencia
- Software para videoconferencia, plataformas de comunicación simultáneas: Zoom, Whereby, Microsoft Teams, Google Meet, etc.
- Plataformas para webinar: Zoom, GoToWebinar, EasyWebinar...
Telefonía y VoIP
- Sistemas de Centralita virtual con extensiones entre departamentos y sedes, atención al cliente y llamadas salientes. Gracias a los softphone que facilitan se puede utilizar un ordenador o smartphone como dispositivo telefónico.
- La centralita virtual también facilitan un sistema de comunicaciones unificadas a las empresas, con aplicaciones web chat, foros o videoconferencias para interactuar con clientes desde la web corporativa o WebRTC para compartir datos de audio o videoconferencias en tiempo real desde cualquier navegador web.
- Software de contact center: para empresas con departamentos de atención al cliente o call centers.
- Chatbot para atención al cliente: robots conversacionales que automatizan las interacciones con el usuario.
¿Cuál es el mejor software de comunicación para tu empresa y cómo encontrarlo?
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