Software de comunicación: la mejor herramienta para el trabajo de equipos y conectar con tus usuarios

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Preguntas: 1 de 8

Aplicaciones para la comunicación interna y externa de una empresa

Hoy en día la capacidad de comunicación de una empresa es de gran valor a la hora de establecerse con competitividad en el mercado.

Un software de comunicación facilita el trabajo en equipo

  • A nivel interno, un software de comunicación permite compartir información y mensajes sobre proyectos o decisiones, lo que fomenta la productividad global de la entidad.
  • Con una aplicación de comunicación, empleados de diferentes departamentos, sedes y trabajadores en remoto pueden intercambiar avances, opiniones, archivos y documentos desde su ordenador o dispositivo móvil. 

Un software de comunicación fideliza clientes

  • A nivel externo, una empresa que facilita una herramienta de comunicación con sus usuarios proyecta una imagen mucho más potente, cercana y actual.
  • Al poner al alcance del público las aplicaciones de comunicación necesarias para intercambiar opiniones, deja ver que no teme a posibles quejas (la calidad de sus productos o servicios queda patente) y que escucha a sus consumidores, además de crear unos canales para compartir contenidos de valor añadido que le hagan destacar por su profesionalidad. El usuario podrá comunicarse desde cualquier dispositivo con pantalla y conexión a internet.

 
Los software de comunicación son en su mayoría cloud computing y puede accederse a ellos de manera online desde cualquier ordenador o teléfono móvil.
 
 

Software de comunicación síncrona y asíncrona

Un software de comunicación permite compartir datos de forma remota, ya sean comunicaciones de voz, de texto o multimedia.  

Internet es el gran canal para este intercambio de información de los software de comunicación, que puede producirse en tiempo real (comunicación síncrona) o no (comunicación asíncrona). Lo que varía es la simultaneidad con la que se envía y recibe el mensaje. 

Software de comunicación síncrona

  • Con un software de comunicación síncrona, emisor y receptor coinciden en el momento de comunicarse mediante texto, audio o vídeo; ambas partes están conectados a la aplicación y ven la información en tiempo real. La respuesta puede ser inmediata.
  • Telefonía, audio y videoconferencias, webinars en directo, chats y mensajería instantánea de texto y voz son algunos ejemplos.
     

Software de comunicación asíncrona

  • Un software de comunicación asíncrona permite la interacción sin que los integrantes estén conectados al mismo tiempo a la aplicación; no hay simultaneidad.
  • Esto sucede con los emails, sistemas de documentos compartidos (texto, audio o vídeo), mensajería sms, foros o wikis.
 
Disponer de diferentes software de comunicación permitirá a una empresa realizar comunicación síncrona y asíncrona eligiendo la más efectiva en cada momento según el impacto que busque, la disponibilidad de los receptores y el tipo de contenido que se comparta, ya sea a nivel interno o externo.
 

¿Qué herramientas de comunicación utilizar en la empresa?

Utilizar software de comunicación síncrono o asíncrono depende de muchos factores, por eso lo ideal es contar con ambos sistemas de comunicación en la empresa.

Según el impacto o respuesta que busquemos, el tipo de mensaje que queramos transmitir, el público destinatario o la experiencia en materia de comunicación de la empresa, elegiremos un software de comunicación síncrona o asíncrona tanto a nivel interno como externo. 

  • Para empleados deslocalizados con diferentes horarios o usuarios con limitada disponibilidad a ciertas horas, puede ser más efectiva la comunicación asíncrona.
  • Sin embargo, eventos organizados y agendados o trabajos en los que se necesite datos actualizados en tiempo real, puede serlo más la comunicación síncrona.

 
Un software de comunicación síncrono permite a empleados discutir sobre un proyecto y actualizar datos en tiempo real desde plataformas colaborativas o chats, mientras que la asíncrona permite compartir datos sin  coincidir conectados.
 
 

Tipos de software de comunicación para empresas

Comunicación escrita y archivos multimedia compartidos

  • Plataformas colaborativas: Asana, Wire, Podio, Teamwork, etc.
  • Chat interno para empresasSlack, Hibox, Google Chat, etc.
  • Mensajería instantánea: Whatsapp, Telegram, etc.
     

Audio y vídeoconferencia

Telefonía y VoIP

  • Sistemas de Centralita virtual con extensiones entre departamentos y sedes, atención al cliente y llamadas salientes. Gracias a los softphone que facilitan se puede utilizar un ordenador o smartphone como dispositivo telefónico.
  • La centralita virtual también facilitan un sistema de comunicaciones unificadas a las empresas, con aplicaciones web chat, foros o videoconferencias para interactuar con clientes desde la web corporativa o WebRTC para compartir datos de audio o videoconferencias en tiempo real desde cualquier navegador web.
  • Software de contact center: para empresas con departamentos de atención al cliente o call centers.
  • Chatbot para atención al cliente: robots conversacionales que automatizan las interacciones con el usuario.
 
Tipos de software de comunicación que podemos integrar en una empresa
 

¿Cuál es el mejor software de comunicación para tu empresa y cómo encontrarlo?

Ya conoces todas las funciones y ventajas de un software de comunicación para empresas, así como los diferentes tipos de aplicaciones que existen en el mercado. Ahora, ¿cómo elegir la mejor para mi negocio?, ¿cómo saber que la que voy a instalar en la que realmente necesito? Tranquilo, de eso se encarga SoftDoit, la primera consultora online en España de software empresarial.

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