Software de comunicación, la mejor herramienta para el trabajo de equipos y conectar con tus usuarios

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Aplicaciones para la comunicación interna y externa de una empresa

Hoy en día la capacidad de comunicación de una empresa es de gran valor a la hora de establecerse con la competitividad necesaria en el mercado.

  1. A nivel interno, facilita el trabajo en equipo.
    Permite compartir información y mensajes sobre proyectos o decisiones, lo que fomenta la productividad global de la entidad.

    Empleados de diferentes departamentos, sedes y trabajadores en remoto pueden intercambiar avances, opiniones, archivos y documentos desde su ordenador o dispositivo móvil. 
  2. A nivel externo, es fundamental para fidelizar clientes.
    Una empresa que facilita la comunicación con sus usuarios proyecta una imagen mucho más potente, cercana y actual.

    Al poner al alcance del público las herramientas necesarias para intercambiar opiniones, deja ver que no teme a posibles quejas (la calidad de sus productos o servicios queda patente) y que escucha a sus consumidores, además de crear unos canales para compartir contenidos de valor añadido que le hagan destacar por su profesionalidad. El usuario podrá comunicarse desde cualquier dispositivo con pantalla y conexión a internet.

 
Los software de comunicación son en su mayoría cloud computing y puede accederse a ellos de manera online desde cualquier ordenador o teléfono móvil.
 
 

Software de comunicación síncrona y asíncrona

Un software de comunicación permite compartir datos de forma remota, ya sean comunicaciones de voz, de texto o multimedia.  

Internet es el gran canal para este este intercambio de información, que puede producirse en tiempo real (comunicación síncrona) o no (comunicación asíncrona). Lo que varía es la simultaneidad con la que se envía y recibe el mensaje. 

  • Un software de comunicación síncrona permite que emisor y receptor coincidan en el momento de comunicarse mediante texto, audio o vídeo; ambas partes están conectados a la aplicación y ven la información que se intercambia en tiempo real. La respuesta puede ser inmediata. Audio y videoconferencias, webinar o seminarios online en directo, chats y mensajería instantánea de texto y voz son algunos ejemplos.
  • Un software de comunicación asíncrona permite la comunicación sin que los integrantes estén conectados al mismo tiempo; no hay simultaneidad.
    Esto sucede con los emails, documentos compartidos (texto, audio o vídeo), mensajería sms, foros o wikis.
 
Disponer de diferentes software de comunicación permitirá a una empresa realizar comunicación síncrona y asíncrona eligiendo la más efectiva en cada momento según el impacto que busque, la disponibilidad de los receptores y el tipo de contenido que se comparta, ya sea a nivel interno o externo.
 

¿Qué sistema de comunicación utilizar en la empresa?

Utilizar software de comunicación síncrono o asíncrono depende de muchos factores, por eso lo ideal es contar con ambos sistemas en la empresa.

Según el impacto o respuesta que busquemos, el tipo de mensaje que queramos transmitir, el público destinatario o la experiencia en materia de comunicación de la empresa, elegiremos un software de comunicación síncrona o asíncrona tanto a nivel interno como externo. 

Para empleados deslocalizados con diferentes horarios o usuarios con limitada disponibilidad a ciertas horas, puede ser más efectiva la asíncrona.

Sin embargo, eventos organizados y agendados o trabajos en los que se necesite datos actualizados en tiempo real, puede serlo más la síncrona.

 
Un software de comunicación síncrono permite a empleados discutir sobre un proyecto y actualizar datos en tiempo real desde plataformas colaborativas o chats, mientras que la asíncrona permite compartir datos sin  coincidir conectados.
 
 

Tipos de software de comunicación que podemos integrar en una empresa

Comunicación escrita y archivos multimedia compartidos

  • Asíncronas: 
     - Email tradicional: Gmail, Outlook, ProtonMail, etc.
     - Gestor de correo electrónico y email para equiposeM Client , Spark o Skipe.
     - Sistemas de almacenamiento compartido: icloud, Google Drive o Dropbox.
     - Foros y mensajería SMS
  • Síncronas: 
     - Plataformas colaborativas: Asana, Wire, Podio, Teamwork, etc.
     - Chat interno para gruposSlack, Hibox, Google Chat, etc.
     - M
    ensajería instantánea: Whatsapp, Telegram, etc.

 

Audio y vídeoconferencia

  • Síncronas:
     - Plataformas de comunicación simultáneas o sistemas de videoconferenciaZoom,  Whereby, Skype, Hangouts, etc.
     - WebRTC para compartir datos de audio o videoconferencias en tiempo real desde cualquier navegador web (lo facilitan las compañías de telefonía IP o centralita virtual).

 

Telefonía

  • Síncrona gracias a los sistemas de Centralita virtual con múltiples extensiones entre departamentos y sedes, atención al cliente y llamadas salientes. Gracias a los softphone que facilitan se puede utilizar un ordenador o smartphone como dispositivo telefónico.
  • Los sistemas de centralita también facilitan  un sistema de comunicaciones unificadas a las empresas, con aplicaciones de chat, foros o videoconferencias tanto para interactuar a nivel interno como con clientes desde la web corporativa.
 
Tipos de software de comunicación que podemos integrar en una empresa
 

¿Qué software de comunicación es el más adecuado para tu empresa y cómo encontrarlo?

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