TOP 5 herramientas colaborativas para mejorar la productividad en equipos de trabajo: comparativa
Descubre cómo las herramientas de colaboración online pueden mejorar la productividad y la eficiencia en tu equipo, y comparativa de los 5 mejores software colaborativos que puedes usar según tu tipo de trabajo.
Qué son las herramientas colaborativas y su impacto en el entorno laboral actual
Las empresas están evolucionando hacia modelos de trabajo donde se combina el remoto, el trabajo híbrido y equipos distribuidos geográficamente. Dentro de este escenario, los software de productividad que facilitan la colaboración a distancia son fundamentales.
Las herramientas colaborativas se han convertido en un componente esencial para el éxito y la eficiencia de los equipos modernos. Estas aplicaciones, que abarcan desde soluciones de gestión de proyectos a suites ofimáticas o chats internos, permiten a los equipos trabajar juntos sin importar las barreras físicas.
En un mundo donde la rapidez y la eficiencia en la comunicación son vitales, las herramientas colaborativas facilitan el intercambio fluido de ideas y la gestión de tareas, pero también ayudan a mantener un sentido de comunidad y conexión entre los miembros del equipo, aspectos críticos en un entorno laboral cada vez más virtual.
Desde simplificar la coordinación de proyectos hasta permitir una colaboración creativa en tiempo real, las herramientas colaborativas están redefiniendo las dinámicas de trabajo, permitiendo a las empresas y a sus empleados alcanzar nuevos niveles de productividad y eficacia.
En este artículo, descubrirás algunas de las aplicaciones más destacadas para el trabajo colaborativo, como Miro, Canva, Mural, Figjam de Figma y Genially, y cómo cada una de ellas puede ser utilizada para optimizar los procesos de trabajo.
Ya sea que necesites una pizarra digital para brainstorming, una herramienta de diseño gráfico fácil de usar, una plataforma de diseño o una solución para crear contenido interactivo, hay una herramienta colaborativa disponible que puede mejorar la forma en que tu equipo colabora y produce resultados.
Comparativa: las 5 mejores herramientas colaborativas para el teletrabajo y equipos distribuidos
Miro
Miro es una pizarra online colaborativa ideal para el brainstorming, el mapeo mental y la planificación de proyectos. Su interfaz intuitiva y amplia gama de plantillas la hacen perfecta para equipos que buscan una colaboración más visual y creativa.
Este espacio de trabajo virtual permite a los equipos crear, colaborar y compartir ideas visualmente, y es utilizado por más de 60 millones de usuarios en 200,000 organizaciones de todo el mundo.
Es una herramienta de colaboración orientada a la planificación y el seguimiento de proyectos, para facilitar reuniones y talleres interactivos y aprendizaje interactivo.
- Incluye herramientas para dibujar, escribir y agregar formas, y podemos insertar imágenes, documentos y otros medios. Además, permite realizar videoconferencias y reuniones virtuales.
- Miro proporciona una amplia gama de plantillas para diferentes usos, como diagramas de flujo y marcos de trabajo agile.
- Se integra con otras herramientas populares como Slack, Google Drive, Dropbox, Zoom, Jira y Trello.
- Su uso es muy fácil, ya que cuenta con muchas plantillas, pero para nuevos usuarios, especialmente aquellos no acostumbrados a herramientas visuales, puede haber una curva de aprendizaje superior.
- Y si hablamos de precios, puedes disfrutar de un plan gratuito, aunque es bastante limitado. Las características más avanzadas y el uso para equipos más grandes necesitan planes de pago, disponibles desde 8 dólares al mes por usuario.
Figjam de Figma
Figjam, una extensión del editor de gráficos Figma, es una herramienta colaborativa para equipos de diseño que buscan una colaboración fluida y en tiempo real.
Tiene el mismo formato de pizarra digital que facilita la colaboración en tiempo real, orientada también para brainstorming, creación de diagramas, planificación de proyectos y diseños UX.
Incluye funcionalidades intuitivas para dibujar, escribir y anotar, lo que facilita la expresión de ideas y conceptos, y también herramientas de comunicación.
- Al integrarse perfectamente con Figma, permite a los equipos de diseño pasar de la ideación en Figjam a la creación de prototipos y diseños en Figma.
- Cuenta con un excelente sistema para visualizar conceptos y estrategias y, en comparación con Miro, es muy fácil de usar con un diseño minimalista e intuitivo, adecuado para todo tipo de usuarios. Figjam es altamente valorada por su simplicidad y facilidad de uso.
- Tiene menos opciones de personalización que Miro, pero las herramientas de dibujo y las plantillas que incluye son muy potentes.
- Tampoco hay tantas integraciones externas como en Miro; en este caso se integra especialmente con Slack, Jira, Dropbox y Github.
- Ofrece un plan gratuito con funciones muy básicas, y los planes de pago comienzan por los 3 dólares al mes por usuario.
Mural
Mural es otro espacio de trabajo digital para potenciar la colaboración visual y la innovación en equipo. Conceptualmente, es una solución muy parecida a Miro.
También cuenta con más de 300 plantillas (aunque no tan pulidas como Miro), y algunas integraciones con Microsoft, Jira, Microsoft Teams y Zoom.
- En Mural podemos destacar su modo privado y la colaboración rápida y fácil que ofrece a través de sus notas adhesivas digitales.
- Ofrece características especiales como sesiones guiadas por instructores y herramientas de votación para mejorar la colaboración y la toma de decisiones.
- No tiene un marketplace de aplicaciones personalizadas como Miro, y su interfaz puede ser menos intuitiva.
- Tampoco integra chat de video ni el uso de pantalla compartida.
- En cuanto a precios, cuenta con una versión gratuita limitada a 3 documentos que puedes compartir con usuarios ilimitados. Si quieres más documentos o murales, el precio comienza por unos 10 dólares al mes en pago anual por usuario creador.
Canva
Canva es una herramienta colaborativa orientada al diseño gráfico y la creación de contenido visual. Aquí puedes conocer 5 alternativas a Canva para tus diseños.
Su facilidad de uso y extensa biblioteca de plantillas la hacen ideal para equipos que necesitan crear rápidamente gráficos atractivos, sin necesidad de habilidades avanzadas de diseño.
- Canva es muy útil para crear gráficos de redes sociales, presentaciones, folletos y materiales de marketing digital, y todo de forma simple e intuitiva.
- Incorpora nuevas funcionalidades como la posibilidad de crear documentos y las pizarras colaborativas, muy similares a las que acabamos de ver.
- Con cientos de plantillas, podéis utilizarlas para colaborar e innovar con vuestro equipo, aunque con menos opciones que las anteriores. Pero si ya utilizas Canva, puedes aprovecharte de esta opción de herramienta colaborativa sin adquirir ninguna otra solución.
Genially
Genially se especializa en la creación de contenido interactivo, como presentaciones, infografías y materiales educativos.
- Esta herramienta es muy versátil para crear de forma colaborativa presentaciones y contenido multimedia para la formación de equipos.
- Facilita la colaboración en equipo, permitiendo a varios usuarios trabajar juntos en el mismo proyecto, y cuenta con múltiples platillas y animaciones.
- También se integra con otras herramientas y plataformas, mejorando la eficiencia del flujo de trabajo.
- Tiene un enfoque similar a Canva, con la opción de colaborar en tiempo real con tus compañeros, pero los contenidos generados son más interactivos e incluye animaciones. Por eso tiene mucho uso dentro de departamentos de recursos humanos, comunicación y marketing de empresas y ámbito educativo.
Ventajas de las herramientas colaborativas para los entornos de trabajo
- Mejora de la comunicación: Estas herramientas eliminan las barreras de la distancia y el tiempo, permitiendo una comunicación fluida y en tiempo real. Con funciones como chat, videoconferencias y comentarios en documentos compartidos, los miembros del equipo pueden intercambiar ideas y feedback instantáneamente, lo que genera en una mayor claridad y entendimiento.
- Aumento de la productividad: Al centralizar la información y los recursos en un solo lugar, las herramientas colaborativas reducen la necesidad de búsquedas en otras aplicaciones y la duplicación de esfuerzos. Características como la gestión de tareas, los calendarios compartidos y las notificaciones automáticas ayudan a mantener a todo el equipo alineado y enfocado en sus objetivos.
- Fomento de la colaboración creativa: Estas herramientas colaborativas ofrecen un espacio para que la creatividad surja. Ya sea a través de pizarras digitales para brainstorming o plataformas de diseño, los equipos pueden trabajar juntos en ideas y proyectos, independientemente de su ubicación física. Esto no solo impulsa la innovación, sino que también fortalece la cohesión del equipo.
- Accesibilidad y flexibilidad: Con las herramientas colaborativas online, los miembros del equipo pueden acceder a la información desde cualquier lugar y en cualquier momento. Esto es especialmente clave en el contexto actual de trabajo híbrido y remoto.
- Seguimiento de proyectos: Las herramientas colaborativas ofrecen una visibilidad muy clara sobre el progreso de los proyectos. Con funciones como tableros, seguimiento de tareas y reportes en tiempo real, los responsables de equipo pueden monitorear el avance y hacer ajustes en tiempo real, asegurando que los proyectos se mantengan en el camino correcto.
Cómo elegir la herramienta colaborativa adecuada
Con la gran variedad de herramientas colaborativas disponibles en el mercado, elegir la más adecuada para tu equipo o proyecto puede ser un desafío. Aquí te ofrecemos algunos consejos para tener en cuenta.
- Evalúa las necesidades de tu equipo: ¿Necesitan una plataforma principalmente para comunicación, control de proyectos, diseño colaborativo o una combinación de estas? Identificar los requisitos principales te ayudará a filtrar las opciones.
- Considera la facilidad de uso: Una herramienta colaborativa debe ser intuitiva y fácil de usar para todos los empleados. Prueba las versiones gratuitas para evaluar la curva de aprendizaje y la interfaz de usuario. Una aplicación que requiera demasiado tiempo para aprender puede disminuir la productividad en lugar de mejorarla.
- Revisa las funcionalidades y la integración: Asegúrate de que la herramienta ofrezca las funcionalidades que tu equipo necesita. Además, verifica si se integra bien con otras herramientas que ya estás utilizando. La compatibilidad y la capacidad de integración pueden mejorar significativamente la eficiencia del flujo de trabajo.
- Analiza la escalabilidad: Una herramienta que funciona bien para un equipo pequeño puede no ser adecuada para uno más grande o proyectos complejos. Busca opciones que ofrezcan planes escalables.
- Evalúa el soporte al usuario y los recursos de formación: Un buen soporte al cliente y recursos de capacitación pueden ser muy valiosos, especialmente durante la fase de implementación. Considera la calidad del soporte y si proporciona recursos educativos o tutoriales.
- Ten en cuenta el precio: Finalmente, evalúa el coste en relación con el presupuesto disponible y los resultados que conseguirás con su implantación.
- Realiza una comparativa personalizada: Para facilitarte la elección de la herramienta de productividad adecuada, puedes utilizar el comparador de software gratuito de SoftDoit. En menos de un minuto obtendrás un ranking personalizado con las aplicaciones que se ajustan a tus necesidades.