Las 3 mejores Suites Ofimáticas, sus herramientas y ventajas

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Qué es una suite ofimática o software ofimático

Conseguir mejorar el trabajo diario de oficina y su operatividad a la hora de crear y organizar documentos de texto, hojas de cálculo, presentaciones, etc. es uno de los objetivos de cualquier empresa.

Las suites ofimáticas o software ofimáticos son herramientas de productividad  fundamentales para el día a día de la oficina y la gestión de documentos y archivos.

Una suite ofimática está formada por un conjunto de herramientas y aplicaciones que sirven para crear, modificar, organizar, visualizar, almacenar y compartir documentos y archivos, ya sean de texto, de cálculo, de datos o de imágenes.

  • Gracias al uso de una suite ofimática, podemos agilizar y optimizar el trabajo de oficina y la operatividad de la empresa.
  • Una suite ofimática incluye un conjunto de herramientas para crear, editar y visualizar documentos de texto, tablas, presentaciones, imágenes, publicaciones, etc.
 
Algunas de las suites ofimáticas más conocidas son Microsoft Office, OpenOffice, Google WorkSpace (antes Google Suite) o iWork, pero existen multitud de software ofimáticos.
 
 
Una suite ofimática incluye diversos programas para el trabajo de oficina: herramientas ofimáticas básicas, como el procesador de textos y la hoja de cálculo, y otros más específicos como editores de imágenes, webs, tablas, presentaciones, proyectos, etc.
 

Tipos de suite ofimática

Algunas de las suites ofimáticas más conocidas son Microsoft Office, OpenOffice, Google WorkSpace (antes Google Suite) o iWork, pero existen multitud de ellas.

Los diferentes software ofimáticos que se utilizan como procesadores de texto o de tablas de datos son muy fáciles de usar, tanto si son gratuitos como de pago.

Además, todos los software ofimáticos siguen el mismo diseño de interfaz e iconos, para que su uso sea familiar para todos los usuarios. Del clásico Microsoft Word a Google Docs, apenas hay diferencias a la hora de manejarlo.

Entre los diferentes tipos de suite ofimática suele haber compatibilidades, de forma que aunque se maneja un software concreto, este permite abrir los de otras compañías ofimáticas.

 

Suite ofimática en línea

Hace unos años, la suite ofimática se instalaba de forma local, en el propio ordenador, pero hoy en día los software ofimáticos son soluciones en la nube, que permiten acceder a sus herramientas de manera online desde cualquier dispositivo con conexión a internet.

Con una suite ofimática en la nube, además de poder acceder al trabajo desde cualquier lugar, facilita el editar documentos y archivos de manera colaborativa entre diferentes empleados de una empresa.

  • Los documentos pueden ser compartidos entre los usuarios de esa suite ofimática, y todos tendrán acceso a la misma versión actualizada. Usuarios y dispositivos están sincronizados.
  • Un software ofimático también permite dejar comentarios en los documentos, muy útil a la hora de hacer correcciones, y ver el histórico de las actualizaciones.
 
 

3 de las mejores suites ofimáticas que puedes encontrar (y las más utilizadas)

 

Microsoft Office

La suite ofimática más conocida y utilizada es, sin duda, Microsoft Office.

Sus aplicaciones y herramientas como Word, Excel, PowerPoint, Outlook, Access, OneDrive, Project, Publisher, SharePoint, Teams, Tareas, etc. tienen el diseño que estamos acostumbrados a manejar; de hecho, muchas de los programas de ofimática gratuitos imitan su interfaz.

Potencia, usabilidad y gran experiencia de usuario, con todo lo que necesitas para trabajar. Dispone de diferentes planes de precio.

Además, su habitual versión para escritorio ha evolucionado, y ahora también está disponible Office 365 online y app móvil, para poder acceder a tu software ofimático desde cualquier dispositivo y que otros miembros del equipo o de la empresa puedan colaborar y revisar documentos.

Con chat online y videollamadas para reuniones de más de 300 asistentes (Microsoft Teams) y 1 TB de almacenamiento en la nube.

 
Microsoft Office
 

OpenOffice

La alternativa gratuita más popular al paquete ofimático de Microsoft Office es OpenOffice (Apache OpenOffice).

Una suite ofimática de código abierto y una diseño muy similar al de Microsoft, para ofrecer a sus usuarios un espacio de trabajo conocido y de gran usabilidad.

OpenOffice incluye todas las herramientas básicas de una suite ofimática de pago, procesador de textos, hoja de cálculo, presentaciones, etc., y soporta numerosos formatos de archivos, para ser compatible con los documentos de Microsoft Office y poder utilizar archivos producidos con otros software ofimáticos.

Su descarga para escritorio es gratuita y no tiene ninguna licencia. Dispone de extensiones web para trabajar online.

 
OpenOffice
 

Google WorkSpace

Antes conocido como G Suite, Google WorkSpace está ganando terreno dentro de las suites ofimáticas online gracias a sus múltiples funcionalidades, gran usabilidad y su carácter gratuito.

Google WorkSpace integra herramientas como Docs, Sheets, Slides, Gmail, Forms, Drive, Meet… muy similares a las que ofrece Microsoft. Además, ofrece compatibilidad con sus archivos.

Permite crear y editar todo tipo de documentos, compartirlos con otros usuarios, trabajar de forma colaborativa con miembros del equipo, realizar videolllamas, reuniones y disponer de almacenamiento en la nube.

Para usarlo, es necesario disponer de una cuenta de correo Gmail.

 
Google WorkSpace
 

Ventajas de una suite ofimática en línea

  1. Accesibilidad a los programas ofimáticos: los archivos y documentos creados por la suite ofimática en la nube son accesibles de manera online a través de la cuenta de usuario, desde cualquier dispositivo y lugar.
  2. Facilita el trabajo colaborativo. Varios usuarios que tengan los permisos necesarios para compartir la autoría de un documento pueden trabajar de forma simultánea, mejorando la eficiencia con anotaciones y diferentes ideas que todos verán.
  3. Mejora la comunicación entre empleados. Al poder compartir y sincronizar documentos en tiempo real, la suite ofimática en la nube mejora la comunicación entre los diferentes responsables de un proyecto de la empresa.
  4. Evita la pérdida de datos y documentos. Una suite ofimática en la nube es como tener una copia de seguridad online de los documentos que creamos. Aunque nuestro ordenado falle, todos los datos seguirán siendo accesibles.
 
Ventajas de una suite ofimática en la nube
 

Cómo encontrar el mejor software ofimático para tu empresa

Ya conoces todas las ventajas de utilizar una suite ofimática Ahora, ¿cómo elegir el mejor software ofimático entre toda la oferta que podemos encontrar en el mercado?

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