Software de productividad, la herramienta perfecta para gestionar con eficacia tareas, proyectos y equipos

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Software de productividad: soluciones para alcanzar el máximo rendimiento

La mejor de las ideas puede quedarse estancada si no somo capaces de desarrollarla y llevarla a cabo de manera eficiente. Lo mismo sucede en las empresas; un buen proyecto debe organizarse y planificarse de la mejor manera posible para que este sea rentable y sirva para alcanzar los objetivos de negocio establecidos.

Por suerte, actualmente existe una gran variedad de programas y aplicaciones destinados a potenciar el rendimiento del trabajo, tanto a nivel individual como de equipos, y gestionar con eficacia tareas, funciones y proyectos. Son los denominados software de productividad.

Un software de productividad es una herramienta imprescindible a día de hoy en empresas de todos los tamaños, desde autónomos y freelance a pymes y grandes compañías, ya que permite una óptima organización del tiempo de trabajo para alcanzar el éxito de un proyecto dentro del plazo establecido.

 

Qué es un software de productividad y cómo organiza el espacio de trabajo

Un software de productividad reúne en una única herramienta todas las prestaciones que necesitas para gestionar proyectos y tareas de manera ágil, sencilla y muy visual.

Se tratan de programas generalmente en la nube, para que puedas acceder a ellos estés donde estés, y con aplicaciones para móvil.

Desde una intuitiva interfaz se pueden controlar todos los proyectos creados, y visualizarlos por su estado (pendiente, en proceso, completado, esperando, etc), por su importancia dentro de la empresa (urgente, secundario…), por las fechas de comienzo o entrega, por los responsables de su ejecución y departamento al que pertenece. Todo organizado de manera personalizada en función de las necesidades de cada empresa por colores y columnas para una correcta y rápida interpretación.

De esta forma, verás de un solo golpe un espacio de trabajo con las tareas clasificadas en una agenda de días, el estado de cada una de ellas, quién la está realizando y cuándo debe finalizarse.

El programa es capaz de registrar cuánto tiempo invierte cada empleado en la ejecución de sus tareas y de facilitar canales de interacción para el trabajo colaborativo, como compartir documentos, dejar anotaciones o incidencias. Todos los datos se verán por los implicados actualizados en tiempo real.

 
Cada proyecto puede dividirse en tareas y subtareas, establecer tiempos de ejecución, asignar responsables y adjuntar documentos para su desarrollo, con datos actualizados en tiempo real.
 
 
Un software de productividad permite una óptima organización del tiempo de trabajo para alcanzar el éxito de un proyecto dentro del plazo establecido. Permite dividir los objetivos en tareas, asignar funciones y facilitar la comunicación y el trabajo colaborativo.
 

¿Para que sirve? Aplicaciones del software de productividad para optimizar tu tiempo y el de tus equipos

Productividad personal

En el caso de autónomos o trabajadores que quieran implementar esta herramienta de manera personal, diseñar su espacio de trabajo para la planificación de actividades a corto, medio y largo plazo. 

El software de productividad ayudará a cumplir los proyectos marcados,  realizar un seguimiento en su desarrollo y priorizar acciones.

De este modo podremos saber a qué tipo de tarea se está dedicando un mayor número de horas, visualizar los diferentes tipos de actividades y organizar el tiempo en función de los objetivos marcados y compararlo con las horas totales invertidas.

 

Productividad de negocio (para empresas y equipos)

Gracias a un software de productividad, las empresas pueden organizar sus proyectos por departamentos o responsables, crear equipos de trabajo en función de cada necesidad y asignar competencias. 

Los responsables podrán compartir información de cada tarea, notificar avances o incidencias y adjuntar archivos. Podrás conocer en tiempo real la evolución de su acción en concreto y la de la tarea o proyecto en general.

Además, pueden medir en el rendimiento de sus empleados, el tiempo invertido en cada acción, descansos... ya que se registran las operaciones diarias de trabajadores y equipos.

Esto será de gran utilidad como información global de la compañía para conocer los logros y objetivos alcanzados,  su rentabilidad en cuanto a costes de recursos humanos y conocer los trabajadores más eficaces.

 
 

Principales funciones de una herramienta de productividad

  • Gestionar plazos y prioridades en función de objetivos.
  • Organizar proyectos en tareas, subtareas y calendarios.
  • Asignar y administrar funciones.
  • Medir el rendimiento de tus empleados.
  • Agilizar la comunicación entre usuarios, mandar mensajes y compartir archivos.
  • Registrar y notificar avances, nuevos estados e incidencias.
  • Supervisar las tareas diarias y la evolución del trabajo individual y del equipo.
  • Sincronizar de manera automática las actualizaciones que hace cada usuario en tiempo real.
  • Monitorizar el tiempo invertido en cada gestión y proyecto.
  • Integrar la herramienta con otros software de comunicación y colaboración: Gmail, Google Drive, Dropbox, Slack, etc.
 
Con un software de productividad hay que organizar y planificar el tiempo de trabajo en función de unos objetivos y registrar todas las acciones o decisiones que vamos realizando en cada proyecto.
 
 

Metodologías en los que se basan los diferentes tipos de software de productividad

Organizar y planificar el tiempo de trabajo en función de nuestros objetivos personales o empresariales y registrar todas aquellas acciones o decisiones que vamos realizando en cada proyecto en fundamental para aprovechar las ventajas de un software de productividad.

Sin esta gestión y documentación de tareas, no sería posible el trabajo en equipo ni medir el rendimiento y la productividad.


A partir de esta premisa, este tipo de software se basa en diferentes metodologías de productividad para su administración de tiempos y proyectos. 

  • Metodología kanban: para obtener el máximo rendimiento del flujo de trabajo debe visualizarse las tareas en un tablero de columnas, por el que se irán colocando en función de su estado (idea, finalizado…) y monitorizar el tiempo invertido a lo largo de su ejecución (lead time).
  • Metodología scrum: cada objetivo o proyecto se divide en fases, iteraciones o sprints. Los sprints tiene una duración establecida y está compuesto de diversas acciones, y su ejecución en indispensable para avanzar al siguiente,
  • Metodología GTD (Getting Things Done): optimiza el tiempo creando listas de tareas y actividades, realizando en ese mismo momento aquellas que no no lleven más de 2 minutos), Cada proyecto podrá estar formado de diversas tareas, que iremos organizando para su ejecución y marcando cada cambio de estado por el que pasa.
  • Metodología timebloking: cada tarea conformará un bloque de tiempo que asignaremos a cada día en función de la carga de trabajo, para que este sea equilibrado, y de los plazos de entrega.
 

Ventajas de utilizar un software de productividad

  1. Conseguir una mayor optimización del tiempo al establecer diferentes categorías de tareas, abarcando todas las posibles actividades que puede realizar un trabajador, y aportar organización en el desarrollo del trabajo diario.
  2. Potenciar la productividad de cada empleado al establecer plazos y reducir distracciones y dudas, como preguntas sobre el estado de cada tarea (todo está registrado) o tratar de crear prioridades de forma individual.
  3. Gestionar de manera óptima las actividades que se necesitan llevar a cabo para nuestros objetivos, tanto de manera individual como global.
  4. Facilitar el trabajo colaborativo entre miembros de un equipo al integrar toda la información de cada proyecto en tiempo real y mejorar la comunicación. Cada trabajador podrá consultar sus tareas pendientes o finalizadas y comunicarse con otros miembros en función de las necesidades de cada una de ellas. 
  5. Proporcionar un sistema flexible y adaptable a las necesidades de cada caso: administra calendarios, notas, avisos, correos electrónicos y contactos.
  6. Obtener informes de productividad, seguir la evolución de cada proyecto y detectar problemas puntuales, reiterativos y cuellos de botella.
       
      Ventajas de implantar un software de productividad