Cómo aplicar la técnica Time Blocking para ser más productivo: 5 consejos y ejemplos

Qué es time blocking

Cómo ya hemos visto, time blocking es una técnica de productividad, un sistema de gestión de tareas que se basa en planificar el calendario mediante un horario que se divide en bloques de tiempo.

Estos bloques de tiempo les dedicaremos a determinadas actividades:

• Tareas proactivas: las más importantes para el desarrollo de tus proyectos. Forma parte del trabajo profundo.
• Tareas reactivas: las que se realizan diariamente dentro de la logística de nuestro desempeño, como email, llamadas, reuniones, etc. Se agrupan dentro de un mismo bloque de tiempo para no perder la concentración.
• Tiempo personal: también hay que tener en cuenta las franjas de horario no laboral, como descansos, comidas, ocio, ejercicio, etc.

Planificación consciente del tiempo

Con time blocking realizamos una estructuración de nuestro horario en función de todas las acciones que tenemos que hacer, agrupando las tareas más ligeras y dando prioridad a las más relevantes.

Gracias a esta planificación del time blocking, podemos concentrarnos mucho más en nuestros momentos de trabajo, respetar el descanso y ser conscientes de en qué invertimos nuestro tiempo.

Nada de comprobar la bandeja de correo a cada rato o eliminar tu de descanso a media mañana. Con una programación de time blocking optimizarás tu tiempo y serás más productivo y efectivo.

Time blocking y el batching de tareas

Agrupa tareas similares en un mismo bloque de tiempo. Este paso es muy importante para no desconcentrarnos de nuestros focos diarios con múltiples pequeñas gestiones.

Si tenemos que revisar emails de diferentes proyectos y planificar reuniones, es mejor agrupar esas acciones en un mismo bloque de tiempo “Correo y planificación” de 9:00 a 11:00 horas, por ejemplo. Esa misma jornada podemos reservar otra franja de agrupación de tareas, como “Reuniones clientes”, “Contenido RRSS”, etc.

El término inglés batching significa acumular, y en productividad se refiere al método de agrupar tareas parecidas para realizarlas en el mismo bloque de tiempo. Al no cambiar tanto de contexto al organizar las tareas, se facilita la concentración en cada temática.

Aprende a estimar el tiempo de duración de cada bloque

Intenta determinar el tiempo que te va a llevar finalizar cada ocupación o grupo de tareas similares. Al principio esta estimación no será tan real, pero a medida que vayas planificando tu horario con time blocking serás cada vez más preciso. 

Al ajustar la duración, te obligarás a concentrarte en el trabajo para cumplir los plazos. 

Recuerda la Ley de Parkinson: “el trabajo se expande hasta que ocupa por completo el tiempo destinado para su realización”. Es decir, cuantas más horas tengas para hacer algo, más tiempo tendrás para divagar y alargar su desarrollo. Los plazos cortos de entrega mejoran la productividad y optimizan la gestión del tiempo en los proyectos.

Flexibilidad, reserva espacios para imprevistos

No siempre podrás tener planificado tu día a la perfección; siempre habrá imprevistos. Para que el time blocking sea lo más eficaz posible, es recomendable que tengas en cuenta que siempre pueden surgir tareas urgentes de última hora o no programadas. 

Si esto sucede de forma constante, es recomendable que destines una franja horaria flexible reservada a asuntos inesperados. 

Este consejo de time blocking lo irás mejorando a medida que apliques esta rutina, insertando bloques de tiempo flexibles con mayor precisión que no te desvíen del trabajo profundo. Lo podrás programar a última hora de la mañana, por la tarde… pero nunca antes de una actividad importante por si se demora más de lo previsto. 

Además, recuerda que imprevisto no es sinónimo de prioritario. No dejes que esta flexibilidad altera tu planificación importante del día.

Time blocking vs timeboxing

No debemos confundir time blocking con timeboxing, aunque sean técnicas de gestión del tiempo parecidas.

En timeboxing no se agrupan las tareas similares, sino que se asigna un bloque de tiempo específico a cada una de ella. Por lo tanto, las franjas horarias son más cortas y específicas.

En lugar de poner de 15:00 a 16:30 “Revisión de emails” como haríamos en time blocking, en timeboxing sería “Revisión emails clientes” de 15:00 a 15:30”, “Mandar emails proveedores” de 15:30 a 16:00, etc.