Cómo aplicar la técnica Time Blocking para ser más productivo

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El método time blocking en la gestión del tiempo: concentración y rendimiento

Continuas distracciones, falta de concentración, trabajos que se eternizan, jornadas interminables, reuniones a deshoras, redefinición de prioridades… Ya seamos emprendedores, autónomos o empleados por cuenta ajena, realizar una eficaz gestión del tiempo es fundamental para sacar adelante un negocio o proyecto sin sobrecargas de trabajo ni juegos de equilibrio

Para tener un perfecto control del calendario y centrarnos en las tareas más importantes de cada día contamos con diversas técnicas de productividad. Una de las más utilizadas debido a su sencillez y eficacia para mejorar nuestra concentración y rendimiento es el time blocking.

Con la técnica time blocking dividimos el calendario en bloques de tiempo. Una vez cojas el hábito de esta planificación, notarás sus beneficios.

Te contamos qué es time blocking, consejos para saber cómo aplicarlo en tu trabajo y sus ventajas.

 

Qué es time blocking

Cómo ya hemos visto, time blocking es una técnica de productividad que puedes aplicar a tu sistema de gestión de tareas o a tu software de gestión de proyectos

Se basa en planificar el calendario mediante un horario que se divide en bloques de tiempo.

Estos bloques de tiempo les dedicaremos a determinadas actividades:

  • Tareas proactivas: las más importantes para el desarrollo de tus proyectos. Forma parte del trabajo profundo.
  • Tareas reactivas: las que se realizan diariamente dentro de la logística de nuestro desempeño, como email, llamadas, reuniones, etc. Se agrupan dentro de un mismo bloque de tiempo para no perder la concentración.
  • Tiempo personal: también hay que tener en cuenta las franjas de horario no laboral, como descansos, comidas, ocio, ejercicio, etc.
 
Time blocking es un método de gestión del tiempo para planificar cada día en bloques, teniendo en cuenta actividades importantes, acciones cotidianas del trabajo, el descanso y el tiempo personal.
 
 
Gracias a la planificación diaria y organziación que conseguimos con la técnica time blocking podemos saber qué tareas tenemos que hacer, cuáles son las más importantes y cuánto tiempo nos va a llevar hacerlas.
 

Cómo funciona la técnica time blocking: 4 puntos clave

 

Planificación consciente del tiempo

Con el método time blocking realizamos una estructuración de nuestro horario en función de todas las acciones que tenemos que hacer, agrupando las tareas más ligeras y dando prioridad a las relevantes.

  • Gracias a esta planificación, podemos concentrarnos mucho más en nuestros momentos de trabajo, respetar el descanso y ser conscientes de en qué invertimos nuestro tiempo.
  • Nada de comprobar la bandeja de correo a cada rato o eliminar tu descanso a media mañana. Con una programación de time blocking, optimizarás tu tiempo y serás más productivo y efectivo.

Time blocking y el batching de tareas

Agrupa tareas similares en un mismo bloque de tiempo. Este paso es muy importante para no desconcentrarnos de nuestros focos diarios con múltiples pequeñas gestiones.

  • Si tenemos que revisar emails de diferentes proyectos y planificar reuniones, es mejor agrupar esas acciones en un mismo bloque de tiempo “Correo y planificación” de 9:00 a 11:00 horas, por ejemplo. Esa misma jornada podemos reservar otra franja de agrupación de tareas, como “Reuniones clientes”, “Contenido RRSS”, etc.
  • El término inglés batching significa acumular, y en productividad se refiere al método de agrupar tareas parecidas para realizarlas en el mismo bloque de tiempo. Al no cambiar tanto de contexto al organizar las tareas, se facilita la concentración en cada temática.
 

Calendario visual con bloques de tiempo

Para poder ver claramente tu programación de la jornada y los acciones más importantes, planifica el calendario de forma visual, con bloques de tiempo bien delimitados en cada día, diferenciados por colores y con el concepto clave o propósito destacado.

  • Cada bloque debe realizarse de forma ininterrumpida, como una etapa dentro de nuestra jornada, para así poder centrarte y no tener distracciones.
  • Con una estructura visual del horario, veremos rápidamente las prioridades del día y evitaremos despistes o superposiciones.

Trabajo profundo

El método time blocking permite reservar un espacio específico en el horario para trabajar en las tareas más importantes y centrarnos en ellas durante el tiempo que hemos fijado.

  • No distraernos con mensajes, correos o estadísticas hasta que acabemos ese bloque de tiempo es clave en el rendimiento efectivo,
  • El trabajo profundo es la capacidad de concentrarse sin distracciones en una actividad que requiere cierto esfuerzo y dedicación.
  • Con la digitalización es cada vez más fácil caer en distracciones. El time blocking ayuda a eliminarlas y focalizar la atención.
 
 

Principales ventajas del time blocking

  1. Aumentar tu productividad al mejorar tu concentración y reducir las distracciones.
  2. Mejorar tu rendimiento en el trabajo sin afectar a tu vida personal.
  3. Reducir el número de trabajos aislados gracias a la agrupación de tareas cotidianas frente a bloques de tiempo con trabajos más críticos.
  4. Analizar tu efectividad en el avance de los proyectos y la rentabilidad del negocio, al saber qué acciones te llevan más tiempo.
  5. No sobrecargarte de tareas y evitar el agotador multitasking, que te hará perder tiempo y concentración en cada cambio de contexto.
  6. Alinear tus objetivos con los proyectos prioritarios y de trabajo profundo.
 
Cuando establezcas bloques de horario para el trabajo profundo, intenta delimitar períodos de entre 60 y 90 minutos sin distracciones.
 

4 consejos y ejemplos para aplicar time blocking en tu rutina de trabajo

 

1. Define las tareas de cada semana y sus prioridades

Crea una lista de tareas para ir dividiendo el horario de tu calendario.

  • Comienza por las más importantes o prioritarias de cada proyecto para reservarlas el bloque de tiempo que necesitan cada jornada.
  • Después continúa agrupando tareas similares de cada día y, por último, las franjas de descansos y tiempo personal. Puedes programar bloques para el almuerzo, la hora del café, descansos breves, hacer deporte, ir a la compra, etc.

2. Planifica el horario según tus horas más productivas

Adapta la programación de tus bloques de tiempo a los momentos de máximo rendimiento del día. Planifica bien los bloques destinados al trabajo profundo para mantener esa concentración en tu horario más productivo y alejarte de las distracciones. En el caso de trabajar en equipo, tus compañeros sabrán que en ese bloque de tiempo no podrán molestarte a través del chat interno o con llamadas.

  • Si justo a primera hora de la jornada te cuesta arrancar, reserva ese horario para acciones más rutinarias o de menor creatividad, y planifica a partir de las 9:00 h. aquellas más críticas que necesitan tu concentración. Lo mismo por la tarde, siempre habrá momentos de mayor productividad y energía para dedicar al trabajo profundo.
  • Puedes programar un cometido varias veces vez al día, por ejemplo, dos bloques de tiempo para revisar tu bandeja de correo electrónico.
 

3. Aprende a estimar el tiempo de duración de cada bloque

Intenta determinar el tiempo que te va a llevar finalizar cada grupo de tareas. Al principio esta estimación no será muy real, pero a medida que vayas planificando con time blocking serás cada vez más preciso.

  • Al ajustar la duración, te obligarás a concentrarte en el trabajo para cumplir los plazos.
  • Recuerda la Ley de Parkinson: “el trabajo se expande hasta que ocupa por completo el tiempo destinado para su realización”. Es decir, cuantas más horas tengas para hacer algo, más tiempo tendrás para divagar y alargar su desarrollo. Los plazos cortos de entrega mejoran la productividad y optimizan la gestión del tiempo en los proyectos.

4. Flexibilidad, reserva espacios para imprevistos

No siempre podrás tener planificado tu día a la perfección; puede haber imprevistos. Para que el time blocking sea lo más eficaz posible, es recomendable que tengas en cuenta que pueden surgir tareas urgentes de última hora o no programadas.

Si esto sucede de forma constante, es recomendable que destines una franja horaria flexible reservada a asuntos inesperados.

  • Este consejo lo irás mejorando a medida que apliques esta rutina, insertando bloques de tiempo flexibles con mayor precisión que no te desvíen del trabajo profundo. Lo podrás programar a última hora de la mañana, por la tarde… pero nunca antes de una actividad importante por si se demora más de lo previsto.
  • Además, recuerda que imprevisto no es sinónimo de prioritario. No dejes que esta flexibilidad altera tu planificación importante del día.
 
 

Las mejores herramientas para aplicar time blocking

Una vez tengas clara tu planificación, aplica la técnica time blocking con una herramienta de productividad ajustada a tus necesidades.

Un gestor de tareas será la mejor opción, ya que permite administrar tu calendario de manera muy visual, con etiquetas, colores, iconos… todo lo que necesites para ver desde una única pantalla todos tus bloques de tiempo, su propósito concreto, urgencia, etc.

Estas aplicaciones online se pueden consultar desde tu ordenador, teléfono móvil o tablet, y son muy fáciles de manejar para que vayas creando tu planning, diferenciar los prioritarios o los personales.

Además, te permitirán añadir documentos adjuntos para tener todo bien organizado y siempre a mano, dejar comentarios, asignar tareas a compañeros de trabajo, incluir colaboradores, automatizar avisos cuando se ha finalizado una acción al resto del equipo, generar notificaciones ante nuevas acciones, etc.

Podrás automatizar tu time blocking con comodidad y eficacia, consultar tu horario desde cualquier lugar y compartirlo con equipos.

 

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Time blocking vs timeboxing

No debemos confundir time blocking con timeboxing, aunque sean técnicas de gestión del tiempo parecidas.

En timeboxing no se agrupan las tareas similares, sino que se asigna un bloque de tiempo específico a cada una de ella. Por lo tanto, las franjas horarias son más cortas y específicas.

En lugar de poner de 15:00 a 16:30 “Revisión de emails” como haríamos en time blocking, en timeboxing sería “Revisión emails clientes” de 15:00 a 15:30”, “Mandar emails proveedores” de 15:30 a 16:00, etc.

 
El timeboxing es más perfeccionista y se orienta a objetivos cortos.
 
 

Cuál es la mejor aplicación para time blocking que se adapta a tu trabajo

Ya conoces todas las funciones y ventajas de esta técnica de productividad para organizar tu calendario. Ahora, ¿cómo elegir la mejor aplicación para introducir time blocking en tu rutina?

  1. Muy fácil, tan solo tienes que utilizar nuestro comparador de software que aparece en esta misma página para que sepamos qué prestaciones necesitas; no tardarás ni un minuto.
  2. Gracias a nuestro comparador gratuito y neutral te crearemos un ranking personalizado con los programas que más se adecuan a tus necesidades. ¡Así de fácil!
 
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