Un software de gestión del tiempo engloba actividades como control de jornada, registro de horas y tareas, y su objetivo es aumentar la productividad de los empleados y la calidad del trabajo al mejorar la planificación.
Optimizar el tiempo de trabajo de los empleados, organizarlo y administrarlo mejor tiene como resultado un mayor rendimiento y productividad. Un software de gestión del tiempo puede llegar a ser uno de los grandes aliados del departamento de recursos humanos y responsables de una empresa para planificar las tareas y controlar las horas efectivas de trabajo.
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Índice de contenidos (11)
- 1. Que es la gestion del tiempo
- 2. El software de gestion del tiempo: planificacion del trabajo para ganar eficiencia
- 3. Caracteristicas de los mejores software de gestion del tiempo
- 4. Tipos de herramientas de gestion del tiempo
- 5. Funciones del software de gestion del tiempo
- 6. Ventajas de contar con un software de gestion del tiempo de trabajo
- 7. Como escoger la mejor herramienta de gestion del tiempo para tu empresa
Qué es la gestión del tiempo
La gestión del tiempo es el proceso por el que se distribuyen las horas de trabajo según las tareas que debe realizar.
Es una forma de planificar cada proyecto, dividirlo en tareas y registrar el tiempo (time tracking) que se ha tardado en realizar cada una de ellas.
Un control eficiente del tiempo mejora la productividad, la eficiencia laboral y la rentabilidad de los proyectos.
Por eso utilizar un software de gestión del tiempo es una de las principales herramientas que puede adoptar una empresa o autónomo para mejorar el rendimiento y la facturación de sus servicios.
Una empresa tiene a su disposición diversas herramientas de gestión del tiempo para aumentar la eficacia y la productividad de la plantilla.
El software de gestión del tiempo: planificación del trabajo para ganar eficiencia
Una herramienta de gestión del tiempo permite organizar y planificar el tiempo de trabajo en diferentes actividades o tareas.
Mediante un sistema muy visual de horarios, con un software de gestión del tiempo el responsable puede dividir cada proyecto en diferentes tareas y asignarlas a sus empleados, incluso indicar una fecha límite para su realización o definir prioridades.
Cada empleado dispondrá de su panel de tareas sobre el calendario, y mediante un sencillo clic podrá cambiar el estado de sus tareas a iniciado, en proceso, etc. Una vez lo marque como finalizado, el software de gestión del tiempo calcula de forma automática el número de horas que ha invertido en dicha tarea, sin tener en cuenta descansos o diferentes jornadas.
Además, cada empleado también puede gestionar su propio tiempo de trabajo y generar él mismo sus propias tareas diarias y sus prioridades, añadir comentarios e integrar en sus actividades a otros compañeros para facilitar el desempeño colaborativo.
- Para este control de las horas efectivas de trabajadory de su actividad, se pueden utilizar diversas herramientas de gestión del tiempo.
- Vamos a ver qué soluciones de recursos humanos se pueden implementar en la empresa como software de gestión del tiempo y qué tipo de herramientas de productividad también gestionan el tiempo de los empleados.
Controlar las horas de trabajo, los descansos y el tiempo que se invierte en cada tarea o cliente son las bases de un buen software de gestión del tiempo de trabajo para una empresa.
Características de los mejores software de gestión del tiempo
- Automatiza el registro de horas que se invierten en realizar cada tarea.
- Contabiliza el cómputo total de tareas en las que se ha dividido un proyecto o se han invertido en un cliente.
- Planifica la realización de un proyecto en actividades y sus responsables, aumentando la eficiencia laboral.
- Evalúa la rentabilidad de los proyectos al conocer los recursos y tiempos invertidos.
- Permite ganar precisión en la facturación de los trabajos.
- Supervisa el rendimiento de los empleados y su asistencia al trabajo.
- Aumenta la productividad del trabajador y los equipos, que saben en todo momento cuáles son sus competencias y los plazos a cumplir.
Un sistema de time tracking o control de horas te permite controlar el tiempo que dedicas a cada cliente o tarea para afinar mejor la facturación de tus servicios.
Tipos de herramientas de gestión del tiempo
Software de gestión del tiempo y time tracking
Podemos encontrar herramientas de productividad enfocadas específicamente en la gestión del tiempo y el registro de horas.
Su principal objetivo es ayudarte a facturar tus servicios con mayor exactitud, sabiendo el esfuerzo que supone para ti y para tus empleados finalizar con éxito un proyecto.
Su temporizador automático permite registrar con exactitud las horas invertidas en los diferentes proyectos que has creado; simplemente hay que activarlo cuando inicies una tarea..
Gestor de tareas como software de gestión del tiempo
Mediante un gestor de tareas también se puede llevar a cabo un control del tiempo que necesitamos para desarrollar el trabajo.
Con esta herramienta de gestión del tiempo se puede conocer las horas invertidas en cada actividad, proyectos o cliente. Además, podrás aplicar técnicas de time blocking.
Control horario como software de gestión del tiempo de trabajo
Un software de control horario, fichaje y registro de jornada automatiza el seguimiento en tiempo real de la asistencia de cada empleado. Registra la hora de entrada y salida, así como las pausas para comer, salir al café, etc.
Son herramientas de gestión del tiempo muy ágiles y prácticas, ya que permiten que el trabajador fiche no solo a través de la habitual tarjeta y paso del torno, sino que se ha simplificado para hacerlo de manera online a través del ordenador o app móvil, siendo válida también para el control horario de trabajadores en remoto.
Permite conocer el tiempo efectivo de trabajo de cada empleado, así como horas extras o ausencias; y muchos ya incluyen un gestor de tareas para planificar las horas de trabajo.
Vídeo de experto para poder elegir la mejor aplicación de gestión del tiempo que se adapte a tus necesidades. Comparativa de 2 aplicaciones muy populares, sus ventajas y desventajas. Y todo en menos de 6 minutos.
Comparativa de dos apps de gestión del tiempo
Toggl y Timely, ¿qué sistema de gestión del tiempo elegir?
Funciones del software de gestión del tiempo
- Registro de comienzo y finalización de la jornada diaria.
- Computo de horas trabajadas y descansos.
- Seguimiento de ausencias y absentismo.
- Planificación y acceso al panel de turnos y rotaciones.
- Control de horas extra y exceso de carga de trabajo.
- Distribución de cada jornada en tareas a cumplir.
- Análisis del tiempo invertido en cada tarea y en cada proyecto.
- Medir la productividad del trabajador.
- Control de las asignaciones de cada empleado.
- Revisión de comentarios e incidencias centralizados en el programa.
- Geolocalización de empleados en terreno.
- Fichaje online para empleados en remoto.
Una herramienta de gestión del tiempo permite planificar las horas de trabajo de cada jornada en función del tiempo que va llevar realizar con éxito una tarea.
Ventajas de contar con un software de gestión del tiempo de trabajo
- Mayor agilidad para el departamento de RRHH y el control del rendimiento.
El seguimiento centralizado y automatizado de parámetros como el tiempo de trabajo, las pausas y los horarios permite disminuir considerablemente la gestión administrativa de recursos humanos y minimiza los errores ligados a entradas manuales de los datos. - Cumplir con la normativa de control de jornada.
El uso de software de gestión del tiempo garantiza el cumplimiento de la normativa legal de la empresa, en relación al registro obligatorio de jornada, las horas extras y los períodos de descanso. - Mayor productividad empresarial
Otorga una mayor visibilidad y seguimiento de proyectos, permitiendo optimizar la gestión de los recursos y de los equipos para aumentar la productividad. Aquellos software de gestión del tiempo que incluyen un sistema de Portal de Empleado, en el cual los trabajadores pueden acceden a sus datos y autogestionar trámites, aumenta la productividad individual. - Mejor seguimiento para los supervisores.
Utilizar un software de gestión del tiempo ofrece un mejor entendimiento de las dinámicas de trabajo y facilita una mejor distribución de las tareas dentro de un mismo equipo, ya que se puede identificar rápidamente cualquier sobrecarga de trabajo y aquellos empleados que aportan más productividad.
Cómo escoger la mejor herramienta de gestión del tiempo para tu empresa
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Los mejores software de Gestión del Tiempo para aumentar la productividad y registrar horas de trabajo