Ventajas del software de Gestión del Tiempo para aumentar la productividad y eficacia de empleados

 
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Qué es la gestión del tiempo 

La gestión del tiempo es el proceso por el que se distribuyen las horas de trabajo de un empleado según las tareas que debe realizar.

Es una forma de planificar cada proyecto, dividirlo en tareas y registrar el tiempo que se ha tardado en realizar cada una de ellas. 

Un control eficiente del tiempo mejora la productividad del trabajador, la eficiencia laboral y la rentabilidad de los proyectos.

Por eso utilizar un software de gestión del tiempo es una de las principales herramientas que puede adoptar una empresa para mejorar el rendimiento de su plantilla o mejorar el ambiente laboral.

 
Una empresa tiene a su disposición diversas herramientas de gestión del tiempo para aumentar la eficacia y la productividad de la plantilla.
 
 

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El software de gestión del tiempo: planificación del trabajo para ganar eficiencia

Una herramienta de gestión del tiempo permite organizar y planificar el tiempo de trabajo en diferentes actividades o tareas. 

Mediante un sistema muy visual de horarios, con un software de gestión del tiempo el responsable puede dividir cada proyecto en diferentes tareas y asignarlas a sus empleados, incluso indicar una fecha límite para su realización o definir prioridades.

Cada empleado dispondrá de su panel de tareas sobre el calendario, y mediante un sencillo clic podrá cambiar el estado de sus tareas a iniciado, en proceso, etc. Una vez lo marque como finalizado, el software de gestión del tiempo calcula de forma automática el número de horas que ha invertido en dicha tarea, sin tener en cuenta descansos o diferentes jornadas.

Además, cada empleado también puede gestionar su tiempo de trabajo y generar él mismo sus propias tareas diarias y sus prioridades, añadir comentarios e integrar en sus actividades a otros compañeros para facilitar el desempeño colaborativo.

Características de un buen software de gestión del tiempo:

  • Automatiza el registro de horas que se invierten en realizar cada tarea.
  • Contabiliza el cómputo total de tareas en las que se ha dividido un proyecto o se han invertido en un cliente.
  • Planifica la realización de un proyecto en actividades y sus responsables, aumentando la eficiencia laboral.
  • Evalúa la rentabilidad de los proyectos al conocer los recursos y tiempos invertidos.
  • Supervisa el rendimiento de los empleados y su asistencia al trabajo.
  • Aumenta la productividad del trabajador y los equipos, que saben en todo momento cuáles son sus competencias y los plazos a cumplir.

 
Para este control de las horas efectivas del trabajador y de su actividad, se pueden utilizar diversas herramientas de gestión del tiempo. 

Vamos a ver qué soluciones de recursos humanos se pueden implementar en la empresa como software de gestión del tiempo y qué tipo de herramientas de productividad también gestionan el tiempo de los empleados.

 
Controlar el registro de jornada, los descansos, el tiempo que se invierte en cada tarea y el turno que realiza cada empleado son las bases de un buen software de gestión del tiempo de trabajo para una empresa.
 

Tipos de herramientas de gestión del tiempo de trabajo

Control horario como software de gestión del tiempo y registro de asistencia

Un software de control horario, fichaje y registro de jornada automatiza el seguimiento en tiempo real de la asistencia de cada empleado. Registra la hora de entrada y salida, así como las pausas para comer, salir al café, etc. 

Son herramientas de gestión del tiempo muy ágiles y practicas, ya que permiten que el trabajador fiche no solo a través de la habitual tarjeta y paso del torno, sino que se ha simplificado para hacerlo de manera online a través del ordenador  o app móvil, siendo válida también para el control horario de trabajadores en remoto.

Permite conocer el tiempo efectivo de trabajo de cada empleado, así como horas extras o ausencias; y muchos ya incluyen un gestor de tareas para medir la eficacia de cada jornada y planificar las horas de trabajo.

Gestor de tareas como software de gestión del tiempo de trabajo

Mediante un software de productividad con gestión de tareas se puede llevar a cabo un exhaustivo control del tiempo que necesita cada empleado en desarrollar sus actividades diarias. 

Con esta herramienta de gestión del tiempo se puede conocer el tiempo invertido en cada actividad o proyectos, o incluso el tiempo dedicado a cada cliente. Además, podrás aplicar técnicas de time blocking.

De esta forma, además de tener un control presencial, se tiene un control productivo del trabajador, que debe marcar cuando inicia y finaliza sus tareas asignadas.

Gestión de turnos como software de gestión del tiempo de trabajo y cuadrantes

Una correcta planificación de cuadrantes mediante un software de gestión de turnos de trabajo permitirá automatizar la organización de horarios y actividades a realizar de manera efectiva, teniendo en cuenta disponibilidades, vacaciones y el reparto de empleados según su efectividad, equilibrando cada jornada. 

Como software de gestión del tiempo, permite controlar fácilmente qué trabajador en está en cada turno y su responsabilidad.

     

    Funciones del software de gestión del tiempo

    • Registro de comienzo y finalización de la jornada diaria.
    • Computo de horas trabajadas y descansos.
    • Seguimiento de ausencias y absentismo.
    • Planificación y acceso al panel de turnos y rotaciones.
    • Control de horas extra y exceso de carga de trabajo.
    • Distribución de cada jornada en tareas a cumplir.
    • Análisis del tiempo invertido en cada tarea y en cada proyecto.
    • Medir la productividad del trabajador.
    • Control de las asignaciones de cada empleado.
    • Revisión de comentarios e incidencias centralizados en el programa.
    • Geolocalización de empleados en terreno.
    • Fichaje online para empleados en remoto.
     
    Una herramienta de gestión del tiempo permite planificar las horas de trabajo de cada jornada en función del tiempo que va llevar realizar con éxito una tarea.
     
     

    Ventajas de contar con un software de gestión del tiempo de trabajo

    1. Mayor agilidad para el departamento de RRHH y el control del rendimiento. 
      El seguimiento centralizado y automatizado de parámetros como el tiempo de trabajo, las pausas y los horarios permite disminuir considerablemente la gestión administrativa de recursos humanos y minimiza los errores ligados a entradas manuales de los datos. 
    2. Cumplir con la normativa de control de jornada. 
      El uso de software de gestión del tiempo garantiza el cumplimiento de la normativa legal de la empresa, en relación al registro obligatorio de jornada, las horas extras y los períodos de descanso.
    3. Mayor productividad empresarial 
      Otorga una mayor visibilidad y seguimiento de proyectos, permitiendo optimizar la gestión de los recursos y de los equipos para aumentar la productividad. Aquellos software de gestión del tiempo que incluyen un sistema de Portal de Empleado, en el cual los trabajadores pueden acceden a sus datos y autogestionar trámites, aumenta la productividad individual.
    4. Mejor seguimiento para los supervisores. 
      Utilizar un software de gestión del tiempo ofrece un mejor entendimiento de las dinámicas de trabajo y facilita una mejor distribución de las tareas dentro de un mismo equipo, ya que se puede identificar rápidamente cualquier sobrecarga de trabajo y aquellos empleados que aportan más productividad. 
     
    Ventajas de contar con un software de gestión de tiempos de trabajo
     

    Cómo escoger la mejor herramienta de gestión del tiempo para tu empresa

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