Gestor de correo electrónico, la comunicación empresarial más popular moderniza sus funciones

Nuestro comparador GRATUITO para Software de comunicación

Preguntas: 1/8
Tiempo estimado para completar este formulario: 40 segundos

El avance de la comunicación asíncrona dentro de las empresas y las nuevas alternativas

Dentro de los software de comunicación asíncrona; es decir, en los que no existe simultaneidad ni es necesario que emisor y receptor estén conectados al mismo tiempo, el gestor de correo electrónico es, sin duda, es más popular.

Hasta hace poco tiempo, los emails fueron el principal vehículo de comunicación dentro de las empresas, junto con las llamadas entre extensiones, departamentos y sedes gracias la telefonía IP y los sistemas de centralita virtual.

Pero desde hace unos años, los programas de comunicación síncrona, como los sistemas de videoconferencia o chat interno, están ganando terreno gracias a la mayor agilidad y capacidad de reacción en tiempo real que ofrecen.

Como respuesta, el gestor de correo electrónico o de gestor de email está evolucionando y ofreciendo nuevas posibilidades a sus usuarios para poder mantener esa posición privilegiada dentro de la comunicación entre empleados que, sin embargo, a la hora de comunicarse con el cliente nunca han perdido.

 

Configuración de múltiples cuentas en un gestor de correo electrónico

Un gestor de correos electrónico es un programa que permite trabajar con diferentes cuentas de email desde una única interfaz: revisar la bandeja de entrada de cada uno de ellos, contestar correos y clasificarlos desde una única aplicación. Es la herramienta que utilizamos para acceder a las diferentes cuentas de correo que administremos.

Los más conocidos son Outlook o Thunderbird, pero existen muchos otros como eM Client, PostBox, Opera Mail o Mailbird. Podemos encontrarles es versión gratuita y de pago, siempre en función de su capacidad de almacenaje y funcionalidades extra.

 

Esta configuración de múltiples cuentas es una de sus grandes funciones por la agilidad que proporciona dentro de una empresa, al poder ver de un solo golpe todas las cuentas que gestionamos a nuestro nombre, desde la personal a la general del departamento, atención al cliente, central, etc.

  • Tan solo hay que vincular a una cuenta principal (por ejemplo, la que esté a nuestro nombre personal), el resto de las cuentas secundarias; añadir y sincronizar nuevas direcciones de correo a una principal.
  • A la hora de escribir un nuevo email, siempre podremos elegir qué cuenta usamos como emisor del mensaje.
  • En el caso de no encontrarnos delante del ordenador de trabajo, existen app para móvil donde poder gestionar las cuentas con total movilidad.
 
 
Un gestor de correo electrónico facilita a los empleados de una empresa el administrar todas las cuentas de email que manejan desde una única pantalla, bien estén dirigidos a su cuenta personal, al departamento del que forme parte, etc.
 

Principales funcionalidades de un gestor de correo electrónico

  • Administrar diferentes cuentas de correo electrónico y clasificarlas por carpetas, etiquetas, prioridades, remitente, etc, y poder resaltarlos visualmente según diversas categorías.
  • Vincularse con agendas y calendarios para emitir recordatorios y gestionar eventos.
  • Integrarse con prestaciones de chat grupal.
  • Notificar novedades en la bandeja de entrada.
  • Incluir firma digital, incluso una diferente para cada cuenta de email.
  • Personalizar filtros para el correo electrónico no deseado y spam.
  • Ofrecer versiones multidispositivos: para windows, mac, linux, iOS y Android.
  • Configurar cuentas POP, IMAP, Exchange o Google Apps.
 

Nuevas prestaciones: el email colaborativo

Como ya hemos comentado, el correo electrónico está evolucionando para no quedarse rezagado frente a la comunicación síncrona de las empresas. Ante esta necesidad de inmediatez ha surgido el email colaborativo o gestión colaborativa de correos. Son sistemas como Parck, Front App o .Spike.

Gracias a estos correos colaborativos, se pierde la habitual rigidez del email, y los empleados se encuentran ante entornos más flexibles para la colaboración entre usuarios. Ya no es necesario reenviar a varios compañeros un email de su interés laboral o añadir como destinatario oculto a un miembro del equipo para que siga el hilo de un proyecto.

 

¿Cómo funciona una gestión colaborativa de correos?

  • Los emails se pueden compartir con el resto de integrantes de un equipos y asignar mensajes directos.
  • Cada miembro de ese grupo puede añadir comentarios al correo principal, a modo de chat, para discutir ideas proponer cambios.
  • Diversos usuarios pueden crear y editar un borrador en tiempo real antes de ser enviado hasta dar con la redacción ideal.
  • También se pueden compartir email con usuarios que no pertenezcan a ese equipo mediante enlaces.
 
 

Ventajas del gestor de correo electrónico como canal de comunicación en una empresa

  1. Perfecta sincronización de todas las cuentas de correo desde un único programa y en varios dispositivos, agilizando la revisión de las áreas a las que estemos al cargo.
  2. Mayor flexibilidad horaria. No necesita coincidir con el interlocutor en el sistema para enviar un archivo o un mensaje, sobre todo útil cuando las sedes o empleados están en diversos países o se tienen diversos turnos horarios. 
  3. Efectivo en la relación con el cliente. Un email no es tan intrusivo como una llamada o un mensaje de comunicación en tiempo real.
  4. Mensajes más formales y extensos. Cuando se trata de mandar comunicados, informes, nuevas prácticas o todo tipo de comunicación interna que requiera cierta extensión y lenguaje cuidado, el gestor de correo electrónico ofrece el canal idóneo.
 
Ventajas del gestor de correo electrónico como canal de comunicación en una empresa
 

¿Qué gestor de email es el más adecuado para tu empresa y cómo encontrarlo?

Ya conoces todas las ventajas de un gestor de correo electrónico,  así como las diferentes funcionalidades que ofrecen. Pero ¿cómo elegir el mejor software de comunicación para mi negocio? De eso se encarga SoftDoit, la primera consultora online en España de software empresarial.

Tan solo tienes que rellenar el formulario que aparece en esta misma página con las características de tu compañía y qué prestaciones necesitas de la nueva aplicación de comunicación; no tardarás ni un minuto.

Gracias a nuestro comparador de software, completamente neutral y gratuito, te ofreceremos un ranking personalizado con las soluciones que más se adecuan a tu negocio. ¡Así de fácil!