Gracias a los actuales sistemas informatizados es posible realizar informes de seguimiento de proyectos en tiempo real y de manera automática, y compartirlos con los empleados implicados para conocer su evolución.
Cómo hacer informes de seguimiento de proyectos con eficacia y facilidad
Para cumplir con los plazos de entrega de un proyecto con los costes estipulados es necesario implementar una correcta gestión del mismo. Elaborar informes de seguimiento de proyectos es la clave para controlar estos factores y ofrecer un buen servicio. Por suerte, hoy en día existen programas que automatizan esta gestión tan importante para la rentabilidad de la empresa y la satisfacción del cliente.
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Índice de contenidos (10)
- Que es un informe de seguimiento de proyectos
- ¿Como hacerlo? Herramientas para automatizar los informes de seguimiento de proyectos
- Puntos clave de un buen informe de seguimiento de proyectos
- Beneficios de elaborar un eficaz informe de seguimiento en proyectos profesionales
- Como elegir el software para crear informes de seguimiento de proyectos
Qué es un informe de seguimiento de proyectos
Un informe de seguimiento de proyectos es un documento empresarial donde se indica el estado del proyecto: su evolución, desvíos del presupuesto inicial, nuevos gastos o recursos implicados, personal asignado y tareas que realiza, horas invertidas, etc.
Los más interesados en recibir este informe suelen ser la dirección de la empresa y el cliente que ha contratado el producto o servicio. Su finalidad es informar del avance del proyecto y controlar los recursos implicados.
Tipos de informes de seguimiento de proyectos
Hay dos tipos de informes de seguimiento de proyectos en función del público al que van dirigidos:
- Informes internos: Su principal objetivo es informar del estado del proyecto a los responsables de la empresa para que sean conocedores del rendimiento y productividad del proyecto. También se pueden elaborar informes de seguimiento del proyecto para el equipo implicado con carácter informativo y para potenciar el trabajo colaborativo. Se utiliza a modo motivacional.
- Informes externos: El fin de este tipo de informes es hacer partícipe al cliente del estado de su proyecto. El director de proyectos es el encargado de informar de su evolución.
A la hora de realizar informes de seguimiento de proyectos, tanto internos como externos, es fundamental contar con un sistema informático que automatice los datos registrados desde su planificación a su finalización.
Gracias a los actuales software de gestión podemos elaborar rápidamente y sin errores informes de seguimiento de proyectos en tiempo real para tener un perfecto control sobre su evolución en cuanto a plazos, costes y recursos imprevistos.
¿Cómo hacerlo? Herramientas para automatizar los informes de seguimiento de proyectos
Desde su planificación inicial, con sus recursos materiales y personales asignados, costes implicados, plazos de tiempo y presupuesto presentado al cliente, a lo largo de su ejecución un proyecto puede presentar imprevistos o demoras que modifiquen algunos de sus factores,
Por eso es importante realizar de manera eficaz, ya que de otra forma el margen de beneficios se podría reducir drásticamente.
¿Cómo realizar informes de seguimiento de proyectos teniendo en cuenta todos sus factores y su repercusión de cara al cliente? Un software de gestión de proyectos es la herramienta que necesitas.
Aplicaciones de un software para crear informes de seguimiento de proyectos
- Es capaz de automatizar todo este proceso de seguimiento de proyectos sin errores y en tiempo real, adaptando los nuevos valores que se produzcan (recursos, tiempo, precios...) y recalculando costes y presupuestos.
- Elabora fácilmente un reporte ejecutivo de avance con plantillas personalizables para su presentación, una estructura organizada con estatus de actividades, procedimientos, recursos, tareas y calendarios.
- Facilita la comunicación entre todo el equipo. Los empleados pueden entrar con su usuario al programa y conocer el estado del proyecto, compartir avances y la evolución de las tareas, tanto propias como comunes. De esta forma, el trabajo colaborativo mejora la productividad y tanto ellos como los responsables conocen es qué estado está el proyecto.
- Permite definir indicadores de gestión de proyectos, gráficos de análisis y ofrece datos para analizar la rentabilidad del proyecto y su ROI.
Puntos clave de un buen informe de seguimiento de proyectos
Estructura estandarizada del informe de seguimiento de proyectos
El formato del informe de seguimiento debe seguir una estructura clara para facilitar su lectura. Es un documento conciso que no ocupa muchas páginas. El contenido que se detalla corresponde con:
- La situación del proyecto.
- Las tareas planificadas y el estado de cada una de ellas.
- Los objetivos que ya se han alcanzado.
- Los posibles riesgos en la gestión del proyectos y problemas que hayan surgido o puedan surgir en el futuro próximo.
- Los objetivos que se prevén alcanzar próximamente.
La configuración de este contenido se automatiza con el adecuado software de gestión de proyectos, que además se puede presentar focalizando determinados parámetros y con plantillas personalizables en función de los objetivos de la empresa.
Estilo del informe de seguimiento de proyectos
Los informes de seguimiento de proyectos deben ser concisos y, preferiblemente, utilizar un estilo directo con frases cortas, para que el receptor del informe pueda obtener los datos de manera rápida.
¿Cuántos informes se envían desde el inicio del proyecto?Dependiendo de la duración del proyecto se pueden llegar a enviar más de 10 documentos.
Contenido del informe de seguimiento de proyectos
El contenido común para todos es la situación general del proyecto y cuáles son los objetivos, si se han alcanzado o si se alcanzarán.
Además, deberás mencionar los principales riesgos por si pueden afectar el resultado del proyecto.
Dependiendo del público al que va dirigido, el contenido del informe puede variar:
- La dirección de la empresa está interesada en la rentabilidad del proyecto.
- El cliente en si se cumplen los tiempos.
- Los trabajadores en los próximos pasos a realizar.
Beneficios de elaborar un eficaz informe de seguimiento en proyectos profesionales
- Asegura, en cualquier momento, un flujo óptimo de comunicación entre todos los participantes del proyecto, tanto responsable como empleados.
- Aumenta la eficiencia del enfoque de la gestión de riesgos a lo largo del ciclo de vida del proyecto para optimizar de manera continua la respuesta a los imprevistos.
- Garantiza un adecuado margen de beneficios a la empresa, al tener perfectamente controlados los cambios y modificaciones del proyecto a lo largo de toda su ejecución.
- Mejora la relación con el cliente, ya que pueden ofrecer datos en tiempo real y sin ningún error de costes o tiempo estimado siempre que el cliente lo solicite.
Cómo elegir el software para crear informes de seguimiento de proyectos
Ahora que ya conoces todas las claves de cómo elaborar un eficaz informe de seguimiento, solo te queda encontrar el programa de gestión idóneo que automatice todas estas tareas.
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