Cambios en el control horario para 2026: cómo preparar a tu empresa y evitar multas

Panorama actual del control horario en España

Desde la entrada del Real Decreto Ley 8/2019 existe la obligación general de llevar un registro de la jornada laboral. A partir de 2025 se ha establecido la obligación de que dicho control sea digital, con sistemas que garanticen la integridad y la trazabilidad de la información. Con todo, la aplicación práctica ha generado dudas y, lo más importante, incumplimientos: datos oficiales del 2024 muestran que el 78% de las PYMEs no cumple correctamente con el registro horario.

Las cifras son contundentes: en el primer trimestre de 2024 las sanciones por incumplimiento aumentaron un 35% respecto a 2023; las inspecciones relacionadas con registro horario subieron un 60% desde 2022; y sectores como hostelería, comercio y logística concentran la mayoría de intervenciones. Estos datos indican que la administración está poniendo foco en el control de la jornada y que los cambios en el control horario para 2026 demandarán aún mayor preparación.

Además, los ejemplos reales que hemos conocido muestran multas significativas: más de 8.000€ a restaurantes por no registrar horas extraordinarias; más de 4.000€ a comercios por registros incompletos durante seis meses; sanciones superiores a 10.000€ en ciertos centros industriales por falta de conservación de registros. Estas sanciones demuestran que, si no actuamos ahora, el coste puede ser mayor que la inversión en una solución adecuada.

Qué datos debe incluir el registro horario (y qué no basta)

El registro debe reflejar la realidad del tiempo trabajado. A continuación detallamos qué información mínima exige la normativa y qué prácticas son insuficientes:

• Datos mínimos obligatorios: nombre del trabajador, fecha, hora de inicio y hora de fin. Estos elementos permiten verificar la jornada diaria.
• Horas extraordinarias: si existen, deben identificarse de forma clara y separada del resto de la jornada.
• Interrupciones y pausas variables: cuando los descansos no son uniformes y dependen del turno, deben registrarse individualmente. No registrar pausas variables ha sido motivo de sanción y de sentencias favorables a trabajadores en 2023.
• Teletrabajo y flexibilidad: la normativa exige que, también en teletrabajo, se pueda verificar la jornada real y el cumplimiento de la normativa sobre máximos y horas extraordinarias.
• Conservación de registros: hay que guardar los datos durante 4 años y permitir acceso inmediato a la Inspección de Trabajo.
• Integridad y trazabilidad: los registros deben ser inalterables o con trazabilidad que permita detectar modificaciones; esto es lo que motivó la obligación de digitalizar y usar sistemas que garanticen la integridad de los datos.
• Protección de datos: la AEPD prohibió el uso de huellas dactilares y reconocimiento facial sin consentimiento explícito. Como alternativas, podemos usar tarjetas, códigos personales o métodos de autenticación que respeten la privacidad.

En la práctica, esto significa que un simple Excel editable o una hoja de papel suelen considerarse insuficientes, porque no ofrecen garantía de inalterabilidad ni acceso controlado para representantes de los trabajadores. Con los cambios en el control horario para 2026, estos requisitos se endurecerán y será imprescindible contar con soluciones que automaticen la trazabilidad y el almacenamiento seguro.

Herramientas líderes y qué funcionalidades buscar

En el mercado hay varias plataformas adaptadas a PYMEs y a organizaciones más grandes. Analizamos las opciones que hemos recomendado y por qué encajan con la obligación de digitalizar registros y con lo que podrían exigir los cambios en el control horario para 2026:

Más allá de marcas, estas son las funcionalidades imprescindibles que debemos buscar:

• Registro inalterable o con trazabilidad completa.
• Integración con el software de nóminas y PR.
• Acceso por app móvil con geolocalización para trabajadores móviles.
• Alertas automáticas por exceso de jornada o fichajes atípicos.
• Informes personalizados y exportables para inspección.
• Almacenamiento en la nube con copias y recuperación ante incidentes.
• Control de accesos y cumplimiento de protección de datos.

Con los cambios en el control horario para 2026, estas capacidades dejarán de ser ventajas competitivas y pasarán a ser requisitos operativos.

Preguntas frecuentes que nos hacen las empresas

• ¿Debemos digitalizar ya o esperar? Recomendamos digitalizar cuanto antes. Las herramientas están maduras, la inversión es baja comparada con el riesgo de sanciones y las ventajas en eficiencia son inmediatas. Además, los cambios en el control horario para 2026 harán la digitalización prácticamente inevitable.
• ¿Podemos seguir usando fichaje por tarjeta? Sí, siempre que la solución garantice integridad, trazabilidad y cumpla protección de datos. La biometría sin consentimiento está prohibida en muchos casos.
• ¿Cómo gestionamos trabajadores móviles y teletrabajo? Con apps móviles con geolocalización opcional y registros que permitan acreditar el inicio y fin real de la jornada. No se trata de monitorizar cada minuto, sino de poder justificar la jornada efectiva.
• ¿Qué pasa si no tenemos convenio que regule teletrabajo? La empresa debe documentar la política interna y reflejar cómo se registran las jornadas en remoto. La ausencia de registros fiables puede conllevar sanciones o reclamaciones.
• ¿Cuánto cuesta implantar un sistema? Depende del proveedor y el tamaño de la plantilla, pero normalmente la inversión es menor que las posibles multas y muy inferior al coste administrativo de llevarlo manualmente.