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La interacción entre CRM con excel es práctica para muchas situaciones. Pensemos, por ejemplo, que tenemos la necesidad de mostrar la información que contiene nuestro CRM a una persona de fuera de nuestra organización, es este supuesto será lo más oportuno exportar, dentro de la relación CRM con excel, los datos que contiene nuestro sistema CRM a una hoja de cálculo estática. No obstante, en la decisión de si los usuarios de nuestra organización tienen permiso y capacidad para exportar los datos a excel, los administradores de la empresa tienen la opción de cambiar los roles de seguridad de dichos usuarios, o establecer los filtros que consideren adecuados..

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Pero el origen puede ser el contrario en los traspasos de datos de CRM con excel, en el marco de la implantación del sistema de marketing relacional CRM en nuestra empresa, es decir, los datos los conteníamos en nuestra hoja de cálculo y, cuando decidimos evolucionar e integrar el CRM en nuestra empresa, tuvimos que importar en nuestro CRM los datos contenidos en hojas de cálculos. Las ventajas son evidentes, desde el concepto mucho más estático de excel, con un nivel de operaciones muy limitadas, hasta llegar a todas las aplicaciones que el CRM nos ofrece, gran número de ventajas para nuestros departamentos comerciales y de ventas. En este sentido, hay que decir que los mejores CRM incluyen entre sus funciones la posibilidad de importar los datos que necesitemos almacenar, desde las hojas de cálculo, mediante una herramienta denominada asistente de traspasos. En los orígenes de la implantación de la solución CRM con excel, debemos transitar por un periodo de gestión del cambio.

Otras funcionalidades

Otra funcionalidad del CRM es que tiene la posibilidad de estar permanentemente sincronizado con el programa excel que utilicemos. De esta forma, se produciría de una forma constante el traspaso de datos entre nuestras hojas de cálculo y nuestro sistema de marketing relacional. Por otro lado, hay que tener también en cuenta que las bases de las reuniones de seguimiento de cualquier departamento comercial en cualquier empresa, suelen ser las que combinan el excel con las presentaciones en powerpoint. Por tanto, y como una de las ventajas de los CRM es la gestión de eventos, la interrelación entre los programas que usemos en nuestra ofimática, y del CRM con excel tiene que ser permanente.

Como aspectos más técnicos, desde nuestro CRM podemos enviar una hoja de cálculo por correo electrónico, o bien almacenarla como un archivo compartido más. De esta forma, todos los usuarios que lo deseen, tendrán acceso a lo contenido en esa hoja de cálculo, gracias a la conexión CRM con excel.

Finalmente, es preciso hacer referencia a la seguridad. Durante la importación y exportación de datos entre CRM y las hojas de cálculo, CRM con excel , será muy útil crear una copia local de los datos en traspaso. Además, la conexión con la que se transfieren los datos debe ser cien por cien segura, pues se trata de informaciones, las referidas a los clientes de la empresa, de un alto valor confidencial.

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