11 Ventajas y desventajas de un CRM

Un programa de gestión sobre las relaciones de los clientes (CRM) permite que las empresas aprovechen los datos que recopila todos los días. El software CRM podrá rastrear las ventas, localizar tendencias y automatizar muchas de las interacciones que ocurren en la empresa a diario.

Puede existir la idea extendida de que un software CRM es una inversión necesaria para cualquier tipo de negocio, sea grande o pequeño, pero eso no es cierto en todos los casos. Los pros de un CRM pueden ser muchos, pero también hay algunos contras que consideramos justo hacerte conocer antes de tomar cualquier decisión.

Si piensas en un software de este tipo como solución para tu negocio, pero no acabas de decidirte, ponemos a tu disposición una serie de ventajas y desventajas del CRM, para que tú mismo determines lo que es mejor para ti y tu empresa.

 
 
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 ¿Cuáles son las ventajas de un software CRM? 

 

  • Todo lo que necesitas en un mismo lugar.
    La gestión de las relaciones con los clientes debe centralizarse para que sea efectiva. Los datos que se recopilan deben estar disponibles para todas las personas que lo necesiten. Con una solución CRM, todos pueden estar automáticamente en la misma página, ya que todos tienen el mismo acceso a los mismos datos. Este hecho permite que los trabajadores sean más productivos, ya que pueden centrarse mejor en satisfacer las necesidades de clientes actuales y potenciales.
 
¿Cuáles son las ventajas de un software CRM? + infografia
 
  • CRM es una solución que permite la escalabilidad.
    Si una empresa quiere sobrevivir, debe tener una base de datos cada vez mayor de clientes que aprecien las propuestas de valor que se les ofrece. A medida que crece el número de clientes, se hace más difícil satisfacer las necesidades específicas a nivel personal porque cada interacción tiene una inversión de tiempo específica que debe realizarse. Este software es una solución escalable que se adapta a casi cualquier presupuesto y que solo crecerá a medida que la organización crezca para que las necesidades de todos puedan ser satisfechas de manera efectiva.
  • Permite la extracción de datos de forma fácil.
    No solo hablamos de los datos de los clientes, sino también de los informes de ventas específicos y otros análisis que pueden ayudar a tu empresa a descubrir qué está funcionando. La gestión de las relaciones con los clientes permite a las personas descubrir dónde progresan, pero sin la misma cantidad de tiempo de trabajo para recopilar esos datos, creando un entorno en tiempo real donde los ajustes se pueden realizar casi al instante.
  • Accede a los datos recopilados desde cualquier lugar
    Esta ventaja del CRM no siempre ha existido. En el pasado, la única forma de acceder al CRM era instalar el software real en un ordenador. Para que fuese móvil, lo único que podías hacer era instalarlo en un ordenador portátil. Gracias a la nube, la saturación de Internet, los datos 4G ampliamente disponibles y las capacidades de VPN, se puede obtener una conexión segura al software desde prácticamente cualquier lugar y dispositivo. Esto permite que los vendedores permanezcan en su puesto durante más tiempo, lo que podría aumentar sus tasas de conversión.
  • Un buen CRM puede acelerar el proceso de conversión.
    A la hora de gestionar tu proceso de ventas, principalmente si optas por la metodología de Inbound Sales, es primordial que elabores un embudo de Ventas para que tu equipo comercial siga los procesos y las etapas comerciales necesarias. Con una metodología organizada, conseguirás acompañar el ejercicio de cada vendedor en el CRM. Por otra parte, el equipo comercial podrá gestionar cómo está el desarrollo de cada negociación, las actividades que ya fueron realizadas y los próximos pasos, por lo que la conversión se verá acelerada.   
  • Reduce los costes diarios totales de tu empresa.
    Puesto que todos los datos están centralizados, los costos bajan porque la productividad aumenta. Se acabó el perder el papeleo, los archivos extraviados y otros momentos en que los consumidores se van porque la única forma de que algo no esté en el CRM es no ingresarlo en él.
 

¿Cuáles son las desventajas de un software CRM?

  • Elimina el elemento humano de la ecuación de tu empresa.
    Que los procesos se automaticen cuando se instala el software CRM, también significa que los clientes potenciales pierden parte del elemento humano que la tarea comercial a veces necesita. Hay diferencia entre ser atendido por una persona real al realizar una llamada telefónica, a un sistema de atención automatizado. A veces es bueno hacer que las labores sean más automáticas, pero también es bueno tener un poco de ayuda de carácter personalizado para no perder el valor humano de las relaciones.
  • Puede haber problemas de seguridad con el software CRM.
    Aunque esta solución de software es segura, el hecho de que los datos estén guardados en un punto centralizado crea una amenaza para cualquier organización que implemente una solución de CRM. ¿Qué sucede si falla la energía eléctrica y tu software no retiene datos en la nube? ¿O qué pasa si un empleado descontento ingresa datos que no son precisos como una forma de desvincularse? Deben existir sistemas de respaldo y supervisión para que se pueda mantener la integridad de los datos.
  • Los empleados deben pasar por una fase de formación con el nuevo sistema.
    La instalación de una nueva solución de CRM puede ser muy emocionante. La idea de automatizar muchos procesos y de agilizar los datos puede ser muy apetecible. Pero luego viene el proceso de implementación y todo cambia. Aunque no se trate de sistemas que necesiten a un gran experto, el personal puede tardar tiempo a acostumbrarse y saber utilizar el nuevo sistema. Una vez que todos se hagan con el manejo del sistema, las ventajas de un CRM pueden ser enormes. Pero sin duda, antes habrá que pasar un periodo de adaptación y aprendizaje que puede retrasar el trabajo.
  • Dos palabras: soporte técnico.
    Las empresas tienen dos opciones disponibles para soporte técnico de CRM. Pueden contratar a sus propios especialistas para tratar con el software o subcontratar este trabajo a otra persona. Muchas empresas que brindan soluciones de administración de relaciones con los clientes ofrecen asistencia, pero a un precio más alto. Comprar la solución también significa tener en cuenta los costes de soporte técnico. Muchos se olvidan de los costes continuos de soporte que vienen con un software de CRM si este no está en la nube, y eso puede ser una desagradable sorpresa cuando surjan problemas.
  • Los datos pueden perderse si la base de datos no se mantienen adecuadamente.
    Muchos sistemas de CRM se respaldan automáticamente a través de la nube o mediante alguna otra solución, pero no todos los sistemas hacen esto. Es posible que sea necesario realizar una copia de seguridad manual de los datos y, si eso sabemos que no sucede de forma regular siempre, de manera que existe una buena posibilidad de que los datos se pierdan. En los peores casos, incluso los sistemas Cloud pueden fallar si hay un problema con la conexión a Internet o el servidor en el otro extremo. Como puedes ver, son más las ventajas que las desventajas en el uso de un CRM. En el caso de las desventajas, creemos que es relativo, ya que quizás, para tu tipo de negocio, estas no resultan negativas, sino una oportunidad.
 

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