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El sector de los Recursos Humanos ha cambiado debido a la reciente crisis, y ha sido más que habitual que los departamentos encargados de la gestión de las personas y el talento humano de sus trabajadores hayan quedado resumidos a meros confeccionadores de nóminas. Surge ahora la necesidad de volver a motivar a las personas que forman parte de la plantilla, de emprender nuevas estrategias en este departamento, de reestructurar a los trabajadores según las necesidades de la empresa y el talento de cada persona. Para un director de Recursos Humanos es fundamental tener una visión global e integral de todo lo concerniente al equipo de personas que forman la empresa y adaptarse a las nuevas formas de hacer Recursos Humanos. Partiendo de esta base, más allá del conocimiento y automotivación que posea, factores sin los cuales, nadie debería dedicarse a lo que quiera que sea que se dedique, podemos dar el primer consejo, y es que encontrará en herramientas como el software de Recursos Humanos un gran aliado a la hora de gestionar el valor más importante de un negocio, las personas que forman parte de él. Con toda esta época tan convulsa es normal que la dirección de Recursos Humanos no haya tenido ni tiempo ni energías en buscar cuál es el mejor software de Recursos Humanos para su departamento. En relación a esto, queremos facilitar el trabajo de la dirección de Recursos Humanos ofreciendo una serie de consejos para saber cómo escoger el mejor de todos los programas de software de Recursos Humanos, entre la amplia variedad que existe. Partiendo de la visión global, estratégica e integral que un responsable de Recursos Humanos necesita, podemos desgranar una serie de tareas inherentes al puesto, como es la planificación de necesidades, para ello se deben conocer las necesidades presentes y las futuras, en lo relativo al número de empleados necesarios en cada ámbito de trabajo, cuáles son las competencias, valores, conocimientos y experiencia necesarios para cada puesto de trabajo, analizar planes de formación para los trabajadores, tomar decisiones respecto a cubrir vacantes a través de la selección interna o externa, si hay planes de promoción en la empresa y qué objetivos se deben cumplir para obtener dicha promoción, conocer los medios a emplear para el reclutamiento más adecuado, saber la estrategia de selección de personal a seguir (entrevista por competencias, entrevista basada en el talento, entrevista basada en valores, pruebas psicológicas, pruebas grupales o individuales, análisis grafológico, etc., etc.), formas de contratación, cómo evaluar el rendimiento y qué políticas salariales se aplican, estilo de liderazgo, cómo gestionar el clima laboral, y tener al menos ciertas nociones de prevención de riesgos laborales. Estas serían las funciones principales, y si estamos hablando de la dirección de RRHH, debe ser coordinadas, supervisadas y dirigidas por la dirección, mientras que mandos intermedios y trabajadores de base, deben ejecutarlas.

Ahora que ya tenemos todo esto en cuenta…


A la hora de escoger un software apropiado, los consejos que podemos ofrecer son los siguientes: conocidas las necesidades del departamento de RRHH, el primer paso es consultar a un experto en software para conocer de entre toda la amplia gama de marcas y programas existentes, cuál es el que mejor se adapta a las necesidades específicas del negocio y del tipo de dirección y gestión de RRHH. Un aspecto a valorar es el de la autonomía y movilidad de los trabajadores del departamento ¿están en todo momento en la oficina o realizan salidas? ¿Deben permanecer conectados al trabajo aunque no estén físicamente en la empresa? En ese caso, la mejor opción es un software que se adapte a los dispositivos móviles como smartphones y tablets, así se evita la dependencia del PC y en cualquier momento y lugar pueden dar una rápida respuesta. Otro aspecto vital a tener en cuenta es al sector al que pertenezca la empresa, su número de empleados en general, y del departamento de RRHH en particular. Otro consejo es valorar si la información existente en el software se quiere albergar en servidores o si se prefieren soluciones basadas en cloud computing o la nube. Habitualmente, si hablamos de una pyme, es la propia empresa a través del departamento de RRHH la que efectúa las nóminas, los pagos de los seguros sociales, los contratos y otras tareas más específicas de Relaciones Laborales, sin embargo las grandes empresas habitúan a externalizar estos servicios y centrarse en el reclutamiento, selección, motivación, formación y políticas retributivas. Dependiendo del caso en concreto se debe buscar un software que contenga más o menos funciones. También en ocasiones hay empresas que externalizan incluso la selección de personal a consultoras, pero que sí se encargan de gestionar otras de las muchas áreas de RRHH. Todo ello hay que tenerlo en cuenta, ya que un programa de dirección y gestión que no cumpla unas funciones mínimas, o un programa que esté sobredimensionado respecto a las necesidades presentes y a medio plazo, es un programa que solo va a generar confusión y pérdidas de tiempo. Además, es importante es asegurarse de si el software es modular y escalable, ya que estamos acostumbrados a un entorno cambiante y las necesidades y el entorno pueden variar de forma precipitada, pero si se da un soporte informático en el cual se puedan implementar nuevas funciones y/o módulos y personalizar las existentes, estaremos ante un buen programa de dirección y gestión de RRHH. Otro consejo muy importante es que el programa permite otorgar a los usuarios, distintos accesos. Si se tiene en cuenta estos consejos y cuestiones, se encontrará la mejor solución de forma rápida y segura.

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