Descubre cómo las empresas pueden implementar un canal de denuncias interno, qué características debe tener para cumplir con la ley y TOP con los mejores software para canal de denuncias que puedes utilizar.
Top 5 mejores Software Canal de Denuncias Obligatorio y guía 2023 de implantación para empresas
En un mundo empresarial cada vez más consciente de la ética, la transparencia y la integridad, castigar las prácticas irregulares o la corrupción no es solo un factor clave de cara a su imagen corporativa. Desde 2023, es también un requisito legal. En esta guía sobre el canal de denuncias obligatorio te damos todas las claves que necesitas saber para cumplir con la ley y establecer un sistema de comunicación interno que garantice el anonimato de tus empleados. Además, TOP 5 con los mejores software para canal de denuncias de 2023.
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Índice de contenidos (30)
- El software de canal de denuncias obligatorio, un nuevo desafio en la gestion de personal
- Que implica la ley de proteccion al denunciante: el software para canal de denuncias
- Los 5 mejores software para canal de denuncias: cumple con la ley con estas plataformas
- FAQS: preguntas frecuentes sobre el canal de denuncias obligatorio
- Caracteristicas clave del canal de denuncias obligatorio
- Guia para implementar el software canal de denuncias obligatorio en tu empresa y gestionarlo
- Ventajas del software de canal de denuncias
- ¿En que consiste la Ley de proteccion al denunciante?
- La Directiva Whistleblowing: el anticipo de la Ley de proteccion a denunciantes
- Comparativa: cual es el mejor software de canal de denuncias para tu empresa
El software de canal de denuncias obligatorio, un nuevo desafío en la gestión de personal
El 1 de diciembre de 2023, todas las empresas de entre 50 a 249 empleados deberán contar con un canal de denuncias.
En marzo de 2023 entró en vigor en España una nueva normativa que afecta directamente a la gestión de personal dentro de las empresas: la Ley 2/2023, de 20 de febrero, reguladora de la protección de las personas que informen sobre infracciones normativas y de lucha contra la corrupción; más conocida como la Ley de protección al denunciante.
Esta nueva regulación surge a raíz de la Directiva Whistleblowing de la Unión Europea de 2019, que busca proteger a los empleados que denuncian irregularidades y fomentar un entorno de trabajo ético y transparente.
Con su aprobación se pretende proteger a los ciudadanos que informan sobre infracciones o prácticas que consideren delictivas dentro del ámbito laboral y se establecen las vías de comunicación que pueden usar, el canal de denuncias interno.
Muchos software de recursos humanos ya tienen en cuenta esta nueva necesidad de la gestión de personal, y encontramos plataformas con canales de comunicación interna (software para canal de denuncias) que cumplen con los requisitos legales de la Ley de protección al denunciante, la normativa europea Whistleblowing y la protección de datos.
Qué implica la ley de protección al denunciante: el software para canal de denuncias
- Canal de denuncias obligatorio. Las empresas con 50 o más empleados están legalmente obligadas a implementar un canal de denuncias interno. Para ello es imprescindible contar con un software de canal de denuncias.
- Gestión de denuncias. El departamento de Recursos Humanos desempeñará un papel clave en la gestión de las denuncias recibidas. Sin embargo, este servicio se puede externalizar a través de una consultoría o un despacho.
- Protección de los empleados. Hay que garantizar que los empleados que presenten denuncias están protegidos contra represalias y que su identidad permanezca anónima si así lo desean.
- Uso del canal de denuncias. El canal de denuncias obligatorio se extiende a personas con vínculos profesionales o laborales del sector público y privado: empleados, trabajadores por cuenta ajena, autónomos, accionistas, directivos, voluntarios, becarios y personas en procesos de selección. También a clientes y proveedores.
Gracias al software de canal de denuncias será mucho más fácil dar parte de casos de acoso, discriminación, fraude o corrupción.
El canal de denuncias obligatorio supone un cambio significativo en la forma en que las empresas y, en particular, sus departamentos de Recursos Humanos, manejan las denuncias internas y promueven un entorno de trabajo ético y transparente.
Los 5 mejores software para canal de denuncias: cumple con la ley con estas plataformas
1. QMA software Canal de Denuncias
QMA Canal de Denuncias es una plataforma online muy rápida de implantar, fácil de utilizar y de gestionar.
Garantiza la confidencialidad y el anonimato, y los avisos sobre nuevas denuncias o cambios en su estado se pueden notificar por email o teléfono.
QMA Canal de Denuncias ha sido desarrollada bajo la certificación ISO 27001 que garantiza la seguridad de la información, y cuenta con sellado en el tiempo, que garantiza la integridad de la información y permite realizar el seguimiento.
Además, desde QMA Consultores se encargan de formar a tu equipo para comprender el funcionamiento del canal de denuncias y las normativas aplicables.
Genera informes de denuncias y de actividad de forma automática y actualizados en el momento.
2. Sesame HR canal de denuncias
Cumple con la ley y evita sanciones proporcionando a tus empleados el Canal de Denuncias de Sesame HR, en el que se podrán comunicar irregularidades de forma totalmente anónima y confidencial, en un espacio seguro para los trabajadores y cumpliendo con la Ley 2/2023.
El Canal de Denuncias de Sesame es una plataforma de comunicación fácil e intuitiva. Cuenta con un formulario para cumplimentar cada caso, que se identifica con un ID único para que el usuario pueda hacer un seguimiento de su estado.
Con un par de clics, los empleados podrán iniciar un trámite desde el panel de usuario de Sesame, y adjuntar información y documentos a su denuncia.
Desde la plataforma podrás asignar a un responsable de la gestión y seguimiento de los procesos abiertos, que recibirá una notificación cada vez que se inicie o se actualice un trámite. Permite monitorear todos los procesos tanto productivos como burocráticos de tu organización.
3. Bizneo HR: software de canal de denuncias para empresas
Bizneo HR cuenta con un software de canal de denuncias corporativo para comunicar situaciones irregulares como estafa, corrupción, acoso o cualquier discriminación.
A través de esta plataforma, los empleados podrán elegir si presentan la denuncia de forma anónima o con datos reales. Cuenta con formularios y permite adjuntar documentos.
El software de canal de denuncias de Bizneo HR ofrece seguimiento y comunicación bidireccional con el denunciante en un entorno totalmente seguro.
Identifica cada denuncia con un ID, que permite monitorizar su evolución: registro, investigación, resolución y toma de medidas.
4. Navex: WhistleB para canal de denuncias obligatorio
WhistleB, de la empresa Navex, está diseñado para ayudar a las organizaciones a cumplir con las normativas que rigen el canal de denuncias obligatorio en Europa.
El sistema cumple con la Directiva Europea de Protección al Denunciante, el Reglamento General de Protección de Datos (RGPD) y la norma ISO 27001.
WhistleB ofrece una configuración interna sencilla, incorporación online y una interfaz intuitiva para gestionar las denuncias. Todos los datos se encriptan, se guardan y se protegen en centros de datos ubicados en la UE.
El sistema permite mantener un canal de denuncias anónimo, simplificar el cumplimiento normativo y proporcionar una plataforma segura y eficiente para que los empleados y colaboradores externos denuncien sospechas de conductas poco éticas o irregularidades.
5. Hintbox: plataforma para canal de denuncias
Hintbox permite a las empresas cumplir con la Directiva de la UE que exige la implementación de un canal de denuncias seguro, anónimo y confidencial.
Con Hintbox controlarás y encontrarás casos relevantes de manera rápida y sencilla. Integra notificaciones y pasos del proceso que pueden definirse individualmente.
Los denunciantes pueden recuperar sus denuncias en cualquier momento, intercambiar información con quienes tramitan el caso y enviar o recibir más información, todo de manera anónima. Las empresas pueden personalizar el aspecto de Hintbox y crear más formularios según sus necesidades.
Las denuncias se cifran de extremo a extremo antes de ser enviadas, y la base de datos se cifra adicionalmente por separado. Además, se recomienda la autenticación de 2 factores para mayor seguridad.
Con soporte para más de 30 idiomas, con traducción de pistas y mensajes basada en inteligencia artificial.
FAQS: preguntas frecuentes sobre el canal de denuncias obligatorio
Qué es el canal de denuncias obligatorio
Un canal de denuncias es un sistema formalizado a través del cual los empleados pueden informar de manera confidencial y, si lo desean, anónima, sobre cualquier conducta indebida, ilegal o poco ética que hayan presenciado dentro de la organización.
Estas denuncias puede incluir casos de acoso, discriminación, fraude, corrupción, blanqueo de capitales, conductas contra el código ético o procedimientos de la empresa, por ejemplo.
Entidades obligadas al canal de denuncias
- Empresas privadas con 50 empleados o más.
- Todas las empresas del sector financiero y de seguros, con independencia de su número de trabajadores.
- Todos los partidos políticos, sindicatos y organizaciones empresariales, también si crean fundaciones de fondos públicos.
- Todas las entidades del sector público. También las entidades jurídicas del sector público en municipios con más de 10.000 habitantes o 50 personas trabajadoras.
Quién debe gestionar el canal de denuncias
La gestión del canal de denuncias lo pueden realizar las propias empresas, asignando a un responsable, o a través de un despacho profesional o consultoría.
Plazos para implementar el canal de denuncias
- El 13 de junio de 2023 para empresas de más de 249 empleados y entidades públicas.
- El 1 de diciembre de 2023 para empresas de entre 50 a 249 empleados. También para aquellos organismos públicos con menos de 10.000 habitantes.
Sanciones por no tener un canal de denuncias
Las sanciones económicas para las personas jurídicas que no implementen el canal de denuncias son a partir de 600.000 hasta 1 millón de euros, ya que es una infracción muy grave.
También se establece sanciones por infracciones relacionadas con el funcionamiento del canal de denuncias, que pueden ser muy graves, graves (multas de 100.001 a 600.000 €) y leves (hasta 100.000 €).
En personas físicas, las sanciones van dedesde 1.000 a 300.000 €.
Plazos para la gestión de denuncias
El acuse de recibo debe notificarse al denunciante en 7 días.
Si la denuncia se admite a trámite, se abre un expediente y comienza la investigación, cuya duración no deberá ser superior a 3 meses, prorrogables por otros 3 en casos que supongan mayor complejidad.
Finalizada la investigación interna, se procederá a la resolución del expediente, cuyo resultado puede ser: archivo, adopción de medidas disciplinarias o comunicación a las autoridades correspondientes.
Características clave del canal de denuncias obligatorio
- Confidencialidad: protege la identidad del denunciante y la información proporcionada, para evitar represalias o discriminación. Solo podrá tener acceso a los datos confidenciales de la denuncia el denominado Compliance Counter, encargado de su supervisión y seguimiento.
- Anonimato: los denunciantes pueden presentar informes de forma anónima, sin revelar su identidad si así lo prefieren.
- Accesibilidad: el canal de denuncias debe ser fácilmente accesible para todos los empleados, preferiblemente a través de múltiples medios: portal online, correo electrónico, teléfono… Se debe posibilitar que la información se presente por escrito o de forma verbal.
- Registro y seguimiento: los denunciantes podrán realizar un seguimiento del estado de su denuncia y recibir información sobre las medidas tomadas. Además, se debe mantener un registro de todas las denuncias recibidas y las acciones tomadas en respuesta a ellas.
- Independencia: En algunos casos, el canal de denuncias puede ser administrado por una entidad externa para garantizar la imparcialidad y la objetividad en el manejo de las denuncias.
Uno de los mayores beneficios para los empleados del canal de denuncias obligatorio es la protección. Si denuncia una irregularidad de buena fe, está protegido contra despidos, discriminación o cualquier otra forma de represalia. La confidencialidad, puede animar a más empleados a presentar informes sin temor a ser identificados por compañeros o superiores.
Guía para implementar el software canal de denuncias obligatorio en tu empresa y gestionarlo
1. Software para canal de denuncias
El software para canal de denuncias es una manera sencilla y efectiva de cumplir la ley, ya que:
- Establece un canal de comunicación accesible para todos tus empleados, también en remoto, gracias a su conectividad online.
- Tecnológicamente, garantiza un canal anónimo y confidencial para que informar de comportamientos no ético, ilegales o sospechosos.
- Se puede personalizar con la imagen corporativa de cada empresa y ofrece plantillas para formularios de reclamaciones y denuncias.
- Permite establecer unos responsables específicos para gestionar el canal de denuncias, accesos con diferentes niveles de seguridad y definir unos flujos de trabajo para su seguimiento.
- El software decanal de denuncias envía avisos automáticos al responsable ante nuevas peticiones para agilizar la gestión.
2. Gestión del canal de denuncias
El siguiente paso para implementar un canal de denuncias interno es nombrar a un responsable o responsables que gestionará esta plataforma y establecer un protocolo para el funcionamiento del canal y la investigación de las denuncias: recopilación de pruebas, análisis de información, entrevistas a implicados, etc.
Recuerda que también se puede gestionar el canal de denuncias por un tercero ajeno a la empresa, que mantendrá igualmente los derechos de confidencialidad, protección de datos y secreto de las comunicaciones.
Además, habrá que comunicar a toda la empresa la existencia del canal, la normativa por la que se rige, los derechos de los empleados y cómo pueden presentar las denuncias y realizar su seguimiento.
3. Cómo configurar tu software de canal de denuncias
El software de canal de denuncias es muy fácil de configurar a través de sus diferentes secciones. Podrás dar de alta a los diferentes directivos que formarán parte del comité interno y que interactuarán con el responsable del canal de denuncias obligatorio para su gestión.
- Categorías de denuncias. Define diferentes categorías de denuncias para facilitar gestión y que los usuarios pueden elegir directamente una opción ya definida. La mayoría de los software de canal denuncias ofrecen una serie de categorías predefinidas, que podemos renombrar como creamos oportuno: conflicto de intereses, fraude, protección de personas, corrupción, protección medioambiental, etc.
- Formulario del canal de denuncias. Cada software de canal de denuncias genera una URL única con el formulario online que las empresas deben facilitar para que los empleados, clientes o cualquier parte interesada pueda comunicar un comportamiento inapropiado.
- Código único de validación. Registrada una denuncia, el software genera un código único de validación y seguimiento, con el que el usuario podrá acceder en todo momento a consultar su estado desde el formulario, con información actualizada sobre su tramitación. Con este código también podrá enviar y recibir comunicaciones de forma confidencial y anónima con el responsable del canal de denuncias.
- Tramitación de la denuncia. Una vez notificada la entrada de una denuncia, el software automatiza el control de plazos para su gestión y ofrece toda la información definida en el formulario. Podremos cambiar el estado de la denuncia según se vayan realizando las acciones pertinentes (iniciada, en trámite, etc.). También podremos dejar comentarios internos y organizar toda la documentación relativa a la investigación hasta su finalización.
Ventajas del software de canal de denuncias
- Cumplimiento legal. Acorde a la Directiva Whistleblowing y la Ley 2/2023 de protección a denunciantes.
- Cultura corporativa ética y transparente. Un canal de denuncias contribuye a crear una cultura de integridad y responsabilidad corporativa, tan importante en la actual gestión del talento.
- Satisfacción de los empleados. Los trabajadores se sentirán más empoderados y valorados sabiendo que cuentan con un canal de denuncias a través del cual pueden comunicar preocupaciones y contribuir activamente a la integridad de la organización.
- Mejora la reputación de la empresa. Al tener un canal de denuncias interno, las empresas pueden detectar y abordar rápidamente conductas indebidas o ilegales, previniendo daños mayores en su reputación. Además, mejora su imagen como marca empleadora, imprescindible en la atracción y fidelización del talento.
- Confianza de los stakeholders. Los clientes, inversores y otros stakeholders pueden tener más confianza en una empresa que tiene canales de denuncias establecidos, ya que esto indica un compromiso con la legislación y la responsabilidad corporativa.
Ley de protección al denunciante proviene de una directiva europea de 2019 sobre la seguridad de aquellas personas que informan sobre infracciones del derecho de la UE, los conocidos como whistleblower, denunciantes.
¿En qué consiste la Ley de protección al denunciante?
La Ley de Protección al Denunciante (Ley 2/2023, de 20 de febrero) tiene como objetivo proteger a las personas que denuncian irregularidades, infracciones o conductas ilícitas dentro de una organización, tanto en el sector público como en el privado.
A través de esta Ley, se busca fomentar una cultura de integridad, responsabilidad y transparencia en las organizaciones, alentando a los empleados a denunciar cualquier conducta indebida que pueda afectar al interés público.
Los principales aspectos y objetivos de esta Ley son:
Protección de los denunciantes
La Ley protege a las personas que, de buena fe, informen sobre infracciones normativas, corrupción u otras irregularidades del ámbito laboral o profesional, asegurándose de que no sufran represalias, como despidos, discriminación o cualquier trato desfavorable.
Canal de denuncias obligatorio
Obliga a las entidades, especialmente a las empresas con 50 o más empleados, a implementar un sistema de denuncias interno, que debe incluir un canal de comunicación seguro y confidencial, así como un proceso de gestión y seguimiento de las denuncias recibidas.
Confidencialidad y anonimato
Es fundamental que el sistema garantice la confidencialidad de la identidad de los denunciantes y permita la posibilidad de realizar denuncias de forma anónima.
Investigación y respuesta
La Ley de protección al denunciante establece plazos para la respuesta y la investigación de las denuncias. Por ejemplo, se debe enviar un acuse de recibo de la denuncia en un plazo de siete días naturales y se establece un plazo máximo de tres meses para responder a las actuaciones de investigación.
Régimen sancionador
Se establece un régimen de sanciones para aquellos que realicen represalias contra los denunciantes o que incumplan otras disposiciones de la Ley. Las sanciones pueden ser significativas, alcanzando hasta hasta un millón de euros para entidades jurídicas en casos de infracciones muy graves.
Apoyo y asesoramiento
Los denunciantes tienen derecho a recibir asesoramiento y apoyo durante el proceso de denuncia, lo que incluye asistencia legal y, en algunos casos, apoyo psicológico.
La Directiva Whistleblowing: el anticipo de la Ley de protección a denunciantes
La Directiva Whistleblowing, Directiva (UE) 2019/1937, es una legislación europea que tiene como objetivo proteger a las personas que informan sobre infracciones al derecho de la Unión (conocidas como whistleblowers o denunciantes) dentro de una organización, ya sea pública o privada.
La Directiva Whistleblowing establece ciertos requisitos y protecciones para los denunciantes:
- Canales de denuncia: exige que las organizaciones establezcan canales internos y, en ciertos casos, externos para que los empleados puedan denunciar de manera segura y confidencial las infracciones.
- Protección contra represalias: uno de los aspectos más importantes de la Directiva Whistleblowing es que protege a los denunciantes contra represalias. Esto incluye protección contra despidos, degradaciones y otras formas de discriminación.
- Procedimientos de seguimiento: Las organizaciones deben establecer procedimientos para el seguimiento de las denuncias y proporcionar respuestas dentro de un plazo determinado.
- Denuncias externas: la Directiva Whistleblowing fomenta la denuncia interna como primer paso, pero también permite la denuncia a autoridades externas y, en ciertas circunstancias, a los medios de comunicación si la organización no aborda adecuadamente el trámite o si existe un riesgo de daño público.
- Asesoramiento: también establece que los Estados miembros deben garantizar que los denunciantes tengan acceso a asesoramiento y apoyo.
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