Cuál es el mejor software de Onboarding para tu empresa y ventajas de automatizar la integración de nuevos empleados

 
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Por qué automatizar el proceso de onboarding y bienvenida al trabajo

Encontrar al candidato idóneo tras un programa de reclutamiento supone todo un éxito para las organizaciones. Pero una vez encontrado el talento que necesitamos, conseguir que este se integre con rapidez dentro de la cultura corporativa y de su equipo de trabajo es igual de importante para evitar que acabe perdiendo la motivación, no sea todo lo productivo que esperábamos o, incluso, acabe dejando la empresa.

Por eso, cada vez más organizaciones cuidan mucho la bienvenida al trabajo y el proceso de onboarding, que abarca todas las acciones y secuencia de tareas relacionadas con la integración de nuevos empleados a la compañía.

Software de Onboarding y Offboarding

Para conseguir realizar un óptimo seguimiento de esta fase de la gestión de personal y garantizar que el trabajador se siente parte del equipo, es fundamental automatizar el proceso de onboarding con un software de recursos humanos; en concreto, con un software de onboarding.

Como más adelanta veremos, muchas de estas soluciones integran también funcionalidades para mejorar el proceso de offboarding o salida de la empresa, una fase de la experiencia del empleado que no debemos olvidar en nuestra gestión empresarial.

 

Qué es un software de onboarding

Un software de onboarding es un programa que acelera y facilita las nuevas incorporaciones de una empresa; permite tener todo el proceso automatizado y perfectamente controlado.

Los planes de bienvenida al trabajo engloban una serie de acciones y tareas estructuradas que se deben realizar dentro de un orden y unos plazos. Gracias al software de onboarding, no aseguramos que se ejecutan correctamente y realizar un seguimiento en tiempo real.

  • El programa de onboarding centraliza todas las tareas, datos y contactos que el nuevo empleado necesita en su acogida a la organización: documentos o vídeos de presentación del equipo, bienvenida de sus responsables, firma digital, claves de acceso, ficha de empleado, planes de formación online, etc.
  • Automatiza el flujo de tareas que debe realizar a través de un checklist y recordatorios.
  • Emite notificaciones sobre la evolución del proceso de onboarding a sus responsables.
  • Su acceso web o mediante app móvil ofrece total flexibilidad al recién incorporado.
 
Un software de onboarding ofrece toda la información que necesitan los nuevos empleados para su incorporación y automatiza el flujo de trabajo del proceso de bienvenida.
 
 
Con un software de onboarding podemos ofrecer una experiencia de bienvenida al empleado que garantiza y acelera su correcta incorporación a la empresa, creando un cheklist de tareas y centralizando todos los documentos y datos de trabajo que necesita.
 

Cómo automatiza el proceso de onboarding

Aplicaciones del software onboarding para el empleado

  • Checklist de onboarding personalizado para cada empleado con el plan de desarrollo y las tareas que debe realizar.
  • Recordatorios automáticos durante el proceso para poder cumplir con los objetivos a tiempo.
  • Vista del organigrama de la empresa y miembros de su equipo.
  • Acceso a información personal: ficha de empleado, horarios y turnos de trabajo, contraseñas de acceso, etc.
  • Documentación a tramitar e información corporativa.
  • Micro elearning y formación sobre su puesto de trabajo.
 

Aplicaciones del software onboarding para RRHH

  • Avisos de tareas completadas.
  • Monitorización del los procesos de onboarding.
  • Vista de tareas pendientes.
  • Asigna responsables al nuevo empleado.
  • Define encuestas para evaluar el clima laboral.
  • Envío de correos de bienvenida personalizados y automatizados.
  • Gestor de contenidos para añadir documentos, información y archivos corporativos y formativos.
  • Sistema de mensajería con el empleado.
  • Informes de estado para ver la evolución del onboarding.
 
 

Ventajas del software de onboarding

  1. Proceso de onboarding personalizado. Podrás crear una experiencia de bienvenida al trabajo adaptada a cada perfil y puesto, configurar checklist de onboarding con diferentes acciones y documentos, o asignar responsables a determinadas tareas de integración.
  2. Facilita el engagement laboral y la productividad. Un buen proceso de onboarding para las nuevas contrataciones mejora el compromiso del empleado con la empresa y aumenta la retención de talento, además de facilitarle toda la información que necesita para desarrollar su trabajo con productividad en el menor tiempo posible. Conseguirás mejorar tu employer branding y aumentar la motivación.
  3. Reduce la carga administrativa y cumple con la normativa. El software de onboarding automatiza y digitaliza todo el proceso para reducir los trámites administrativos, facilita el trabajo a los responsables de recursos humanos y asegura que se cumple con la normativa laboral.
  4. Onboarding digital para empleados en remoto. Para finalizar el reclutamiento online con éxito y ayudar al empleado en remoto a incorporarse a la empresa a pesar de la deslocalización, el software de onboarding permite ofrecer un plan de bienvenida online para que el trabajador se adapte con facilidad al puesto y sepa qué funciones debe comenzar a desempeñar.
 
Ventajas del software de onboarding
 
Para destacar como marca empleadora, employer branding, no solo es importante la experiencia de incorporación. Además de la bienvenida al trabajo, el proceso de offboarding o salida del empleado es también relevante.
 

Software de Offboarding

Muchos de los software de gestión de recursos humanos también incluyen ya un programa de offboarding para guiar a responsables y profesionales en sus últimos trámites con la empresa cuando se acaba la relación contractual.

El software de offboarding permite automatizar el proceso relacionado con la salida del empleado para que su experiencia sea la mejor posible hasta el final.

Su objetivo es evitar una sensación negativa en el trabajador y cumplir correctamente con la normativa laboral.

Funcionalidades del software de offboarding

  • Estandarizar el flujo de trabajo ante la salida del trabajador, con las personalizaciones necesarias para el checklist y firma de documentos: fin de proyectos, pago final, liquidación, certificados, referencias, etc.
  • Garantizar que la resolución del contrato se realiza dentro de la legalidad para evitar reclamaciones y críticas.
  • Cierre de cuentas y accesos asociados al exempleado.
  • Generar encuestas de salida para valorar la opinión del trabajador y, al mismo tiempo, evitar malentendidos entre sus compañeros.
 
Un exempleado puede convertirse en prescriptor de tu empresa si su salida laboral es satisfactoria. Hay que cuidar el proceso de offboarding para asegurar la reputación de tu organización como employer branding.
 
 

Cuál es el mejor software de onboarding para tu empresa

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