Los 4 mejores software de Onboarding: automatiza y optimiza el plan de acogida de empleados

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Recursos sobre Software de Onboarding:
 

Software de onboarding para automatizar el plan de acogida de nuevos empleados

Encontrar al candidato idóneo tras un programa de reclutamiento supone todo un éxito para las organizaciones. Pero una vez encontrado el talento que necesitamos, conseguir que este se integre con rapidez dentro de la cultura corporativa y de su equipo de trabajo es igual de importante para evitar que acabe perdiendo la motivación, no sea todo lo productivo que esperábamos o, incluso, acabe dejando la empresa.

Por eso, cada vez más organizaciones cuidan mucho el plan de acogida al trabajo y el proceso de onboarding, que abarca todas las acciones y secuencia de tareas relacionadas con la integración de nuevos empleados a la compañía.

Software de Onboarding y Offboarding

Para conseguir realizar un óptimo seguimiento de esta fase de la gestión de personal y garantizar que el trabajador se siente parte del equipo, es fundamental automatizar el proceso de onboarding con un software de recursos humanos; en concreto, con un software de onboarding.

Como más adelanta veremos, muchas de estas soluciones integran también funcionalidades para mejorar el proceso de offboarding o salida de la empresa, una fase de la experiencia del empleado que no debemos olvidar en nuestra gestión empresarial.

 

Qué es un software de onboarding

Un software de onboarding es un programa que acelera y facilita las nuevas incorporaciones de una empresa; permite tener todo el proceso automatizado y perfectamente controlado.

Los planes de acogida al trabajo engloban una serie de acciones y tareas estructuradas que se deben realizar dentro de un orden y unos plazos. Gracias al software de onboarding, no aseguramos que se ejecutan correctamente y realizar un seguimiento en tiempo real.

  • El programa de onboarding centraliza todas las tareas, datos y contactos que el nuevo empleado necesita en su acogida a la organización: documentos o vídeos de presentación del equipo, bienvenida de sus responsables, firma digital, claves de acceso, ficha de empleado, planes de formación online, etc.
  • Automatiza el flujo de tareas que debe realizar a través de un checklist y recordatorios.
  • Emite notificaciones sobre la evolución del proceso de onboarding a sus responsables.
  • Su acceso web o mediante app móvil ofrece total flexibilidad al recién incorporado.
 
Un software de onboarding ofrece toda la información que necesitan los nuevos empleados para su incorporación y automatiza el flujo de trabajo del proceso de bienvenida.
 
 
Con un software de onboarding podemos ofrecer una experiencia de bienvenida al empleado que garantiza y acelera su correcta incorporación a la empresa, creando un cheklist de tareas y centralizando todos los documentos y datos de trabajo que necesita.
 

Los 4 mejores software de onboarding: TOP 2024 para procesos de onboarding y offboarding

 

1. Sesame HR

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Planificar, automatizar y personalizar procesos de acogida para los nuevos empleados. Eso es lo que conseguirás con el software de onboarding de Sesame HR.

A través del checklist de tareas puedes preparar cada incorporación de manera eficiente, y conocer en todo momento el recorrido del plan de bienvenida por parte del trabajador.

Los responsables reciben notificaciones sobre las nuevas incorporaciones, y la comunicación y la coordinación se hace más fluida, pues el sistema permite a todos los implicados añadir comentarios a lo largo de todas las fases y tareas que componen el procedimiento de onboarding.

Sesame HR no solo cubre los planes de bienvenida, sino también de offboarding, garantizando una buena experiencia del empleado desde el inicio de su relación con la compañía hasta el final.

 
Sesame HR: optimiza el proceso de onboarding
 

2. Personio

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Con Personio la incorporación de nuevos empleados es ágil y facilita su integración, para que puedan empezar a desempeñar sus trabajos cuanto antes. La automatización de tareas administrativas permite ahorrar tiempo y evitar cualquier tipo de descoordinación.

A través del panel de control de este software de onboarding, puedes consultar las tareas realizadas y las pendientes, y enviar recordatorios a los responsables para que el proceso siga su curso y se complete en los tiempos establecidos. 

Desde el mismo sistema puedes enviar correos y adjuntar toda la documentación necesaria que deben tener los empleados para completar su proceso de incorporación.

 
Personio: software para procesos de onboarding
 

3. Factorial HR

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Podrás definir y estructurar procesos de onboarding y offboarding de forma personalizada.

Factorial HR es un software de onboarding que permite tanto integrar a los nuevos empleados en la compañía, como ofrecer a los trabajadores salientes una despedida satisfactoria y amable. En definitiva, crear buenas experiencias y enriquecer employer branding.

El programa facilita la creación de flujos estructurados de tareas, la planificación de las diferentes acciones de forma personalizada y la automatización de procedimientos, lo que repercute en una disminución de tareas repetitivas y del tiempo invertido.

 
Factorial: onboarding empresarial
 

4. TalentLMS

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TalentLMS para la formación onboarding transforma el proceso de incorporación de nuevos empleados en una experiencia intuitiva, divertida y atractiva.

Este software permite a los recién llegados avanzar a través de un calendario de formación personalizado que los convierte rápidamente en miembros del equipo competentes y contribuyentes, con contenido específico para cada puesto.

La plataforma de formación online promueve una mejor adopción de la incorporación gracias a su facilidad de uso, adaptabilidad a diferentes estilos de aprendizaje y su estandarización, asegurando que todo el personal comience con el mismo nivel de conocimiento y fomente un trabajo en equipo sólido.

TalentLMS integra herramientas de gamificación, con insignias y trofeos que marcan el progreso de manera divertida, y para monitorear el proceso, con paneles de informes dinámicos y encuestas de finalización de curso que ofrecen feedback directo sobre la efectividad del proceso.

Además, facilita la presentación de equipos mediante llamadas programadas y videoconferencias integradas.

 
TalentLMS
 

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Cómo automatiza el proceso de onboarding

Aplicaciones del software onboarding para el empleado

  • Checklist de onboarding personalizado para cada empleado con el plan de desarrollo y las tareas que debe realizar.
  • Recordatorios automáticos durante el proceso para poder cumplir con los objetivos a tiempo.
  • Vista del organigrama de la empresa y miembros de su equipo.
  • Acceso a información personal: ficha de empleado, horarios y turnos de trabajo, contraseñas de acceso, etc.
  • Documentación a tramitar e información corporativa.
  • Micro elearning y formación sobre su puesto de trabajo.
 

Aplicaciones del software onboarding para RRHH

  • Avisos de tareas completadas.
  • Monitorización del los procesos de onboarding.
  • Vista de tareas pendientes.
  • Asigna responsables al nuevo empleado.
  • Define encuestas para evaluar el clima laboral.
  • Envío de correos de bienvenida personalizados y automatizados.
  • Gestor de contenidos para añadir documentos, información y archivos corporativos y formativos.
  • Sistema de mensajería con el empleado.
  • Informes de estado para ver la evolución del onboarding.
 
 

Ventajas del software de onboarding para garantizar un buen plan de acogida al empleado

  1. Proceso de onboarding personalizado. Podrás crear una experiencia de bienvenida al trabajo adaptada a cada perfil y puesto, configurar checklist de onboarding con diferentes acciones y documentos, o asignar responsables a determinadas tareas de integración.
  2. Facilita el engagement laboral y la productividad. Un buen proceso de onboarding para las nuevas contrataciones mejora el compromiso del empleado con la empresa y aumenta la retención de talento, además de facilitarle toda la información que necesita para desarrollar su trabajo con productividad en el menor tiempo posible. Conseguirás mejorar tu employer branding y ejercer un liderazgo consciente.
  3. Reduce la carga administrativa y cumple con la normativa. El software de onboarding automatiza y digitaliza todo el proceso para reducir los trámites administrativos, facilita el trabajo a los responsables de recursos humanos y asegura que se cumple con la normativa laboral.
  4. Onboarding digital para empleados en remoto. Para finalizar el reclutamiento online con éxito y ayudar al empleado en remoto a incorporarse a la empresa a pesar de la deslocalización, el software de onboarding permite ofrecer un plan de bienvenida online para que el trabajador se adapte con facilidad al puesto y sepa qué funciones debe comenzar a desempeñar.
 
Para destacar como marca empleadora, employer branding, no solo es importante la experiencia de incorporación. Además de la bienvenida al trabajo, el proceso de offboarding o salida del empleado es también relevante.
 

Software de Offboarding

Muchos de los software de gestión de recursos humanos también incluyen ya un programa de offboarding para guiar a responsables y profesionales en sus últimos trámites con la empresa cuando se acaba la relación contractual.

El software de offboarding permite automatizar el proceso relacionado con la salida del empleado para que su experiencia sea la mejor posible hasta el final.

Su objetivo es evitar una sensación negativa en el trabajador y cumplir correctamente con la normativa laboral.

Funcionalidades del software de offboarding

  • Estandarizar el flujo de trabajo ante la salida del trabajador, con las personalizaciones necesarias para el checklist y firma de documentos: fin de proyectos, pago final, liquidación, certificados, referencias, etc.
  • Garantizar que la resolución del contrato se realiza dentro de la legalidad para evitar reclamaciones y críticas.
  • Cierre de cuentas y accesos asociados al exempleado.
  • Generar encuestas de salida para valorar la opinión del trabajador y, al mismo tiempo, evitar malentendidos entre sus compañeros.
 
Un exempleado puede convertirse en prescriptor de tu empresa si su salida laboral es satisfactoria. Hay que cuidar el proceso de offboarding para asegurar la reputación de tu organización como employer branding.
 
 

Cómo elegir el mejor software de onboarding de empleados para tu empresa

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