Onboarding para empresas: Qué es y cómo realizar este proceso con éxito

¿Qué es el onboarding?

El onboarding, o proceso de integración, es un conjunto de estrategias y acciones que una empresa implementa para dar la bienvenida e incorporar a los nuevos empleados de forma efectiva.

Su objetivo es garantizar que los nuevos trabajadores se adapten rápidamente a su puesto y a la cultura empresarial, y se sientan parte del equipo desde el primer día.

El proceso de onboarding abarca diferentes fases que a continuación conoceremos. No es simplemente proporcionar información básica al empleado sobre su desempeño y la política corporativa de la empresa, sino que requiere avanzar en una serie de tareas consecutivas y un realizar un seguimiento constante para garantizar que el nuevo empleado se sienta cómodo y sea efectivo en su desempeño.

Por suerte, los actuales software de onboarding automatizan y personalizan todo el proceso, desde la capacitación en habilidades específicas hasta la presentación de los valores y objetivos de la empresa, o la asignación de responsables y el envío de notificaciones.

 

Beneficios del onboarding para empresas

Beneficios para las empresas

  • Reducción de la rotación: Ayuda a que los nuevos empleados se sientan valorados desde el primer día, lo que disminuye la probabilidad de que abandonen la empresa en sus primeros meses, un problema que puede ser costoso tanto en tiempo como en recursos.
  • Aumento de la productividad: Los trabajadores que entienden rápidamente su cuál debe ser su desempeño y los procesos internos, pueden comenzar a trabajar de manera efectiva mucho antes. 
  • Fortalecimiento de la cultura organizacional: Durante el onboarding se conocen los valores, la misión y la visión de la empresa. Esto no solo alinea su trabajo con los objetivos corporativos, sino que también fomenta un sentido de pertenencia y compromiso (engagement).
 

Beneficios para los empleados

  • Adaptación rápida al entorno laboral: Un proceso de onboarding estructurado facilita que los nuevos empleados se adapten a la dinámica, los procedimientos y los equipos de trabajo. Esto reduce la incertidumbre y el estrés característicos de los primeros días.
  • Mayor motivación y satisfacción: Cuando se sienten apoyados en su incorporación, su motivación y confianza en la empresa aumenta. Este impacto positivo se traduce en un mejor desempeño y una actitud más proactiva hacia sus tareas.
  • Claridad en las expectativas: Durante el onboarding, reciben información detallada sobre sus responsabilidades, objetivos y métricas de evaluación. Esto elimina dudas, mejora la comunicación y fomenta la transparencia desde el inicio.
 
 

Fases del proceso de onboarding y ejemplos de acciones

1. Preboarding

El onboarding en las empresas comienza incluso antes de que el empleado se incorpore. Esta primera fase facilita enormemente la incorporación, y refleja una empresa organizada y comprometida.

  • Enviar un correo de bienvenida con información básica (horario, ubicación, documentos necesarios, etc.).
  • Proporcionar acceso a plataformas digitales, aplicaciones, manuales de empleado o guías prácticas.
  • Preparar el espacio de trabajo del empleado, ya sea físico o virtual (ordenador, credenciales, herramientas).
     

2. Primer día en la empresa

El primer día es crucial para definir la percepción del empleado sobre la entidad y generar confianza. En esta fase, el objetivo es hacer que el nuevo trabajador se sienta bienvenido y comience a familiarizarse con su entorno laboral.

  • Presentarle a su equipo y responsables.
  • Realizar un recorrido por las instalaciones o plataformas digitales.
  • Proporcionar una introducción general a la cultura, misión y valores de la empresa.
  • Ofrecer una breve capacitación inicial sobre sus funciones.
     

3. Seguimiento durante los primeros meses

El onboarding para empresas no termina con el primer día. Para garantizar que se integre plenamente e identificar posibles problemas, es importante realizar un acompañamiento continuo durante las primeras semanas y meses.

  • Asignar un responsable o compañero para resolver dudas.
  • Organizar reuniones regulares para revisar su progreso y resolver inquietudes.
  • Proporcionar capacitaciones específicas relacionadas con su puesto.
  • Solicitar retroalimentación y feedback sobre su experiencia de incorporación.
 

Cómo diseñar un proceso de onboarding efectivo

  1. Personaliza el onboarding según el rol y el perfil del trabajador: No todos los empleados tienen las mismas necesidades. Diséñalo teniendo en cuenta el puesto y el nivel de experiencia. Por ejemplo, ofrece capacitaciones específicas para roles más complejos, o proporciona una introducción más general para empleados junior o puestos de entrada.
  2. Establece un plan estructurado y cronológico: Define con claridad las etapas del onboarding que ya hemos visto, desde la introducción del primer día a la capacitación de las primeras semanas y las evaluaciones los meses siguientes. Un plan cronológico ayuda a olvidar acciones importantes y garantiza una experiencia completa.
  3. Utiliza herramientas digitales para facilitar el proceso: Aprovecha las actuales plataformas que simplifican todo este proceso, automatizando tareas como el envío de documentación, configuración de checklist, activación de programas de capacitación o encuestas de satisfacción.
  4. Fomenta la comunicación y asigna un mentor: Los nuevos empleados suelen tener preguntas y dudas en sus primeras semanas. Designar un mentor o compañero de trabajo para guiarles puede marcar la diferencia. Además, organiza reuniones regulares con los responsables para revisar su progreso y resolver inquietudes.
  5. Evalúa y mejora el proceso continuamente: Recopila comentarios de los empleados que han pasado por el onboarding para identificar áreas de mejora. Pregunta sobre su experiencia, qué les pareció útil y qué cambiarían.
  6. Errores a evitar: No satures al empleado con demasiada información en los primeros días, no omitas la introducción a la cultura organizacional ni lo dejes solo sin supervisión o seguimiento.
 

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Conclusiones del onboarding para empresas

En resumen, el onboarding es un proceso continuo que va más allá de los primeros días. Al dividirlo en estas fases, las empresas pueden garantizar una integración fluida, aumentando la satisfacción y la productividad del empleado.

Crear un proceso de onboarding bien estructurado es clave para garantizar que los nuevos empleados se integren rápidamente, comprendan su rol y se sientan comprometidos con la compañía.

 
Eduardo Salado MoralesEduardo Salado MoralesCofundador y director digital en SoftDoit

Creador de experiencias digitales. Natural de Cantabria, proporciona su experiencia como desarrollador y emprendedor online desde 2004. Investiga, aprende, enseña y desarrolla tecnología digital para potenciar tu eficiencia. Metodologías, herramientas y competencias digitales.

Se ha especializado en la creación de contenidos de alto impacto y en las áreas de innovación, marketing digital y desarrollo tecnológico. Defensor del trabajo remoto y las empresas distribuidas.

      
 
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