Fax virtual, una solución económica, cómoda y eficaz sin necesidad de imprimir

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Qué es un fax virtual

El fax virtual, o fax to mail, es un medio de comunicación online basado en la tecnología VoIP y la telefonía IP para enviar y recibir faxes desde un correo electrónico a través de Internet.

Sin necesidad de máquina, ni gasto de tóner ni de papel, respetuoso con el medio ambiente y con todas las ventajas de los programas cloud computing: ahorro, eficiencia, movilidad, accesibilidad y seguridad.

Con el fax virtual la recepción y el envío del material escaneado (tanto texto como imágenes) se realiza exclusivamente desde una cuenta de correo electrónico, siendo el contenido del fax el documento adjunto en el email.

Pueden hacer uso de este sistema de comunicación todos los usuarios que tengan acceso a la cuenta de correo de la empresa que se vinculen al número IP que proporciona el software del fax virtual, o al que ya se tenga asociado en caso de tener instalado un programa de centralita virtual como una extensión más.

Al utilizarse el email como soporte, el fax se puede utilizar de una manera ágil, sencilla y funcional desde diferentes tipo de dispositivos que tengan conexión a Internet: un ordenador, tablet o teléfono móvil, incluso utilizando como medio de escaneo del documento la propia cámara del teléfono.

 
El fax virtual utiliza la telefonía IP de tu software de Centralita Virtual, o de una nueva línea IP facilitada por el propio sistema, para poder enviar y recibir faxes cómodamente desde el correo electrónico, con la misma seguridad que el tradicional pero sin tener que imprimir papel ni gastar tóner.
 

Cómo funciona el fax virtual

El fax virtual, al ser un sistema que funciona a través de protocolos VoIP e Internet, permite a las empresas usar este servicio desde cualquier lugar y en cualquier momento siempre y cuando tengamos el correo electrónico asociado a la correspondiente línea IP. Simplemente hay que iniciar sesión en nuestro email.

  • El destinatario del nuevo mensaje, será número de fax del cliente o empresa a la que queremos mandar el documento (no importa si usa un fax tradicional o también virtual). Al número del fax correspondiente le seguirá un @ y un nombre relacionado con nuestro proveedor de servicio de línea virtual.
  • Como asunto se introduce una clave facilitada por el proveedor para poder disfrutar de este servicio de fax virtual.
  • El documento escaneado que queramos enviar se añade como archivo adjunto en pdf.
  • Cuando el fax sea recibido por nuestro destinatario, recibiremos un email de aviso o confirmación.
  • El destinatario lo recibirá como un fax normal, con el número de la extensión que tengamos destinado al fax virtual, no con la cuenta de correo. No sabrá que lo mandamos desde un email.
  • Cuando nuestra empresa reciba un fax, lo hará a ese mismo número de extensión IP que hemos vinculado a la cuenta de correo.
  • En caso de tener un número de fax tradicional, este se puede conservar para vincularlo al virtual y así no confundir a los clientes. Permite la portabilidad.
 

Sostenibilidad y responsabilidad social corporativa con el fax virtual

El hecho de que cada vez más empresas se preocupen por la imagen social que reflejan entre sus clientes, consumidores y proveedores está despertando un sentimiento de sostenibilidad general. La responsabilidad ecológica hoy en día es un factor más que se tiene en cuenta a la hora de valorar una empresa.

El uso del fax to mail  puede ayudar a tener una actitud proactiva en el ámbito de la responsabilidad social corporativa, ya que mantiene una visión ecológica en cuanto al ahorro de papel y tinta.

 

Sobre el papel, todos sabemos las grandes repercusiones forestales que se sufren por su abuso. Pero en cuanto a los tóner que utilizan los faxes tradicionales, estos están compuestos por una serie de metales y plásticos que pueden propagarse por el aire de forma más acelerada que el polvo, causando desde alergias hasta contaminación en el agua.

Las empresas deben integrar la lucha por un futuro sostenible. De esta forma, están colaborando con el cuidado del medioambiente pero además proyectan mejor imagen de empresa, algo que seguramente traerá beneficios.

Ahorros en papel, en tinta, costes, de mantenimiento… el uso del fax virtual es una solución que es capaz de unir economía y ecología.

 
 

Ventajas de utilizar un servicio de fax virtual

  1. Ahorro de costes. No es necesario usar una máquina especial ni comprar consumibles como el tóner. Tampoco requiere mantenimiento. Además, el fax virtual tiene cuota fija por servicio (mensual o anual), no se paga cada fax que mandas.
  2. Agilidad, accesibilidad y movilidad. Pueden enviarse y recibirse desde cualquier sitio en el que se disponga de conexión a Internet para acceder al correo electrónico.
  3. Respetuoso con el medio ambiente y mejor imagen corporativa. No utilizas papel para imprimir ni materiales contaminantes como la tinta del tóner ni máquinas que puedan quedarse obsoletas. Directamente tendrás tu documento en el ordenador para archivarlo, imprimirlo o reenviarlo.
  4. Centralización de la gestión de faxes mediante una cuenta de correo. Además, permite el envío múltiple del mismo fax a varios destinatarios indicados en el “para” del mensaje de correo y la portabilidad del número que se usaba antes.
 
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