Errores al elegir software empresarial (y cómo evitarlos)

Sin prisa pero sin pausa; elegir software es una carrera de fondo

Ni hay que dejarse llevar por las recomendaciones de un amigo al que su software le va fenomenal, ni por las prisas de elegir simplemente el programa más conocido. Elegir el correcto software de gestión empresarial es muy importante. Cualquier organización, desde pymes hasta grandes multinacionales, persiguen la eficiencia y la máxima rentabilidad en sus procesos internos y de cara al cliente.

Para competir en el mercado con garantías es actualmente imprescindible contar con el apoyo de las nuevas tecnologías para ayudarnos a; automatizar y optimizar tareas, flujos de datos y procedimientos; al mismo tiempo que reducimos costes y mejoramos la rentabilidad.

Evitar los clásicos errores al elegir software y acertar a la primera será determinante para implantar el sistema de gestión con rapidez dentro de nuestra estructura de negocio, centralizar los datos y optimizar procesos, que nuestra plantilla lo utilice con eficiencia y sirva para conseguir los objetivos de negocio que nos hemos marcado, mejorando nuestra toma de decisiones estratégicas.

1️⃣ No conocer bien tus necesidades, tanto presentes como futuras

Lo primero que hay que hacer al elegir software empresarial es crear un equipo de trabajo dentro de la empresa que realice un análisis para determinar las necesidades que tiene la empresa y aquellas áreas que hay que potenciar para ganar competitividad. Pero cuidado, también tenemos que hacer estimaciones y planes de futuro. 

El correcto software de gestión empresarial es un programa que acompaña durante años a la empresa, por lo que hay que tener en cuenta que nuestra compañía puede crecer en recursos, personal, sedes, tipo de servicios o productos que ofrece…

Nuestra solución no puede quedarse corta, tiene que tener un mínimo de funcionalidades, ser escalable o modular, para sí poder ir personalizándola con el tiempo.

2️⃣ No saber identificar correctamente el tipo de software que quieres

Existe tal cantidad de soluciones de gestión en el mercado que, de entrada, nos podemos sentir abrumados ante tanta oferta. Es momento de volver a pausar nuestra decisión e invertir una buena cantidad de tiempo en el tipo de software que puedes encontrar.

De esta forma, podrás determinar si quieres:

• Un software horizontal dirigido a un tipo de gestión concreta (un sistema de gestión integral, contabilidad, fabricación, fuerza de ventas, control horario,  logística…) o un ERP vertical enfocado a tu sector en concreto: industria, centros médicos, despachos profesionales, educación, construcción, etc.
• Alojarlo en la nube para obtener un software en movilidad, en modelo SaaS o en tus propios servidores. Conoce sus pros y sus contras: accesibilidad, tipos de pago...

3️⃣ Buscar el programa más económico o con el nombre más conocido

Estamos ante un gran inversión, es verdad, pero se trata de una inversión a largo plazo. Ya has visto que el software que vas a implantar debe cubrir también tus necesidades futuras, por lo que no te dejes cegar por los números. 

No te dejes arrastrar por la publicidad y el marketing. Lo barato puede salir caro a la larga, y ese programa tan bien de precio que disparará tu productividad puede que:

• El software se quede obsoleto pronto.
• Necesite un mantenimiento costoso o complicadas actualizaciones.
• No sea escalable.
• No tenga acceso desde dispositivos móviles.

4️⃣ No solicitar demostraciones ni consultar servicios de postventa

Es un grave error, cuando ya prácticamente has llevado a buen puerto todo el proceso, seleccionar un software sin antes asegurarte de pedir referencias en cuanto a sus servicios de postventa (mantenimiento, asistencia y formación) o demos del programa. 

De nada servirá que tenga un montón de funcionalidades si no sabes identificarlas, aplicarlas correctamente en la empresa o no puedes exportar tus datos fácilmente al sistema.

5️⃣ Olvidarte de implicar a tus empleados en el proceso

El impacto sobre tu margen de beneficios y productividad de la inversión que has hechos no será significativo si tu equipo no sabe desarrollar su trabajo con esta nueva herramienta.

Preocúpate en informarles sobre las funciones y el uso del programa para asegurarte una buena reacción antes de instalarlo, bien a través de tutoriales que facilite el propio desarrollador de la solución o con jornadas especiales que tú organices. 

6️⃣ No dejarte asesorar por profesionales

La premisa principal es que tu empresa y tus necesidades son únicas. De ahí que saber elegir el software adecuado entre la enorme cantidad de fabricantes y tipos de solución que hay es tortuoso camino.

Por eso, un gran error es no simplificar todo este complicado proceso de elección en manos de profesionales que, ante todo, tengan en cuenta tus particularidades. 

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