Los errores más comunes al elegir un software empresarial (y cómo evitarlos)

Sin prisa pero sin pausa; esta es una carrera de fondo

Ni hay que dejarse llevar por las recomendaciones de un amigo que al que su software le va fenomenal, ni por las prisas de elegir simplemente el programa más conocido.

Cada empresa es única,
tiene unas características y unas particularidades propias, unas necesidades y unos recursos determinados y unas perspectivas de futuro diferentes a cualquier otra.

Por eso es muy importante comenzar sabiendo que vamos a necesitar invertir un tiempo en identificar qué tipo de software queremos y para qué lo vamos a utilizar. Acelerar el proceso de selección nos llevará a tomar decisiones precipitadas o basadas en premisas erróneas. Entonces sí que habremos malgastado tiempo y dinero.

 

Los seis errores más comunes al elegir software

Error Nº1: No conocer bien tus necesidades, tanto presentes como futuras

Lo primero que hay que hacer es crear un equipo de trabajo dentro de la empresa que realice un trabajo de análisis para determinar las necesidades que tiene la empresa y aquellas áreas que hay que potenciar para ganar competitividad. Pero cuidado, también tenemos que hacer estimaciones y planes de futuro. 

El correcto software de gestión empresarial es un programa que acompaña durante años a la empresa, por lo que hay que tener en cuenta que nuestra compañía puede crecer en recursos, personal, sedes, tipo de servicios o productos que ofrece…

Nuestra solución no puede quedarse corta, tiene que tener un mínimo de funcionalidades, ser escalable o modular, para sí poder ir personalizándola con el tiempo.

 

Error Nº2: No saber identificar correctamente el tipo de software que quieres

Existe una cantidad tal de soluciones disponibles en el mercado, que de entrada nos podemos sentir abrumados ante tanta oferta (consulta el Gran mapa del software empresarial). Es momento de volver a pausar nuestra decisión e invertir una buena cantidad de tiempo en el tipo de software para empresas que puedes encontrar.

Así podrás determinar si quieres:

 
No conocer bien tus necesidades, tanto presentes como futuras
 
Buscar el programa más económico o con el nombre más conocido
 

Error Nº3: Buscar el programa más económico o con el nombre más conocido

Estamos ante un gran inversión, es verdad; pero se trata de una inversión a largo plazo. Ya has visto que el software que vas a implantar debe cubrir también tus necesidades futuras, por lo que no te dejes cegar por los números. 

Lo barato puede salir caro a la larga, y ese programa tan bien de precio que disparará tu productividad puede que:

  • Se quede obsoleto pronto
  • Necesite un mantenimiento costoso o complicadas actualizaciones
  • No sea escalable
  • No tenga acceso desde dispositivos móviles (si es que lo precisas)

Pero eso no quiere decir que la solución más cara y famosa sea la mejor para ti; recuerda que tu negocio es único y solo necesitas encontrar el que mejor se adapta a tus necesidades. No te dejes arrastrar por la publicidad y el marketing.

 

Error Nº4: No solicitar demostraciones ni consultar servicios de postventa

Es un grave error, cuando ya prácticamente has llevado a buen puerto todo el proceso, seleccionar un software sin antes asegurarte de pedir referencias en cuanto a sus servicios de postventa (mantenimiento, asistencia y formación) o demos del programa. Tienes que estar seguro de que sabrás manejarte con esa solución para poder sacar todos los beneficios que te ofrece. 

De nada servirá que tenga un montón de funcionalidades si no sabes identificarlas en el programa, aplicarlas correctamente en la empresa o no puedes exportar tus datos fácilmente al sistema.

 

Error Nº5: Olvidarte de implicar a tus empleados en el proceso

El impacto sobre tu margen de beneficios y productividad de la inversión que has hechos no será significativo si tu equipo no sabe desarrollar su trabajo con esta nueva herramienta.

Preocúpate en informarles sobre las funciones y el uso del programa para asegurarte una buena reacción antes de instalarlo, bien a través de tutoriales que facilite el propio desarrollador de la solución o con jornadas especiales que tú organices. Lo importante es que el personal de tu empresa sea capaz de utilizar correctamente el nuevo software y puedan experimentar con sus funciones.

 
No solicitar demostraciones ni consultar servicios de postventa
 
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Error Nº6: No dejarte asesorar por profesionales

Ya has visto como la premisa principal es que tu empresa y tus necesidades son únicas. De ahí a saber elegir el software adecuado entre la enorme cantidad de fabricantes y tipos de solución que hay, tienes un gran y tortuoso paso.

Por eso otro de los grandes errores es no simplificar todo este complicado proceso de elección en manos de profesionales que, ante todo, tengan en cuenta tus particularidades. Su meta no es otra que la de acertar a la primera con esa herramienta que sacará lo mejor de tu empresa, sin perder tiempo ni dinero.

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