8 motivos por lo tienes un software obsoleto (y cómo renovarlo)

¿Qué problemas supone para una empresa el utilizar un software obsoleto?

Son muchos los riesgos y las vulnerabilidades que a los que se enfrenta tu negocio con un software obsoleto y de gestión ineficiente. Dejar en manos de un sistema que ya no opera correctamente ni cumple sus funciones de automatización y optimización de recursos prevista, no hará otra cosa que aumentar nuestra diferencia con la competencia del sector, y para peor. Tu estrategia comercial se verá afectada.

Los principales problemas que nos puede causar el no renovar a tiempo un software obsoleto son:

• Seguridad vulnerable. Al dejar de tener actualizaciones, un software se vuelve altamente vulnerable ante ataques cibernéticos a través de Internet y ante diversos virus que, por ejemplo, puede tener un simple pendrive. No olvidemos que el principal riesgo de sufrir un ciberataque es, precisamente, la desactualización de los programas.

• Datos confidenciales expuestos. Como consecuencia de la falta de seguridad de nuestro sistema, la protección no ya solo nuestros datos confidenciales, sino también la de los clientes y proveedores, puede ser ineficiente.
• Poca rentabilidad. Si ya apenas se trabaja con un determina software de gestión, será cada vez más caro realizar su mantenimiento, careciendo de las facilidades que tienen actualmente opciones como los programas instalados en la nube, que apenas requieren inversión y se actualizan automáticamente.
• Baja cualificación y competitividad. Si no nos subimos al carro de las nuevas tecnologías a tiempo, nuestro capital humano también se estancará y no aplicaremos a nuestra productividad el conocimiento digital que otras empresas ya emplean para optimizar su producción y minimizar costes. Nuestros proyectos dejarán de ser punteros y competitivos.

8 motivos por los tienes un software obsoleto

1. Tu ERP actual te retrasa y no agiliza tus procesos. Cuando se producen muchas paradas debido a errores y comprobaciones que deben hacerse porque el software que utilizas no está a la altura de las circunstancias, tienes ante tus ojos un claro signo de que continuar con el mismo ERP te perjudica. La falta de agilidad en los procesos afecta a la productividad general de la empresa y a la eficiencia en particular de los empleados. Además, la toma de decisiones no habrá mejorado.
2. Incapacidad para afrontar nuevas necesidades ni desarrollar nuevas ideas. Las empresas crecen y evolucionan, por lo tanto, también lo hacen sus características funcionales y los objetivos a alcanzar. Si el programa que tienes instalado no es capaz de abordar esos nuevos escenarios de actuación ni nuevas ideas, mantener ese software obsoleto solo perjudicará tu rentabilidad.
3. Has empezado a comprar y vender online. Y por lo tanto, tu empresa ha dado un giro operacional importante y la forma en que planificas tus recursos hoy no se parece a la que llevabas hace unos años. Es por eso que tu software habrá quedado obsoleto, y es el momento de empezar a pensar en un ERP que puedas combinar con tu tienda en línea y te ayude a planificar tus recursos desde una perspectiva mucho más eficaz.
4. Crea otros obstáculos técnicos. Y esto engloba las limitaciones de transacción o incluso datos desconectados que requieren volver a introducirlos.
5. No se ajusta a la normativa en vigor. Y por ejemplo, no sigue las actualizaciones de la Agencia Tributaria o de los modelos bancarios actuales.
6. No permite mover datos con agilidad a otras herramientas e interactuar con ellas respetando la lógica de los procesos de negocio.
7. La toma de decisiones no está respaldada por herramientas que proporcionan a los empleados una clara visión de las operaciones de negocio, que ayuden a transformar los datos en conocimiento.
8. Los niveles de seguridad no son suficientes. Esta podría ser una de las razones más alarmantes. Existen al menos dos criterios de seguridad que debemos tomar en cuenta para que nuestro ERP sea considerado seguro:

• Debe brindar protección ante los intentos de accesos de terceros no autorizados.
• Debe brindar protección en cuanto a auditoría y control de los usuarios.

La elección de un nuevo programa cuando tienes un software obsoleto

Una vez que has detectado tu software obsoleto, necesitarás encontrar otro que realmente cumpla con sus funciones. Antes de reemplazar tu programa de gestión es importante valorar el impacto que tendrá y cómo afrontar el cambio teniendo en cuenta los objetivos de la empresa y las fases y plazos que supone su implantación. Pero ¿en qué otras cosas debes fijarte para que tu nuevo software no vuelva a quedarse anticuado en poco tiempo?:

• Busca un software que solucione los problemas de tu empresa, no solo te dejes llevar por el precio u otras características que, a pesar de que en un primer momento pueden parecer relevantes, a la larga te darás cuenta de que no necesitas el programa ERP más barato ni el más recomendado sino el que mejor se adapte a tus objetivos y características.
• La implantación del nuevo sistema requerirá compromiso por parte de toda la empresa. Si no existe implicación por parte de los trabajadores, la implementación del nuevo ERP puede convertirse en un problema más que en una solución.
• Ejecuta una consultoría interna y externa. Valora qué necesita tu empresa ahora y que puede necesitar en un futuro, tus procesos y necesidades a cubrir, etc. Pero no te limites a un análisis interno, realiza también una consultoría externa para ponerte al día de cuáles son las herramientas que necesitarás para lograr tus objetivos.

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