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La información contenida en los CRM se encuentra redistribuida en lo que llamamos campos. Los campos son herramientas de registro de los datos que tenemos almacenados en nuestro CRM. A la hora de administrar un campo CRM, debemos tener en cuenta una serie de cuestiones. La seguridad de un campo es importante, y permite, al administrar un campo CRM, establecer qué campos pueden visualizar y modificar los usuarios permitidos a manejar el CRM de la organización. Si por ejemplo queremos impedir que los usuarios cambien datos bancarios por error, podemos, al administrar un campo CRM, evitar que tengan la posibilidad de editar ese campo..

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Después de crear campos nuevos, tenemos que asegurarnos, al administrar un campo CRM, de incluirlos en los formularios para que estén disponibles en la interfaz de usuario. También es posible agregar esos campos que hemos creado a los informes correspondientes, pero esto tiene algunas limitaciones: probablemente algunas entidades que se incluyan en determinados registros no permitan que se agreguen nuevos campos; también puede ser que sean los propios campos en algunos casos, por ser personalizados, por tener una configuración específica que se los dio al administrar un campo CRM, los que no permitan que se los edite.

Campos consolidados

Una de las novedades que se están generando al administrar un campo CRM es lo que se denomina campos consolidados. El objetivo de estos campos es evitarnos los conocidos plugins que hasta ahora estábamos teniendo que desarrollar para hacer cálculos de registros “hijos” relacionados con un padre, para consolidarlo en un solo campo con un total. De esta manera podremos al administrar un campo CRM crear un campo que nos muestre el total de oportunidades ganadas relacionadas con una Cuenta.

En lo referido a los campos, una ayuda importante consiste en saber que, antes de comenzar a añadir, modificar, o eliminar campos, tenemos que plantearnos qué informes tenemos la costumbre de generar, y, por tanto, qué campos vamos a utilizar en el futuro para la creación de esos informes. Si por ejemplo vamos a generar un informe sobre clientes, el campo origen que recoja la información disponible deberá constar en la ficha del cliente.

Al administrar un campo CRM es importante que ajustemos correctamente las fichas, clientes, eventos, contactos, proveedores, productos, otros contactos, etc. y las simplifiquemos, eliminando todos los campos que no vayamos a necesitar. Debemos saber que los CRM que implantamos en nuestra empresa traerán integrados muchos campos, pues vienen preparados para empresas de todo tipo de sectores y tamaños. Cuando los adaptemos a nuestra empresa, ocultaremos y eliminaremos todos los campos que no nos van a ser útiles. Cabe también la posibilidad de que, aunque hayamos eliminado u ocultado algunos campos, tengamos que crear otros específicos que no venían configurados de serie.

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