Las comunicaciones son un aspecto esencial para el óptimo desarrollo de la actividad de cualquier empresa. Sin embargo, la instalación de dispositivos de telefonía convencionales y la contratación de tarifas precisan de una inversión inicial considerable. Pero con el avance de las nuevas tecnologías, han aparecido innovadores sistemas para gestionar la comunicación telefónica de manera sencilla con un software de centralita virtual. Las centralitas telefónicas se han convertido en una pieza indispensable para gestionar múltiples llamadas y mejorar el rendimiento de las empresas. Además, estos programas permiten ahorrar costes de instalación y mantenimiento. Si quieres conocer las principales claves de las centralitas telefónicas y su importancia para las empresas, ¡sigue leyendo!

 

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Descubre la importancia de las centralitas telefónicas

Las centralitas telefónicas IP son una herramienta imprescindible para gestionar la atención al cliente en la mayoría de empresas. Cada vez son más las organizaciones que deciden implantar esta solución para gestionar las llamadas a clientes, proveedores, colaboradores, etc. Una buena centralita permite integrar las llamadas entrantes y salientes. Esto permite a las empresas reducir la carga de trabajo y ahorrar una gran cantidad de tiempo, lo que conlleva un incremento de la productividad. Además, podrás aprovecharte de los estadísticos de las llamadas de tu centralita telefonica virtual que te ayudará a tomar buenas decisiones.

 

¿En qué consiste la telefonía IP?

La telefonía IP es un sistema que integra voz y datos en una red que utiliza la tecnología VOIP (Voice Over Internet Protocol). Por tanto, se trata de una plataforma que no solo permite enviar y recibir voz, sino también datos a través de Internet. Con esta herramienta las llamadas son más económicas que con un sistema de telefonía tradicional. Para poder ser más eficiente, hay que tener presente cómo puedes optimizar tu centralita telefonica con un IP o VOIP según tu organización.

 

¿Cómo funcionan las centralitas telefónicas?

El funcionamiento de las centralitas es realmente simple y ofrece infinidad de utilidades. Por eso, cada vez más empresas deciden adquirir una solución de este tipo para centralizar sus llamadas y ahorrar costes de personal de atención telefónica. Esta herramienta funciona de la siguiente manera: la red cuenta con una cantidad determinada de puntos telefónicos, y estos se programan para estar integrados en un único servidor. Este servidor es el responsable de almacenar y registrar cada uno de los puntos telefónicos que constituyen las centralitas telefónicas. Mediante esta integración que realiza el servidor, cada punto puede conectarse de forma directa con la centralita, que es la que se encargará de desviar las llamadas entre cada uno de los puntos y conectar llamadas tanto entre terminales internos como externos. Además, contarás con un identificador de llamadas que te permitirá organizarte de manera fácil y saber en todo momento el registro de estas.

 

Con el software de centralita virtual conocerás las claves para gestionarás y integrar las llamadas entrantes y salientes.

 

Principales funcionalidades de una centralita telefónica

Las centralitas telefónicas proporcionan una amplia variedad de funcionalidades muy útiles para cualquier empresa. Eso sí, en función de las necesidades y características propias de cada compañía, es preciso instalar una centralita que ofrezca unas prestaciones determinadas. Aunque por lo general, la mayoría de centralitas cuentan con una serie de utilidades básicas tales como:

  • Gestionar cada una de las llamadas de forma personalizada.
  • Permitir la redirección de las llamadas a los operadores indicados.
  • Configurar diferentes respuestas automáticas en función del horario de la llamada.
  • Ofrecer tiempos de respuesta más rápidos a través de menús con varias opciones.
  • Gestionar la grabación de llamadas y acceder al registro de las mismas.
  • Realizar un traspaso de llamadas a otros móviles, extensiones o al buzón de voz.
  • Asegurar la privacidad de las conversaciones mediante sistemas de encriptación de llamadas.
  • Asignar diferentes extensiones para cada una de las áreas de la empresa. Identificando primero las diferencias que hay con una extensión IP y una extensión analogica.
  • Gestionar varias llamadas entrantes y salientes al mismo tiempo.
  • Bloquear las llamadas de números indeseados de manera sencilla.
 

¿Qué beneficios aportan las centralitas telefónicas a las empresas?

 

Las centralitas telefónicas han evolucionado mucho a lo largo del tiempo y han ido adquiriendo nuevas funciones. Esto ha provocado que se crean múltiples ventajas que puedes obtener con una telefonía IP frente a una telefonia analogica.

Existen dos tipos de centralitas telefónicas: las centralitas físicas, que se caracterizan por estar alojadas en los servidores de la oficina; y las centralitas virtuales, que se basan en la tecnología del cloud computing o la nube. Las centralitas telefónicas ofrecen infinidad de ventajas, como por ejemplo:

  • Registrar los teléfonos y usuarios, así como su IP correspondiente en un directorio detallado.
  • Por otra parte, estos sistemas brindan una mayor eficiencia en la gestión de las llamadas y permiten ahorrar una gran cantidad de tiempo.
  • Asimismo, ofrecen la posibilidad de desviar las llamadas al operador indicado,  mejorar el rendimiento de los empleados y optimizar la comunicación interna de la organización.
  • Otro beneficio a destacar de las centralitas es que permiten ofrecer un servicio más personalizado y ampliar el horario de atención al cliente.
 
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