Cuántas veces te habrás preguntado si en determinado sectores se hace necesario tener un software de gestión documental. Si aún no conoces las ventajas de esta herramienta seguro que te encuentras en el grupo de los que piensa que no es imprescindible en tu negocio y sobre todo te planteas que más bien esto sea propio de las grandes compañías, pese a que la realidad es otra, y la gestión documental es necesaria e imprescindible en todas las organizaciones, independientemente de su tamaño o volumen.

En SoftDoit vamos a analizar y sobre todo identificar seis sectores en los que se hace necesario tener una óptima gestión documental. Así, podemos identificar un total de seis: logístico, sanitario, finanzas, jurídico, bibliotecas y educación.

 

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Sobre el software de gestión documental

Entendemos el software gestión documental como la aplicación informática adecuada, con la que gestionamos y trabajamos sobre nuestros documentos electrónicos, los conservamos, publicamos, modificamos, etc. En un mundo marcado cada vez más por el eCommerce y las aplicaciones comerciales a través de Internet, el software gestión documental se está convirtiendo en una pieza clave para los diferentes sectores del mercado.

Podemos encontrar muchas opciones a la hora de elegir un software gestión documental adecuado. Todas ellas tienen sus ventajas e inconvenientes. Si optamos por un software libre, en diferentes foros profesionales se ha llegado a la conclusión de que nos hallaremos con una herramienta inestable, sin que exista una figura concreta para posibles problemas de uso y de implantación, aunque cada vez las empresas que desarrollan estos sistemas se preocupan más por el soporte postventa. Si optamos por un software gestión documental de propiedad, además de costes mayores, nos podemos encontrar con que, en el futuro próximo, el producto deje de ser rentable para las empresas que lo han desarrollado.

 

Los sectores que más necesitan el software de gestión documental

Citaremos, a continuación, los seis sectores donde el uso del software gestión documental está cada vez más asentado:

 

1. Sector logístico: Se caracteriza por generar para su correcto funcionamiento, una gran cantidad de documentos visados o firmados, como por ejemplo, los albaranes. Esta documentación debe ser examinada tanto a la salida como a la hora de su devolución, con el fin de poder corroborar si existen pedidos pendientes, incidencias, reclamaciones, o por lo contrario, todo ha ido según lo previsto.

En este caso, un software de gestión documental puede, además de ofrecer otras funcionalidades genéricas en cuanto a negocio, solventar en gran medida esos problemas que afectan a la eficiencia y eficacia de la empresa

2. Sector sanitario: Entre los sectores que hace uso del software de gestión documental se encuentra el sanitario. Su uso resulta útil tanto en lo relativo a la relación con los pacientes, como para el uso del personal clínico.

Pensemos, por ejemplo, en el historial clínico de un paciente. En consultas especializadas del sector público, existe una enorme cantidad de pacientes que han ido pasando, cada uno con un historial clínico personal. La rapidez y operatividad del software gestión documental en la localización de los historiales clínicos es evidente.

3. Sector financiero: En este sector se llevan a cabo capturas de datos, gestión de intereses, amortizaciones, préstamos, hipotecas, compraventa de activos financieros, etc. No podemos imaginar, en nuestros mercados, unos organismos y empresas financieras sin la operatividad que les proporciona el software gestión documental.

 
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4. Sector jurídico: La legislación cambia cada día, las leyes son modificadas, y esta inestabilidad exige una permanente actualización de los profesionales. Requiere de métodos rápidos de consulta, tanto de legislación aplicable a expedientes concretos, como de la Jurisprudencia sobre el caso en estudio, etc. Un software gestión documental se convierte en un grandísimo aliado.

5. Bibliotecas y Archivos: Si tomamos en cuenta la cantidad de datos que este tipo de instituciones tiene que manejar, almacenar, y controlar, llegaremos fácilmente a la conclusión de que un software gestión documental será una ayuda imprescindible.

6. Educación, Colegios, Institutos, Universidades: La cantidad de alumnos que cursa sus estudios en todo tipo de centros a lo largo de los distintos cursos académicos es inmensa. Su control, expedientes académicos, y otros muchos datos.

Poco a poco, y con el avance de la tecnología, se van descubriendo sectores donde el software gestión documental se vuelven necesarios. Se requieren de sistemas mucho más complejos y operativos cada vez, capaces de traspasar el mero almacenamiento de documentos electrónicos para su consulta, y avanzar en otras funciones, como pueden ser la transformación de documentos físicos en electrónicos, su indexación y almacenamiento inmediatos, o bien implementar unos parámetros de seguridad para acceder, modificar, guardar o imprimir los documentos, bien en nuestros archivos o en manos de terceros.

 

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