Ventajas del Software de Firma Digital y cuál es el mejor programa de firma electrónica de documentos

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Software de firma digital: ¿en qué consiste este programa?

La firma de documentos, contratos y consentimientos sigue siendo imprescindible para el desarrollo de muchas gestiones y transacciones dentro de las empresas, tanto a nivel externo como interno.

Si unimos este requerimiento a la creciente digitalización de documentos y procesos, hace que cada vez sea más necesario para las empresas contar con un software de firma digital para poder implantar un sistema de firma electrónica de documentos y consentimientos.  

Firmar documentos online para entregar a organismos públicos, realizar transacciones entre empresas, con el banco, con clientes o agilizar la gestión de empleados que están deslocalizados, incluso para firmar contratos. Las aplicaciones de la firma digital crecen a pasos agigantados. 

Dentro de los sistemas de gestión documental, un software de firma digital es una herramienta que permite generar firmas electrónicas, además de verificarlas. 

Características de un programa de firma digital

  • El objetivo de un programa de firma digital es simplificar y agilizar el proceso de introducción de firmas en formato digital en toda clase de documentos y mensajes, permitiendo firmar documentos a distancia; la conocida como firma electrónica.
  • Cualquier firma de documentos introducida a través de una aplicación de firma digital tiene la misma validez que una manuscrita, ya que se cumplen todos los requisitos legales y de seguridad.
  • Con un software de firma digital podemos certificar la autenticidad de los documentos y la identidad del responsable de la rúbrica, todo gracias a un cifrado electrónico que verifica la firma digitalizada.
 

Funciones de un software de firma digital para empresas

Con un software de firma digital podrás certificar todo tipo de documentos de manera rápida y sencilla

Entre las principales funcionalidades de un programa de firma digital encontramos:

  • Seleccionar distintos tipos de firma electrónica según diferentes valores.
  • Sellar cualquier documento y certificado, ya sea en formato PDF, Excel, Word, XML, etc.
  • Firmar documentos y archivos de forma simultánea.
  • Capturar y registrar firmas a través de dispositivos móviles.
  • Obtener una vista previa del archivo durante el proceso de firma.
  • Verificar la autenticidad y el estado de vigencia de las firmas electrónicas empleadas.
  • Personalizar la ubicación, el tamaño, los colores y las imágenes de la firma digital.
 
Con la implantación de un software de firma digital podrás eliminar la barrera de la distancia, aumentar la productividad y mejorar la calidad del servicio ofrecido.
 
 
Con un software de firma digital podrás garantizar la máxima seguridad de tus documentos y de los datos personales que se tratan, ya que la firma digital tiene la misma validez que la manuscrita.
 

¿Qué son las firmas digitales?

La firma digital o firma biométrica es un mecanismo criptográfico; es decir, una escritura cifrada, que se aplica a los documentos con el objetivo de demostrar que la persona que emite o firma los documentos es real.

Características de las firmas digitales

  • Autenticación: permite verificar la identidad de la persona encargada de firmar el documento, de este modo aseguramos que no haya suplantaciones de identidad.
  • Integridad: con el software de firma digital se garantiza la integridad del mensaje y que el contenido del documento no ha sido modificado ni alterado después de haber sido firmado para cumplir con las normativas legales.
  • No repudio: el emisor no puede negar el contenido del archivo o la autenticación de la firma, ya que se ha verificado la identidad del firmante en el paso de la autenticación.
     

    Cómo funciona un programa de firma digital

    Imprimir un documento, firmarlo manualmente en papel, escanearlo con un sistema para digitalizarlo y capturar los datos. Hasta hace poco estos pasos lentos y nada efectivos era los que las empresas debían efectuar para firmar un documento electrónico.

    Por suerte, los software de firma electrónica han agilizado todo este proceso, permitiendo firmar documentos digitales con total seguridad, legalidad y garantía.

    Una vez tengamos en pantalla el archivo, el software de firma electrónica nos permite:

    • Firmar digitalmente el documento mediante la pantalla táctil de teléfonos o tablet, realizando la firma con el dedo o un bolígrafo táctil
    • Firmar digitalmente el documento en pantallas no táctiles utilizando el ratón para realizar nuestra firma digital o bien conectar un dispositivo especial a nuestro ordenador para la firma digital, como podemos encontrar en muchas oficinas bancarias y organismos públicos.
     

    Aplicaciones de un software de firma digital

    Las aplicaciones de un programa de firma digital son tan amplios como los que puede tener el uso de una firma manuscrita. Veamos algunos de los usos más destacados de las firmas digitales:

    • Transacciones bancarias y comerciales.
    • Declaraciones tributarias.
    • Documentos de identidad en formato electrónico.
    • Votación electrónica.
    • Certificaciones gubernamentales, como por ejemplo leyes o sentencias.
    • Contratos de naturaleza pública.
    • Documentos relacionados con los seguros.
    • Historiales de clínica y consentimientos.
    • Solicitudes de empleo de carácter público.
    • Autofirma para los sistemas de la Administración Pública
     
    Las firmas digitales tienen la misma validez que las manuscritas, ya que hay un proceso de autenticación previo que asegura la identidad de la persona.
     
     

    Beneficios de utilizar un programa de firma digital

    Un software para firmar documentos a distancia proporciona innumerables ventajas a la hora de certificar y gestionar transacciones empresariales. Algunos de los beneficios más señalados del este programa son:

    1. Garantizar más seguridad: Un programa de firma digital ofrece una mayor seguridad en las transacciones y reduce el riesgo de fraude, ya que los documentos no pueden ser manipulados. Además, los documentos con firma digital tienen la misma validez legal que los manuscritos, por lo que podrás asegurar la autenticidad legal. 
    2. Aumentar la productividad: Al eliminar los procedimientos manuales y automatizar este proceso, con un software de firma digital conseguirás reducir errores y aumentar el rendimiento de tu empresa. Las firmas electrónicas de documentos online agilizan enormemente todas las transacciones y procesos de la empresa.
    3. Minimizar los costes de operación: El uso de una aplicación de firma digital reduce los gastos operacionales de forma considerable, al ahorrar espacio de almacenamiento y evitar realizar desplazamientos físicos innecesarios. La distancia deja de ser un problema para cerrar contratos y operaciones.
    4. Disminuir el uso del papel y cuidar el impacto medioambiental: La sostenibilidad es un factor cada vez más importante para cualquier organización. Al realizar las certificaciones de forma electrónica, se emplea una menor cantidad de papel, lo que contribuye a la protección del medio ambiente.
     
    Beneficios de un software de firma digital
     

    Cuál es el mejor software de firma digital para tu negocio

    Con un programa de firma digital serás capaz de automatizar y simplificar el proceso de certificación de documentos. Además, garantizarás la máxima seguridad en cada un de las transacciones que realices y ahorrarás costes de forma notable. Si estás interesado en descubrir cuál es el programa de firma digital que más encaja con tu empresa, pero necesitas ayuda, no lo dudes, desde SoftDoit podemos ayudarte.

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