Los 5 mejores Software para Firma Digital y ventajas de la firma electrónica para tu negocio

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Recursos sobre Software de Firma Digital:
 

Por qué es importante el software de firma digital para las actuales empresas

La firma de documentos, contratos y consentimientos sigue siendo imprescindible para el desarrollo de muchas gestiones y transacciones dentro de las empresas, tanto a nivel externo como interno.

Si unimos este requerimiento a la creciente digitalización de documentos y procesos, hace que cada vez sea más necesario para las empresas contar con un software de firma digital para poder implantar un sistema de firma electrónica de documentos y consentimientos.  

Firmar documentos online para entregar a organismos públicos, realizar transacciones entre empresas, con el banco, con clientes o agilizar trámites con empleados que están deslocalizados, incluso para firmar contratos. Las aplicaciones de la firma digital crecen a pasos agigantados. 

Dentro de los sistemas de gestión documental, un software de firma digital es una herramienta que permite generar firmas electrónicas, además de verificarlas. 

 

¿Qué es un programa de firma digital?

En plena era digital, la necesidad de procesos rápidos, seguros y sin papel se ha vuelto esencial para las empresas de todos los tamaños. 

La firma digital es una herramienta tecnológica que permite verificar la autenticidad e integridad de un documento o mensaje electrónico.

Es una secuencia de bits generada a través de un algoritmo de cifrado, que se adjunta o asocia a un documento electrónico, de tal manera que este queda "firmado".

A diferencia de una simple firma electrónica, que puede ser cualquier representación electrónica de una firma (como un escaneo de una firma manuscrita), la firma digital utiliza técnicas criptográficas para proporcionar una capa adicional de seguridad y confiabilidad.

 
  • El objetivo de un programa de firma digital es simplificar y agilizar el proceso de introducción de firmas en formato digital en toda clase de documentos y mensajes, permitiendo firmar documentos a distancia; la conocida como firma electrónica.
  • Cualquier firma de documentos introducida a través de esta aplicación tiene la misma validez que una manuscrita, ya que se cumplen todos los requisitos legales y de seguridad.
  • Permite certificar la autenticidad de los documentos y la identidad del responsable de la rúbrica, todo gracias a un cifrado electrónico que verifica la firma digitalizada.
 
 
Con un software de firma digital podrás garantizar la máxima seguridad de tus documentos y de los datos personales que se tratan, ya que la firma digital tiene la misma validez que la manuscrita.
 

Los 5 mejores software de firma electrónica y digital de 2024

 

1. Adobe Acrobat Sign

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Acrobat Sign es una solución de firma electrónica avanzada del grupo Adobe que ofrece una amplia gama de funcionalidades para mejorar la eficiencia y la seguridad en la gestión de documentos de las empresas.

Este software de firma digital permite a los usuarios acceder y firmar documentos Acrobat PDF desde cualquier lugar, ya sea en un dispositivo móvil o en un ordenador, y los destinatarios pueden firmar documentos rápidamente, sin necesidad de descargas ni registros adicionales. Podrás enviar un documento a varias personas para que lo firmen con un solo clic.

  • Ofrece visibilidad en tiempo real de cada documento enviado para firmar, envía notificaciones cuando los documentos han sido firmados y permite la creación y gestión de plantillas reutilizables para formularios de uso frecuente.
  • Acrobat Sign te facilita la integración de firmas electrónicas con herramientas y aplicaciones ya utilizadas en la empresa.
  • Podrás personalizar las solicitudes de firma con la imagen de marca de la empresa, incluyendo el logotipo, la descripción y el mensaje de bienvenida en los correos electrónicos de solicitud de firma.
 
Adobe Acrobat Sign
 

2. Camerfirma: Gosign

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Camerfirma es una empresa especializada en la digitalización de procesos comerciales, enfocándose en garantizar la confianza en las transacciones digitales.

Su sistema de firma digital, Gosign, facilita y agiliza los procesos de firma y aprobación en todo tipo de empresas. Además, el proceso podrás realizarlos desde el ordenador o el móvil. Es una herramienta integral para la digitalización de procesos contractuales y transaccionales en cualquier tipo de negocio.

Permite enviar documentos para ser firmados digitalmente de manera sencilla, segura y sin complicaciones, sin que la otra parte instale ningún software: solo firmar con el dedo o ratón, desde cualquier dispositivo y formato (PDF, XML o P7M).

  • Podrás cargar documentos y archivos adjuntos desde diferentes fuentes, utilizar plantillas, asignar acciones de aprobación y etiquetas de firma y definir el plazo, la urgencia y los métodos de notificación. 
  • Gosign es ideal para transacciones tanto de bajo como de alto riesgo, ofreciendo distintos tipos de firmas: simple, electrónica avanzada y electrónica cualificada. Está basado en un Certificado Digital Cualificado conforme a eIDAS emitido por Camerfirma, lo que garantiza el valor legal de la transacción.
  • También ofrece un Portafirmas digital y creación de flujos de firmas avanzados, permitiendo la gestión de aprobaciones y la monitorización de procesos en tiempo real en tus relaciones con clientes, proveedores y colaboradores.
 
Camerfirma: Gosign
 

3. Track People

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La plataforma RRHH Track People incluye un eficiente módulo de Firma Digital de documentos laborales. 

El responsable podrá enviar a firmar electrónicamente tantos documentos como necesite, de forma individual o masiva, y tener un seguimiento personalizado y transparente durante todo el proceso de firma. 

  • Envía a tus empleados cualquier documento, de forma masiva o individual.
  • Seguimiento en tiempo real de cada documento enviado a firmar: notificaciones y alertas según workflow de validación.
  • Firma de documentos a través de QR
  • Firma Digital multidispositivo.
 
Software firma digital Track People
 

4. DocuSign eSignature

DocuSign eSignature es una plataforma de firma electrónica y gestión del ciclo de vida de los contratos, ofreciendo soluciones robustas y seguras para empresas.

DocuSign permite enviar, firmar y gestionar contratos desde un único lugar, facilitando el avance de los negocios con firmas electrónicas basadas en la nube.

Ofrece experiencias de firma digital intuitivas en casi cualquier dispositivo, permitiendo gestionar acuerdos con seguridad y eficiencia.

  • La plataforma cumple con todos los niveles de firmas definidos por el reglamento eIDAS, incluyendo firmas electrónicas, firmas electrónicas avanzadas y firmas electrónicas cualificadas.
  • Se integra con una variedad de aplicaciones y herramientas empresariales, mejorando la eficiencia en los procesos de firma y gestión de documentos.
  • Ofrece opciones para personalizar las solicitudes de firma con la imagen de marca de la empresa.
 
DocuSign eSignature
 

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5. Signing Hub

Signing Hub es una solución de firma digital diseñada para satisfacer las necesidades de seguridad, eficiencia y conformidad en la gestión de documentos de las empresas modernas.

Utiliza tecnologías avanzadas de verificación de identidad y firma digital para asegurar la autenticidad y la integridad de los documentos firmados. Esto es esencial no solo para proteger la información sensible, sino también para cumplir con las regulaciones legales y normativas.

  • Signing Hub permite a los usuarios crear, enviar, revisar y firmar documentos de manera eficiente, reduciendo significativamente el tiempo y el esfuerzo asociados con los procesos de firma tradicionales.
  • Los flujos de trabajo de firma pueden ser personalizados según las necesidades específicas de la empresa, lo que permite una gestión de documentos más ágil y adaptada a los procesos empresariales individuales.
 
Signing Hub
 

Aplicaciones del software de firma digital en el mundo empresarial

Veamos algunos de los usos más destacados:

  • Transacciones bancarias y comerciales.
  • Declaraciones tributarias.
  • Documentos de identidad en formato electrónico.
  • Votación electrónica.
  • Certificaciones gubernamentales, como leyes o sentencias.
  • Contratos laborales, con proveedores y de naturaleza pública.
  • Documentos relacionados con los seguros.
  • Historiales de clínica, consentimientos y autorizaciones.
  • Solicitudes de empleo de carácter público.
  • Autofirma para los sistemas de la Administración Pública. 
 
Las firmas digitales tienen la misma validez que las manuscritas, ya que hay un proceso de autenticación previo que asegura la identidad de la persona.
 
 

Funcionalidades de un software de firma digital

  • Generación de firmas: Permite a los usuarios aplicar su firma digital a documentos o mensajes.
  • Verificación: Verifica la autenticidad e integridad de los documentos firmados digitalmente.
  • Gestión de certificados digitales: Almacena, organiza y renueva certificados digitales.
  • Integración con otras aplicaciones: Muchos software de firma digital se integran con aplicaciones de oficina, sistemas de correo electrónico y otras herramientas empresariales.
  • Timestamping o sellado de tiempo: Añade una marca temporal a la firma para indicar el momento exacto en que se realizó.
  • Flujos de trabajo: Permite configurar procesos de firma múltiple, donde varios usuarios deben firmar un documento en un orden específico.
 

Preguntas frecuentes sobre el proceso de firma y el software de firma electrónica

 

¿Qué es un software de firma digital?

Es una solución que permite la firma electrónica de documentos de forma segura y legalmente vinculante. Este tipo de software utiliza certificados digitales para autenticar la identidad del firmante y garantizar la integridad y no repudio del documento firmado.

¿Cuáles son los beneficios del software de firma digital?

Ofrece diversos beneficios: agiliza el proceso de firma de documentos, elimina la necesidad de imprimir y escanear documentos, automatiza flujos de trabajo, facilita la firma electrónica desde cualquier dispositivo y cualifica las transacciones electrónicas.

¿Cuál es la diferencia entre firma electrónica y firma digital?

La firma electrónica es un término general que engloba a cualquier forma de firma realizada electrónicamente, mientras que la firma digital es una forma específica de firma electrónica que se realiza utilizando un certificado digital y criptografía de clave pública.

 

¿Cómo funciona el proceso de firma con software de firma digital?

  • El documento que se desea firmar se carga en el software.
  • El software verifica la identidad del firmante a través de un certificado digital.
  • El firmante revisa el documento y, si está de acuerdo, procede a firmarlo digitalmente.
  • El software genera una firma electrónica basada en el certificado digital y se agrega al documento.
  • El documento firmado se guarda y se puede compartir electrónicamente.

¿Qué tipo de documentos se pueden firmar con el software de firma digital?

Se puede utilizar para firmar una amplia variedad de documentos, tales como contratos, formularios, PDFs, documentos electrónicamente generados, etc.

 
 

Ventajas de utilizar un programa de firma digital: desde firmar pdf a enviar documentos 

Un software para firmar documentos a distancia proporciona innumerables ventajas a la hora de certificar y gestionar transacciones empresariales. 

  1. Garantizar más seguridad: Ofrece mayor seguridad en las transacciones y reduce el riesgo de fraude, ya que los documentos no pueden ser manipulados. Además, los documentos con firma digital tienen la misma validez legal que los manuscritos.
  2. Aumentar la productividad: Al eliminar los procedimientos manuales y automatizar este proceso, con un software de firma digital conseguirás reducir errores y aumentar el rendimiento de tu empresa. Las firmas electrónicas de documentos online agilizan enormemente todas las transacciones y procesos de la empresa.
  3. Minimizar los costes de operación: Reduce los gastos operacionales de forma considerable, al ahorrar espacio de almacenamiento y evitar realizar desplazamientos físicos innecesarios. La distancia deja de ser un problema para cerrar contratos y operaciones.
  4. Disminuir el uso del papel y cuidar el impacto medioambiental: La sostenibilidad es un factor cada vez más importante para cualquier organización. Al realizar las certificaciones de forma electrónica, se contribuye a la protección del medio ambiente.
 
Funcionalidades de un software de firma digital
Seleccionar distintos tipos de firma electrónica: biométrica, con certificado cualificado, con código OTP, etc.
Firmar cualquier documento electrónico, ya sea en formato PDF, Excel, Word, XML, etc.
Capturar y registrar firmas a través de dispositivos móviles.
Obtener una vista previa del archivo durante el proceso de firma.
Verificar la autenticidad y el estado de vigencia de las firmas electrónicas empleadas.
Utilizar platillas y personalizar la ubicación, el tamaño, los colores y las imágenes de la firma digital.

  

Con la implantación de un software de firma digital podrás eliminar la barrera de la distancia, aumentar la productividad y mejorar la calidad del servicio ofrecido.
 
 

Integración del programa para firma digital con otros software de gestión

La firma digital es una herramienta que facilita las transacciones y acuerdos a distancia. Pero su verdadero potencial se desbloquea cuando se integra con otros software empresariales. Esta integración optimiza los flujos de trabajo y mejora la eficiencia y la productividad en general. 

Muchos software de firma electrónica ofrecen APIs que permiten a las empresas personalizar e integrar la funcionalidad de firma en sus propias aplicaciones o plataformas. Además, muchos sistemas de gestión avanzados ya incluyen su propio programa de firma digital.

  • Software CRM: Al integrar tu programa firma digital con un CRM, las empresas pueden enviar documentos directamente para su firma desde la plataforma a los clientes. 
  • Sistema ERP: Al integrar la firma digital, las empresas pueden automatizar la aprobación de órdenes de compra, contratos de proveedores y otros documentos financieros o logísticos.
  • Software de gestión documental: Al integrarse con la firma digital, se puede controlar el ciclo de vida completo del documento, desde su creación hasta su firma y archivo final.
  • Software de Recursos Humanos: Desde contratos laborales hasta políticas internas, la integración de un programa de firma digital en los sistemas RRHH facilita la rápida aprobación y aceptación de documentos relacionados con el personal.
  • Plataformas eCommerce: Para los negocios online, el software de firma digital puede ser utilizada para acuerdos de servicio, términos y condiciones, y otros documentos relevantes que los clientes deben aceptar.
 

Diferencia entre firma electrónica y digital a la hora de firmar documentos

Firma electrónica

Es un conjunto de datos electrónicos que identifican al firmante y demuestran su consentimiento respecto al contenido del documento electrónico en el que se encuentra.

Su validez puede variar según el país y el tipo de documento. En muchos casos, no tiene el mismo peso legal que una firma digital.

Es común en transacciones diarias y documentos que no requieren un alto nivel de seguridad, como correos electrónicos, formularios online o términos y condiciones aceptados en la web.

 

Firma digital

Es un subconjunto específico de la firma electrónica. Utiliza la criptografía para asegurar la información y verificar la identidad del firmante. Está respaldada por un certificado digital.

Utiliza algoritmos de cifrado para garantizar que el documento no haya sido alterado después de ser firmado. Si alguien intenta modificar el documento después de haber sido firmado, la firma se invalida.

Dado que está respaldada por un certificado digital y utiliza criptografía, tiene una fuerte validez legal. Es aceptada en transacciones legales, financieras y gubernamentales.

Se utiliza en documentos que requieren un nivel de seguridad y autenticidad, como contratos, documentos legales, transacciones financieras y documentos gubernamentales.

 
 

¿Qué son las firmas digitales? Claves para agilizar y firmar electrónicamente documentos

La firma digital o firma biométrica es un mecanismo criptográfico; es decir, una escritura cifrada, que se aplica a los documentos con el objetivo de demostrar que la persona que emite o firma los documentos es real. Veamos sus principales características:

  • Autenticación: permite verificar la identidad de la persona encargada de firmar el documento, de este modo aseguramos que no haya suplantaciones de identidad.
  • Integridad: con el software de firma digital se garantiza la integridad del mensaje y que el contenido del documento no ha sido modificado ni alterado después de haber sido firmado para cumplir con las normativas legales.
  • No repudio: el emisor no puede negar el contenido del archivo o la autenticación de la firma, ya que se ha verificado la identidad del firmante en el paso de la autenticación.
 

Seguridad y validez jurídica en la firma de documentos

La firma digital ha revolucionado la forma en que las empresas y los individuos realizan transacciones y acuerdos online. Sin embargo, con esta conveniencia también surge la necesidad imperativa de garantizar la seguridad y el cumplimiento normativo.

A continuación, te presentamos cómo los programas de firma digital abordan estos aspectos críticos:

  • Encriptación robusta: Una de las principales medidas de seguridad en la firma digital es la encriptación. Los documentos firmados digitalmente se cifran utilizando algoritmos avanzados y tecnología blockchain, lo que garantiza que solo las partes autorizadas puedan acceder y descifrar el contenido del documento.
  • Autenticación de usuarios: Antes de permitir que un usuario firme un documento, los programas de firma digital suelen requerir múltiples niveles de autenticación. Esto puede incluir contraseñas, códigos enviados por SMS, autenticación biométrica, etc.
 
  • Registro de auditoría: Muchos programas de firma digital mantienen un registro detallado de todas las acciones realizadas en un documento, desde su creación hasta su firma final. Esto proporciona un rastro de auditoría que puede ser crucial para resolver disputas o verificar la validez de una firma.
  • Certificados digitales: Estos son emitidos por Autoridades de Certificación reconocidas y vinculan la identidad del firmante con la firma digital. Garantizan que la firma proviene de una fuente legítima y no ha sido alterada después de su emisión.
  • Protección contra el repudio: Una vez que un documento ha sido firmado digitalmente, es prácticamente imposible para el firmante negar su firma, gracias a las medidas de seguridad y autenticación implementadas.
  • Actualizaciones y parches de seguridad: Los proveedores de software de firma digital realizan actualizaciones periódicas para abordar cualquier vulnerabilidad potencial y garantizar que el sistema esté protegido contra las últimas amenazas.
 
 

El mejor software de firma electrónica y digital para tu negocio: comparativa

Con un programa de firma digital serás capaz de automatizar y simplificar el proceso de certificación de documentos. Además, garantizarás la máxima seguridad en cada una de las transacciones que realices y ahorrarás costes de forma notable. Si estás interesado en descubrir cuál es el programa de firma digital que más encaja con tu empresa, pero necesitas ayuda, no lo dudes, desde SoftDoit podemos ayudarte.

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