Software de firma digital: elimina la barrera de la distancia y gana productividad

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Software de firma digital: ¿en qué consiste este sistema?

Un software de firma digital es una herramienta que permite generar firmas, además de verificarlas. Es un sistema perfecto para simplificar y agilizar el proceso de introducción de firmas en formato digital en toda clase de documentos y mensajes. Cualquier firma de documentos introducida a través de una aplicación de este tipo tiene la misma validez que una manuscrita.

Existen dos posibilidades que pueden darse en función el tipo de programa de firma digitalizada: firmar sobre el mismo documento o generar documentos pero no firmarlos, entonces necesitaremos un programa adicional para firmar. 

Durante este proceso es importante mantener la confidencialidad de los datos y el correcto tratamiento de los documentos que se intercambian. Del mismo modo ocurre en caso de enviar documentación para que otra persona la firme, deben aparecer los consentimientos informados de manera clara y explícita. 

 

¿Qué son las firmas digitales?

La firma digital o firma biométrica es un mecanismo criptográfico, es decir una escritura cifrada, que se aplica a los documentos con el objetivo de demostrar que la persona que emite o firma los documentos es real. 

Es importante no confundir la firma digital con la firma electrónica, que se refiere a un término mucho más amplio y de naturaleza legal, que otorga validez jurídica a la firma. Las firmas digitales cuentan con las siguientes funciones:

  • Autenticación: permite verificar la identidad de la persona encargada de firmar el documento, de este modo aseguramos que no haya suplantaciones de identidad.
  • Integridad: con la firma digital se garantiza la integridad del mensaje y que el contenido del documento no ha sido modificado ni alterado después de haber sido firmado para cumplir con las normativas legales.
  • No repudio: el emisor no puede negar el contenido del archivo o la autenticación de la firma, ya que se ha verificado la identidad del firmante en el paso de la autenticación.
 
Las firmas digitales tienen la misma validez que las manuscritas, ya que hay un proceso de autenticación previo que asegura la identidad de la persona.
 
 
Con un software de firma digital podrás garantizar la máxima seguridad de tus documentos y de los datos personales que se tratan.
 

Aplicaciones de un software de firma digital

Los posibles modos de aplicación de una firma digital son tan amplios como los de una firma manuscrita. A continuación enumeramos algunos de los usos más destacados de las firmas digitales a nivel mundial:

  • Transacciones bancarias y comerciales.
  • Declaraciones tributarias.
  • Documentos de identidad en formato electrónico.
  • Votación electrónica.
  • Certificaciones gubernamentales, como por ejemplo leyes o sentencias.
  • Contratos de naturaleza pública.
  • Documentos relacionados con los seguros.
  • Historiales de clínica.
  • Solicitudes de empleo de carácter público.
 

¿Cuáles son los beneficios de utilizar una solución para insertar firmas digitales?

Un software para agregar firmas en formato digital proporciona innumerables ventajas a la hora de certificar y gestionar documentos. Algunos de los beneficios más señalados que brinda el uso de esta solución son los siguientes:

  1. Garantizar más seguridad: Un programa para añadir firmas digitales ofrece una mayor seguridad en las transacciones y reduce el riesgo de fraude, ya que los documentos no pueden ser manipulados. Además, los documentos firmados de este modo tienen la misma validez legal que los manuscritos, por lo que podrás asegurar la autenticidad legal. 
  2. Aumentar la productividad: Al eliminar los procedimientos manuales y automatizar este proceso, conseguirás reducir los errores y el rendimiento de tu empresa se verá incrementado de forma visible.
  3. Minimizar los costes de operación: El uso de esta aplicación reduce los gastos operacionales de forma considerable, al prescindir del papel, ahorrar espacio de almacenamiento y evitar realizar desplazamientos físicos.
  4. Disminuir el uso del papel y cuidar el impacto medioambiental: La sostenibilidad es un factor cada vez más importante para cualquier organización. Al realizar las certificaciones de forma electrónica, se emplea una menor cantidad de papel, lo que contribuye a la protección del medio ambiente.
 
Beneficios de un software de firma digital
 

Funciones que podrás realizar en tu empresa con un software de firma digital

Con un software de firma digital podrás certificar todo tipo de documentos de manera rápida y sencilla. Entre las principales funcionalidades de la autofirma encontramos las siguientes:

  • Seleccionar distintos tipos de firma en base a diferentes valores.
  • Sellar cualquier documento ya sea en formato PDF, Excel, Word, XML, etc.
  • Firmar documentos y archivos de forma simultánea.
  • Obtener una vista previa del archivo durante el proceso de firma.
  • Verificar la autenticidad y el estado de vigencia de las firmas empleadas.  
  • Personalizar la ubicación, el tamaño, los colores  y las imágenes de la firma.
 
Con la implementación de un software de firma digital podrás eliminar la barrera de la distancia, aumentar la productividad y mejorar la calidad del servicio ofrecido. 
 

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Con una solución de firmas digitales serás capaz de automatizar y simplificar el proceso de certificación de documentos. Además, garantizarás la máxima seguridad en cada un de las transacciones que realices y ahorrarás costes de forma notable. Si estás interesado en descubrir cuál es el software para insertar firmas digitales que más encaja con tu empresa pero necesitas ayuda, no lo dudes, desde SoftDoit podemos ayudarte.

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