Software de gestión documental: ¿cuál es el Mejor en 2025?

Validado por
Lluís Soler Gomis
Cofundador y Director de negocio en SoftDoit

Un software de gestión documental es actualmente fundamental en las empresas y desde SoftDoit, como expertos en software empresarial, queremos que descubras cuáles son las mejores del momento.

El papel ya es prácticamente cosa del pasado; facturas, presupuestos, expedientes, solicitudes… hay una gran cantidad de documentos que se comparten de manera electrónica como archivos digitales, tanto entre empresas como de cara al usuario.

Un gestor documental ofrece sistemas de digitalización, almacenamiento, indexación, seguridad y recuperación de archivos. Descubre todas sus aplicaciones, ventajas y, con nuestro listado TOP, cuáles son los mejores programas de este año, teniendo en cuenta sus funcionalidades, atención al usuario, precios, integraciones y facilidad de uso.

Índice de contenidos (16)

Que es un programa de gestion documental (DMS) y para que sirve
Los mejores sistemas de Gestión Documental
Los 5 mejores software de gestion documental (sistema DMS)
Funcionalidades imprescindibles de un software para gestion de documentos y archivos
Factores a tener en cuenta al elegir una herramienta de gestion documental
Puesta en marcha del software DMS
Conclusion: el mejor gestor documental para tu empresa

Qué es un programa de gestión documental (DMS) y para qué sirve

La gestión documental es mucho más que escanear papel y guardar archivos en un disco duro; abarca su captura, distribución, almacenamiento, seguridad, recuperación y disposición. Es una forma de organizar y controlar el flujo de documentos de una empresa, desde su creación hasta su almacenamiento, en un formato que permite un fácil acceso, recuperación y uso.

Para facilitar este proceso utilizamos una solución de gestión documental, también conocido como Document Management System (DMS); un software que permite capturar, almacenar, gestionar y rastrear documentos digitales y registros de información.

Los sistemas DMS manejan una variedad de tipos de documentos, incluyendo facturas, contratos, manuales, registros de empleados, expedientes, solicitudes, etc., y crear filtros de búsqueda efectivos.

Ya sean información relativa a la propia empresa, a proyectos, trabajos o clientes, esta se estructura automáticamente y se indexa para recuperarla y consultarla en cualquier momento.

Entre las características más importantes de un gestor de documentos podemos destacar:

Es un programa con el que todo tipo de empresas pueden crear, recibir, clasificar, almacenar, buscar y recuperar documentos digitales de un modo eficiente y sencillo, centralizado en una única plataforma.
Sirve para digitalizar documentos físicos y gestionar documentos digitales, de forma que todo el archivo documental y datos relevantes para el desarrollo del negocio estarán perfectamente organizados y protegidos.
Tiene como objetivo ayudar a las empresas a reducir el tiempo y los costes asociados a la gestión de documentos, y a mejorar la eficiencia y la productividad de la entidad en general.

Destacado

Los mejores sistemas de Gestión Documental

Antes de entrar en detalle con sus características, te mostramos un resumen visual para que compruebes en qué destaca cada sistema.

Solución	Prestaciones	Firma digital	Precios	Valoración	Más info
Exact Synergy DMS	Digitalización Control versiones Flujos de trabajo	Firma digital	Desde 12 € usuario/mes	4.7/5	Ver Exact Synergy DMS o compara entre más de 144 soluciones
DocuWare	Digitalización Control versiones Flujos de trabajo OCR	Firma digital	A consultar	4.8/5	Ver DocuWare o compara entre más de 144 soluciones
Invofox	Digitalización Flujos de trabajo OCR		A consultar	4.7/5	Ver Invofox o compara entre más de 144 soluciones
Woffu	Digitalización Control versiones Flujos de trabajo	Firma digital	Desde 1,5 € usuario/mes	4.7/5	Ver WoffuDescuento para Woffu o compara entre más de 144 soluciones
Tickelia	Digitalización Control versiones Flujos de trabajo OCR	Firma digital	A consultar	4.7/5	Ver Tickelia o compara entre más de 144 soluciones
Sesame HR	Digitalización Flujos de trabajo	Firma digital	Desde 3,75 € usuario/mes	4.7/5	Ver Sesame HR o compara entre más de 144 soluciones

Recursos sobre Software de Gestión Documental:

3 Soluciones

4 Reportajes

150 Fichas de producto

Los 5 mejores software de gestión documental (sistema DMS)

1. Exact Synergy DMS

Solución de Exact para la digitalización de la empresa, una plataforma colaborativa que integra un gestor de procesos y un sistema de gestión documental.

Exact Synergy DMS digitaliza todos los procesos y la gestión de flujos de trabajo de tu organización, eliminando las barreras entre personas, sistemas y procesos.

Características

Dispone de plantillas específicas para recursos humanos, gestión de proyectos, ventas, etc.
Gestor online, con app móvil, que ofrece una completa visibilidad e integración de cada proceso, ya sean facturas de clientes, dosieres digitales de empleados o control de presupuestos.
Con automatización de tareas, gestión de contenidos y documentos, notificaciones automáticas, intuitiva interfaz, sistema multiidioma y entorno colaborativo para compartir información en timelines y grupos.

Planes y precios

Está disponible a partir de 12 euros al mes por usuario.

Software de gestión documental Exact DMS

Ventajas

Automatiza flujos y procesos relacionados con la aprobación, revisión y distribución de documentos.
Facilita el trabajo colaborativo, compartiendo documentos de manera segura y manteniendo un registro de las ediciones.
Acceso a documentos desde cualquier lugar con conexión a internet, garantizando la protección de los datos mediante permisos de usuario y cifrado.

Inconvenientes

No tiene OCR integrado, es necesario adquirirlo con una aplicación de tercero.

Valoración

Puntuación general
Valoración

4.7/5

Funcionalidades

4.8

Facilidad de uso

4.7

Soporte al usuario

4.8

Integraciones

4.8

Más información sobre Exact Synergy DMS

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2. DocuWare

Plataforma de gestión documental y automatización de flujos de trabajo para empresas de todos los tamaños y sectores.

DocuWare es una plataforma que se distribuye en pago único o modelo SaaS, y es accesible desde cualquier dispositivo y lugar.

Características

Con esta herramienta podrás capturar y digitalizar la información y documentos de tu empresa, activar y gestionar flujos de trabajo y facilitar la búsqueda de datos para agilizar la toma de decisiones.
Gracias a su reconocimiento óptico de caracteres (OCR), podrás registrar contenido proveniente de emails, pdf, documentos escaneados, formularios, capturas de móvil documentos ofimáticos.
De esta forma, podrás capturar fácilmente datos de facturas, pedidos, ticktes, contratos, albaranes, etc.
Incluye firma digital, herramientas de colaboración y control de versiones.
Servicio de almacenamiento ilimitado, tanto en Cloud como in-house.

Planes y precios

Los planes de Docuware varían en función de los usuarios. El precio es a partir de 4 usuarios, y se adapta para empresas de entre 20 y 500 empleados.

Ventajas

Indexa automáticamente el contenido de los documentos digitalizados para integrarlos en los flujos de trabajo.
Su potente motor de búsqueda permite localizar documentos rápidamente mediante filtros, palabras clave o etiquetas.
Su app móvil con OCR permite escanear, almacenar y gestionar documentos directamente desde el teléfono.

Inconvenientes

Para empresas pequeñas, de menos de 10 usuarios, puede resultar excesivo su servicio cloud de almacenamiento y encarecerse.

Valoración

Puntuación general
Valoración

4.8/5

Funcionalidades

4.8

Facilidad de uso

4.9

Soporte al usuario

4.8

Integraciones

4.8

Más información sobre DocuWare

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3. Invofox

Invofox es una plataforma de Procesamiento Inteligente de Documentos (IDP) diseñada para optimizar el procesamiento de documentos en empresas de software.

Utiliza potentes algoritmos de aprendizaje automático para extraer datos de documentos, eliminando la necesidad de desarrollo propio.

Características

Las Colas de Gestión de Carga de Trabajo garantizan la priorización y distribución automatizadas de documentos, optimizando la velocidad y eficiencia del procesamiento.

Ofrece a los desarrolladores una solución integral que cubre todo el ciclo de procesamiento. Esto incluye el preprocesamiento de datos donde se pueden clasificar y separar archivos para una organización eficiente de la información.
La plataforma requiere menos de 30 segundos para procesar hasta 10,000 documentos, como facturas, albaranes, estados de cuentas bancarias, órdenes de compra, recibos, cheques, facturas, nóminas y muchos más en el futuro.
Permite ampliaciones bajo demanda sin sacrificar los tiempos de respuesta gracias a la tecnología de procesamiento paralelo multinúcleo.
La robusta API de Invofox ha sido desarrollada por y para desarrolladores. Su documentación exhaustiva e incorporación de las últimas medidas de seguridad facilitan la integración con su software.
La plataforma se integra a la perfección con un mercado Human-in-the-Loop (HITL) para la revisión humana de documentos complejos.

Planes y precios

Se distribuye en versión SaaS, de pago por uso. Precios a consultar con la empresa.

Ventajas

Automatización con IA para extraer y validar datos, acelerando el procesamiento de grandes volúmenes de documentos.
Extrae y asigna automáticamente metadatos para la indexación, facilitando la categorización y filtrado de archivos.
Permite crear reglas y flujos de trabajo adaptados a cada empresa, como aprobaciones jerárquicas, revisiones y distribución de documentos.

Inconvenientes

No incluye control de versiones a la hora de gestionar documentos.

Valoración

Puntuación general
Valoración

4.7/5

Funcionalidades

4.8

Facilidad de uso

4.7

Soporte al usuario

4.8

Integraciones

4.8

Más información sobre Invofox

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4. Woffu

Gestor documental para recursos humanos con firma digital.

Woffu es una plataforma en la nube con almacenamiento cloud que soluciona con agilidad complejas casuísticas de gestión de personal, y al mismo tiempo facilita la comunicación interna.

Características

Su sistema de gestión documental para compartir documentos facilita el envío de nóminas, justificantes y contratos.
Permite centralizar toda la documentación relacionada con cada empleado, crear carpetas personalizadas y clasificar y categorizar documentos por usuario, departamento, nivel de gestión, etc.
Gracias a su app móvil, facilita el acceso a los documentos desde cualquier lugar.
Woffu se integra con otros programas de la empresa, tiene una gran usabilidad y su equipo de profesionales te acompaña en la puesta en marcha de la plataforma.

Planes y precios

Su solución de Control Horario con gestión documental tiene un precio desde 1,5 € por usuario por mes.

Ventajas

Centraliza y gestiona documentos relacionados con los empleados.
Los usuarios pueden subir documentos directamente a la plataforma (como justificantes), agilizando procesos internos.
Los documentos se clasifican automáticamente por empleado, categoría o fecha.

Inconvenientes

Se distribuye integrado con su solución de Control Horario, no de forma independiente.

Valoración

Puntuación general
Valoración

4.7/5

Funcionalidades

4.7

Facilidad de uso

4.8

Soporte al usuario

4.8

Integraciones

4.7

Más información sobre Woffu

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5. Tickelia

Software de gestión documental específico para notas de gasto y viajes de empresa. Una solución cloud con app móvil que simplifica y automatiza el proceso de gestión de gastos corporativos.

Con Tickelia se acabó la entrada manual de notas, ya que digitaliza mediante tecnología OCR+ICR los tickets de desplazamientos de empresa, estancias en hoteles, restaurantes, coches de alquiler, gasolina, etc.

El usuario solo tiene que realizar una fotografía del ticket desde la app de Tickelia y ya quedará registrado. Este registro está homologado por la Agencia Tributaria.
Este sistema facilita el control de los gastos de los empleados y el trabajo del departamento financiero.
Cuenta con su propio método de pago inteligente, la tarjeta Visa Tickelia, que se puede configurar con restricciones de acuerdo a la política de gastos de empresa.
Se integra con otras soluciones de gestión que tenga la compañía.

Planes y precios

Tickelia ofrece sus precios bajo solicitud de cada empresa.

Ventajas

Permite capturar tickets y facturas directamente desde un dispositivo móvil.
Los documentos se clasifican automáticamente según categorías predefinidas.
Aprobaciones automáticas para la validación de documentos.

Inconvenientes

Su funcionalidad está orientada específicamente a la gestión de gastos.

Valoración

Puntuación general
Valoración

4.7/5

Funcionalidades

4.6

Facilidad de uso

4.8

Soporte al usuario

4.8

Integraciones

4.8

Más información sobre Tickelia

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Funcionalidades imprescindibles de un software para gestión de documentos y archivos

Digitalización y captura de documentos: un gestor documental permite la conversión de documentos físicos en formato digital para su almacenamiento y gestión, y también capturar datos relevantes de documentos electrónicos.
Indexación y búsqueda: integra herramientas para indexar documentos, asigna etiquetas o metadatos a los documentos para facilitar su búsqueda y recuperación.

Control de versiones: permite llevar un registro de las diferentes versiones de un documento en tiempo real, así como los cambios realizados.
Creación de flujos de trabajo (workflow) y automatización: automatiza los procesos relacionados con la gestión de documental, como la entrada de datos, la clasificación, la aprobación de documentos o su eliminación del sistema.
Seguridad: garantiza la privacidad y protección de la información contenida en los documentos mediante la implementación de medidas de seguridad, como acceso por roles o encriptación o protección contra accesos no autorizados.
Colaboración: también facilita la colaboración al permitir a los usuarios compartir, editar y trabajar en documentos de forma simultánea.
Integración: cuando se integra con otras herramientas empresariales es cuando realmente transforma la forma en que una empresa opera. Ya sea con CRM, ERP u otros software de gestión, el sistema centraliza todos los documentos y los almacena y categoriza automáticamente.

Factores a tener en cuenta al elegir una herramienta de gestión documental

Desde despachos profesionales a industrias, pasando administraciones públicas, centros educativos, agencias, empresas logísticas y un largo etcétera. Son muchos los negocios que necesitan una correcta organización y clasificación de archivos, expedientes y documentos digitales.

¿Qué factores debemos tener en cuenta para dar con la plataforma adecuada a nuestro tipo de negocio?

Tamaño de la empresa

Una pyme puede necesitar un sistema más sencillo, mientras que una gran empresa deberá decantarse por un software más robusto con características avanzadas.

Facilidad de uso e integración

Debe ser fácil de usar para todos los empleados, e integrarse con otras aplicaciones para generar un flujo de trabajo fluido.

Espacio de almacenamiento

Si trabajas con un alto volumen de documentos, es importante que el sistema cuente con espacio de almacenamiento suficiente. Por ejemplo, los despachos y las asesorías trabjan con multitud de archivos legales que deben gestionar de forma diaria.

Número de usuarios

Hay software cuyas precios tienen un coste determinado según el número de usuarios que va a hacer uso del sistema. Ten en cuenta el número de empleados o de administrativos que lo van a necesitar.

Sistema on premise o en la nube

Los gestores documentales on premise almacenan los datos en los propios servidores de la empresa, lo que proporciona un mayor control del sistema y de privacidad de los datos.

Sin embargo, los que se alojan en la nube son muchos más ligeros, no necesitamn grandes infraestructuras y permiten acceder a los documentos desde cualquier lugar mediante conexión a internet.

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Puesta en marcha del software DMS

Una vez que hayas seleccionado el mejor software de gestión documental, el siguiente paso es implementarlo en tu empresa. Aquí hay algunos aspectos a tener en cuenta:

Preparación de los datos: Antes de poder implementarlo, es posible que necesites preparar tus datos. Esto puede incluir la digitalización de documentos físicos, la limpieza de datos, la organización de documentos, etc.
Configuración del sistema: A continuación, necesitarás configurar el sistema de gestión documental, como los controles de acceso y seguridad, las reglas de flujo de trabajo, etc.
Integración con otros sistemas: Como mencionamos, es probable que tu empresa ya utilice una variedad programas de gestión.
Formación de los empleados: Una vez que el software esté configurado e integrado, necesitarás formar a tus empleados en cómo usarlo para que todos se sientan cómodos y competentes con el sistema, y así se use de manera eficiente.

Conclusión: el mejor gestor documental para tu empresa

Como has podido comprobar, encontrar el mejor software documental para tu empresa no es tan sencillo como parece. ¿Cómo elegir el mejor programa para tu tipo de negocio? Para eso está SoftDoit, la primera consultora online en España de software empresarial.

Tan solo tienes utilizar comparador gratuito de software que aparece en esta misma página para que sepamos qué prestaciones necesitas; no tardarás ni un minuto.
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Además, los profesionales de SoftDoit sabrán asesorarte en todo momento y de manera gratuita de cualquier duda que tengas.

Los mejores software de Gestión Documental

Vídeo con los mejores gestores documentales del momento.

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Y estos han sido los sistemas DMS recomendados por SoftDoit ¡Esperamos haberte ayudado!

Recuerda que nuestro equipo de expertos está a tu entera disposición. Muchas gracias por confiar en nuestra profesionalidad.

¡Hasta tu próxima aventura digital!

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Lluís Soler GomisCofundador y Director de negocio en SoftDoit

Director de negocio y cofundador de la compañía, es un barcelonés que se ha ganado a pulso su gran reconocimiento en el sector del eBusiness debido a la multitud de iniciativas y empresas que ha creado desde 2005.

Aporta su energética lucha por crear una gran compañía y sus habilidades para la comercialización, el trato humano y el marketing directo. Autor del libro "Pyme minimalista", publicado en 2022.