Sistema de gestión documental, el software ideal para las empresas que trabajan con volumen de archivos

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¿Qué es un sistema de gestión documental? Funciones principales

Asesorías y despachos profesionales, hoteles, centros médicos, arquitectos e ingenieros, corredurías, agencias de viaje, administraciones públicas, centros educativos, medios de comunicación.... El número de empresas que necesitan una correcta organización y clasificación de archivos y documentos para desarrollar de manera óptima su negocio es mucho mayor de lo que parece. Por eso los sistema de gestión documental son tan importantes para el buen funcionamiento de determinadas compañías.

Con un sistema de gestión documental, todo tipo de empresas pueden crear, recibir, clasificar, guardar y buscar documentos digitales de un modo eficiente y práctico desde una única base de datos.

De esta forma, facturas, presupuestos, expedientes, solicitudes o proyectos se pueden organizar y compartir cómodamente, creando filtros de búsqueda por los campos más efectivos para nuestro tipo de negocio. Todo nuestro archivo documental y datos relevantes para el desarrollo del negocio estarán perfectamente gestionados y protegidos.

 
Un sistema de gestión documental permite crear, recibir, clasificar, almacenar, buscar y recuperar documentos digitales de un modo eficiente y sencillo.
 
 
La información relativa a la propia empresa, sus proyectos, trabajos y clientes se estructura automáticamente a través de organigramas o mapas conceptuales que organizan e indexan los datos para recuperarlos y consultarlos en cualquier momento y desde cualquier punto conectado al sistema de gestión documental.
 

Etapas, componentes y workflow documental

Los sistemas de gestión documental soportan diversos formatos de documentos, desde los muy conocidos (XML, PDF, DOC…) a otros más técnicos pero utilizados por determinados sectores empresariales. 

Reconocimiento óptico de caracteres

Debido a que el papel aún se utiliza en muchos contratos, impresos o informes entre empresas y clientes, una etapa muy importante de la gestión documental es el paso del formato físico al digital para su correcto almacenamiento. Para ello es necesario el escaneo de estos documentos, función que facilitan estos programas.

A través de este tipo de software se pueden escanear documentos físicos y transformarlos en archivos digitales, aplicando a la imagen generada en este proceso un reconocimiento óptico de caracteres para poder identificar el contenido (fechas, importes, clientes, productos..) y adaptarlo a los principios de almacenamiento y búsqueda que hayamos fijado en nuestros flujos de trabajo

 

 
Flujo de trabajo o workflow

Uno de los componentes fundamentales del sistema de gestión documental es su base de datos, donde se guarda la información siguiendo un orden preestablecido para una sencilla y cómoda recuperación cuando sea necesaria su consulta.

Los datos y los documentos que vayamos guardando en el programa se estructuran automáticamente en base a una jerarquía que hemos fijado, un flujo de trabajo o workflow. Una de las fases más importantes es, por tanto, definir estos atributos.

Podemos definir y organizar la información en función de su materia, departamento, prioridad, actividad, participantes, permisos de usuario, fechas o ciclo de vida del documento, por ejemplo. Órdenes y atributos que asignamos al programa. De esta forma, la gestión documental es realmente efectiva y funcional para la empresa.

 
 
Gracias al reconocimiento de caracteres ópticos la imagen creada al escanear un documento impreso es capaz de ser leída digitalmente, definiendo qué partes del contenido son datos para integrarlos y almacenarlos de acuerdo al flujo de trabajo o workflow preestablecido que estructura toda nuestra información digital.
 

Sistema de gestión documental ¿on premise o en la nube?

La modalidad de alojamiento es una de las dudas más frecuentes a las hora de implantar una solución de gestión documental. Aunque la respuesta dependerá de las necesidades de cada empresa y del valor confidencial de sus datos, podemos ver las principales diferencias entre ambas modalidades:

En los servidores internos, on premise

Una de las ventajas de almacenar el software en el servidor local es que proporciona un mayor control del sistema y privacidad de los datos

Sin embargo, los costes iniciales de implantación y el mantenimiento son muy elevados, así como la infraestructura necesaria en función del volumen de documentos que se trabajan. Con esta modalidad es crucial guardar copias de seguridad para no perder los documentos.

 

 

En la nube, cloud computing

En este caso, la instalación y el mantenimiento del sistema resulta mucho más económica, y las actualizaciones se llevan a cabo de forma automatizada. 

Por otra parte, esta modalidad permite acceder a los documentos de la compañía desde cualquier lugar mediante conexión a internet. Otra ventaja es que los datos de guardan en servidores remotos, por lo que no es necesario hacer copias de seguridad. 

La única desventaja de esta es que si no se dispone de conexión a internet o la central de datos tiene algún fallo de seguridad, es posible que no se pueda acceder a la información o esta sea vulnerable.

 
 

Principales beneficios y ventajas de implantar un sistema de gestión documental

  1. Ahorro de tiempo a la hora de organizar y buscar la información. Todo se encuentra en una única base de datos perfectamente clasificada.
  2. Automatización y agilización de las tareas administrativas y gestión documental gracias a la creación de flujos de trabajo o workflows. Se reducen además las duplicidades, la pérdida de documentos y facilita la información compartida sin recurrir al uso del papel. 
  3. Garantizar una adecuada preservación del patrimonio documental de la empresa y su información más relevante y sensible.
  4. Establecer diferentes ciclos de vida a los documentos (se conservarán o se destruirán en determinado tiempo de un modo seguro y encriptado), ahorrando espacio en nuestros sistema de todo aquello que sirve.
  5. Control de los accesos. Se pueden definir diferentes permisos a los documentos en base a responsabilidades, colaboraciones o áreas de cada usuario. 
  6. Ofrecer una gran seguridad a los clientes por el tratamiento de los datos que nos facilitan o la eficacia de nuestros proyectos, mejorando nuestra atención y prestación de servicios, además de poder incluir facilidades como la firma digital.
 
Principales beneficios y ventajas de implantar un sistema de gestión documental
 

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