Los 6 mejores software de gestión documental (DMS) para organizar ficheros, archivos y expedientes

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¿Qué es un sistema de gestión documental o DMS? Principales funciones

Asesorías y despachos profesionales, hoteles, centros médicos, arquitectos e ingenieros, corredurías, agencias de viaje, administraciones públicas, centros educativos, medios de comunicación.... El número de empresas que necesitan una correcta organización y clasificación de archivos, expedientes  y documentos para desarrollar su negocio es mucho mayor de lo que parece. 

Por eso, un gestor documental o sistema de gestión documental (DMS - Document Management System) son tan importantes para el buen funcionamiento de determinadas compañías.

Con un sistema de gestión documental, todo tipo de empresas pueden crear, recibir, clasificar, guardar y buscar documentos digitales de modo eficiente y práctico desde una única base de datos.

De esta forma, facturas, presupuestos, expedientes, solicitudes o proyectos se pueden organizar y compartir cómodamente, creando filtros de búsqueda por los campos más efectivos para nuestro tipo de negocio. Todo nuestro archivo documental y datos relevantes para el desarrollo del negocio estarán perfectamente gestionados y protegidos con un gestor documental.

 
Un sistema de gestión documental permite crear, recibir, clasificar, almacenar, buscar y recuperar documentos digitales de un modo eficiente y sencillo.
 
 

Descubre SIN COSTE el mejor Software de Gestión Documental para tu empresa

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Los mejores sistemas de gestión documental: nuestro TOP 6 de 2021

 

OpenKMVisitar Web

Software de gestión documental de código libre que agiliza el flujo de trabajo de manera eficiente al mismo tiempo que garantiza la protección de datos.

Permite controlar todo el ciclo de vida de los documentos, e incluye funciones de catalogación y captura de metadatos automática, colaboración entre usuarios, búsqueda y previsualización avanzada, definición de permisos y niveles de seguridad.

Gestor documental muy fácil de usar para todos los empleados, incrementa la productividad, mejora las acciones comerciales y facilita la creación de conocimiento y la toma de decisiones.

OpenKM cumple con la normativa legal vigente de actividades de archivísticas, de auditoría y supervisión, proporciona protección y apoyo en litigios, garantiza la continuidad en caso de catástrofe y documenta las actividades de investigación y desarrollo.

 
OpenKM
 

Gestor de documentos digitales intuitivo y de acceso online para eliminar el uso de papel, reducir la burocracia y ser una empresa más eficiente.

Una solución colaborativa y centralizada de gestión documental para agilizar el flujo de trabajo con clientes, proveedores y compañeros de trabajo.

AXGA Solutions Documental automatiza el archivado de documentos según el correo de origen o destino, crea patrones de organización y administra fácilmente los permisos de acceso, la visualización y la edición de los documentos.

Con firma electrónica y procesos de validación integrados. Procesamiento de documentos por lotes.

 
 

Addingplus: CoordinaplusVisitar Web

Software en la nube para gestionar el flujo de documentación de Prevención de Riesgos Laborales (PRL) derivada de la Coordinación de Actividades Empresariales (CAE).

Plataforma de alto rendimiento de fácil uso e intuitiva, muy útil para sectores como alimentación y bebidas, industria y manufactura, construcción, obras e instalaciones, retail, inmobiliaria, servicios, logística, transporte y distribución.

Optimiza la gestión de contratas y subcontratas, desapareciendo el riesgo con trabajadores en instalaciones de terceros, y cumple con la legislación vigente en todo momento.

Coordinaplus valida automáticamente documentos, reduciendo los tiempos de respuesta, y emite notificaciones de incidencias de campo.

 
Addingplus: Coordinaplus
 

Solución que digitaliza los procesos empresariales para simplificar el trabajo diario en movilidad; un gestor documental para los técnicos en terreno.

Kizeo Forms es una plataforma web y aplicación móvil (iOS y Android) que crea formularios digitales que se rellenan en la app móvil. Permite agregar fotos, firma digital, geolocalización, cálculos automáticos de materiales, control de horas trabajadas y más.

Los datos recogidos se visualizan en la cuenta Kizeo Forms y se pueden exportar a PDF, excel y word. Conexión con otros sistemas gracias a la API gratuita.

 
Kizeo Forms
 

KYOCERA: MyDOCument EnterpriseVisitar Web

Gestor documental para digitalizar, recuperar y gestionar documentación. Procesa automáticamente los archivos, realiza agrupaciones, evita duplicados y descarga o envía por correo electrónico cualquier archivo.

Establece flujos de trabajo de modo que los documentos pasen de trabajador en base a los procesos establecidos y facilita la localización de datos.

MyDOCument Enterprise se integra con sistemas ERP para facilitar el intercambio de información y aplicación de Business Intelligence para ver el tiempo de gestión de cada documento, medir la eficacia de los procesos y comprobar el estado de cada uno de ellos.

 
 

Caltico Consulting: Microsoft SharePointVisitar Web

Programa de gestión documental sencillo y adaptable que permite compartir los documentos con clientes, proveedores y equipo de trabajo.

Basada en SharePoint de Microsoft, almacena, organiza y controla todos los documentos de tu empresa para agilizar las tareas administrativas de una organización.

Permite controlar el versionado de cada documento, establecer acceso seguros, establecer buscador de información, realizar copias de seguridad, ofrecer escalabilidad y mejorar los flujos de trabajo.

 
Caltico Consulting: Microsoft SharePoint
 
La información relativa a la propia empresa, proyectos, trabajos y clientes se estructura automáticamente a través de organigramas o mapas conceptuales que organizan e indexan los datos para recuperarlos y consultarlos en cualquier momento y desde cualquier punto conectado al sistema de gestión documental.
 

Etapas, componentes y workflow documental

Los sistemas de gestión documental soportan diversos formatos de documentos, desde los muy conocidos (XML, PDF, DOC…) a otros más técnicos pero utilizados por determinados sectores empresariales. 

Reconocimiento óptico de caracteres

Debido a que el papel aún se utiliza en muchos contratos, impresos o informes entre empresas y clientes, una etapa muy importante de la gestión documental es el paso del formato físico al digital para su correcto almacenamiento. Para ello es necesario el escaneo de estos documentos, función que facilitan estos programas y al sistema de reconocimiento óptico de caracteres.

A través del software de gestión documental se pueden escanear documentos físicos y transformarlos en archivos digitales, aplicando a la imagen generada en este proceso un reconocimiento óptico de caracteres para poder identificar el contenido (fechas, cifras, clientes, productos..) y adaptarlo a los principios de almacenamiento y búsqueda que hayamos fijado en nuestros flujos de trabajo.

 

Flujo de trabajo o workflow en gestión documental

Uno de los componentes fundamentales del sistema de gestión documental es su base de datos, donde se guarda la información siguiendo un orden preestablecido para una sencilla y cómoda recuperación cuando sea necesaria su consulta.

Los datos y los documentos que vayamos guardando en el gestor documental se estructuran automáticamente en base a una jerarquía que hemos fijado, un flujo de trabajo o workflow. Una de las fases más importantes es, por tanto, definir estos atributos.

Podemos definir y organizar la información en función de su materia, departamento, prioridad, actividad, participantes, permisos de usuario, fechas o ciclo de vida del documento, por ejemplo. Órdenes y atributos que asignamos al programa. De esta forma, la gestión documental es realmente efectiva y funcional para la empresa.

 
 

Principales beneficios y ventajas de implantar un sistema de gestión documental

  1. Ahorro de tiempo a la hora de organizar y buscar la información. Todo se encuentra en una única base de datos perfectamente clasificada.
  2. Automatización y agilización de las tareas administrativas y gestión documental gracias a la creación de flujos de trabajo o workflows. Se reducen además las duplicidades, la pérdida de documentos y facilita la información compartida sin recurrir al uso del papel. 
  3. Garantizar una adecuada preservación del patrimonio documental de la empresa y su información más relevante y sensible.
  4. Establecer diferentes ciclos de vida a los documentos (se conservarán o se destruirán en determinado tiempo de un modo seguro y encriptado), ahorrando espacio en nuestros sistema de todo aquello que sirve.
  5. Control de los accesos. Se pueden definir diferentes permisos a los documentos en base a responsabilidades, colaboraciones o áreas de cada usuario. 
  6. Ofrecer una gran seguridad a los clientes por el tratamiento de los datos que nos facilitan o la eficacia de nuestros proyectos, mejorando nuestra atención y prestación de servicios, además de poder incluir facilidades como la firma digital.
 
Principales beneficios y ventajas de implantar un sistema de gestión documental
 

El software de gestión documental (DMS) en despachos legales y profesionales

Los despachos profesionales y las asesorías cuentan con un gran volumen de documentos legales y archivos que deben gestionar de forma diaria. Por eso, la gestión de documentos mediante un sistema informático es fundamental para tener el control de toda la información de estas organizaciones. 

Gracias a un sistema de gestión documental se clasifican cómodamente todos los expedientes sin ocupar espacio en el despacho y la búsqueda de documentos es mucho más rápida y eficiente.

Contar con un gestor documental en tu despacho profesional no solo te ayudará a almacenar la información de manera mucho más eficaz, sino que te permitirá:

  • Ofrecer un servicio de mayor calidad a tus clientes.
  • Centralizar el almacenamiento de todos los documentos de la empresa.
  • Evitar errores y duplicidades.
  • Garantizar el cumplimiento de las normativas de seguridad vigentes.
  • Elaborar documentos homologados para toda la empresa.
  • Preservar los archivos a lo largo del tiempo y evitar su pérdida.
  • Cumplir con el Sistemas de Gestión de la Calidad ISO 9001.
 
Administrar los expediente y documentos legales de manera eficiente gracias a un sistema de gestión documental supone grandes ventajas competitivas para despachos profesionales y asesorías.
 
 
Gracias al reconocimiento óptico de caracteres del gestor documental,  la imagen creada al escanear un documento es capaz de ser leída digitalmente, definiendo qué partes del contenido son datos, para integrarlos y almacenarlos de acuerdo al flujo de trabajo o workflow preestablecido que estructura toda nuestra información digital.
 

Sectores empresariales que más necesitan el software de gestión documental

  • Sector logístico:
    Se caracteriza por generar una gran cantidad de documentos visados o firmados, como por ejemplo, los albaranes. Esta documentación debe ser examinada tanto a la salida como a la hora de su devolución, con el fin de poder corroborar si existen pedidos pendientes, incidencias, reclamaciones o, por lo contrario, todo ha ido según lo previsto. En este caso, un software de gestión documental puede resolver esos problemas que afectan a la eficiencia y eficacia de la empresa.
  • Sector médico y sanitario:
    Entre los sectores que hace uso del software de gestión documental se encuentra el sanitario. Su uso resulta útil tanto en lo relativo a la relación con los pacientes, como para el uso del personal clínico. En consultas y clínicas existe una enorme cantidad de historial clínico de cada paciente. La rapidez y operatividad del software gestión documental en la localización de los historiales es fundamental.
 
  • Sector financiero:
    En este sector se llevan a cabo capturas de datos, gestión de intereses, amortizaciones, préstamos, hipotecas, compraventa de activos financieros, etc. No podemos imaginar unos organismos y empresas financieras sin la operatividad que les proporciona el software gestión documental.
  • Sector jurídico:
    Este sector requiere de métodos rápidos de consulta, tanto de legislación aplicable a expedientes concretos como de la jurisprudencia sobre el caso en estudio, etc. Un software para abogados incluye un programa de gestión documental.
  • Bibliotecas y Archivos:
    Si tomamos en cuenta la cantidad de datos que este tipo de instituciones tiene que manejar, almacenar y controlar, llegaremos fácilmente a la conclusión de que un software gestión documental será una ayuda imprescindible.
  • Centros educativos, institutos y universidades:
    Expedientes académicos, documentación oficial, certificados, permisos, calificaciones... deben ser perfectamente organizados y clasificados.
 
 
Capacidad de almacenamiento, número de usuarios, opción de reconocimiento óptico de caracteres... son muchos los factores que influyen en el precio de un software de gestión documental.
 

4 factores influyen en el precio de un software de gestión documental

Desde despachos profesionales a industrias, administraciones públicas, centros educativos, agencias y un largo etcétera necesitan una correcta organización y clasificación de archivos y expedientes y documentos digitales. Por eso es tan importante contar con un gestor documental que permita clasificar, etiquetar, almacenar, buscar y recuperar toda esa información de manera eficaz y rápida en una única base de datos.

Por lo tanto, a la hora de analizar el precio de un software de gestión documental, es importante señalar que su ROI o retorno de la inversión es muy alto y se mantiene a largo plazo.

¿De qué factores depende el precio de un software de gestión documental para tu empresa, y cuáles son los tipos de coste que te encontrarás?

  1. Espacio de almacenamiento. Cuanto mayor espacio de almacenamiento ofrezca el gestor documental, mayor puede ser su precio. Debido al avance de las nuevas tecnologías, los ordenadores y centros de datos cada vez soportan mayor capacidad.
  2. Número de usuarios. El coste de un sistema de gestión documental también puede variar por el número de usuarios. Hay software cuyas licencias tienen un coste determinado según el número de usuarios que va a hacer uso del sistema en cuestión. Ten en cuenta en número de empleados o de administrativos que hay en la empresa que van a dar uso del programa.
  3. Sistema on premise o en la nube. El precio de un software de gestión documental se ha ido reduciendo mucho gracias al avance del cloud computing. Mientras los gestores documentales on premise almacenan los datos en los propios servidores de la empresa, lo que puede dar mayor confidencialidad, los que se alojan en la nube se archivan en servidores externos, de terceras empresas, pero a cambio son muchos más ligeros y ofrecen la posibilidad SaaS, donde se paga en función de las necesidades de cada momento, sin inversión inicial.
  4. Herramientas y funcionalidades. El precio o retorno de un software de gestión documental también dependerá de las funcionalidades que ofrezca el programa, como definición de permisos y niveles de seguridad, firma biométrica, reconocimiento óptico de caracteres, automatización de metadatos, etc.
 

Sistema de gestión documental ¿on premise o en la nube?

La modalidad de alojamiento es una de las dudas más frecuentes a las hora de implantar una solución de gestión documental. Aunque la respuesta dependerá de las necesidades de cada empresa y del valor confidencial de sus datos, podemos ver las principales diferencias entre ambas modalidades:

En los servidores internos, on premise

Una de las ventajas de almacenar el programa de gestión documental  en el servidor local es que proporciona un mayor control del sistema y privacidad de los datos. 

Sin embargo, los costes iniciales de implantación y el mantenimiento son muy elevados, así como la infraestructura necesaria en función del volumen de documentos que se trabajan. Con esta modalidad es crucial guardar copias de seguridad para no perder los documentos.

 

Gestor documental en la nube, cloud computing

En este caso, la instalación y el mantenimiento del sistema de gestión documental resulta mucho más económica, y las actualizaciones se llevan a cabo de forma automatizada. 

Por otra parte, esta modalidad permite acceder a los documentos de la compañía desde cualquier lugar mediante conexión a internet. Otra ventaja es que los datos de guardan en servidores remotos, por lo que no es necesario hacer copias de seguridad. 

La única desventaja de esta es que si no se dispone de conexión a internet o la central de datos tiene algún fallo de seguridad, es posible que no se pueda acceder a la información o esta sea vulnerable.

 
 

Conoce cuál es el mejor software de gestión documental que se adapta a tu empresa

En el proceso de selección de un gestor documental la empresa debe conocer en profundidad qué tipo de documentos o archivos manejan, su volumen, características de sus clientes.. y realizar una elección consecuente. La oferta de sistemas de gestión empresarial es muy amplia, por eso desde SoftDoit queremos ayudarte a que encuentres a la primera, sin malgastar tiempo ni dinero, el mejor software para tu empresa.

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