Encuentra el mejor Software de gestión documental con nuestro comparador gratuito

La digitalización está cada vez más presente en la mayoría de empresas, por eso muchas compañías están abandonando el papel a la hora de gestionar documentos.  Los software de gestión documental ofrecen medios de almacenamiento, seguridad y capacidad para recuperar archivos e indexarlos, muy útiles para cualquier organización.

Encontrar el mejor programa de gestión para tu negocio no es un proceso sencillo, ya que la oferta de soluciones es muy amplia. Además, es posible que pierdas una gran cantidad de tiempo y dinero en la búsqueda. ¿Quieres encontrar el mejor sistema para organizar y administrar documentos? ¡Sigue leyendo!

 
 
Nuestro comparador para Software Documental

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¿Qué es un sistema de gestión documental?

Un software de administración de documentos es un sistema informático diseñado para alojar, gestionar y supervisar todos los archivos de una organización. Esta herramienta permite centralizar el control de los documentos en un único lugar, para simplificar el proceso de búsqueda de información en la empresa.

 

Un software de gestión documental es primordial para organizar y controlar todos los archivos de tu empresa.

 

¿Qué utilidades tiene una solución de administración de archivos?

Un software de gestión documental realiza la clasificación de ficheros mediante el almacenamiento de archivos que previamente han sido digitalizados (mediante el escaneo). Con estos sistemas informáticos, los documentos son indexados rápidamente y su localización y trazabilidad son realmente sencillas. De este modo, las empresas no pierden el tiempo en la búsqueda de documentos. Algunas de las principales funcionalidades de este sistema son:

  • Compartir archivos con el resto de miembros del equipo.
  • Crear firmas digitales y documentos online personalizados
  • Acceder al historial con las distintas versiones de cada archivo.
  • Añadir comentarios y tareas en los documentos para otros usuarios.
  • Exportar los archivos en diferentes formatos: XML, PDF, DOC, etc.
  • Gestionar la destrucción de documentos y garantizar la protección de los documentos confidenciales de la empresa mediante el cifrado de datos.
  • Acceder a la información desde cualquier dispositivo con conexión a internet.
 

Beneficios de utilizar un sistema de gestión documental en tu empresa

 

Hoy en día, la mayoría de empresas trabajan con una gran cantidad de documentos. Por eso, contar con un buen software de gestión documental es primordial para organizar y controlar todos los archivos de tu compañía. A continuación exponemos los beneficios destacados de implantar esta solución empresarial:

  • Evitar la pérdida de documentos y garantizar la seguridad de los mismos.
  • Agilizar el proceso de recuperación y búsqueda de la información.
  • Definir distintos permisos de acceso para cada uno de los usuarios.
  • Controlar los cambios y revisiones realizadas en los documentos.
  • Crear y modificar archivos compartidos entre todos los miembros del equipo.
  • Reducir al máximo el porcentaje de errores en los archivos.
  • Indexar los metadatos de cada documento para encontrarlos con facilidad.
  • Integrar el sistema de gestión de archivos con otras soluciones de la empresa.
  • Automatizar los procesos del ciclo de vida de los documentos.
  • Facilitar la gestión documental y optimizar todas las funciones.
  • Reducir el uso de papel y los costes de la empresa de forma notable.
 
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Claves para acertar en la elección de un programa de organización de archivos

A la hora de elegir un sistema de gestión de documentos, es crucial prestar especial atención a los siguientes factores:

  1. Conoce las principales necesidades de tu compañía, así como del sector en el que opera, para definir las funcionalidades a cubrir con el software.
  2. Ten en cuenta la facturación anual de la empresa y fija un presupuesto máximo a invertir en la nueva solución.
  3. Considera qué departamentos van a utilizar el programa y determina cuál será el número de usuarios.
  4. Valora la integración de módulos para contar con prestaciones adicionales.
  5. Solicita varias demostraciones de software antes de tomar ninguna decisión.
 

El software de gestión documental: ¿en el servidor o en la nube?

La modalidad de alojamiento es una de las dudas más frecuentes a las hora de implantar una solución de gestión documental. Muchas empresas quieren saber qué opción es la más mejor para almacenar su software. No obstante, la respuesta a esta pregunta dependerá de las necesidades de cada compañía. Aquí os dejamos las principales diferencias entre ambas modalidades:

 
  • En los servidores internos: 

    Una de las ventajas de almacenar el software en el servidor local es que proporciona un mayor control del sistema. Sin embargo, los costes iniciales de implantación son muy elevados. Además, las actualizaciones posteriores suponen un gasto adicional. Por otra parte, con esta modalidad es crucial guardar copias de seguridad para no perder los documentos, ya que no se almacenan de forma automática en la nube.

 

  • En la nube: 

    Almacenar el programa en la nube, también conocido como cloud computing, ofrece múltiples ventajas. En este caso, la instalación y el mantenimiento del sistema resulta mucho más económica, y las actualizaciones se llevan a cabo de forma automatizada. Por otra parte, esta modalidad permite acceder a los documentos de la compañía desde cualquier lugar mediante conexión a internet. Otra ventaja de la nube es que los datos de guardan directamente en los servidores cloud, por lo que no es necesario hacer copias de seguridad. La única desventaja de esta modalidad es que si no se dispone de conexión a internet o la central de datos tiene algún fallo, es posible que no se pueda acceder a la información.

 

 

Realiza la comparativa gratuita y encuentra el mejor software de gestión de ficheros

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