¿Qué es un Sistema de Gestión Documental (DMS)? Guía y TOP 4 mejores gestores documentales de 2024

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Los mejores sistemas de Gestión Documental - DMS
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Recursos sobre Software de Gestión Documental:
Índice de contenidos (30)

Digitalización de empresas mediante el software de gestión documental o gestor documental DMS

La transformación digital está redefiniendo la forma en que las empresas operan y compiten en el mercado. Dentro de este cambio, la gestión documental es un factor esencial de la estrategia de digitalización de cualquier organización y en la optimización de sus procesos de negocio.

La gestión documental es mucho más que escanear papel y guardar archivos en un disco duro; abarca la captura, distribución, almacenamiento, seguridad, recuperación y disposición de los documentos. Es una forma de organizar y controlar el flujo de documentos de una empresa, desde su creación hasta su almacenamiento, en un formato que permite un fácil acceso, recuperación y uso.

Para facilitar este proceso utilizamos una solución de gestión documental, también conocido como Document Management System (DMS); un software que permite capturar, almacenar, gestionar y rastrear documentos digitales y registros de información.

Los sistemas DMS pueden manejar una variedad de tipos de documentos, incluyendo facturas, contratos, manuales, registros de empleados, expedientes, solicitudes, etc., y crear filtros de búsqueda efectivos.

 

¿Qué es un sistema de gestión documental y para qué sirve? Digitaliza y organiza tus archivos

Asesorías y despachos profesionales, hoteles, centros médicos, ingenieros, corredurías, agencias de viaje, administraciones públicas, centros educativos, medios de comunicación... El número de empresas que necesitan una correcta digitalizaciónorganización y clasificación de archivos, expedientes y documentos en su actividad diaria es mucho mayor de lo que parece.

Un sistema de gestión documental:

  • Es un programa con el que todo tipo de empresas pueden crear, recibir, clasificar, guardar y buscar documentos digitales de modo eficiente y centralizado desde una única plataforma.
  • Sirve para digitalizar documentos físicos y gestionar documentos digitales, de forma que todo el archivo documental y datos relevantes para el desarrollo del negocio estarán perfectamente organizados y protegidos.
  • Tiene como objetivo ayudar a las empresas a reducir el tiempo y los costes asociados a la gestión de documentos, y a mejorar la eficiencia y la productividad de la entidad en general.
 
Un sistema de gestión documental permite crear, recibir, clasificar, almacenar, buscar y recuperar documentos digitales de un modo eficiente y sencillo.
 
 
La información relativa a la propia empresa, proyectos, trabajos y clientes se estructura automáticamente a través de organigramas o mapas conceptuales que organizan e indexan los datos para recuperarlos y consultarlos en cualquier momento y desde cualquier punto conectado al sistema de gestión documental.
 

Los mejores software de gestión documental (DMS): TOP 4 gestores documentales en 2024

 

1. Exact Synergy DMS: gestor documental eficiente

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Solución de Exact para la digitalización de la empresa, una plataforma colaborativa que integra un gestor de procesos y un sistema de gestión documental.

Exact Synergy DMS digitaliza todos los procesos y la gestión de flujos de trabajo de tu organización, eliminando las barreras entre personas, sistemas y procesos. 

Dispone de plantillas específicas para recursos humanos, gestión de proyectos, ventas, etc.

Gestor documental online, con app móvil, que ofrece una completa visibilidad e integración de cada proceso, ya sean facturas de clientes, dosieres digitales de empleados o control de presupuestos.

Con automatización de tareas, gestión de contenidos y documentos, notificaciones automáticas, intuitiva interfaz, sistema multiidioma y entorno colaborativo para compartir información en timelines y grupos.

 
Exact DMS
 

2. DocuWare: gestor documental simplificado

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Software de gestión documental y automatización de flujos de trabajo para empresas de todos los tamaños y sectores.

DocuWare es una plataforma que se distribuye en pago único o modelo SaaS, y es accesible desde cualquier dispositivo y lugar.

Con este sistema de gestión documental podrás capturar y digitalizar la información y documentos de tu empresa, activar y gestionar flujos de trabajo y facilitar la búsqueda de datos para agilizar la toma de decisiones.

Gracias a su reconocimiento óptico de caracteres (OCR), podrás registrar contenido proveniente de emails, pdf, documentos escaneados, formularios, capturas de móvil documentos ofimáticos.

De esta forma, podrás capturar fácilmente datos de facturas, pedidos, ticktes, contratos, albaranes, etc.

Incluye firma digital, herramientas de colaboración y control de versiones.

 
DocuWare: Software de gestión documental
 

3. Woffu: gestor documental y control de presencia

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Software de gestión documental para recursos humanos con firma digital.

Woffu es una plataforma en la nube con almacenamiento cloud que soluciona con agilidad complejas casuísticas de gestión de personal y facilita la comunicación interna.

Su sistema de gestión documental para compartir documentos facilita el envío de nóminas, justificantes y contratos.

Permite centralizar toda la documentación relacionada con cada empleado, crear carpetas personalizadas y clasificar y categorizar documentos por usuario, departamento, nivel de gestión, etc.

Gracias a su app móvil, facilita el acceso a los documentos desde cualquier lugar.

Woffu se integra con otros programas de la empresa, tiene una gran usabilidad y su equipo de profesionales te acompaña en la puesta en marcha de la plataforma.

 
Woffu gestión documental
 

4. Tickelia: sistema de gestión documental de gastos 

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Software de gestión documental específico para notas de gasto y viajes de empresa. Una solución cloud con app móvil que simplifica y automatiza el proceso de gestión de gastos corporativos.

Con Tickelia se acabó la entrada manual de notas, ya que digitaliza mediante tecnología OCR+ICR los tickets de desplazamientos de empresa, estancias en hoteles, restaurantes, coches de alquiler, gasolina, etc.

El usuario solo tiene que realizar una fotografía del ticket desde la app de Tickelia y ya quedará registrado. Este registro está homologado por la Agencia Tributaria.

Este sistema de gestión documental facilita el control de los gastos de los empleados y el trabajo del departamento financiero.

Cuenta con su propio método de pago inteligente, la tarjeta Visa Tickelia, que se puede configurar con restricciones de acuerdo a la política de gastos de empresa. 

Se integra con otras soluciones de gestión que tenga la compañía.

 
Tickelia gestion documental
 

Otros sistemas de gestión documental que podemos destacar

 

Factorial: gestor documental para recursos humanos

Sistema de gestión documental especialmente diseñado para el departamento de recursos humanos.

Organiza y centraliza de forma online y segura todos los documentos relacionados con la gestión del empleado (nóminas, contratos, bajas, justificantes, DNI, etc.)

El gestor documental de Factorial te permite subir documentos de forma masiva, activar notificaciones y compartir los documentos que necesites con tus empleados.

Gracias a su firma electrónica, agilizarás los trámites laborales, e incluye app móvil. También podrás crear flujos de aprobación automáticos, adjuntar información adicional a los documentos y configurar diferentes permisos.

 
Factorial: gestor documental
 

Juggo Adocum: tu sistema para la gestión documental

Software de gestión documental en la nube desarrollado por Juggo para automatizar y agilizar la digitalización de facturas de proveedores y pedidos.

Contabiliza miles de facturas en minutos, extrae automáticamente los datos contables y los exporta al programa contable o ERP que utilice la empresa.

Dispone de un potente motor de inteligencia artificial y una interfaz muy sencilla e intuitiva, que permite buscar y localizar fácilmente cualquier factura o ticket.

Gracias a sus algoritmos de machine learning, este sistema de gestión documental es capaz de extraer datos en cualquier tipo de archivo.

Adocum realiza un procesamiento inteligente de documentos e integra un sistema OCR para una digitalización rápida y eficaz de los documentos, extraer datos, clasificarlos y automatizar la contabilidad.

 
Juggo: ADcum gestión documental
 

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Preguntas: 1/8

Aplicaciones clave de un software para la gestión de documentos

Un sistema de gestión documental está diseñado para facilitar la gestión de documentos de una organización, desde su creación hasta su eliminación o archivo.

Las principales funciones de un software de gestión documental son:

  • Digitalización y captura de documentos: un gestor documental permite la conversión de documentos físicos en formato digital para su almacenamiento y gestión, y también capturar datos relevantes de documentos electrónicos.
  • Indexación y búsqueda: los sistemas DMS integran herramientas para indexar documentos, asigna etiquetas o metadatos a los documentos para facilitar su búsqueda y recuperación.
     
    • Control de versiones: un gestor documental permite llevar un registro de las diferentes versiones de un documento en tiempo real, así como los cambios realizados.
    • Flujo de trabajo y automatización: automatiza los procesos relacionados con la gestión de documental, como la entrada de datos, la clasificación o la aprobación de documentos.
    • Seguridad: los DMS garantizan la privacidad y protección de la información contenida en los documentos mediante la implementación de medidas de seguridad como acceso por roles o encriptación o protección contra accesos no autorizados.
    • Colaboración: también facilitan la colaboración al permitir a los usuarios compartir, editar y trabajar en documentos de forma simultánea.
     
     

    Innovaciones y tendencias en sistemas de gestión documental DMS

    En los últimos años, los avances tecnológicos han permitido la evolución y mejora de los sistemas de gestión documental, aumentando la automatización de procesos y su eficiencia.

    Gestión documental en la nube: almacenamiento cloud y conectividad

    El cloud computing permite el almacenamiento y gestión de documentos en servidores remotos a los que se accede a través de internet. Esto facilita el acceso a los documentos desde cualquier lugar, sin necesidad de estar físicamente en la ubicación donde se encuentran almacenados. Además, gracias al internet de las cosas, el gestor documental se conecta con impresoras, escáneres o dispositivos móviles para agilizar la captura y gestión de documentos en tiempo real.

    IA en gestión documental: automatización y reconocimiento de voz

    La inteligencia artificial se está integrando en los software de gestión documental para automatizar tareas de clasificación, indexación y búsqueda de documentos, lo que reduce la carga de trabajo y mejora la eficiencia. Gracias a su sistema de procesamiento de lenguaje natural, también permiten realizar el reconocimiento de voz para facilitar la creación y edición de documentos de forma más rápida y eficiente.

    Blockchain: protección documental avanzada

    La tecnología blockchain se está utilizando en los sistemas de gestión documental para garantizar la integridad y autenticidad de los documentos, lo que aumenta la seguridad y reduce el riesgo de fraude.

     

    Componentes y workflow en la gestión documental de las empresas

    Los sistemas de gestión documental soportan diversos formatos de documentos, desde los muy conocidos (XML, PDF, DOC…) a otros más técnicos pero utilizados por determinados sectores empresariales. 

    Reconocimiento óptico de caracteres (OCR)

    Debido a que el papel aún se utiliza en muchos contratos, impresos o informes entre empresas y clientes, una etapa muy importante de la gestión documental es el paso del formato físico al digital para su correcto almacenamiento. Para ello es necesario el escaneo de estos documentos, función que facilitan estos programas y al sistema de reconocimiento óptico de caracteres.

    A través del software de gestión documental se pueden escanear documentos físicos y transformarlos en archivos digitales, aplicando a la imagen generada en este proceso un reconocimiento óptico de caracteres para poder identificar el contenido (fechas, cifras, clientes, productos...) y adaptarlo a los principios de almacenamiento y búsqueda que hayamos fijado en nuestros flujos de trabajo.

     

    Workflow en gestión documental, flujo de trabajo eficiente

    Uno de los componentes fundamentales del sistema de gestión documental es su base de datos, donde se guarda la información siguiendo un orden preestablecido para una sencilla y cómoda recuperación cuando sea necesaria su consulta.

    Los datos y los documentos que vayamos guardando en el gestor documental se estructuran automáticamente en base a una jerarquía que hemos fijado, un flujo de trabajo o workflow. Una de las fases más importantes es, por tanto, definir estos atributos.

    Podemos definir y organizar la información en función de su materia, departamento, prioridad, actividad, participantes, permisos de usuario, fechas o ciclo de vida del documento, por ejemplo. Son las órdenes y atributos que asignamos al programa de gestión documental. 

    De esta forma, la gestión documental es realmente efectiva y funcional para la empresa.

     
     

    Beneficios de un sistema de gestión documental - Document Management System

    1. Ahorrar tiempo a la hora de organizar y buscar la información. Todo se encuentra en una única base de datos perfectamente clasificada. Los empleados pueden buscar y recuperar documentos en segundos.
    2. Automatización y agilización de las tareas administrativas y gestión documental gracias a la creación de flujos de trabajo o workflows. Se reducen además las duplicidades, la pérdida de documentos y facilita la información compartida sin recurrir al uso del papel.
    3. Garantizar una adecuada preservación del patrimonio documental de la empresa y su información más relevante y sensible.
    4. Establecer diferentes ciclos de vida a los documentos (se conservarán o se destruirán en determinado tiempo de un modo seguro y encriptado), ahorrando espacio en nuestros sistema de todo aquello que sirve.
    5. Control de los accesos. Se pueden definir diferentes permisos a los documentos en base a responsabilidades, colaboraciones o áreas de cada usuario.
    6. Ofrecer una gran seguridad a los clientes por el tratamiento de los datos que nos facilitan o la eficacia de nuestros proyectos, mejorando nuestra atención y prestación de servicios, además de poder incluir facilidades como aplicaciones de firma digital.
     

    Funcionalidad del software de gestión documental en despachos legales

    Los despachos profesionales y las asesorías cuentan con un gran volumen de documentos legales y archivos que deben gestionar de forma diaria. Por eso, la gestión de documentos mediante un sistema informático es fundamental para tener el control de toda la información de estas organizaciones. 

    Con un sistema de gestión documental se clasifican cómodamente todos los expedientes sin ocupar espacio en el despacho, y la búsqueda de documentos es mucho más rápida y eficiente.

    Contar con un gestor documental en tu despacho profesional no solo te ayudará a almacenar la información de manera mucho más eficaz, sino que te permitirá:

    • Ofrecer un servicio de mayor calidad a tus clientes.
    • Centralizar el almacenamiento de los documentos de la empresa.
    • Evitar errores y duplicidades.
    • Garantizar el cumplimiento de las normativas vigentes.
    • Elaborar documentos homologados para toda la empresa.
    • Preservar los archivos a lo largo del tiempo y evitar su pérdida.
    • Cumplir con el Sistema de Gestión de la Calidad ISO 9001.
     
    Administrar los expediente y documentos legales de manera eficiente gracias a un sistema de gestión documental supone grandes ventajas competitivas para despachos profesionales y asesorías.
     
     
    Gracias al reconocimiento óptico de caracteres del gestor documental, la imagen creada al escanear un documento es capaz de ser leída digitalmente, identificando qué partes del contenido son datos, para integrarlos al flujo de trabajo o workflow que estructura toda nuestra información digital.
     

    Sectores que necesitan un software de gestión documental DMS

    • Gestión documental para el sector logístico:
      Se caracteriza por generar una gran cantidad de documentos visados o firmados, como por ejemplo, los albaranes. Esta documentación debe ser examinada tanto a la salida como a la hora de su devolución, con el fin de poder corroborar si existen pedidos pendientes, incidencias, reclamaciones o, por lo contrario, todo ha ido según lo previsto. En este caso, un software de gestión documental puede resolver esos problemas que afectan a la eficiencia y eficacia de la empresa.
    • Gestión documental para el sector médico y sanitario:
      Entre los sectores que hace uso del software de gestión documental se encuentra el sanitario. Su uso resulta útil tanto en lo relativo a la relación con los pacientes, como para el uso del personal clínico. En consultas y clínicas existe una enorme cantidad de historial clínico de cada paciente. La rapidez y operatividad del software gestión documental en la localización de los historiales es fundamental.
     
    • Gestión documental para el sector financiero:
      En este sector se llevan a cabo capturas de datos, gestión de intereses, amortizaciones, préstamos, hipotecas, compraventa de activos financieros, etc. No podemos imaginar entidades financieras sin la operatividad del software de gestión documental.
    • Gestión documental para el sector jurídico:
      Este sector requiere de métodos rápidos de consulta, tanto de legislación aplicable a expedientes concretos como de la jurisprudencia sobre el caso en estudio, etc. Un software para abogados incluye un programa de gestión documental.
    • Gestión documental en Administración pública y archivos:
      Si tenemos en cuenta la cantidad de datos que este tipo de instituciones tiene que manejar, almacenar y controlar, un software gestión documental es una ayuda imprescindible.
    • Gestión documental para Centros educativos:
      Expedientes académicos, documentación oficial, certificados, permisos, calificaciones... deben ser perfectamente organizados y clasificados.
     
     

    Elegir un sistema de gestión documental en la nube / on premise

    La modalidad de alojamiento es una de las dudas más frecuentes a la hora de elegir la implantación de un sistema de gestión documental. Aunque la respuesta dependerá de las necesidades de cada empresa y la confidencialidad de sus datos, podemos ver las principales diferencias:

    Gestor documental on premise, control en tus servidores

    Una de las ventajas de almacenar el programa de gestión documental en el servidor local es que proporciona un mayor control del sistema y privacidad de los datos.  Sin embargo, los costes iniciales de implantación y el mantenimiento son muy elevados, así como la infraestructura necesaria en función del volumen de documentos que se trabajan. 

    Con esta modalidad es crucial guardar copias de seguridad para no perder los documentos.

    Gestor documental en la nube, flexibilidad y accesibilidad

    En este caso, la instalación y el mantenimiento del sistema de gestión documental resulta mucho más económica, y las actualizaciones se llevan a cabo de forma automatizada. Por otra parte, esta modalidad permite acceder a los documentos de la compañía desde cualquier lugar mediante conexión a internet. Otra ventaja es que los datos se guardan en servidores remotos, por lo que no es necesario hacer copias de seguridad.

    La única desventaja de la gestión de documental en la nube es que si no se dispone de conexión a internet o la central de datos tiene algún fallo de seguridad, es posible que no se pueda acceder a la información o esta sea vulnerable.

     

    Factores que influyen en el precio de un software de gestión documental

    Desde despachos profesionales a industrias, administraciones públicas, centros educativos, agencias y un largo etcétera necesitan una correcta gestión documental; organización y clasificación de archivos, expedientes y documentos digitales.

    Por eso es tan importante contar con un gestor documental que permita clasificar, etiquetar, almacenar, buscar y recuperar toda esa información de manera eficaz y rápida en una única base de datos. A la hora de analizar el precio de un software de gestión documental, es importante señalar que su ROI o retorno de la inversión es muy alto y se mantiene a largo plazo.

    ¿De qué factores depende el precio de un software de gestión documental para tu empresa y que tipos de coste te encontrarás?

    • Espacio de almacenamiento. Cuanto mayor espacio de almacenamiento ofrezca el gestor documental, mayor puede ser su precio. Debido al avance tecnológico, los ordenadores y centros de datos cada vez soportan mayor capacidad en gestión documental.
     
    • Número de usuarios. El coste de un sistema de gestión documental también puede variar por el número de usuarios. Hay software cuyas licencias tienen un coste determinado según el número de usuarios que va a hacer uso del sistema en cuestión. Ten en cuenta en número de empleados o de administrativos que hay en la empresa que van a dar uso del programa.
    • Sistema on premise o en la nube. El precio de un software de gestión documental se ha ido reduciendo mucho gracias al avance del cloud computing. Mientras los gestores documentales on premise almacenan los datos en los propios servidores de la empresa, lo que puede dar mayor confidencialidad, los que se alojan en la nube se archivan en servidores externos, de terceras empresas, pero a cambio son muchos más ligeros y ofrecen la posibilidad SaaS, donde se paga en función de las necesidades de cada momento, sin inversión inicial.
    • Herramientas y funcionalidades. El precio o ROI de un software de gestión documental también dependerá de las funcionalidades que ofrezca, como definición de permisos y niveles de seguridad, firma biométrica, reconocimiento óptico de caracteres, automatización de metadatos, etc.
     
     
    Capacidad de almacenamiento, número de usuarios, opción de reconocimiento óptico de caracteres... son muchos los factores que influyen en el precio de un software de gestión documental.
     

    Integración del sistema de gestión documental con otras herramientas

    En el mundo empresarial actual, la eficiencia y la optimización son esenciales para mantenerse competitivo. Una de las formas más efectivas de lograrlo es a través de la integración de sistemas. Los software de gestión documental no son una excepción y, cuando se integran con otras herramientas empresariales, pueden transformar la forma en que una empresa opera.

    • Al integrar un sistema de gestión documental con un software CRM o sistema ERP las empresas pueden tener una visión unificada de sus clientes. Por ejemplo, un representante de ventas puede acceder fácilmente a todos los documentos relacionados con un cliente específico, desde contratos hasta comunicaciones por correo electrónico, todo desde una única plataforma.
    • Los documentos relacionados con pedidos, facturación o gestión de clientes pueden ser automáticamente almacenados y categorizados en el sistema de gestión documental, eliminando la necesidad de ingreso manual y reduciendo errores.
    • Las facturas, recibos y otros documentos financieros pueden ser escaneados y automáticamente cargados en el software de contabilidad, asegurando que todos los documentos estén contabilizados y reduciendo el tiempo de procesamiento.
    • Al tener sistemas de gestión que se comunican entre sí, se eliminan muchas tareas repetitivas, lo que permite a los empleados centrarse en tareas más estratégicas.
     

    Guía para implementar con éxito un gestor documental

     

    Selección del software de gestión documental adecuado

    Lo primero es evaluar las necesidades de tu negocio y los requisitos del software. Hay algunos factores que deberías considerar:

    • Tamaño de la empresa: una pyme puede necesitar un sistema más sencillo, mientras que una gran empresa deberá decantarse por un software más robusto con características avanzadas.
    • Presupuesto: Considera tu presupuesto. Como hemos visto, los sistemas de gestión documental pueden variar en precio.
    • Características del gestor documental: Asegúrate de que el software de gestión documental tenga las funcionalidades que buscas y que cubra tus necesidades de seguridad: ¿Quién necesita acceso a los documentos y cómo deberían acceder a ellos? 
    • Tipo y volumen de documentos: ¿Trabajas con documentos de texto, imágenes, PDF, emails o una combinación de estos? ¿Cuántos documentos recibe tu empresa cada día? Un gestor documental debe manejar el tipo y volumen de documentos de tu día a día.
    • Facilidad de uso e integración: El software de gestión documental debe ser fácil de usar para todos en tu empresa e integrarse con otras aplicaciones para generar un flujo de trabajo fluido.
    • Soporte y formación: Asegúrate de que el proveedor del software de gestión documental ofrezca un buen soporte y formación.
     

    Puesta en marcha del sistema de gestión documental DMS

    Una vez que hayas seleccionado el mejor software de gestión documental, el siguiente paso es implementarlo en tu empresa. Aquí hay algunos aspectos a tener en cuenta:

    • Preparación de los datos: Antes de poder implementar el sistema de gestión documental, es posible que necesites preparar tus datos. Esto puede incluir la digitalización de documentos físicos, la limpieza de datos, la organización de documentos, etc.
    • Configuración del sistema: A continuación, necesitarás configurar el sistema de gestión documental, como los controles de acceso y seguridad, las reglas de flujo de trabajo, etc.
    • Integración con otros sistemas: Como mencionamos, es probable que tu empresa ya utilice una variedad programas de gestión.
    • Formación de los empleados: Una vez que el sistema de gestión documental esté configurado e integrado, necesitarás formar a tus empleados en cómo usarlo para que todos se sientan cómodos y competentes con el sistema, y así se use de manera eficiente.
     
     

    Comparativa personalizada: cómo elegir el mejor software de gestión documental

    Como has podido comprobar, encontrar el mejor software de gestión documental para tu empresa no es tan sencillo como parece. ¿Cómo elegir el mejor programa para tu tipo de negocio? Para eso está SoftDoit, la primera consultora online en España de software empresarial.

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