TOP 8: los mejores sistemas de gesti贸n documental para organizar ficheros, archivos y expedientes

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驴Qu茅 es un sistema de gesti贸n documental o DMS? Funciones principales

Asesor铆as y despachos profesionales, hoteles, centros m茅dicos, arquitectos e ingenieros, corredur铆as, agencias de viaje, administraciones p煤blicas, centros educativos, medios de comunicaci贸n.... El n煤mero de empresas que necesitan una correcta organizaci贸n y clasificaci贸n de archivos, expedientes聽 y documentos para desarrollar de manera 贸ptima su negocio es mucho mayor de lo que parece. Por eso los sistema de gesti贸n documental (DMS -聽Document Management System) son tan importantes para el buen funcionamiento de determinadas compa帽铆as.

Con un sistema de gesti贸n documental, todo tipo de empresas pueden crear, recibir, clasificar, guardar y buscar documentos digitales de un modo eficiente y pr谩ctico desde una 煤nica base de datos.

De esta forma, facturas, presupuestos, expedientes, solicitudes o proyectos se pueden organizar y compartir c贸modamente, creando filtros de b煤squeda por los campos m谩s efectivos para nuestro tipo de negocio. Todo nuestro archivo documental y datos relevantes para el desarrollo del negocio estar谩n perfectamente gestionados y protegidos.

Un sistema de gesti贸n documental permite crear, recibir, clasificar, almacenar, buscar y recuperar documentos digitales de un modo eficiente y sencillo.
La informaci贸n relativa a la propia empresa, proyectos, trabajos y clientes se estructura autom谩ticamente a trav茅s de organigramas o mapas conceptuales que organizan e indexan los datos para recuperarlos y consultarlos en cualquier momento y desde cualquier punto conectado al sistema de gesti贸n documental.

Los mejores sistemas de聽gesti贸n documental: nuestro TOP 8 para este聽2020

OpenKMVisitar Web

Software de gesti贸n documental de c贸digo libre que agiliza el flujo de trabajo de manera eficiente al mismo tiempo que garantiza la protecci贸n de datos.

Permite controlar todo el ciclo de vida de los documentos, e incluye funciones de catalogaci贸n y captura de metadatos autom谩tica, colaboraci贸n entre usuarios, b煤squeda y previsualizaci贸n avanzada, definici贸n de permisos y niveles de seguridad.

Muy f谩cil de usar para todos los empleados, incrementa la productividad, mejora las acciones comerciales y facilita la creaci贸n de conocimiento y la toma de decisiones.

Cumple con la normativa legal vigente de actividades de archiv铆sticas, de auditor铆a y supervisi贸n, proporciona protecci贸n y apoyo en litigios, garantiza la continuidad en caso de cat谩strofe y documenta las actividades de investigaci贸n y desarrollo.

OpenKM

Serhs Serveis: DOCUGestionaVisitar Web

Software de gesti贸n que permite tener la documentaci贸n de la empresa bajo control, con toda la informaci贸n identificada y localizada, as铆 como almacenada en un entorno seguro. Negocios sin papeles con ahorro de materiales y de equipamiento de impresi贸n.

Permite visualizar, firmar y validar documentos en tiempo real a trav茅s de su aplicaci贸n de firma biom茅trica y certificada, adem谩s de descargar de manera masiva documentos en caso de posibles inspecciones. Optimiza tu departamento de RRHH para dedicarte a las personas de tu empresa y libera espacio de archivo laboral.

Soluci贸n SaaS de pago por uso, sin inversi贸n inicial. Con m贸dulos disponibles de gesti贸n laboral, gesti贸n fiscal, Portal del empleado, gesti贸n de tiempo y gesti贸n de gastos.

Serhs Serveis: DOCUGestiona

Micronet: Knosys EnterpriseVisitar Web

Software de gesti贸n documental que permite procesar un gran volumen de informaci贸n y optimiza la gesti贸n de textos y documentos multimedia.

Aumenta la productividad automatizando la importaci贸n de la informaci贸n y su indexaci贸n para lograr mayor agilidad en los procesos y evitar posibles errores, adem谩s de mejorar la comunicaci贸n entre equipos de trabajo por la facilidad de compartir archivos

Dispone de un potente motor de b煤squeda que hace que la localizaci贸n de datos sea r谩pida y sencilla, con opci贸n para indexar y actualizar datos en tiempo real.

Micronet: Knosys Enterprise

Addingplus: CoordinaplusVisitar Web

Software en la nube para gestionar el flujo de documentaci贸n de Prevenci贸n de Riesgos Laborales (PRL) derivada de la Coordinaci贸n de Actividades Empresariales (CAE).

Plataforma de alto rendimiento de f谩cil uso e intuitiva, muy 煤til para sectores como alimentaci贸n y bebidas, industria y manufactura, construcci贸n, obras e instalaciones, retail, inmobiliaria, servicios, log铆stica, transporte y distribuci贸n.

Optimiza la gesti贸n de contratas y subcontratas, desapareciendo el riesgo con trabajadores en instalaciones de terceros, y cumple con la legislaci贸n vigente en todo momento.

Valida autom谩ticamente documentos
, reduciendo los tiempos de respuesta, y emite notificaciones de incidencias de campo.

Addingplus: Coordinaplus

KYOCERA: MyDOCument EnterpriseVisitar Web

Soluci贸n para digitalizar, recuperar y gestionar documentaci贸n. Procesa autom谩ticamente los archivos, realiza agrupaciones, evita duplicados y descarga o env铆a por correo electr贸nico cualquier archivo.

Establece flujos de trabajo
de modo que los documentos pasen de trabajador en base a los procesos establecidos y facilita la localizaci贸n de datos.

Se integra con sistemas ERP para facilitar el intercambio de informaci贸n y aplicaci贸n de Business Intelligence para ver el tiempo de gesti贸n de cada documento, medir la eficacia de los procesos y comprobar el estado de cada uno de ellos.

Virtual Software: ScanciaVisitar Web

Sistema de digitalizaci贸n y automatizaci贸n de procesos de negocio basado en el Reconocimiento 脫ptico de Caracteres (OCR)

Es capaz de recibir im谩genes multip谩gina desde esc谩ner, email o carpetas, agruparlas en documentos hasta por ocho criterios distintos y despu茅s enviarlas a una servidor OCR en la nube o instalado en el cliente.

Evita la mayor铆a de errores en la grabaci贸n de datos de la empresa y aumenta la productividad y la eficacia del departamento de administraci贸n.

Automatiza procesos repetitivos
, como procesado de ficheros de datos, informes con cruce de varias fuentes, env铆o de documentaci贸n, grabaci贸n de datos que est谩n en papel y copias de seguridad.

Kizeo FormsVisitar Web

Soluci贸n m贸vil que digitaliza todos procesos empresariales, tanto administrativos como operacionales, para simplificar el trabajo diario, aumentar la productividad del equipo y el ahorro de tiempo y costes.

Se basa en dos herramientas: su plataforma web para el manejo de datos, creaci贸n de formularios digitales y difusi贸n autom谩tica de la informaci贸n, y su app m贸vil para recabar datos sobre el terreno en tiempo real, incluso sin conexi贸n a internet.

Permite automatizar la recopilaci贸n, registro y env铆o de datos en el terreno desde el m贸vil o la tablet a trav茅s de sus formularios din谩micos con campos inteligentes, geolocalizaci贸n, c贸digo de barras, firma electr贸nica, c谩lculos, fotos, tablas...

Soluci贸n f谩cil e intuitiva con funciones de creaci贸n y env铆o de reportes, asignaci贸n de tareas, an谩lisis de datos capturados y la integraci贸n con otros sistemas (ERP, CRM...).

Kizeo Forms

Caltico Consulting: Microsoft SharePointVisitar Web

Soluci贸n de gesti贸n documental sencilla y adaptable que permite compartir los documentos con clientes, proveedores y equipo de trabajo.

Basada en SharePoint de Microsoft,
almacena, organiza y controla todos los documentos de tu empresa para agilizar las tareas administrativas de una organizaci贸n.

Permite controlar el versionado de cada documento, establecer acceso seguros, establecer buscador de informaci贸n, realizar copias de seguridad, ofrecer escalabilidad y mejorar los flujos de trabajo.

Caltico Consulting: Microsoft SharePoint

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Etapas, componentes y workflow documental

Los sistemas de gesti贸n documental soportan diversos formatos de documentos, desde los muy conocidos (XML, PDF, DOC鈥) a otros m谩s t茅cnicos pero utilizados por determinados sectores empresariales.聽

Reconocimiento 贸ptico de caracteres

Debido a que el papel a煤n se utiliza en muchos contratos, impresos o informes entre empresas y clientes, una etapa muy importante de la gesti贸n documental es el paso del formato f铆sico al digital para su correcto almacenamiento. Para ello es necesario el escaneo de estos documentos, funci贸n que facilitan estos programas y al sistema de聽reconocimiento 贸ptico de caracteres.

A trav茅s del software de gesti贸n documental聽se pueden escanear documentos f铆sicos y transformarlos en archivos digitales, aplicando a la imagen generada en este proceso un reconocimiento 贸ptico de caracteres para poder identificar el contenido聽(fechas, cifras, clientes, productos..) y聽adaptarlo a los principios de almacenamiento y b煤squeda que hayamos fijado en nuestros flujos de trabajo.

Flujo de trabajo o workflow

Uno de los componentes fundamentales del sistema de gesti贸n documental es su base de datos, donde se guarda la informaci贸n siguiendo un orden preestablecido para una sencilla y c贸moda recuperaci贸n cuando sea necesaria su consulta.

Los datos y los documentos que vayamos guardando en el programa se estructuran autom谩ticamente en base a una jerarqu铆a que hemos fijado, un flujo de trabajo o workflow. Una de las fases m谩s importantes es, por tanto, definir estos atributos.

Podemos definir y organizar la informaci贸n en funci贸n de su materia, departamento, prioridad, actividad, participantes, permisos de usuario, fechas o ciclo de vida del documento, por ejemplo. 脫rdenes y atributos que asignamos al programa. De esta forma, la gesti贸n documental es realmente efectiva y funcional para la empresa.

Principales beneficios y ventajas de implantar un sistema de gesti贸n documental

  1. Ahorro de tiempo a la hora de organizar y buscar la informaci贸n. Todo se encuentra en una 煤nica base de datos perfectamente clasificada.
  2. Automatizaci贸n y agilizaci贸n de las tareas administrativas y gesti贸n documental gracias a la creaci贸n de flujos de trabajo o workflows. Se reducen adem谩s las duplicidades, la p茅rdida de documentos y facilita la informaci贸n compartida sin recurrir al uso del papel.聽
  3. Garantizar una adecuada preservaci贸n del patrimonio documental de la empresa y su informaci贸n m谩s relevante y sensible.
  4. Establecer diferentes ciclos de vida a los documentos (se conservar谩n o se destruir谩n en determinado tiempo de un modo seguro y encriptado), ahorrando espacio en nuestros sistema de todo aquello que sirve.
  5. Control de los accesos. Se pueden definir diferentes permisos a los documentos en base a responsabilidades, colaboraciones o 谩reas de cada usuario.聽
  6. Ofrecer una gran seguridad a los clientes por el tratamiento de los datos que nos facilitan o la eficacia de nuestros proyectos, mejorando nuestra atenci贸n y prestaci贸n de servicios, adem谩s de poder incluir facilidades como la firma digital.
Principales beneficios y ventajas de implantar un sistema de gesti贸n documental

El software de gesti贸n documental (DMS)聽en despachos legales y profesionales

Los despachos profesionales y las asesor铆as cuentan con un gran volumen de documentos legales y archivos que deben gestionar de forma diaria. Por eso, la gesti贸n de documentos mediante un sistema inform谩tico es fundamental para tener el control de toda la informaci贸n de estas organizaciones.聽

Gracias a un sistema de gesti贸n documental se clasifican c贸modamente todos los expedientes sin ocupar espacio en el despacho y la b煤squeda de documentos聽es mucho m谩s r谩pida y eficiente.

Contar con un software para gestionar los documentos de tu despacho profesional no solo te ayudar谩 a almacenar la informaci贸n de manera mucho m谩s eficaz, sino que te permitir谩:

  • Ofrecer un servicio de mayor calidad a tus clientes.
  • Centralizar el almacenamiento de todos los聽documentos de la empresa.
  • Evitar errores y duplicidades.
  • Garantizar el cumplimiento de las normativas de seguridad vigentes.
  • Elaborar documentos homologados para toda la empresa.
  • Preservar los archivos a lo largo del tiempo y evitar su p茅rdida.
  • Cumplir con el Sistemas de Gesti贸n de la Calidad ISO 9001.
Administrar los expediente y documentos legales聽de manera eficiente gracias a un sistema de gesti贸n documental聽supone grandes ventajas competitivas para despachos profesionales y asesor铆as.
Gracias al reconocimiento 贸ptico聽de caracteres,聽 la imagen creada al escanear un documento es capaz de ser le铆da digitalmente, definiendo qu茅 partes del contenido son datos, para integrarlos y almacenarlos de acuerdo al flujo de trabajo o workflow preestablecido que estructura toda nuestra informaci贸n digital.

Sectores empresariales聽que m谩s necesitan el software de gesti贸n documental

  • Sector log铆stico:
    Se caracteriza por generar una gran cantidad de documentos visados o firmados, como por ejemplo, los albaranes. Esta documentaci贸n debe ser examinada tanto a la salida como a la hora de su devoluci贸n, con el fin de poder corroborar si existen pedidos pendientes, incidencias, reclamaciones o, por lo contrario, todo ha ido seg煤n lo previsto.聽En este caso, un software de gesti贸n documental puede resolver esos problemas que afectan a la eficiencia y eficacia de la empresa.
  • Sector m茅dico y聽sanitario:
    Entre los sectores que hace uso del software de gesti贸n documental se encuentra el sanitario. Su uso resulta 煤til tanto en lo relativo a la relaci贸n con los pacientes, como para el uso del personal cl铆nico. En consultas y cl铆nicas聽existe una enorme cantidad de historial cl铆nico de cada paciente.聽La rapidez y operatividad del software gesti贸n documental en la localizaci贸n de los historiales es fundamental.
  • Sector financiero:
    En este sector se llevan a cabo capturas de datos, gesti贸n de intereses, amortizaciones, pr茅stamos, hipotecas, compraventa de activos financieros, etc. No podemos imaginar, en nuestros mercados, unos organismos y empresas financieras sin la operatividad que les proporciona el software gesti贸n documental.
  • Sector jur铆dico:
    Como ya hemos visto, este sector requiere de m茅todos r谩pidos de consulta, tanto de legislaci贸n aplicable a expedientes concretos como de la jurisprudencia sobre el caso en estudio, etc. Un software gesti贸n documental se convierte en un gran aliado.
  • Bibliotecas y Archivos:
    Si tomamos en cuenta la cantidad de datos que este tipo de instituciones tiene que manejar, almacenar y controlar, llegaremos f谩cilmente a la conclusi贸n de que un software gesti贸n documental ser谩 una ayuda imprescindible.
  • Centros educativos, institutos y universidades:
    Expedientes acad茅micos,聽documentaci贸n oficial, certificados, permisos, calificaciones... deben ser perfectamente organizados y clasificados.

Sistema de gesti贸n documental 驴on premise o en la nube?

La modalidad de alojamiento es una de las dudas m谩s frecuentes a las hora de implantar una soluci贸n de gesti贸n documental. Aunque la respuesta depender谩 de las necesidades de cada empresa y del valor confidencial de sus datos, podemos ver las principales diferencias entre ambas modalidades:

En los servidores internos, on premise

Una de las ventajas de almacenar el software en el servidor local es que proporciona un mayor control del sistema y privacidad de los datos.聽

Sin embargo, los costes iniciales de implantaci贸n y el mantenimiento son muy elevados, as铆 como la infraestructura necesaria en funci贸n del volumen de documentos que se trabajan. Con esta modalidad es crucial guardar copias de seguridad para no perder los documentos.

En la nube,聽cloud computing

En este caso, la instalaci贸n y el mantenimiento del sistema resulta mucho m谩s econ贸mica, y las actualizaciones se llevan a cabo de forma automatizada.聽

Por otra parte, esta modalidad permite acceder a los documentos de la compa帽铆a desde cualquier lugar mediante conexi贸n a internet. Otra ventaja es que los datos de guardan en servidores remotos, por lo que no es necesario hacer copias de seguridad.聽

La 煤nica desventaja de esta es que si no se dispone de conexi贸n a internet o la central de datos tiene alg煤n fallo de seguridad, es posible que no se pueda acceder a la informaci贸n o esta sea vulnerable.

Conoce cu谩l es el software de gesti贸n documental que mejor se adapta a tu empresa

En el proceso de selecci贸n de un gestor documental la empresa debe conocer en profundidad qu茅 tipo de documentos o archivos manejan, su volumen, caracter铆sticas de sus clientes.. y realizar una elecci贸n consecuente.聽La oferta de sistemas de gesti贸n empresarial es muy amplia, por eso desde SoftDoit queremos ayudarte a que encuentres a la primera, sin malgastar tiempo ni dinero, el mejor software para tu empresa.

Tan solo rellena el formulario que aparece en esta misma p谩gina con los requisitos y el perfil de tu organizaci贸n. Nuestro comparador gratuito analizar谩 cientos de soluciones y seleccionar谩 aquellas que respondan a las necesidades de tu empresa. Llegar谩s hasta un ranking neutral y personalizado con los mejores sistemas de gesti贸n documental acorde a tus caracter铆sticas. 隆No tardar谩s ni un minuto en rellenarlo!