Qué es la Gestión Documental y su importancia en las empresas

¿Qué es la gestión documental?

La gestión documental es el proceso de almacenar, organizar, administrar y recuperar documentos de manera eficiente dentro de una empresa.

Está formada por el conjunto de prácticas y herramientas que permiten controlar todo el ciclo de vida de los documentos, desde su creación hasta su almacenamiento final o eliminación. Esto incluye tareas como la captura de datos, la clasificación de la información, su archivo, búsqueda y recuperación. Gracias a los mejores software de gestión documental, podemos automatizar y agilizar el proceso.

Su objetivo es garantizar que la información esté siempre accesible, segura y actualizada, y la digitalización de archivos es su pilar fundamental.

En el entorno empresarial, gestionar adecuadamente los documentos es el primer paso para optimizar los flujos de trabajo internos, facilitar la colaboración entre equipos y garantizar el cumplimiento de normativas relacionadas con la protección de datos.

 

Encuentra SIN COSTE el mejor Software de Gestión Documental para tu empresa

Preguntas: 1/8

Importancia de la gestión documental para las empresas

La gestión documental supone un cambio hacia una forma de trabajo más ágil y orientada al futuro. Su implementación es clave para mantenerse competitivo en el mercado actual.

  • Mejora la productividad: Ahorra tiempo a la hora de organizar y buscar la información. Todo se encuentra en una única base de datos perfectamente clasificada. Los empleados pueden buscar y recuperar documentos en segundos.
  • Agiliza las tareas administrativas: Gracias a la creación de flujos de trabajo o workflows, los procesos documentales se automatizan, se reducen las duplicidades y la pérdida de documentos.
  • Garantiza la seguridad: Los sistemas digitalizados de gestión documental ofrecen niveles avanzados de encriptación y control de accesos para proteger datos sensibles. Establecen diferentes ciclos de vida a los documentos, que se conservarán o se destruirán de modo seguro.
  • Facilita la colaboración: La centralización de documentos en plataformas digitales permite que equipos en diferentes ubicaciones trabajen sobre los mismos archivos en tiempo real.
  • Cumple con regulaciones: Ayuda a mantener un registro preciso y ordenado, necesario para auditorías y para cumplir con normativas RGPD.
 

Qué es la gestión documental: etapas

Reconocimiento óptico de caracteres (OCR)

Debido a que el papel aún se utiliza en muchos contratos, impresos o informes entre empresas y clientes, una etapa muy importante de la gestión documental es el paso del formato físico al digital para su correcto almacenamiento. 

Para ello es necesario el escaneo de estos documentos, función que facilitan lo programas con reconocimiento óptico de caracteres (OCR, Optical Character Recognition).

De esta forma, se pueden escanear documentos físicos y transformarlos en archivos digitales, aplicando a la imagen generada en este proceso un reconocimiento óptico de caracteres para poder identificar el contenido (fechas, cifras, clientes, productos...) y adaptarlo a los principios de almacenamiento y búsqueda que hayamos fijado en nuestros flujos de trabajo.

 

Workflow: flujo de trabajo eficiente

Uno de los componentes fundamentales de la gestión documental es su base de datos, donde se guarda la información siguiendo un orden preestablecido para una sencilla y cómoda recuperación.

Los datos y los documentos que vayamos guardando en el gestor documental se estructuran automáticamente de acuerdo a una jerarquía que hemos fijado: un flujo de trabajo o workflow

Una de las fases más importantes es, por tanto, definir estos atributos.

Podemos definir y organizar la información en función de su materia, departamento, prioridad, actividad, participantes, permisos de usuario, fechas o ciclo de vida del documento, por ejemplo.

De esta forma, la gestión documental es realmente efectiva y funcional para la empresa.

 
 

Tipos de gestión documental

On premise

Una de las ventajas de almacenar la gestión documental en el servidor local es que proporciona un mayor control del sistema y privacidad de los datos. Sin embargo, los costes iniciales de implantación y el mantenimiento son elevados, así como la infraestructura necesaria en función del volumen de documentos que se trabajan. Con esta modalidad es crucial guardar copias de seguridad para no perder los documentos.

En la nube

En este caso, la instalación y el mantenimiento del sistema resulta mucho más económica, y las actualizaciones se llevan a cabo de forma automatizada. Por otra parte, esta modalidad permite acceder a los documentos desde cualquier lugar mediante conexión a internet. Otra ventaja es que los datos se guardan en servidores remotos, por lo que no es necesario hacer copias de seguridad. 

La única desventaja de la gestión de documental en la nube es que si no se dispone de conexión a internet o la central de datos tiene algún fallo de seguridad, es posible que no se pueda acceder a la información o esta sea vulnerable.

     
    Lluís Soler GomisLluís Soler GomisCofundador y Director de negocio en SoftDoit

    Director de negocio y cofundador de la compañía, es un barcelonés que se ha ganado a pulso su gran reconocimiento en el sector del eBusiness debido a la multitud de iniciativas y empresas que ha creado desde 2005.

    Aporta su energética lucha por crear una gran compañía y sus habilidades para la comercialización, el trato humano y el marketing directo. Autor del libro "Pyme minimalista", publicado en 2022.

        
     
    Si quieres estar al día en gestión empresarial,
    apúntate a nuestra newsletter semanal