
En este artículo te explicamos qué es la gestión documental, sus aplicaciones y beneficios, cómo integrarla en tu flujo de trabajo y cómo puedes mejorar su eficiencia.
La gestión documental es el proceso de almacenar, organizar, administrar y recuperar documentos de manera eficiente dentro de una empresa.
Está formada por el conjunto de prácticas y herramientas que permiten controlar todo el ciclo de vida de los documentos, desde su creación hasta su almacenamiento final o eliminación. Esto incluye tareas como la captura de datos, la clasificación de la información, su archivo, búsqueda y recuperación. Gracias a los mejores software de gestión documental, podemos automatizar y agilizar el proceso.
Su objetivo es garantizar que la información esté siempre accesible, segura y actualizada, y la digitalización de archivos es su pilar fundamental.
En el entorno empresarial, gestionar adecuadamente los documentos es el primer paso para optimizar los flujos de trabajo internos, facilitar la colaboración entre equipos y garantizar el cumplimiento de normativas relacionadas con la protección de datos.
La gestión documental supone un cambio hacia una forma de trabajo más ágil y orientada al futuro. Su implementación es clave para mantenerse competitivo en el mercado actual.
Debido a que el papel aún se utiliza en muchos contratos, impresos o informes entre empresas y clientes, una etapa muy importante de la gestión documental es el paso del formato físico al digital para su correcto almacenamiento.
Para ello es necesario el escaneo de estos documentos, función que facilitan lo programas con reconocimiento óptico de caracteres (OCR, Optical Character Recognition).
De esta forma, se pueden escanear documentos físicos y transformarlos en archivos digitales, aplicando a la imagen generada en este proceso un reconocimiento óptico de caracteres para poder identificar el contenido (fechas, cifras, clientes, productos...) y adaptarlo a los principios de almacenamiento y búsqueda que hayamos fijado en nuestros flujos de trabajo.
Uno de los componentes fundamentales de la gestión documental es su base de datos, donde se guarda la información siguiendo un orden preestablecido para una sencilla y cómoda recuperación.
Los datos y los documentos que vayamos guardando en el gestor documental se estructuran automáticamente de acuerdo a una jerarquía que hemos fijado: un flujo de trabajo o workflow.
Una de las fases más importantes es, por tanto, definir estos atributos.
Podemos definir y organizar la información en función de su materia, departamento, prioridad, actividad, participantes, permisos de usuario, fechas o ciclo de vida del documento, por ejemplo.
De esta forma, la gestión documental es realmente efectiva y funcional para la empresa.
Una de las ventajas de almacenar la gestión documental en el servidor local es que proporciona un mayor control del sistema y privacidad de los datos. Sin embargo, los costes iniciales de implantación y el mantenimiento son elevados, así como la infraestructura necesaria en función del volumen de documentos que se trabajan. Con esta modalidad es crucial guardar copias de seguridad para no perder los documentos.
En este caso, la instalación y el mantenimiento del sistema resulta mucho más económica, y las actualizaciones se llevan a cabo de forma automatizada. Por otra parte, esta modalidad permite acceder a los documentos desde cualquier lugar mediante conexión a internet. Otra ventaja es que los datos se guardan en servidores remotos, por lo que no es necesario hacer copias de seguridad.
La única desventaja de la gestión de documental en la nube es que si no se dispone de conexión a internet o la central de datos tiene algún fallo de seguridad, es posible que no se pueda acceder a la información o esta sea vulnerable.