Optimiza la gestión de archivos con un Software de digitalización de documentos

La transformación digital ha obligado a muchas empresas a modernizarse y empezar a cambiar sus técnicas de trabajo. Por eso, muchas compañías han dejado de utilizar el papel y han implantado herramientas tecnológicas específicas para administrar documentos. Un software de digitalización de documentos es una solución que permite almacenar y gestionar todo tipo de archivos en formato digital.  Este sistema proporciona múltiples beneficios que te ayudarán a optimizar los procesos internos de tu compañía.

 
 
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¿En qué consiste la digitalización de documentos?

La digitalización de documentos es un proceso tecnológico que consiste en convertir documentos físicos a formato digital mediante diferentes técnicas como el escáner.  El principal objetivo que persiguen las organizaciones que aplican esta metodología es ahorrar tiempo, reducir espacio de almacenamiento y gestionar la información de manera más eficiente.

 

¿Qué es un software de digitalización de documentos?

Un software de digitalización de documentos es una herramienta tecnológica que sirve precisamente para transformar el contenido de documentos de carácter físico, en imágenes y archivos digitales. Esta solución permite administrar y organizar la información de la empresa de forma más óptima. Además, al gestionar todos los archivos de forma centralizada, esta solución permite reducir el tiempo de búsqueda de documentos e incrementar la productividad de la organización.

 

Un software de digitalización de documentos simplifica la gestión y la clasificación de la información en la empresa.

 

Conoce las características de una solución para digitalizar archivos

Tal como hemos comentado antes, un software de digitalización de documentos es una aplicación que sirve para convertir la información contenida en archivos tangibles, en imágenes y documentos digitales. Algunas de las principales funcionalidades de un programa de transformación de archivos son las siguientes:

  • Transformar documentos en papel y otros formatos físicos en archivos digitales de manera ágil y sencilla.
  • Organizar los documentos por categorías en función de sus características.
  • Automatizar la importación del contenido desde carpetas o cuentas de correo electrónico.
  • Importar archivos e imágenes en diferentes formatos como JPG, PDF o XML.
  • Hacer un seguimiento del proceso de captura de documentos en cada una de sus fases y controlar su calidad.
  • Eliminar páginas en blanco que sean innecesarias para ahorrar espacio.
  • Transformar múltiples documentos distintos de forma simultánea.
  • Comprimir los archivos y protegerlos mediante una contraseña.
  • Asignar diferentes permisos de acceso a los documentos para cada usuario.
  • Localizar los archivos de forma más rápida aplicando diferentes filtros.
 

Principales beneficios de un programa de captura de documentos

 

Digitalizar documentos puede conllevar un gran ahorro de tiempo y dinero, ya que simplifica la gestión diaria de la información en la empresa. La mayoría de compañías trabajan con una gran cantidad de datos, por lo que tener toda la información en formato digital y bien organizada supone una gran ventaja competitiva para cualquier negocio. Estos son algunos de los beneficios más señalados que proporciona un software de digitalización de documentos:

  • Evitar la aparición de errores de forma considerable, al reducir las operaciones manuales y mecanizar la mayoría de procesos.
  • Optimizar el espacio de almacenamiento al eliminar las páginas sobrantes.
  • Ordenar la información de manera más eficiente y mejorar los flujos de trabajo.
  • Garantizar la seguridad de los documentos confidenciales de la empresa.
  • Compartir los archivos con el resto del equipo para trabajar de manera conjunta.
 
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¿Cómo funciona el proceso de digitalizar documentos?

La digitalización de documentos puede variar en función de las características de propias de cada software de gestión. Pero por lo general, este proceso consta de las siguientes fases:

  1. Estructurar la información: El primer paso es agrupar toda la información y seleccionar los documentos a convertir, así como eliminar los elementos que no sean necesarios.
  2. Lectura del contenido: En segundo lugar se realiza una lectura (mediante escáner por ejemplo) de los documentos para pasarlos a formato digital.
  3. Conversión de los documentos: El siguiente paso es transformar el contenido y crear un documento en formato digital.
  4. Almacenamiento: Una vez digitalizado el archivo, es necesario almacenarlo y clasificarlo de forma correcta para facilitar su búsqueda o consulta en el futuro.
  5. Supervisión de la calidad: Finalmente, se realiza un control de calidad de los archivos para garantizar que la información se ha transformado de forma óptima.

 

Una vez finalizado el proceso de digitalización, el siguiente paso que suelen seguir la mayoría de empresas es realizar la destrucción de los documentos en papel de manera segura. De este modo, las compañías son capaces de garantizar la protección de los datos confidenciales una vez almacenados en formato digital. Asimismo, muchas empresas optan por hacer una copia de seguridad de los documentos digitalizados, para evitar la pérdida de la información en caso de que los archivos sean eliminados.

 

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Como puedes comprobar, un software de digitalización de documentos simplifica la conversión y el procesamiento de contenido en formato digital. Si quieres averiguar cuál es el programa de captura de archivos que más se adapta a las necesidades de tu compañía, deja que nosotros te ayudemos.

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