Software de Digitalización de documentos y captura de datos:  información perfectamente almacenada y clasificada

 
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La importancia de agrupar la información de la empresa en formato digital

La transformación digital ha obligado a muchas empresas a modernizarse y empezar a cambiar sus técnicas de trabajo. Muchas compañías ya han dejado de utilizar el papel y han implantado herramientas tecnológicas específicas para administrar documentos.

La mayoría de los documentos de una empresa ya circulan en formato electrónico y se pueden archivar y catalogar sin problema. Facturas, pedidos, balances de negocio… Lo normal es que se encuentre digitalizado y accesible.

Sin embargo, todavía existen muchos documentos en formato físico (albaranes, tickets, etc.) que necesitan de un software de digitalización y captura de datos para pasar a formato electrónico: el software de gestión documental.

Todos los datos que figuran en los documentos impresos, fotográficos o sonoros de una empresa pueden ser capturados, extraídos y procesados de forma digital para facilitar su organización, clasificación y búsqueda.

Gracias al software de digitalización de documentos y captura de datos se consigue:

  • Encontrar rápidamente información específica gracias a los metadatos y los filtros de búsqueda.
  • Analizar datos de diversas fuentes pero que engloban a un mismo cliente, proveedor, período o formato (facturas, pedidos...).
 

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Preguntas: 1/8
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¿En qué consiste la digitalización de documentos?

La digitalización de documentos es un proceso tecnológico que consiste en convertir documentos físicos a formato digital mediante diferentes técnicas como el escáner. 

El principal objetivo es ahorrar tiempo, reducir espacio de almacenamiento y gestionar la información de manera eficiente.

Un software de digitalización y captura de datos es una herramienta tecnológica que sirve precisamente para transformar el contenido de documentos de carácter físico en imágenes y archivos digitales.

  • Con el escaneo se capturan los datos y se genera una imagen digital que se podrá archivar en nuestros sistemas informáticos.
  • Muchos software de digitalización ya utilizan además tecnología de reconocimiento óptico de caracteres (OCR) para mejorar el proceso de captura de datos.
 
Un software de digitalización de documentos permite capturar datos de archivos físicos para almacenarlos y gestionarlos en formato digital.
 
 
Un software de digitalización de documentos y captura de datos simplifica la gestión y la clasificación de la información que maneja la empresa, ahorrando tiempo en las búsquedas y mejorando la productividad al centralizar todos los datos en un único programa.
 

Cómo funciona el software de digitalización, captura de datos y OCR

  1. En el proceso de digitalización primero se realiza una lectura (mediante escáner por ejemplo) de los documentos físicoy en papel para pasarlos a una imagen digital.
  2. En esta captura de datos, el software de digitalización detecta dónde se encuentra la información específica más importante (nombre del proveedor, número de factura, dirección, año, etc.) y reconoce el tipo documento (email, albarán, pedido…) para añadir metadatos que permitan su clasificación por etiquetas.
  3. Para extraer toda la información que incluye la imagen digital que hemos generado, se utiliza la tecnología de reconocimiento óptico de caracteres (OCR). Gracias a la tecnología de reconocimiento óptico de caracteres, a esa imagen generada por el escaneo o perteneciente a un documento un pdf se le puede identificar qué parte es contenido textual (fechas, títulos, texto, datos de contacto, etc.) para integrarla al flujo de trabajo de la empresa, indexando la información para su posterior almacenamiento y búsqueda.
  4. Una vez digitalizado el archivo, se guarda en el formato digital que elijamos (PDF, doc, text…) y se almacena de forma correcta para facilitar su búsqueda o consulta en el futuro. De esta forma queda indexado mediante metadatos para su posterior consulta.
 

Principales funciones del software de captura de datos

  • Transformar, de manera ágil y sencilla, documentos en papel y otros formatos físicos en archivos digitales 
  • Organizar los documentos por categorías en función de sus características.
  • Automatizar la importación del contenido desde carpetas o cuentas de correo electrónico.
  • Importar archivos en diferentes formatos como JPG, PDF o XML.
  • Eliminar páginas en blanco que sean innecesarias para ahorrar espacio.
  • Transformar múltiples documentos de forma simultánea.
  • Comprimir los archivos para aligerar su almacenaje.
  • Asignar diferentes permisos de acceso a los documentos para cada usuario y protegerlos mediante una contraseña.
  • Localizar los archivos rápidamente aplicando diferentes filtros.
 
Un software de digitalización y de captura de datos mejora la productividad de la empresa facilitando la búsqueda y distribución de documentos electrónicos además de modernizar el archivo documental.
 
 
Un software de reconocimiento óptico de caracteres reconoce de manera automática el texto que se encuentra dentro de una imagen y lo transforma en datos digitales estructurados.
 

Qué es el sistema de reconocimiento óptico de caracteres (OCR)

El reconocimiento óptico de caracteres es una tecnología que se aplica dentro del proceso de digitalización de textos, gracias a la cual se pueden identificar de manera automática los caracteres o símbolos que hay en una imagen digital (documento escaneado, pdf o fotografía) para poder almacenarlos en forma de dato digital comprensible, editable y clasificable.

Es decir, un sistema de digitalización con reconocimiento óptico de caracteres vuelve comprensible los documentos escaneados para manejarlos en formato digital (.doc, .text…) y poder indexar el texto. 

Etapas de digitalización de documentos con sistema OCR:

  • La imagen tiene que estar blanco y negro, debe ser binaria para identificar correctamente los pixeles que conforman los caracteres de lo que es espacio blanco, reconocer sus contornos y formas. Es la etapa conocida como binarización o caracterización.
  • Primero delimita lo que es texto de lo que no, y luego ese texto lo divide entidades lógicas como líneas, palabras y, por últimos, en caracteres. Es la llamada segmentación de la imagen.
  • Después viene la comparación por patrones. Los caracteres obtenidos se comparan con unos patrones o algoritmos que tiene registrados el reconocimiento óptico de caracteres. El sistema OCR analiza de manera automática los caracteres para identificarlos, pixel a pixel, para compararlos y decidir qué texto representa de acuerdo a un alfabeto.
  • Una vez que se ha interpretado el texto del documento escaneado y se ha transformado a formato digital editable, se puede pasar a su almacenamiento y clasificación con el software de gestión de documental, incluyendo los metadatos oportunos para su conservación dentro del flujo documental.
 

Ventajas de utilizar un software de digitalización de documentos

  1. Facilita la transformación digital de las empresas y convierte fácilmente toda la información con la que trabaja la compañía en datos digitales que se pueden introducir en el workflow de la entidad y en sus procesos.
  2. Acelera el trabajo administrativo al reconocer de manera automática los textos escaneados, evitando así el asignar personal que transcriba los documentos para clasificarlos. Evita la aparición de errores, duplicidades y pérdida de documentos, al mismo tiempo que garantiza la seguridad de los documentos confidenciales de la empresa.
  3. Mejora la productividad de la empresa al facilitar el trabajo de clasificación y búsqueda de documentos, además de permitir compartir fácilmente los archivos con el resto del equipo para trabajar de manera conjunta. Ordena la información de manera más eficiente y mejora los flujos de trabajo.
  4. Ahorra espacio y tiempo en el almacenamiento de documentación, quedando perfectamente indexados en nuestra base de datos documental de manera centralizada.
 
Ventajas de utilizar un software de digitalización de documentos
 

¿Y qué ocurre con la destrucción de documentos?

Es probable que en algún momento necesites eliminar documentos o datos digitalizados y, para ello, es fundamental hacerlo de la forma correcta y cumpliendo con las normas establecidas. 

Las empresas trabajan con un gran volumen de información confidencial como pueden ser informes, números de identificación, datos de empleados, cuentas bancarias, números de la Seguridad Social... Todos ellos deben ser tratados de acuerdo a la normativa RGPD para evitar cualquier brecha de seguridad que pudiese surgir en la compañía. 

Ya sea en formato papel o digitalizados, la eliminación de los datos confidenciales debe hacerse de forma segura y, en algunos casos, deberá contar con certificados de destrucción. Para ello el uso de un software de digitalización se vuelve una herramienta imprescindible: 

  • Protege la confidencialidad de los documentos evitando una brecha de seguridad o que se hagan públicos.
  • Crea un informe de borrado seguro tras la eliminación de cualquier documento para garantizar que no queda rastro.
  • Programa y gestiona operaciones de borrado colectivo en la nube de forma segura. 
  • Ejecución sencilla de modo que no interfiere en el entorno laboral y permite realizar procesos de eliminación de datos simultáneamente
 

Cómo encontrar el mejor software de digitalización de documentos para mi negocio

Si quieres averiguar cuál es software de digitalización que más se adapta a las necesidades de tu compañía, deja que nosotros te ayudemos.

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