
La digitalización de documentos permite almacenar información y poder organizarla de acuerdo a los intereses de nuestra organización o empresa. Descubre cómo hacerlo.
La transformación digital ha obligado a muchas empresas a modernizarse y empezar a cambiar sus técnicas de trabajo. Muchas compañías ya han dejado de utilizar el papel y han implantado herramientas tecnológicas específicas para administrar documentos.
La mayoría de los documentos de una empresa ya circulan en formato electrónico y se pueden archivar y catalogar sin problema. Facturas, pedidos, balances de negocio… Lo normal es que se encuentre digitalizado y accesible. Sin embargo, todavía existen muchos documentos en formato físico (albaranes, tickets, etc.) que necesitan de un software de digitalización de documentos y captura de datos para pasar a formato electrónico.
Todos los datos que figuran en los documentos impresos, fotográficos o sonoros de una empresa pueden ser capturados, extraídos y procesados de forma digital para facilitar su organización, clasificación y búsqueda.
Gracias al software de digitalización de documentos se consigue:
Antes de entrar en detalle con sus características, te mostramos un resumen visual para que compruebes en qué destaca cada sistema.
Solución | Prestaciones | Firma digital | Precios | Valoración | Más info |
---|---|---|---|---|---|
![]() Exact Synergy DMS |
Digitalización Control versiones Flujos de trabajo |
Firma digital |
Desde 12 € usuario/mes | 4.7/5 | |
![]() DocuWare |
Digitalización Control versiones Flujos de trabajo OCR |
Firma digital |
A consultar | 4.8/5 | |
![]() Invofox |
Digitalización Flujos de trabajo OCR |
A consultar | 4.7/5 | ||
![]() Doceo Store |
Digitalización Control versiones Flujos de trabajo OCR |
Firma digital |
A consultar | 4.8/5 | |
![]() Tickelia |
Digitalización Control versiones Flujos de trabajo OCR |
Firma digital |
A consultar | 4.7/5 | |
![]() Sesame HR |
Digitalización Flujos de trabajo |
Firma digital |
Desde 4,50 € usuario/mes | 4.6/5 | |
![]() Woffu |
Digitalización Control versiones Flujos de trabajo |
Firma digital |
Desde 1,5 € usuario/mes | 4.6/5 |
La digitalización de documentos es un proceso tecnológico que consiste en convertir documentos físicos a formato digital mediante diferentes técnicas, como el escáner.
El principal objetivo es ahorrar tiempo, reducir espacio de almacenamiento y gestionar la información de manera eficiente.
Un software de digitalización y captura de datos es una herramienta que sirve precisamente para transformar el contenido de documentos de carácter físico en imágenes y archivos digitales.
Con el escaneo se capturan los datos y se genera una imagen digital que se podrá archivar en nuestros sistemas informáticos.
Es probable que en algún momento necesites eliminar documentos o datos digitalizados y, para ello, es fundamental hacerlo de la forma correcta y cumpliendo con las normas establecidas.
Las empresas trabajan con un gran volumen de información confidencial como pueden ser informes, números de identificación, datos de empleados, cuentas bancarias, números de la Seguridad Social... Todos ellos deben ser tratados de acuerdo a la normativa RGPD para evitar cualquier brecha de seguridad que pudiese surgir en la compañía.
Ya sea en formato papel o digitalizados, la eliminación de los datos confidenciales debe hacerse de forma segura y, en algunos casos, deberá contar con certificados de destrucción.
Para ello, el uso de un software de digitalización se vuelve una herramienta imprescindible, ya que:
Si quieres averiguar cuál es software de digitalización que más se adapta a las necesidades de tu compañía, deja que nosotros te ayudemos.
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