Software de digitalización y captura de datos: toda la información de tu empresa perfectamente almacenada y clasificada

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La importancia de agrupar la información de la empresa en formato digital

La transformación digital ha obligado a muchas empresas a modernizarse y empezar a cambiar sus técnicas de trabajo. Muchas compañías ya han dejado de utilizar el papel y han implantado herramientas tecnológicas específicas para administrar documentos.

La mayoría de los documentos relevantes de una empresa ya circulan en formato electrónico y se pueden archivar y catalogar sin problema con un software de gestión documental. Facturas, pedidos, balances de negocio… Lo normal es que se encuentre digitalizado y accesible.

Sin embargo, todavía existen muchos documentos en formato físico relevantes para una empresa (albaranes, tickets, etc.) que necesitan de un software de digitalización y captura de datos para pasar a formato electrónico.

Todos los datos que figuran en los documentos impresos, fotográficos o sonoros de una empresa pueden ser capturados, extraídos y procesados de forma digital para facilitar su organización, clasificación y búsqueda.

Gracias a la digitalización se consigue: 

  • Encontrar rápidamente información específica gracias a los metadatos y los filtros de búsqueda.
  • Analizar datos de diversas fuentes pero que engloban a un mismo cliente, proveedor, período, formato (facturas, pedidos...).
 
Un software de digitalización de documentos es una solución que permite capturar datos de archivos físicos para almacenarlos y gestionarlos en formato digital.
 
 

¿En qué consiste la digitalización de documentos?

La digitalización de documentos es un proceso tecnológico que consiste en convertir documentos físicos a formato digital mediante diferentes técnicas como el escáner. El principal objetivo que persiguen las organizaciones que aplican esta metodología es ahorrar tiempo, reducir espacio de almacenamiento y gestionar la información de manera más eficiente.

Un software de digitalización y captura de datos es una herramienta tecnológica que sirve precisamente para transformar el contenido de documentos de carácter físico en imágenes y archivos digitales. Con el escaneo se capturan los datos y se genera una imagen digital que se podrá archivar en nuestros sistemas informáticos. Muchos software de digitalización ya utilizan además tecnología de reconocimiento óptico de caracteres (OCR) para mejorar el proceso de captura de datos.

El software de digitalización y captura de datos permite administrar y organizar la información de la empresa de forma centralizada, reduciendo el tiempo de búsqueda de documentos e incrementar la productividad de la organización.

 
Un software de digitalización de documentos y captura de datos simplifica la gestión y la clasificación de la información que maneja la empresa, ahorrando tiempo en las búsquedas y mejorando la productividad al centralizar todos los datos en un único programa.
 

Cómo funciona el software de digitalización y captura de datos

  1. En el proceso de digitalización mediante software primero se realiza una lectura (mediante escáner por ejemplo) de los documentos físicos y en papel para pasarlos a una imagen digital.
  2. En esta captura de datos, el software detecta dónde se encuentra la información específica más importante (nombre del proveedor, número de factura, dirección, año, etc.) y reconoce el tipo documento (email, albarán, pedido…) para añadir metadatos que permitan su clasificación por etiquetas.
  3. Para extraer toda la información que incluye la imagen digital que hemos generado, se utiliza la tecnología de reconocimiento óptico de caracteres (OCR). Con esta funcionalidad, el software de digitalización y captura de datos divide el archivo en elementos que faciliten su transformación en caracteres y palabras: primero diferentes entre bloques de texto de otros elementos, como tablas o imágenes, y luego lo divide en líneas, palabras y, por último, en caracteres. Gracias a unos patrones y sistemas de análisis, el programa es capaz de identificar los caracteres y decidir entre diversas hipótesis cuál es el texto que representa.
  4. Una vez digitalizado el archivo, se guarda en el formato digital que elijamos (PDF, doc, text…) y se almacena de forma correcta para facilitar su búsqueda o consulta en el futuro. De esta forma queda indexado mediante metadatos para su posterior consulta.
 

Principales funciones del software de captura de datos

  • Transformar, de manera ágil y sencilla, documentos en papel y otros formatos físicos en archivos digitales 
  • Organizar los documentos por categorías en función de sus características.
  • Automatizar la importación del contenido desde carpetas o cuentas de correo electrónico.
  • Importar archivos en diferentes formatos como JPG, PDF o XML.
  • Eliminar páginas en blanco que sean innecesarias para ahorrar espacio.
  • Transformar múltiples documentos distintos de forma simultánea.
  • Comprimir los archivos para aligerar su almacenaje.
  • Asignar diferentes permisos de acceso a los documentos para cada usuario y protegerlos mediante una contraseña.
  • Localizar los archivos de forma más rápida aplicando diferentes filtros.
 
Un software de digitalización y de captura de datos mejora la productividad de la empresa facilitando la búsqueda y distribución de documentos electrónicos además de modernizar el archivo documental
 
 

Ventajas de utilizar un software de digitalización de documentos

  1. Ahorrar tiempo y dinero, ya que simplifica la gestión diaria de la información en la empresa y su análisis al estar esta centralizada en un único programa.
  2. Evitar la aparición de errores, duplicidades y pérdida de documentos.
  3. Optimizar el espacio de almacenamiento al estructurar y clasificar de manera eficiente la información y eliminar las páginas sobrantes.
  4. Ordenar la información de manera más eficiente y mejorar los flujos de trabajo.
  5. Garantizar la seguridad de los documentos confidenciales de la empresa.
  6. Compartir fácilmente los archivos con el resto del equipo para trabajar de manera conjunta.
     
    Ventajas de utilizar un software de digitalización de documentos
     

    ¿Y qué ocurre con la destrucción de documentos?

    Es probable que en algún momento necesites eliminar documentos o datos digitalizados y, para ello, es fundamental hacerlo de la forma correcta y cumpliendo con las normas establecidas. Las empresas trabajan con un gran volumen de información confidencial como pueden ser informes, números de identificación, datos de empleados, cuentas bancarias, números de la Seguridad Social... Todos ellos deben ser tratados de acuerdo a la normativa RGPD para evitar cualquier brecha de seguridad que pudiese surgir en la compañía. 

    Ya sea en formato papel o digitalizados la eliminación de los datos confidenciales debe hacerse de forma segura y, en algunos casos, deberá contar con certificados de destrucción. Para ello el uso de una solución de software se vuelve una herramienta imprescindible: 

    • Protege la confidencialidad de los documentos evitando una brecha de seguridad o que se hagan públicos.
    • Crea un informe de borrado seguro tras la eliminación de cualquier documento para garantizar que no queda rastro y su destrucción completa.
    • Programa y gestiona operaciones de borrado colectivo en la nube de forma segura. 
    • Ejecución sencilla de modo que no interfiere en el entorno laboral y permite realizar varios procesos de eliminación de datos simultáneamente
     

    Cómo encontrar el software de digitalización de documentos que mejor se adapta a mi negocio

    Como puedes comprobar, un software de digitalización de documentos simplifica la conversión y el procesamiento de contenido en formato digital. Si quieres averiguar cuál es el programa de gestión documental que más se adapta a las necesidades de tu compañía, deja que nosotros te ayudemos.

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