La gestión de documentos es un proceso que debe llevarse a cabo de forma correcta para asegurar el buen funcionamiento de cualquier empresa. La falta de organización y comunicación puede conllevar el extravío de documentos de vital importancia para tu negocio. Sin embargo, si eres capaz de mantener el orden y gestionar los documentos de manera más eficiente, lograrás mejorar la productividad de tu compañía. La mayoría de empresas deben manejar una gran cantidad de información para realizar sus actividades diarias, por lo que su correcta gestión puede suponer una inversión de tiempo considerable. Pero con un software de gestión documental, serás capaz de simplificar este proceso y tener todos los archivos de tu compañía bajo control.

 

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¿De qué manera te puede ayudar un software en la gestión de documentos?

El traspapeleo es uno de los mayores quebraderos de cabeza para las compañías, pero gracias al uso de las herramientas tecnológicas apropiadas esta tarea será mucho más sencilla. Estos son algunos de los problemas más comunes que podrás resolver gracias al uso de un software de gestión documental adaptado a tu empresa:

 
  • Evitar la duplicidad de documentos:
    Contar con informes y archivos duplicados supone una gran pérdida de tiempo para cualquier compañía. Pero con un programa de este tipo podrás organizar la documentación de manera óptima para evitar el contenido duplicado. Así lograrás potenciar al máximo el rendimiento de tu organización.
  • Ahorrar espacio en la empresa:
    Otra de las soluciones que aporta el uso de este programa es optimizar el espacio de la compañía. Al almacenar los documentos en una plataforma digital, no vas a tener la necesidad de llenar las estanterías de archivadores.
  • Evitar la duplicidad de tareas:
    Del mismo modo que este sistema evita la creación de documentos duplicados, también evita realizar trabajo duplicado. Al gestionar toda la información en una única aplicación, los usuarios tendrán acceso a todos los datos y sabrán qué tareas están terminadas y cuáles están pendientes de realizar.
 
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  • Garantizar la seguridad de los datos:
    Otro de los problemas más habituales de las empresas es asegurar la protección de la información que manejan, en especial de los datos confidenciales. Un software de gestión documental permite almacenar los archivos de forma completamente segura para garantizar su máxima privacidad.
  • Y por supuesto, evitar el traspapeleo:
    Tal como hemos comentado antes, la pérdida de documentos es una de las mayores preocupaciones de las empresas, ya que reduce su capacidad productiva. Pero con la implementación de este programa serás capaz de optimizar la organización de la información para evitar el traspapeleo de documentos.
 

Beneficios adicionales de utilizar una solución de gestión de documentos en tu empresa

Una herramienta de control de documentos es una solución tecnológica diseñada para almacenar y administrar la información de una organización con más facilidad. Entre otras cosas este sistema permite crear firmas digitales y exportar los archivos en formatos variados, así como acceder al historial completo de revisiones. Gracias al uso de este programa contarás con otras ventajas como por ejemplo:

  • Realizar copias de seguridad de los archivos para recuperarlos con facilidad.
  • Clasificar los ficheros y aplicar filtros para encontrar la información de manera mucho más ágil y sencilla.
  • Asignar permisos de acceso diferentes para cada empleado, en función de cuál sea su rol en la empresa.
  • Llevar un control absoluto de las modificaciones y las revisiones de los documentos.
  • Compartir los archivos con el resto de integrantes del equipo para trabajar de forma simultánea en un mismo documento.
  • Reducir la aparición de errores humanos al automatizar la gestión de archivos.
  • Disminuir el consumo de papel y reducir los costes de forma considerable.
 

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Como puedes ver, con un programa de gestión de documentos serás capaz de evitar el traspapeleo y organizar la información de tu compañía de manera más eficiente. Sin embargo, no cualquier herramienta te será igual de útil, ya que es imprescindible que selecciones una que se ajuste por completo al perfil de tu empresa. Si quieres descubrir de forma gratuita cuál es el mejor software de gestión documental para tu organización, consulta el comparador de SoftDoit. Rellena el formulario que encontrarás justo encima de este artículo y en dos minutos obtendrás un ranking 100% personalizado con las opciones que más se adaptan a tus necesidades. Más de 35.000 empresas han encontrado el software ideal gracias a SoftDoit. ¡Descúbrelo tu también ahora, es rápido, gratuito y neutral!