Las bases de datos documentales son necesarias e indispensables para el manejo de información en grandes volúmenes. Por eso, muchas empresas recurren al almacenamiento de información mediante este método. Forma parte de la gestión documental pero ¿qué son exactamente las bases de datos documentales? En SoftDoit no sólo te ayudamos a descubrirlo, sino que también te hablamos de su funcionamiento y las ventajas que aporta a las organizaciones.

 

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¿Qué son las bases de datos documentales?

Cuando hablamos de bases de datos documentales, nos referimos a un conjunto de información estructurada en registros y almacenada en un soporte electrónico legible desde un ordenador. Cada uno de los registros compone una unidad autónoma de información que puede estar a su vez estructurada en diferentes campos o tipos de datos que se almacenan en dicha base de datos. Por ejemplo, entre los campos se pueden encontrar: nombre del documento, título, palabras clave que caracterizan el tema tratado en el documento, fecha o autor. Para cada uno de los documentos que componen la base de datos es necesario hacer un registro, de esta manera, se puede recuperar dicho registro y determinado documento.

 

Funcionamiento de las bases de datos documentales

Una base de datos de documentos utiliza documentos como la estructura para almacenamiento y consultas. En este caso, el término "documento" puede referirse a un documento de texto, pero comúnmente también puede un archivo de XML o JSON. En lugar de columnas con nombres y tipos de datos que se utilizan en una base de datos relacional, un documento contiene una descripción del tipo de datos y el valor de esa descripción.

 

Tipos de bases de datos documentales

Existen diferentes tipos de bases de datos. Según el contenido de los documentos, se suelen clasificar en:

  • Bases de datos a texto completo.
  • Bases de datos referenciales.

Según la cobertura temática, es decir, la disciplina científica o materia que abarca la base de datos, las podemos clasificar en:

  • Multidisciplinares
  • Especializadas

Según el modo de acceso:

  • Bases de datos de acceso local.
  • Bases de datos en CD ROM.
  • Bases de datos en línea.
 

Ventajas de utilizar bases de datos documentales

 


Tal y como ya te hemos contado, hoy en día las empresas tienen que trabajar con una gran cantidad de documentación y es muy complicado gestionar todos los documentos diarios que se generan. Por este motivo, ahora más que nunca, es imprescindible contar con un sistema de bases de datos documental en la empresa. ¿Cuáles son sus beneficios? Estas son algunas de las ventajas que aporta el uso de las bases de datos documentales:

  • Capaces de almacenar cualquier tipo de información en forma de texto.
  • Facilidad de poder manejar una gran cantidad de información, de forma rápida y en muy poco tiempo.
  • Aumenta el rendimiento general de la empresa al poder recuperar los documentos de forma ágil y fácil.
  • Poseen un lenguaje de consulta fácil e intuitivo.
  • Capaz de manejar una gran cantidad de datos.
  • Escalabilidad.
  • Ahorra espacio.
  • Programa fácilmente copias de seguridad.
  • Ahorra papel, y por lo tanto colabora con el medioambiente.
  • Evita errores en la consulta de información.
 
base de datos documentales
 

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