Cómo escanear documentos y digitalizarlos de manera eficaz para una empresa

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Por qué es importante digitalizar los documentos con los que trabaja una empresa

Ya sean documentos relativos al funcionamiento interno de la propia empresa (certificados, informes legales, contratos, arrendamientos, mantenimiento, modelos fiscales..) como los generados durante la actividad del negocio; como albaranes, solicitudes, presupuestos, facturas, proyectos, historiales de clientes, expedientes, radiografías y un largo etcétera; si simplemente se conservan en un obsoleto formato físico, lo único que se consigue es acular todo tipo de archivos y dificultar el acceso a los mismos.

La digitalización de documentos
, tanto de texto como imágenes, es uno de los pasos más importantes en las empresas de hoy en día, ya que mejora tanto el almacenamiento como la clasificación y búsqueda de archivos. Pero, ¿cómo escanear documentos de manera eficiente y no convertirlos en meras imágenes digitales?

Una buena gestión documental que fomente la productividad de los empleados, agilice el trabajo interno de la empresa y los procesos administrativos no es tan solo saber cómo escanear documentos, sino con qué herramienta hacerlo para que ese proceso sea de verdad eficaz y seguro. ¿La solución?: utilizar el correcto software de gestión documental.

 
Para saber cómo escanear documentos y que su digitalización sea eficaz hay que utilizar un software de gestión documental que sea capaz de reconocer la información digitalizada para etiquetarla y archivarla de forma que sea fácilmente organizada y recuperada.
 

Cómo escanear documentos de manera eficaz y que mejore el trabajo interno de la empresa

  1. Elegir un software de gestión documental. El primer paso es instalar un sencillo y práctico sistema de gestión documental, ya que sin él el escaneo no servirá para nada.

    - Este programa es el que permite generar una estructura jerárquica de contenidos de la empresa y ordenarlos en base a unos atributos y etiquetas que definimos en el programa (fechas, departamento, tipología, importancia, etc.)

    - También será quien, una vez digitalizado el documento, identifique el contenido y lo almacene y organice de acuerdo al flujo de trabajo definido.
  2. Preparación del documento y escaneado. Cuando preparas la documentación para digitalizarla, debes estar seguro de que todos los papeles están separados para que puedan ser pasados por el escáner de forma correcta, y descartando toda aquella documentación que no tiene sentido digitalizar por no ser relevantes.
  3. Escaneado mediante teléfono móvil. Muchos programas de gestión documental permiten digitalizar contenidos no solo desde un escáner habitual, sino también mediante un fotografía tomada desde el smartphone. Esta opinión es muy útil para equipos que trabajan en el terreno y se desplazan fuera de la oficina, como comerciales, técnicos y operarios. Una factura se convierte en documento digital al momento.
  4. Indexación. Una vez que todos los documentos están escaneados el programa inicia el proceso de indexación para organizarla de acuerdo a la estructura de la empresa y que tenga sentido para el negocio, y guardarlos de una manera que se puedan identificar y recuperar fácilmente.
 
Cómo escanear documentos de manera eficaz y que mejore el trabajo interno de la empresa
 

Ventajas de digitalizar los documentos y archivos de una empresa

  • Asegura la conservación de la información para siempre, manteniéndola a salvo del deterioro a causa de factores ambientales y accidentes, debido al uso y la manipulación de los documentos.
  • Reduce la necesidad de espacio de almacenamiento. Hoy en día podemos almacenar más de 57.000 fotografías en formato digital dentro de una tarjeta. Tanto los propios servidores como la nube pueden soportar grandes cantidades de documentación en cualquier tipo de formato, reduciendo el espacio de almacenamiento.
  • Permite restringir el acceso a la información. Con la digitalización, podemos limitar la posibilidad de consultar los documentos a las personas autorizadas, lo cual incrementa el nivel de seguridad. De la misma forma, también se pueden establecer diversos grados de privacidad de los documentos en función del perfil de cada usuario.
 
  • Se obtienen documentos fácilmente editables. Los archivos obtenidos tras la digitalización pueden ser modificados y almacenarse en diferentes formatos, según interese a la empresa.
  • Permite realizar consultas simultáneas. Cada documento escaneado puede ser leído al mismo tiempo por un gran número de personas, sin necesidad de diversificar, de editar o imprimir más copias en papel.
  • Facilita la distribución de los contenidos. Tanto la totalidad de los documentos, o bien una parte, pueden enviarse mediante email u otros sistemas de mensajería digital, incluso whatsApp, de manera inmediata y sin necesidad de enviar copias físicas.
  • Agiliza la creación de copias de seguridad de los documentos, eludiendo el deterioro de los originales, así como las posibilidades de robo o pérdida por un incendio o inundación.
  • Puedes imprimir los documentos en cualquier momento, obteniendo así copias exactas del original.
 
 

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