En la era digital en la que nos encontramos, cada vez resulta menos práctico almacenar cualquier tipo de documento en las oficinas de tu empresa. Documentos oficiales, facturas, registros de personal, documentos fiscales, y otros tantos montones de papeles, se hacen difíciles de organizar y gestionar con el paso de los años, ya que tienden a acumularse. Por eso, la digitalización, y por lo tanto un software para escanear documentos de tu empresa, puede ser tu mayor aliado en la gestión documental.
Digitalizar documentos te ayuda a eliminar el desorden y te dará acceso a todos los registros que hasta ahora tenías en archivadores, lo cual te hará aumentar la productividad.
Un buen software para escanear documentos te ayudará a optimizar la gestión documental de tu empresa. ¿Quieres saber cómo? Continúa leyendo.

 

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Cómo un software para escanear optimizará tu gestión documental

Un software para escanear documentos puede traerte muchos beneficios que repercutirán directamente sobre el buen funcionamiento de tu empresa. Aunque son muchas las ventajas que aporta el escaneo y digitalización, queremos destacar las siguientes. ¡Toma nota!

 
  • Asegura la conservación de la información para siempre, manteniéndola a salvo del deterioro a causa de factores ambientales y accidentes, debido al uso y la manipulación de los documentos.  
  • Reduce la necesidad de espacio de almacenamiento. Hoy en día podemos almacenar más de 57.000 fotografías en formato digital dentro de una tarjeta SD de 128 GB. ¿Cuántos álbumes físicos necesitarías para almacenar la misma cantidad de imágenes?. Tanto el disco duro, como la nube, pueden soportar grandes cantidades de documentación en cualquier tipo de formato, reduciendo el espacio de almacenamiento.
  • Se obtienen documentos fácilmente editables. Los archivos obtenidos tras la digitalización pueden ser modificados y almacenarse en diferentes formatos, según te interese.
  • Permite restringir el acceso a la información. Con la digitalización, podemos limitar la posibilidad de consultar los documentos a las personas autorizadas, lo cual incrementa el nivel de seguridad. De la misma forma, también se pueden establecer diversos grados de privacidad de los documentos, en función del perfil de cada usuario.
  • Permite realizar consultas simultáneas. Cada documento escaneado puede ser leído al mismo tiempo por un gran número de personas, sin necesidad de diversificar, de editar o imprimir más copias en papel.
 
como escanear documentos
 
  • Facilita la distribución de los contenidos. Tanto la totalidad de los documentos, o bien una parte, pueden enviarse mediante email u otros sistemas de mensajería digital, de manera inmediata y sin necesidad de enviar copias físicas.
  • Agiliza la creación de copias de seguridad de los documentos, eludiendo el deterioro de los originales, así como las posibilidades de robo o pérdida por un incendio o inundación.
  • Puedes imprimir los documentos en cualquier momento, obteniendo así copias exactas del original.
  • Mejora la reputación de las empresas. La ausencia de papel da una imagen más buena y moderna de la compañía. Estarás reforzando tu compromiso con la conservación del medio ambiente, al contribuir a limitar la tala de árboles.
 

¿Cómo escanear documentos para tu empresa?

Si decides digitalizar documentos mediante un software para escanear, tienes que saber que existen algunas formas recomendadas para hacerlo. Estos son los tres principales pasos aconsejables para un proyecto de digitalización de documentación.

 
  • Preparación. El primer paso es el proceso de preparar la documentación. Cuando preparas la documentación para digitalizarla, debes estar seguro de que todo los papeles son separados para que puedan ser pasados por el escáner de forma correcta. Por eso, no puede haber grapas, clips o post it. También debes asegurarte de que todas las páginas se encuentran lisas y planas, para que la posible existencia de arrugas no impida que el papel pase por el escáner o que éste se atasque. Y en último lugar, necesitarás descartar toda aquella documentación que no tiene sentido digitalizar por tratarse de papeles sin información o poco relevantes. Una vez que todas las páginas están separadas, puedes ponerlas en una caja como archivo limpio para pasar a introducirla en el escáner.
  • Escaneado. Sería conveniente contar con un escáner de alto rendimiento que sea capaz de cargar toda la información en el servidor en fracciones de segundo. Un software potente te ayudará a que el proceso dure el mínimo tiempo posible y con los mejores resultados.
  • Indexación. Una vez que todos los documentos están escaneados en el sistema, o mientras se escanean otros, puedes iniciar el proceso de indexación para asegurarte de que toda la documentación está organizada de la manera que deseabas. Con la indexación se organizan los documentos de forma que tenga sentido para el negocio, y guardarlos de una manera que se puedan identificar fácilmente en cualquier otro momento. Este proceso de indexación, si se realiza de forma manual, puede llegar a ser el más duro de todos, ya que puede necesitar personal especializado para reconocer cada uno de los tipos de documentos que se están digitalizando y decidir la tipificación que se le debe dar a cada uno de ellos.
 

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