La importancia del software de reconocimiento óptico de caracteres (OCR) en la digitalización de documentos

Nuestro comparador GRATUITO para Gestión Documental

Preguntas: 1/8
Tiempo estimado para completar este formulario: 40 segundos

El formato digital en los trámites de empresa y la clasificación de archivos 

Hoy en día, la mayor parte de los trámites administrativos se realizan de manera electrónica y telemática. Presupuestos, albaranes, facturas, solicitudes, informes o documentos oficiales se envían y almacenan en formato digital. La digitalización de documentos ha agilizado y facilitado los procesos empresariales, así como el clasificarlos para su posterior consulta.

Ahora bien, todavía hay empresas que trabajan con algún tipo de archivo en formato físico y conservan papeles relevantes de la compañía. En este caso, es fundamental contar en la empresa con un software de gestión documental para poder escanear documentos y pasarlos a formato digital.

Pero para que este programa sea eficaz, es importante que integre un software de reconocimiento óptico de caracteres (OCR) que sea capaz de estructurar la imagen que genera el escáner y la transforme en texto reconocible y clasificable dentro de flujo documental que tiene archivado la compañía, con sus etiquetas y estructura jerárquica para poder buscarlo, consultarlo y compartirlo cuando sea necesario.

  • Los contratos, impresos, historiales o informes que se encuentran aún en papel deben pasarse a formato electrónico para su correcto almacenamiento, y el primer paso es, una vez instalado el software documental necesario, escanearlo para transformarlos en archivos digitales.
  • Gracias a la tecnología de reconocimiento óptico de caracteres, a esa imagen generada por el escaneo o perteneciente a un documento un pdf,  se le puede identificar qué parte es contenido textual (fechas, títulos, texto, datos de contacto, etc) para integrarla al flujo de trabajo de la empresa, indexando la información para su posterior almacenamiento y búsqueda.
 

Qué es el software de reconocimiento óptico de caracteres (OCR)

El reconocimiento óptico de caracteres es una tecnología que se aplica dentro del proceso de digitalización de textos, gracias a la cual se pueden identificar de manera automática los caracteres o símbolos que hay en una imagen (documento escaneado, pdf o fotografía) y que pertenecen a determinado alfabeto, para poder así almacenarlos en forma de dato digital comprensible, editable y clasificable.

Es decir, con el software de reconocimiento óptico de caracteres podemos identificar y extraer, de la imagen que genera un escáner, el texto del documento original en papel y transformarlo en formato electrónico para almacenarlo de manera efectiva con el resto de documentos digitales de la empresa, indexando su contenido para poder realizar posteriormente búsquedas avanzadas.

 
Un sistema de gestión con reconocimiento óptico de caracteres vuelve comprensible los documentos escaneados para manejarlos en formato digital (.doc, .text…) y poder indexar el texto.
 
 
Un software de reconocimiento óptico de caracteres reconoce de manera automática el texto que se encuentra dentro de una imagen y lo transforma en datos digitales estructurados para conseguir mayor agilidad, productividad, eficiencia y ahorro de tiempo en los procesos diarios de la empresa.
 

Cómo funciona un software con reconocimiento de caracteres

Para identificar y extraer la información que se encuentra dentro de una imagen digital que hemos generado desde el escáner, la tecnología de reconocimiento óptico de caracteres divide el archivo en elementos que faciliten su transformación en datos legibles.

  • La imagen tiene que estar blanco y negro, debe ser binaria para identificar correctamente los pixeles que conforman los caracteres de lo que es espacio blanco, reconocer sus contornos y formas. Es la etapa conocida como binarización o caracterización.
  • Primero delimita lo que es texto de lo que no, y luego ese texto lo divide entidades lógicas como líneas, palabras y, por últimos, en caracteres. Es la llamada segmentación de la imagen.
  • Después viene la comparación por patrones. Los caracteres obtenidos se comparan con unos patrones o algoritmos que tiene registrados el reconocimiento óptico de caracteres. El sistema OCR analiza de manera automática los caracteres para identificarlos, pixel a pixel, para compararlos y decidir qué texto representa de acuerdo a un alfabeto.
  • Una vez que se ha interpretado el texto del documento escaneado y se ha transformado a formato digital editable, se puede pasar a su almacenamiento y clasificación con el software de gestión de documental, incluyendo los metadatos oportunos para su conservación dentro del flujo documental.
 

Ventajas de contar con un sistema de reconocimiento óptico de caracteres (OCR)

  1. Facilitar la transformación digital de las empresas y convertir fácilmente toda la información con la que trabaja la compañía en datos digitales que se puedan introducir en el workflow de la entidad y en sus procesos.
  2. Acelerar el trabajo administrativo al reconocer de manera automática los textos escaneados, evitando así el asignar personal que transcriba los documentos para clasificarlos.
  3. Mejorar la productividad de la empresa al facilitar el trabajo de clasificación y búsqueda de documentos, así como compartirlos entre todos empleados de la empresa. 
  4. Ahorrar espacio y tiempo en el almacenamiento de documentación, quedando perfectamente indexados en nuestra base de datos documental.
 
Ventajas de contar con el sistema de reconocimiento óptico de caracteres (OCR)
 

Cómo elegir el mejor software con reconocimiento óptico de caracteres para tu empresa

Ahora que ya sabes cómo funciona un sistema de reconocimiento óptico de caracteres y las ventajas para mejorar el flujo de trabajo de tu empresa, solo te falta elegir cuál es el software de gestión documental que mejor se adapta a tus necesidades e integra la técnica de OCR.

Para ello, rellena elformulario que aparece en esta misma página con los requisitos y el perfil de tu organización. Nuestro comparador gratuito analizará entre cientos de soluciones y llegarás hasta un ranking neutral y personalizado con los mejores sistemas de gestión documental acorde a tus características. 

¡No tardarás ni un minuto en rellenarlo!