Software para centros educativos; las ventajas de una gestión integral académica y financiera

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Software educativo ¿Qué es y cómo mejora la gestión de tu centro de enseñanza?

Un software para centros educativos es un programa informático que integra las diferentes áreas de gestión que necesita controlar un colegio, academia, escuela o institución de enseñanza, como son las propias de la administración interna del centro, con funciones ERP para facturación, control financiero o de cobros; de las específicas académicas, con sistemas para evaluaciones, matriculación, control de asistencia, etc;  de comunicación para interactuar con alumnos y familias, y de gestión de alumnos y profesores.

Es decir, se trata de un software ideado para centralizar el control de las diferentes actividades del centro para poder hacer una gestión más eficaz y mejorar la satisfacción de los usuarios, la calidad educativa y la rentabilidad de la empresa.

 

Principales funciones de un software para centros educativos

  • Gestión administrativa y financiera: Un software educativo permite gestionar los cobros, la facturación, los recibos pendientes, la tesorería del centro, configurar un calendario de pagos periódicos (mensual, trimestral, anual, etc.), tener acceso a informes de gestión, integrar la conciliación bancaria, cobros online, etc.
  • Gestión académica: Un software para centros educativos ofrece funciones específicas para gestionar de manera eficiente, y mediante medios presencial y online, la matriculación y preinscripción de alumnos, planifica horarios y extraescolares,
  • Gestión documental: Administra y organiza contenidos formativos, boletines, documentación oficial, certificados, títulos, permisos, expedientes, calificaciones, etc. 
     
    • Portal y app para profesores. El profesorado dispone de su propio acceso de usuario al software para centros educativos para llevar a cabo el control de asistencia, incidencias en clase, publicar notas y evaluaciones, realizar seguimiento al alumno y consultar sus propios horarios, tutorías y clases.
    • Portal y app para alumnos y familias. Gracias a este acceso, los usuarios pueden consultar notas desde su ordenador o teléfono móvil, acceder a documentación, consultar fechas de parciales, calificaciones, horarios, solicitar tutorías, etc.
    • Área de comunicaciones: Un software educativo permite tener una comunicación fluida y eficaz entre todas las partes gracias a los diferentes permisos de acceso que acabamos de ver y el envío de notificaciones y avisos vía sms o emial. Facilita la interacción entre centro, profesores y alumnos.
     
     
    Un software para centros educativos permite mejorar la calidad académica y la reputación del centro, facilitar la comunicación con el alumno y agilizar los trámites administrativos y de matriculación.
     

    Características de un programa de gestión escolar y académica

    • Personalizar las prestaciones del software para centros educativos en función de las necesidades de cada institución.
    • Gestionar los procesos de admisión, calificaciones y asistencias.
    • Controlar la gestión económica del centro.
    • Mantener una buena comunicación entre escuela y padres.
    • Disponer de todos los datos de los estudiantes en un único programa y consultarlos cómodamente.
    • Crear automáticamente horarios sincronizados teniendo en cuenta la disponibilidad y área de cada docente.
    • Seguir el progreso de cada uno de los alumno en sus actividades académicas, curriculares o deportivas, su nivel de absentismo, ausencias, etc.
     

    Ventajas de implantar un software para centros educativos

    1. Agiliza y centraliza todos los trámites administrativos, facilita las nuevas inscripciones y la matriculación online.
    2. Mayor satisfacción de alumnos y familias al mejorar los estándares de enseñanza y facilitar portales de información del centro y canales de comunicación directa con profesores y gerencia.
    3. Facilita el trabajo docente de los profesores y le ofrece herramientas para compartir notas, planificar horarios y seguir la formación de sus alumnos.
    4. Evaluar la eficacia del centro formativo gracias al análisis tanto económico como académico que ofrece, con informes de pagos, margen de beneficios, asistencia a clase, número de aprobados, seguimiento del progreso de los alumnos durante toda su estancia en el centro, etc.
     
    Ventajas de implantar un software para centros educativos
     

    ¿Elegir un software ERP genérico o un ERP educativo?

    Ya hemos visto cómo el software para centros educativos incluye las funcionalidades necesarias de un ERP educativo. Siempre será mejor elegir un sistema sectorial frente a uno genérico.

    Una gestión especializada para educación convierte automáticamente candidatos en estudiantes, elimina papeleos innecesarios en el acceso al centro por parte de los alumnos o futuros alumnos y aporta una gestión integral de la facturación de los centros, con la contabilización instantánea de matrículas, cuotas, etc.

     

    En el aspecto académico, el ERP educativo posibilita un acceso completo a la información del estudiante y los expedientes académicos, reunida toda ella en un mismo software. Esta información relativa a cada estudiante aporta la opción de realizar la evaluación académica correspondiente para asegurar que los alumnos y alumnas alcanzan los objetivos propuestos. 

    El ERP educativo permite estar en contacto directamente con los alumnos, mediante la integración de correos electrónicos, mensajería, redes sociales, etc. El estudiante tiene acceso a sus notas, comunicaciones importantes, situación de pagos, informaciones generales sobre el centro educativo, y puede realizar solicitudes de documentos a través de internet. Por su parte, la comunidad de profesores controla el ingreso de las notas vía web y tiene acceso a todas las funciones antes nombradas

     
     

    La importancia de un CRM especializado en centros educativos

    Gracias a las funcionalidades propias de un CRM para centros educativos que incluye este software sectorial para instituciones de enseñanza se facilita la comunicación entre profesores y alumnos, de la misma manera que se facilita entre la administración del centro educativo con ambas partes.

    Este tipo de sistemas generalmente trabajan desde la nube y pueden ser consultados desde cualquier lugar, a cualquier hora y desde cualquier tipo de dispositivos, siempre y cuando se tenga una conexión a internet.

    Desde el punto de vista de la administración del centro, el CRM para centros educativos podrá:

    • Enviar todo tipo de mensajes, tanto a profesores como alumnos, así como al personal que trabaja para el centro educacional.
    • Publicitar y dar a conocer actividades culturales y/o deportivas que organice.
     

    Por otro lado, el CRM para centros educativos facilitará también la tarea de los profesores cuando estos necesiten realizar algún pedido especial a los alumnos, por ejemplo, si desean enviarles alguna tarea y permiso para extraescolares

    A través de un CRM para centros educativos, los alumnos podrán:

    • Enviar diferentes tipos de mensajes a sus profesores, en el caso de tener la necesidad de aclarar algún tipo de concepto o, simplemente, aclarar las fechas de los exámenes.
    • Comunicar al docente que se encuentra enfermo y que el mismo, a través de la misma herramienta CRM para centros educativos, le pase el temario para no se retrase.
    • Elegir las materias que deseen cursar en el cuatrimestre y realizar una inscripción a través de internet.
    • Acceder a un foro del colegio para mantener el contacto en periodo de vacaciones.
     
     

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