Software de gestión para academias: integra todas las áreas de tu centro y destaca tu formación

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Software de gestión para academias

Las academias, al igual que los centros educativos o de formación, se enfrentan cada día a necesidades de diferente naturaleza que implican tanto a la academia, como a los profesores y alumnos. Para una correcta gestión de todas ellas es esencial contar con un software para centro educativos   especialmente diseñado para las academias, tanto públicas como privadas, que optimice los procesos, planifique los recursos disponibles en cada momento y automatice muchas de las tareas administrativas o contables. 

Nos referimos al software de gestión para academias, una herramienta que permite centralizar la información de todas las áreas del centro agilizando procesos y ofreciendo un servicio de valor a los alumnos. 

La implantación de este tipo de software permitirá gestionar desde un solo sistema el área administrativa, contable, financiera, educativa y humana. De este modo, se podrán evitar duplicidades, la automatización permitirá ahorrar una gran cantidad de tiempo y se podrá centrar la actividad en las necesidades educativas tanto de alumnos como de profesores.

 
El software de gestión para academias incluye, además de funciones de facturación y académicas, un módulo de gestión comercial que mejora el diseño de estrategias de captación y fidelización de alumnos
 

¿Qué funcionalidades ofrece un software de gestión para academias?

  • Gestión comercial de la academia: aplicaciones propias de un módulo CRM que permite la gestión alumnos, la captación de clientes potenciales y fidelización de los actuales. Mejora los procesos de matriculación, diseña campañas comerciales, crea y realiza un seguimiento de las acciones y una previsión de matriculaciones del próximo curso, entre otras funciones. 
  • Gestión de cobros y seguimiento de impagados del centro: domiciliación automática de recibos bancarios, gestión de cobros completos o parciales de los estudiantes, cuotas mensuales, trimestrales o anuales, así como la gestión de deudas. Informes actualizados de facturas impagadas de la academia y previsiones de gastos e ingresos.
  • Gestión académica:informes de cursos, listado de clases, control de asistencia, certificados, expedientes, calificaciones... 
 
  • Creación y gestión de proyectos y expedientes: adaptación según los procesos de trabajo de cada academia y posibilidad de gestionar proyectos y expedientes de manera sencilla y rápida.
  • Envío de correos electrónicos a alumnos: facilita el envío de notificaciones a los estudiantes por correo electrónico. Permite realizar el envío a un solo alumno o de forma masiva para que llegue en pocos minutos a todos los estudiantes matriculados.
  • Gestión del profesorado: control de asistencia, evaluaciones por docente, listado de alumnos de los grupos encargados, liquidaciones, contratos, etc.
  • Informes, análisis y toma de decisiones: creación de informes de manera rápida y sencilla, análisis de datos personalizados y en función de los procesos utilizados en la academia, información de valor para la toma de decisiones, visualización del estado global del negocio, del éxito de las acciones de marketing, etc.
 
 

Principales ventajas de implantar un software de gestión para academias 

  1. Integra a todas las áreas implicadas en el proceso educativo: administradores, profesores, alumnos y familias, de forma que sea fácil e intuitivo compartir información entre cualquiera de ellos.
  2. Personalizable y escalable: gestiona de forma personalizada fichas de profesores y alumnos, horarios, notas o comunicaciones con familias y alumnos, según las necesidades de la academia. Además, un software de gestión para academias dispone de una estructura flexible y escalable para evolucionar al ritmo del negocio, de modo que se adapte de forma rápida al número de estudiante en cada curso. 
  3. Garantiza la seguridad de los datos: podrás crear todos los perfiles de usuarios necesarios y determinar el nivel de acceso de cada una de ellos, asegurando así la confidencialidad de determinados datos. Cada usuario dispondrá de su clave de acceso, tanto profesores como alumnos, para consultar el contenido permitido.
  4. Fácil de utilizar: las soluciones de este tipo están pensadas para ser utilizadas de forma sencilla e intuitiva para que los alumnos puedan trabajar con ella sin dificultades, ni formación previa.
  5. Aumenta la productividad: el software de gestión para academias ayuda a los administradores de las escuelas a aumentar su productividad y reducir el tiempo y el esfuerzo necesarios para controlar los centros y organizar con precisión los datos que se manejan a diario.
  6. Si se encuentra en la nube, te permite acceder a él en cualquier momento y desde cualquier lugar con conexión a Internet. Además, al realizarse copias de seguridad diarias, puedes estar tranquilo de no perder ninguna información. Y en caso de contar con una plataforma cloud, los alumnos podrán acceder a material educativo fuera de la academia e interactuar con los profesores. 
 
Ventajas de la implantación de un software de gestión para academias
 
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La importancia de contar con un buen CRM para academias

Aunque ya hemos visto como un software para gestión de academias cuenta con su propio módulo CRM para acciones comerciales, siempre podemos integrar una solución CRM aparte, más completa o con funciones más avanzadas que mejoren nuestra estrategia de marketing y nos ayude a captar más alumnos.

Actualmente existen multitud de herramientas CRM para academias, plataformas en la nube de fácil uso que nos permitirán diseñar acciones novedosas de captación, segmentar de manera eficaz nuestra base de datos, utilizar diversos canales de interacción (CRM omnicanal) y automatizar el envío de campañas y mensajes.

Las ventajas del CRM para academias son muy importantes a la hora de destacar tu centro de la competencia.

 

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