Agiliza el trabajo interno y gana en eficiencia con un buen software para administraciones públicas

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Software para administraciones públicas: digitalización y automatización de procesos

La digitalización está cada vez más presente en todo tipo de empresas; el papel ya es prácticamente cosa del pasado y la mayor parte de los documentos se almacenan y comparten de manera electrónica como archivos digitales: presupuestos, expedientes, solicitudes, formularios, etc.

El sector público debe también dar este paso que ya sigue el resto de la sociedad y del tejido empresarial, por lo que debe contar con herramientas informáticas necesarias para registrar, administrar y controlar el gran movimiento de información y datos con los que trabajan sus empleados y funcionarios. Tanto ayuntamientos, consejerías o cualquier otra institución pública pueden beneficiarse de ellas.

Un software para administraciones públicas permitirá que tu centro agilice todos sus procesos y automatice tareas diarias con el fin de mejorar su gestión y ofrecer un servicio al ciudadano de calidad.

Fundamentalmente, se trata de un software de gestión documental que permite organizar la información de ciudadanos y empresas de forma adecuada a la gestión de cada administración, favoreciendo la productividad y eficiencia en el desarrollo de sus actividades, tanto a nivel interno como de cara al público.

  • Un software para administraciones públicas con gestión documental facilita la clasificación de los documentos que se generan de forma diaria para aumentar la eficacia de tus empleados, ofreciéndoles el sistema necesario para clasificación, proteger, recuperar y compartir archivos e indexarlos. 
  • También te ayudará a digitalizar todos aquellos impresos que aún no estén en formato electrónico.

 
Pero cuando hablamos de un software para administraciones públicas también nos podemos referir un un sistema ERP integral especialmente diseñado para cubrir las principales áreas de estas instituciones, para optimizar y automatizar procesos internos y administrativos, obtener análisis de datos y agilizar la resolución de problemas.

  • Controlar los costes de proyectos, generar facturas y presupuestos, conseguir una potente base de datos con fichas de población, etc. 
  • Estos sistemas ERP vienen ya integrados con gestión documental, gestión de proyectos y módulo CRM para mejorar la relación con los ciudadanos y establecer canales de comunicación directos con ellos, así como implantar tramitaciones online.
     
    Con un programa de gestión para el sector público podrás ahorrar costes y tener todos tus documentos bajo control, además de automatizar tareas diarias administrativas cumpliendo en todo momento con la normativa.
     

    Funciones más destacadas de un programa para organismos públicos

    • Gestionar la mayoría de procesos de forma electrónica: trámites, inscripciones, facturas, presupuestos, bases de datos, etc.
    • Segmentar las bases de datos de los ciudadanos y entidades colaboradoras en base a diferentes criterios.
    • Enviar comunicados con las novedades de tu municipio o comunidad autónoma.
    • Contar con un portal para compartir información de utilidad para los ciudadanos.
    • Reducir los tiempos de respuesta ante posibles incidencias y ofrecer una atención excepcional.
    • Acceder, ordenar y modificar los documentos institucionales de forma intuitiva.
    • Reducir los costes administrativos y gestionar los recursos disponibles de manera más eficiente.
    • Registrar y supervisar las distintas subvenciones otorgadas.
    • Proteger la información y los datos confidenciales mediante códigos cifrados y la creación de firmas electrónicas.
     

    Ventajas de implantar un software para administraciones públicas

    1. Agilizar y automatizar la mayoría de los procesos internos y administrativos.
      - Realizar un seguimiento de la gestión contable y financiera de manera sencilla.
      - Incrementar la eficiencia en la gestión de proyectos.
      - Simplificar los procesos relacionados con la gestión de impuestos, infracciones, tasas y otros ingresos de naturaleza pública.
    2. Garantizar el cumplimiento de las normativas legales específicas para entidades públicas. Asegurar la protección de los informes y documentos de índole confidencial.
    3. Ofrecer una atención al público de mayor calidad, tanto en la sede electrónica como en la oficina física.
      - Facilitar la solicitud de citas previas a través del portal y reducir los tiempos de espera.
      - Ofrecer un espacio personal para ciudadanos donde estos puedan acceder a la información relevante, realizar trámites y comunicarse con el centro.
    4. Mejorar la sincronización de los flujos de trabajo de los distintos departamentos.
      Contar con la documentación necesaria para agilizar la toma de decisiones.
      - Acceder a los datos de la organización en todo momento y desde cualquier lugar.
      - Agrupar los expedientes en función de múltiples variables.
       
      Ventajas de implantar un software para administraciones públicas
       

      ¿Cuáles son los errores más comunes en la gestión pública?

      La gestión del sector público requiere de procesos rápidos y sencillos para las tramitaciones diarias y ofrecer una óptima atención al ciudadano. Sin embargo, muchas instituciones siguen gestionando sus servicios de forma incorrecta, lo que provoca un fuerte descontento en la población. Algunos de los errores más frecuentes en la gestión pública que perjudican de forma directa a los ciudadanos son:

      • Pérdida de los documentos destinados a la atención ciudadana.
      • Demora en la gestión de los trámites al no disponer de los recursos personales y materiales necesarios.
      • Falta de planificación y organización en las operaciones administrativas.
      • No estandarizar y personalizar los documentos institucionales.
      • Falta de perspectiva a la hora de hacer un seguimiento de los trámites.  
      • No disponer de herramientas tecnológicas que permitan optimizar y automatizar el control de los procesos.
       

      Descubre cuál es la solución ideal para administrar tu institución pública

      Como puedes comprobar, un software para administraciones públicas constituye un gran soporte para simplificar la mayoría de procesos de dichas instituciones y ofrecer un servicio de mayor calidad. Pero, para que el programa sea realmente útil, es indispensable que se ajuste por completo al perfil y a las necesidades propias de tu organismo. Encontrar el programa de gestión ideal es una tarea lenta y agotadora. Por suerte, para eso está SoftDoit.

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