Claves para optimizar la gestión de albaranes

La gestión de albaranes comprende una serie de procesos que pueden requerir de una gran inversión de tiempo por parte de los responsables de administración. No obstante, muchas de estas operaciones pueden automatizarse gracias al uso de un software de gestión empresarial. Además, el uso de la tecnología para gestionar albaranes supone un gran ahorro de costes, por lo que puede ser muy beneficioso para la empresa. En este artículo explicamos las principales funciones de los albaranes y mostramos las claves para optimizar la gestión de estos documentos.

 
 
Nuestro comparador para ERP

Si buscas un software empresarial, podemos ayudarte a seleccionar el mejor para tu empresa. Rellena la información del siguiente formulario para encontrar el mejor ERP para tu empresa.

1
2
3
4
 
 
 

Encuentra el mejor software ERP para optimizar la gestión de albaranes en tu negocio con el comparador gratuito y neutral de SoftDoit. ¿Cómo funciona nuestro servicio? Simplemente responde el cuestionario que verás a la derecha de esta página con las principales características de tu empresa y tus requisitos. Nuestra plataforma comparará más de 400 programas en cuestión de segundos y te mostrará un ranking con las soluciones que más se adaptan a tus necesidades. ¡Anímate a probarlo, no te costará nada!

 
 
 
 

¿Qué es un albarán?

El albarán es un documento de carácter mercantil que sirve para justificar la entrega de un pedido. Al cliente le resulta útil para comprobar que el producto recibido coincide con el que solicitó, y en el caso del vendedor, sirve como acreditación de que el comprador ha recibido el pedido. Asimismo, para la persona o la empresa encargada de entregar el producto, el albarán justifica que la mercancía ha sido entregada. Por eso, es imprescindible guardar siempre los albaranes por si se produce cualquier reclamación. A pesar de que el uso del albarán no es obligatorio, es recomendable adjuntar este documento en los pedidos para facilitar las transacciones.

 

¿Cuáles son los requisitos de un albarán?

La información contenido en un albarán puede variar en función del país en el que se emita. Sin embargo, existen una serie de elementos indispensables que este documento debe contener:

  • Lugar y fecha de emisión del albarán.
  • Código o número del documento.
  • Identificación del comprador y del vendedor.
  • Lugar y fecha de entrega del pedido.
  • Firma y sello del receptor del artículo.
  • Cantidad y características del producto
 

La función de un albarán no es justificar el pago, por lo que no es indispensable que este documento especifique el precio del producto, ya que esta es la función de la factura.

 

Tipos de albaranes y sus principales características

Según los datos contenidos en los documentos, existen dos tipos de albaranes diferentes:

  • Albarán valorado: Por lo general no viene acompañado de la factura, por lo que además de la descripción y cantidad del producto, suele indicar el precio del producto, así como cualquier descuento e impuesto aplicado al mismo. En este caso, la facturación se realiza después de la entrega del pedido.
  • Albarán sin valorar: Al ir acompañado de la factura, solo proporciona datos acerca de la cantidad de productos y sus características, pero no indica el precio del pedido, ya que esa información ya se incluye en la factura que lo acompaña.
 

¿Cuáles es la diferencia entre una factura y un albarán?

Es realmente importante no confundir el concepto de factura con el albarán. Del mismo modo que en el caso de los albaranes, existen diferentes tipo de facturas. Una factura es un documento de carácter tributario que tiene validez fiscal, que sirve como justificante de pago de un producto. Por eso una factura debe contener los datos fiscales del comprador y del vendedor, así como el IVA aplicado y la descripción del producto.

La principal diferencia entre estos dos documentos es que mientras que la emisión de la factura es obligatoria, un albarán no tiene validez fiscal, por lo que no es obligatorio para justificar una transacción mercantil.

 

¿Por qué son importantes los albaranes?

Aunque el albarán no es un documento obligatorio, su uso proporciona una serie de beneficios tanto para el vendedor como para el consumidor. En el caso del vendedor, este documento garantiza que el producto o el servicio ha sido entregado al cliente. Además, facilita la gestión de la salida de productos del almacén y sirve como garantía de que el pedido se ha realizado en perfectas condiciones. Para el comprador. Para el cliente, este documento genera confianza en el vendedor, ya que ofrece información detallada del producto y le permite asegurar que ha recibido el artículo en buen estado.

 

Cómo optimizar la gestión de albaranes con un ERP

A la hora de gestionar albaranes en un software de administración empresarial es importante tener en cuenta varios factores como:

  • La entidad y la organización.
  • El número del documento (el sistema lo suele generar de forma automática).
  • El tipo de documento (que especifica el tipo de albarán de venta a realizar).
  • Los datos del cliente (nombre, apellido, dirección de entrega, etc.)
  • El almacén que surtirá el producto.
  • La prioridad del pedido.
  • La forma de envío.
 

Al integrar la gestión de albaranes con el sistema ERP tendrás la posibilidad de configurar diferentes clases de documentos como por ejemplo albaranes de recepción, albaranes con localización fija, albaranes de expedición, albaranes de control de calidad, etc.

Por otra parte, la comunicación con los clientes será mucho más sencilla y podrás contactar con ellos a través de diferentes canales como el teléfono, mensajería, redes sociales, correo electrónico etc. Gracias al uso de un ERP para gestionar albaranes, podrás añadir todas las consultas y reclamaciones de los clientes en sus correspondientes fichas de registro. Por ejemplo, si un cliente notifica una incidencia, esta reclamación quedará vinculada a su ficha de forma automática.

Por otra parte, podrás modificar albaranes con facilidad e integrar la gestión de facturas y albaranes en un mismo sistema. De este modo, todos los documentos de las transacciones quedarán almacenados en una única plataforma, para acceder a ellos y consultarlos en todo momento.

Así pues al gestionar albaranes con un ERP lograrás mejorar la productividad de tu empresa, lo que se traducirá en un incremento de las ventas.

 
 

Obtén una comparativa personalizada con los mejores ERP para gestionar albaranes

Completa el cuestionario de esta misma página y en cuestión de minutos recibirás un ranking con los software más adecuados para optimizar la gestión de albaranes en tu negocio. Más de 35.000 empresas ya se han beneficiado de nuestro servicio, ¿te gustaría ser la siguiente? ¡Consulta el comparador de SoftDoit ahora, es completamente gratuito y neutral!