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Los sistemas de marketing relacional CRM aportan al mercado actual una serie de potentes herramientas para la gestión comercial y el marketing. La operativa que siguen comienza nutriéndose de las bases de datos CRM centradas en los clientes, con archivos y sistemas de Información centrados en los clientes, y almacenes de datos operativos sobre clientes, transacciones, historial de operaciones comerciales, etc..

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Los datos y contenidos almacenados en las bases de datos CRM son clave para una plena operatividad del sistema de marketing relacional, pues esos datos serán los que el sistema nos aporte para nuestras gestiones futuras, informes que se generen, documentos, análisis, toma de decisiones, etc.

Otras ventajas de una correcta definición y tratamiento de las bases de datos CRM

- Tomar decisiones estratégicas y de negocios con mejor información, basándose en datos más exactos y completos de sus clientes, de sus ventas y del mercado, contenidos todos en las bases de datos CRM. La posibilidad de generar informes a tiempo real, para visualizar una rápida “imagen”, del aspecto concreto de nuestra organización comercial que necesitamos saber.
- Garantizar la  comunicación personalizada y el servicio de alta calidad y con conocimiento, cada vez que un cliente accede a nuestra organización desde cualquier portal.
- Identificar a sus clientes más valiosos, datos contenidos en las bases de datos CRM, para poder enfocar nuestros esfuerzos comerciales y estrategias de marketing donde es más probable que rindan el mayor beneficio.
- Localizar a  clientes que tienen gran influencia sobre otros, para potencialmente tomar ventaja de ese canal de influencia.
- Orientar exactamente la venta cruzada y promociones de venta a los clientes que es más probable que compren, clientes potenciales.
- Minimizar los gastos postales y de producción relacionados con comunicaciones por correo y asegurar que el correo efectivamente llega a sus clientes.
- Conseguir, a través de las bases de datos CRM, una rápida adaptación y respuesta hacia las cambiantes demandas y tendencias del mercado.

En el mismo ámbito en que estudiamos las bases de datos CRM, están las herramientas de gestor documental. En el entorno de las empresas y las PYMEs, el disponer de un CRM integrado con gestor documental supone una mejora de la productividad y una reducción de costes en sus departamentos comerciales, así como un incremento en la seguridad de los documentos relativos a la gestión de los clientes, de gran importancia y que deben estar protegidos. El objetivo es tener la máxima información centralizada en un único sistema, para evitar duplicidad de acciones y eliminar tiempos y recursos poco productivos, y de esta forma optimizar el proceso de ventas, y conseguir fidelizar a los clientes.

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