¿Cuál es la diferencia entre inventario permanente y periódico?

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¿En qué consiste la gestión de inventarios?

La solución más habitual para la gestión de almacenes es el software SGA, que permite controlar los procesos logísticos y de almacenaje de una empresa de una manera sencilla y automatizada. Además de esta herramienta, se han desarrollado sistemas específicos para cubrir unas necesidades muy particulares de algunas de las áreas de los almacenes. Una de ellas es la importancia de gestionar inventarios de una forma adecuada para poder realizar un seguimiento exhaustivo de los productos almacenados y disponer de información como el peso, las unidades o la ubicación exacta. 

En el caso del software de control del stock permite conocer los niveles de inventario en tiempo real. De este modo se puede calcular la reposición de artículos en función de su demanda y no sufrir sobrecargas o falta de ellos. Estas herramientas también facilitan la búsqueda de productos en las propias instalaciones, lo que permite el ahorro de tiempo y costes y el aumenta de la eficiencia de las operaciones logísticas. 

En el mercado de soluciones de gestión de inventarios encontrarás dos tipos diferentes de programas: gestión de inventario permanente o periódico. Te explicamos las diferencias que existen entre ambos para que puedas elegir el que mejor se adapte a las necesidades de tu almacén.

 
Una correcta gestión de inventario permitirá calcular la reposición de los productos para mantener los niveles óptimos de stock y no sufrir sobrecargas o falta de ellos, además de permitir ahorrar en costes. 
 

Características del inventario permanente e inventario periódico

Las necesidades de gestión de inventario no son las mismas para una pequeña o mediana empresa o para una gran compañía. El número de almacenes por controlar o el volumen de mercancía que recibe o emite podría determinar las necesidades de cada uno. Estas son las principales diferencias entre un inventario permanente y periódico:

  • Inventario permanente: este sistema consiste en el registro en tiempo real de los movimientos del almacén: recepción, emisión y movimientos internos en las instalaciones de almacenaje. Esta información proporciona datos económicos en tiempo real sobre las compras y los beneficios de venta de cada artículo. La herramienta está especialmente pensada para grandes empresas que cuentan con un gran volumen de stock y constantes entradas y salidas de mercancía.
  • Inventario periódico: se trata de un sistema de gestión de inventario básico o de recuento manual. Consiste en la elección de un período de timepo para realizar el seguimiento (semanal, mensual, trimestral, etc.). Lo más habitual es que las empresas decidan realizar el recuento de forma anual, y que conlleva una gran inversión de tiempo. Este sistema no permite el acceso en tiempo real a los datos, sino que muestra la información recopilada durante el período de tiempo en el que se ha realizado el proceso. Suele ser una herramienta utilizada por micropymes debido a su volumen reducido de productos, lo que también facilita en caso de realizarse de forma manual.
 

Beneficios que encontrarás en un sistema de inventario permanente

  • Acceso a los datos en tiempo real: podrás conocer en todo momento el estado de tu almacén, los productos que entran y salen y los beneficios, además de tener una visión globalizada de la empresa y las existencias disponibles.
  • Ahorro de tiempo: este sistema automatiza gran parte de los procesos, lo que supone un ahorro de tiempo y un aumento de la productividad.
  • Niveles precisos de inventario: gracias a la información en tiempo real podrás mantener los niveles de stock dependiendo de la demanda de los clientes.
  • Identificación de errores: podrás conocer al momento los errores o incidencias que se producen en tu empresa, de este modo podrás solventarlos al instante sin tener un impacto o repercusión en la productividad y en los beneficios.
 

¿Qué beneficios puede aportarte un programa de inventario periódico?

  • Fácil implantación: una de las grandes ventajas del sistema es su sencilla instalación. Además, podrás realizar el recuento de los productos de forma manual sin necesidad de la operatividad del programa al momento.
  • No requiere formación: ya que no se trata de un sistema complejo, podrás trabaja con él de una forma sencilla, sin formación ni experiencia previa en este tipo de herramientas.
  • Rentabilidad: gracias a que se trata de un sistema básico, su implantación no supone un gran coste para la empresa, por lo que podrá ser asumido por las micropymes o empresas con menor recursos.
 
 
La base que marca la diferencia entre un sistema de inventario permanente o periódico será el tamaño del almacén y la cantidad de productos que gestione cada día. 
 

Tabla comparativa entre inventario permanente e inventario periódico

Como hemos visto, cada uno de los sistemas está especialmente pensado para un tamaño de empresa adaptándose a las necesidades específicas de cada una de ellas. La principal diferencia entre un sistema de gestión de inventario periódico y uno de inventario permanente es que el primero no se basa en la tecnología, sino que requiere de tareas manuales para completar el proceso; sin embargo, el sistema de inventario permanente está basado en su totalidad en una solución de software que recoge los movimientos al detalle de los productos del almacén y realiza los procesos de manera automatizada.

La consulta de datos en tiempo real es otra de las diferencias entre estos sistemas; el inventario permanente permite acceder a los datos en tiempo real para consultar en cada momento los niveles de stock, la recepción y entrega de mercancía, el balance económico, etc. En cambio, el software de inventario periódico recopila registros introducidos en cada período de recuento, ya sea mensual, trimestral anual... En función de las necesidades de cada empresa.

La capacidad de reacción que ofrece cada uno de ellos también es un punto que los diferencia. El inventario permanente permitirá reaccionar al instante ante cualquier situación de error, problemática o incidencia para que tenga la menor repercusión posible. Por el contrario, el inventario periódico no informa de los errores que se pueden cometer a diario en las instalaciones de almacenaje.

 
Tabla comparativa entre software de inventario permanente y periódico
 

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